1/15 Datum Handläggare 2012-06-08 Eva Ringman Dnr 45-43/2011 Inläsning av bokföringsinformation, fakturor från e-handelstjänst till Agresso version 1.0 Innehållsförteckning 1 Syfte och avgränsningar... 2 2 Inledning och förutsättningar... 2 3 Förberedelser... 3 3.1 Analys... 3 3.2 Namnsättning av filerna... 3 3.3 Filhantering och mappstruktur... 3 3.4 Styr bort fakturor från flödena i Agresso... 4 4 Ankomstregistrering... 6 5 Definitivbokföring... 8 6 Makuleringar... 10 7 Inläsning, felhantering och avstämning... 12 7.1 Ordningsföljd och automatisering... 12 7.2 Genomför inläsningen... 12 7.3 Förväntat resultat av inläsningen... 13 7.4 Felhantering... 13 7.5 Avstämningar... 15
2/15 1 Syfte och avgränsningar Syftet med det här dokumentet är att ge läsaren en översiktlig och allmängiltig beskrivning av hur integrationer av bokföringsinformation, fakturor, från e-handelstjänst till Agresso kan sättas upp på klassiskt sätt med filhantering. Beskrivningen har utarbetats för ESV av E-marketing Consult AB i samverkan med Kammarkollegiet. Målgruppen är främst systemansvariga, systemadministratörer och motsvarande samt konsulter som anlitas för integrationsarbetet. Beskrivningen och alla exempel baseras på Agresso version 55. Skärmbilderna är hämtade från en uppsättning av integration med e-handelstjänsten Proceedo. Observera att beskrivningen är översiktlig och allmängiltig och att det krävs systemmässig kompetens för att förstå den samt för att säkerställa att uppsättningen görs enligt den enskilda myndighetens behov och förutsättningar. Dokumentet kan komma att uppdateras framöver. 2 Inledning och förutsättningar Syftet med integrationer är att underlätta arbetet. Registreringar ska bara behöva göras i ett system. För att integrationer när det gäller bokföringsinformation, fakturor, ska fungera är det viktigt att handläggningsrutinerna utformas så att filerna hanteras i rätt ordning och att det görs avstämningar som säkerställer att samtliga fakturaposter förs över till ekonomisystemet. Enligt den klassiska integrationsmodellen anger det mottagande systemet hur informationen ska se ut. Det innebär att leverantören av e-handelstjänsten skapar filer i Agressos standardiserade filformat. Inläsningar av bokföringsinformation till Agresso sker i Agressos standardformat GL07. En specifikation av formatet hittar du i hjälpen inne i Agresso. (Sök på GL07 i sökrutan och välj avsnittet GL07 Inläsning försystemtransaktioner ). Under exempelbilderna i dokumentet är sökväg till skärmbilderna i Agressos meny specificerade inom parentes. Många av dessa skärmbilder kan med fördel läggas under Agressos Egen Meny för att underlätta åtkomsten.
3/15 3 Förberedelser 3.1 Analys Bestäm vilka av integrationerna ankomstregistrering, definitivbokföring och makuleringar som ska sättas upp och utforma dokument som beskriver respektive integration. Förutom era interna behov av dokumentation behöver leverantören av e-handelstjänsten få en specifikation av vilken information som ska ingå i de GL07-filer som ska skickas. En del av er dokumentation bör därför baseras på specifikationen av Agressos filformat GL07. Observera att GL07 kan innehålla viss information som är formaterad på annat sätt än i e-handelstjänsten. Exempelvis kan GL07 bara ta emot ordernummer som endast består av siffror (numeriskt). Utformningen av den information som ni önskar föra över till Agresso bör stämmas av med leverantören av e-handelstjänsten. 3.2 Namnsättning av filerna När en bokföringsfil ska läsas in i Agresso behöver ett buntnummer anges. Buntnumret finns i filen. Om filnamnet innehåller buntnumret eller om buntnumret kan härledas av filnamnet, kan rapporten startas utan att användaren behöver öppna importfilen. Filerna bör således namnsättas så att starten av inläsningen underlättas. Exempel: ABFINE81201011341.txt buntnummer E81201011341 AB Klient FIN E8 Typ av transaktion Verifikationstyp 120101 Datum 1341 Klockslag Leverantören av e-handelstjänsten behöver få information om hur ni vill att filerna ska namnsättas. 3.3 Filhantering och mappstruktur En fil med bokföringsposter, ankomstregistrering, slutbokföring eller makuleringar, skapas av e-handelstjänsten och görs tillgänglig för er på överenskommet sätt. Filen måste därefter flyttas till en indatamapp i Agressos filstruktur. Det är möjligt att använda mappen Data Import men det kan finnas fördelar med att skapa en egen import/exportmapp för integrationen. På så sätt kan den här integrationen få egen arkivmapp (Old i nedanstående bild).
4/15 Exempel på mappstruktur: De olika inläsningarna kan med fördel läggas i Egen Meny tillsammans med de rapporter som krävs för datauttag samt eventuella avstämningsfrågor. 3.4 Styr bort fakturor från flödena i Agresso Om det finns en aktiv processdefinition för leverantörsfakturor i Agresso finns det risk för att de inlästa posterna kommer att gå ut på flöde. Därför är det mycket viktigt att säkerställa att de inlästa posterna styrs bort från ett eventuellt flöde i Agresso.
5/15 Exempel på hur fakturor kan styras bort från flödet med hjälp av verifikationstyp: Lägg till en rad på första OR-splitten. (Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Processdefinition) Ange villkoret att verifikationstypen är samma som den definierade för ankomstregistrering från e-handelstjänsten. (Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Processdefinition)
6/15 4 Ankomstregistrering Integration av ankomstregistrering innebär att e-handelstjänsten skapar en fil med information om de leverantörsfakturor som har kommit in där, fått verifikationsnummer och gått ut i attestflödet. Filen läses därefter in i Agresso och ankomstregistrerar de aktuella posterna i huvudbok och leverantörsreskontra. Uppsättningen kan se ut så här: Verifikationstyp med behandlingskod 7 finns definierad. (Agresso gemensam/fasta register/verifikationstyper) Verifikationstypen är kopplad till en giltig verifikationsnummerserie och giltig verifikationsnummerpost. Verifikationsposten bör inte vara årsbunden. Verifikationsnummerserien ska ha definierats med Manuell tilldelning. (Agresso gemensam/fasta register/verifikationsnummerserier) Försystem finns definierat för integrationen. (Agresso Ekonomi/Import från försystem/ Fasta register/försystem)
7/15 En rapportvariant sätts upp för inläsningen (GL07). Den kan innehålla följande exempelvärden: (Agresso Systemadministration/Rapporter/Rapportdefinitioner) Det som är viktigt i rapporten för ankomstregistrering är att parameternummer 25 registration är markerad för att få ankomstregistrerade poster. Verifikationsnummer kommer i filen och ska inte tilldelas vid inläsning. Förklaring av övriga parametrar finns i hjälpen i Agresso.
8/15 5 Definitivbokföring Integration av definitivbokföring innebär att e-handelstjänsten skapar en fil med information om klarmarkerade/färdigattesterade leverantörsfakturor. Filen läses in i Agresso och definitivbokför i huvudbok och leverantörsreskontra. Uppsättningen kan se ut så här: Verifikationstyp med behandlingskod 3 finns definierad. (Agresso gemensam/fasta register/verifikationstyper) Verifikationstypen är kopplad till en giltig verifikationsnummerserie och giltig verifikationsnummerpost. Verifikationsposten bör inte vara årsbunden. (Agresso gemensam/fasta register/verifikationsnummerserier) Verifikationsnummerserien ska vara samma för ankomstregistrering och definitivbokföring. Det finns ett försystem definierat för integrationen. (Agresso Ekonomi/Import från försystem/ Fasta register/försystem)
9/15 En rapportvariant sätts upp för inläsningen (GL07). Den kan innehålla följande exempelvärden: (Agresso Systemadministration/Rapporter/Rapportdefinitioner) Definitivbokföringen ska inte ha parametern för ankomstregistrering ikryssad. Verifikationsnummer finns i filen och ska därför inte tilldelas vid inläsningen.
10/15 6 Makuleringar En faktura som makuleras i e-handelstjänsten måste också makuleras i Agresso. Det innebär att om ni integrerar ankomstregistrering bör ni också integrera makuleringar. Filen med makuleringsposter läses in med rapporten GL07 Inläsning av försystemstransaktioner och på rapporten kopplas ett skript. Skriptet ändrar kontering på transaktionen till ett konto som har syftet att markera upp poster för reversering. Definitivbokföring sker. Reskontraposten sätts till status P för att undvika att betalning sker. Handläggningsrutinen bör utformas så att dagliga avstämningar görs av reverseringskontot samt att eventuella poster reverseras så att saldot på kontot alltid är noll. Rekommendationen är att ta emot makuleringar från e-handelstjänsten i en separat fil för att underlätta inläsning, felhantering och avstämning. Uppsättningen kan se ut så här: Verifikationstyp med behandlingskod 3 finns definierad. Denna ska vara skild från verifikationstypen för Definitivbokföringarna för att kunna skilja dessa åt. (Agresso gemensam/fasta register/verifikationstyper) Verifikationstypen är kopplad till samma verifikationsnummerserie som definitivbokföringen. (Agresso gemensam/fasta register/verifikationsnummerserier) Det finns ett försystem definierat för integrationen. (Agresso Ekonomi/Import från försystem/ Fasta register/försystem)
11/15 En rapportvariant sätts upp för inläsningen (GL07). Den kan innehålla följande exempelvärden: (Agresso Systemadministration/Rapporter/Rapportdefinitioner) Makulering ska inte ha parametern för ankomstregistrering ikryssad. Verifikationsnumret finns i filen och ska därför inte tilldelas vid inläsningen. Makuleringsrapporten är kopplad till ett skript i queryparametern. Skriptet PROMAK ändrar status på leverantörsreskontraposten till P, lägger kostnadsraderna på det konto som definierats i query_param1, samt rensar övriga dimensioner om query_param2 har satts till J. Den fortsatta rutinen för makuleringar sker manuellt genom reversering i Agresso.
12/15 7 Inläsning, felhantering och avstämning 7.1 Ordningsföljd och automatisering Handläggningen av fakturor i e-handelstjänsten kan gå snabbt om fakturan matchar med leveransgodkännande och beslutsattest. Filerna bör därför läsas in i rätt ordning. Läs in filen med ankomstregistrering före filerna med definitivbokföring och eventuella makuleringar. Om inläsningen av en fil med ankomstregistrerade poster misslyckas behöver den korrigeras så att den kan läsas in korrekt innan övriga filer läses in. Tänk också på att ta hänsyn till datum och löpnummer i de fall det finns flera filer av samma typ. Om ordningsföljden bryts kan ni få dubbletter av ankomstregistrerade poster eftersom dessa redan kan vara definitivbokförda. Dubbletterna måste hanteras i underhållsbilden. Inläsningen kan sättas upp för att starta automatiskt via rapportschema, men vid en sådan uppsättning måste det finnas rutiner för övervakning och felhantering. 7.2 Genomför inläsningen 1. Öppna rapporten Import av försystemstransaktioner GL07 2. Kontrollera att filen finns i importmappen 3. Ange filnamn 4. Ange Batch ID 5. Kontrollera att rapporten har hämtat upp rätt period
13/15 7.3 Förväntat resultat av inläsningen Rapporten ska under Underhåll av beställda rapporter skapa en utskrift med rubriken avräkningslista. Rapporten innehåller en lista med de poster som lästs in I reskontran har det skapats en post på aktuell leverantör Tänk på att TPS:n måste köra innan uppdateringen syns i reskontran. Det kan ta några minuter. 7.4 Felhantering Har rapporten rubriken Fellista Batch Input är det något som är fel i inläsningen. Rapporten markerar då upp felaktiga poster Fel eller saknade värden markeras vanligtvis upp med ******* I ovan exempel är det kontot 1020 som är kopplat till en konteringsregel som kräver värde i dim 3.
14/15 Felrapport genereras också om filen innehåller ett ogiltigt konteringsvärde, exempelvis ett värde som inte finns i Agresso alternativt ett värde som är stängt. Om poster i filen avser en period som är stängd i Agresso kan de inte läsas in där. Det finns också en kontroll som säkerställer att det inte registreras två reskontraposter för en och samma leverantör med samma fakturanummer. Denna kontroll kan slås på eller av via en systemparameter. Poster som inte går in i Agresso rättas i skärmbilden Underhåll av försystemstransaktioner. Det är viktigt att hantera källan till felet, så att det inte uppstår igen. Exempel Underhåll av försystemstransaktioner. (Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemstransaktioner/underhåll av försystemstransaktioner) Transaktionen korrigeras och läses sedan in i samma rapportvariant som tidigare men med tomt i parametern för filnamn. (Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemstransaktioner/inläsning av försystemstransaktioner)
15/15 7.5 Avstämningar En avstämning av att samtliga fakturor som e-handelstjänsten har skickat också läses in i Agresso för bokföring och betalning kan göras med hjälp av rapporter i respektive system. Ta fram en rapport i e-handelstjänsten med dagens klarmarkerade fakturor. Summera antal poster och belopp. Stäm av mot GL07-rapporten eller huvudboken via Fråga verifikation. Vid avstämning mot GL07-rapporten behöver hänsyn tas till eventuella kreditfakturor. Exempel på fråga mot huvudboken, Fråga inlästa poster för makulering. (Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga Verifikation Browser)