Handbok Handledning för administratör/-kontoinnehavare Steg-för-steg-guide för att komma igång med ditt nya tidsredovisningssystem
Introduktion Tidsedel vänder sig till företag och företagare i byggbranschen. Vi ser vår målgrupp till att vara alltifrån enmansföretag till företag med 15-20 anställda. Idag är det också allt vanligare att enmansföretag och småföretag samarbetar med andra som kontrakteras som underentreprenörer. Även här erbjuder Tidsedel en enkel möjlighet att låta dessa samarbetspartners själva registrera tid och materialåtgång (med egna loginidentiteter), som kan samordnas i en gemensam faktura till kunden. Tidsedel hanterar delfakturor, med eller utan ROT-avdrag, slutfakturor med totalsammanställningar. Fakturor som genereras skickas elektroniskt direkt till kund eller via Postens e-brev där en enkel knapptryckning genererar en pappersfaktura till kund som skrivs ut, kuverteras och frankeras automatiskt av vår tjänst via Posten (Postens e-brevtjänst). Tidsedel är alltså ett lättanvänt system för att registrera tids- och materialåtgång i olika projekt (arbetsorders), sammanställa och fakturera enligt dessa och få fram underlag till det egna bokföringssystemet. Med detta effektiva men lättanvända verktyg kan du leverera fakturor till kunden med väl strukturerade underlag på ett snabbare (och därmed likvididetsförbättrande) sätt. Du har full kontroll på den tid du och dina medarbetare lägger på respektive projekt samt även på materialåtgång. Material registreras på respektive arbetsorder enligt åtgång utifrån egendefinierade artikelregister och/eller från pris- och artikelregister från diverse leverantörer inom branschen. Om dessa inte redan finns tillgängliga i Tidsedel kan de laddas upp till ditt konto, med eller utan dina egna rabattsatser. Vi hoppas att du genom att följa kom-igång-guiden på följande sidor, snabbt kan starta upp din egen tidsregistrering och inom en mycket kort tid generera intäkter via fakturorna från Tidsedel. Lycka till!
Sammanfattar dagsläget En första titt när du loggar in på ditt konto Rapportera tid genom att ange AO, timmar + ev text Total tidsåtgång per medarbetare Ange materialåtgång per AO, fakturera per AO Grundinställningar för ditt företag. Lägg upp medarbetare Lägg upp nya, uppdatera bef kunder Hantera produkter/ prislistor Hantera skickade fakturor. Markera betalda Planeringskalender för medarbetare SMS eller e-post till medarbetare /kunder För ISO-certifierade I det skuggade fältet till vänster ser du menyraden i Tidsedel. Här hittar du allt du behöver för att göra grundinställningarna på ditt konto, lägga upp kunder och medarbetare, skapa arbetsordrar samt att registrera tid och material på dessa. Pratbubblorna ger en kort sammanfattning över vilka funktioner du hittar under respektive knapp/menyalternativ Du använder i dagligt bruk bara ett fåtal av dessa knappar, normalt förstås Översikt där du översiktligt ser vad som är på gång i ditt företag samt Rapportera tid och Hantera AO där du kollar tidsåtgång, lägger på eventuell materialåtgång samt när så dags fakturerar. Under Hantera ditt konto sköter du grundinställningar (och startar upp). Under Övrigt finns en del funktioner som valfritt kan användas i olika situationer. Denna sida är bara beskrivande. På nästa sida hittar du instruktioner om hur du ska börja för att starta upp med grundinställningar och senare registreringar. 3
Steg-för-steg-guide Följande fyra sidor ger lite vägledning för hur du startar upp ditt tidsedelkonto
Starta upp ditt konto steg ETT (av fyra) För att komma igång med Tidssedel bör du: fylla i dina egna företagsuppgifter Lägga upp en medarbetare, eller om du är ensam på företaget, redigera dina egna användaruppgifter Lägga upp statiska arbetsordrar. Exempel på detta är tidrapportering för t ex sjukdom, semester, utbildning och annat som är relevant för en medarbetares tidsrapport Lägga upp minst ett kundföretag Skapa minst en arbetsorder Låt oss starta med ditt företag: Klicka på Inställningar. Välj mellanfliken Företag/Tjänster högts upp på skärmen. Följande bild visas: Klicka på blå länk redigera nedtill och fyll i uppgifterna för ditt företag. De två fälten Kolumn 1 och Kolumn 2 kan användas till att definiera ett eget begrepp som kan anges vid tidrapportering. T ex Körtid i kolumn 1. Pröva detta, du kan senare gå tillbaka och ta bort eller ändra till något annat. Se till att du lägger in uppgifterna så noggrant du kan. Ha gärna alla uppgifter till hands. Du kan senare återkomma till Inställningar och ändra igen. 5
Starta upp ditt konto steg TVÅ (av fyra) Låt oss nu redigera användare: Klicka på Inställningar. Välj vänsterfliken Tidsedel.se högst upp på skärmen. Följande bild visas: Här ser du två kolumner: Till vänster ser du, och kan redigera, de användare som du vill tillåta att tidrapportera på ditt företag. Självklart kan du vara ensam användare men du bör då klicka på ditt eget namn för att komplettera uppgifterna (tid per vecka, timpris etc). Du kan alltid återvända till denna bild senare. Under rutan hittar du länken Lägg till användare. Använd denna för att lägga upp alla de användare som du vill ska tillgång till tidsedel.se. När det gäller Roller så är administratörsrollen den du har som kontoinnehavare. Det betyder att alla funktioner finns tillgängliga. Rollen Arbets-ledare ger användaren vissa rättigheter: lägga upp nya arbetsorder, registrera tid för andra än sig själv etc. Slutligen så är rollen Montör normalt en anställd som utför arbete och rapporterar in tid endast för sig själv. Även här kan du välja att låta montören lägga upp nya arbetsorder. Till höger ser du statiska arbetsordrar. Från början är detta tomt och du kan nu lägga in ett antal aktiviteter/- benämningar som kan användas för tidrapporter som inte leder till fakturering. Ex: Sjukdom, semester, kurs, internt arbete, tjänstledig, komp med mer. För varje del avgör du om händelsen skall vara lönegrundande eller ej. Om du är ensam resurs på företaget, gå in och komplettera uppgifterna genom att klicka på ditt eget namn. Om ni är flera som arbetar och rapportera tid, lägg in även övriga. Även externa person (ex underkontrakterade) kan läggas in. 6
Starta upp ditt konto steg TRE (av fyra) Senare kan du här välja bland befintliga kunder för att ändra uppgifter Nu lägger vi upp en första kund: Klicka på Kundregister. Lägg upp en av dina kunder enligt exemplet till vänster (med korrekta uppgifter i stället för visad demoinfo). VAT-Nr är momsregistreringsnumret, i princip alltså kundens organisationsnummer. Viktigt att ange momsregistrerinsnumret vid användning av byggmoms (omvänd). Debitera är en grundtimkostnad, denna kan förändras vid faktureringstillfället t ex genom att varje användare kopplas till olika timkostnader. Faktureringsmetod anges enligt Postens e-brev Vid fakturering så genererar en knapptryckning tjäsnten som innebär att ett mail går iväg till Posten AB vars tjänst e- brev ombesörjer utskrift, kuvertering och frankering. Kostnad 12 kr per faktura. Smidigaste alternativet Skicka PDF med epost Utskrift på egen dator Fakturan skickas elektroniskt, förutsätter kundgodkännande Traditionell pappersfaktura skrivs ut och postas Fakturametod kan väljas per kund. E-post med bifogad PDF-faktura förutsätter att kunden godkänt detta. Smidigt och utan extrakostnad. Postens e-brev kostar 12 kr per faktura men bör jämföras med egenutskrift, papper, kuvert och porto. 7
Starta upp ditt konto steg FYRA (av fyra) Till sist går vi igenom arbetsorder (det är ju gentemot dessa som du skapar fakturor). En eller fler arbetsorder knyts till dina företag. Vi börjar med att lägga upp en arbetsorder mot det företag som du just lagt upp. Välj alternativet Skapa ny AO från menyn. Välj det företag som du just skapat i droplistan högst upp. Grunduppgifterna hämtas från kundregistret, du kan ändra dessa via redigera - knappen, tex vad gäller referensperson I nedre delen anger du specifika uppgifter för arbetsordern Systemet föreslår ett AO-nr. Du kan ändra detta till eget valt nummer. Du själv eller någon medarbetare Ange också en referensperson för detta projekt samt geografiskt plats. I arbetsbeskrivning anger du arbetes omfattning samt beräknad arbetstid. Valfritt. Informera ansvarig medarbetare Valfritt. Uppskattad eller överenskommen tid AO-nr. Tänk igenom om du vill använda ett system för dessa nummer. Exempelvis kan du ha nummer under 100 för statiska arbetsordrar, mellan 100 och 999 för projekt med återkommande kunder och 1000 eller mer för engångsuppdrag 8
Använda tidsedel Omfattar hur tidrapportering sker, hantera material- och prislistor (om aktuellt) samt fakturering
Rapportera tid Så dags att titta på hur tidrapporteringen går till. Börja med att välja Rapportera tid Du kan också välja att rapportera tid enligt statisk arbetsorder, t ex sjukdom, semsester, utbildning etc Du som administratör (eller arbetsledare) väljer först för vem du vill rapportera tid. Din anställde (montör) kan endast rapportera sin egen tid. Följ siffrorna på skärmen : 1.) Välj tidsperiod, 2. Välj dagar etc labba lite med hur du väljer tidsperiod via kalendern och så vidare Du kan rapportera för flera dagar på en gång (vid samma tidsåtgång per dag) I steg 3 Ange AO väljer du arbetsorder antingen från Snabblistan eller genom att skriva in AO-numret eller ett sökord. Om du skriver in text (sökord) så visas ett eller fler alternativ i ett gult fält. Klicka på det korrekta. I steg 4 anger du tid per angiven dag som ingår i rapporten. Eventuellt traktamente och (valfritt) en text som beskriver omfattningen. Om du vill tvinga in text i fältet anmärkningar så kan detta göras i grundinställningen för arbetsordern ( Hantera AO, välj aktuell arbetsorder och klicka på Redigera. OBS I fältet körtid kan en siffra anges. I detta fall har ett av de två egendefinierade fälten Kolumn 1 och Kolumn 2 ställts in att vara Körtid (i min). Detta gjorde du (eventuellt) med hjälp av menyalternativet inställningar, fliken företag/tjänster om du följde vår Steg-för-steg-guide i denna handbok. Du kan använda Anmäl veckans tidrapportering som klar om du vill. Du kan också rapportera eventuella avvikelser. Testa dig fram med funktioner som du ser. Alla är inte dokumenterade i denna handbok, men kan normalt alltid ångras. 10
Rapportera material Låt oss börja med att skapa en egen material- prislista Börja med att välja Material Lägg in ett antal produkter som du vill ska ingå i den egendefinierade material- och prislistan. Se exempel ovan När du är klar så ska vi också välja en eller fler av de färdiga produktlistor som finns tillgängliga i tidsedel. Det går till på följande sätt: Välj menyalternativet inställningar, fliken företag/tjänster. Till höger ser du en ruta med innehållet Tjänster. Här visas vilka av de funktioner i Tidsedel som du har aktiva, tex statistik, avvikelsehantering etc. Du kan välja bort tjänster som du inte använder. Och enkelt välja tillbaka dessa senare. Välj minst en (i testsyfte) av de materiallistor som finns i droplistan. Nu är det klart att registrera material på en arbetsorder. Välj Hantera AO i menyn. Ange numret på den AO du vill påföra material. Du kan välja alternativet Sök AO om du inte kan numret, därefter återgå till Hantera AO. Välj fliken Material, skriv in ett ord som finns i artikeltexten alternativt artikelnumret direkt om du kan detta. (För en fullständig listning av artikelnummer i de inbyggda listorna; gå till menyalternativ Material och sök där). Ex sökning i artikel register När du valt produkt anger du antal och Lägg till. Upprepa för all åtgång av material som du vill påföra arbetsordern. Vi kommer successivt att lägga in material- och prislistor från leverantörer. Du kan ladda upp egna listor från din leverantör med dina rabattsatser. Det finns även möjlighet att koppla ihop generella rabatter eller påslag när du fakturerar kunden 11
Fakturera Dags att fakturera. Vi utgår från att du på en arbetsorder har registrerat antingen tid eller material eller både och. Du kan välja typ av faktura som Del (delfaktura) till att börja med. Ange datum som fakturan ska omfatta, komplettera eventuellt texten i meddelande rutan. När du är klar klickar du längst ned på Skapa faktura. En sammanställning visas och till höger visas en ruta där du dels genom att klicka på Fakturera kund kan skicka fakturan (via vald metod) samt att titta på fakturan i en pdf-fil. Denna handbok är inte komplett, den redovisar inte ALLA funktioner och kommandon. Den tjänar framför allt till att hjälpa dig som vill ha en allmän orientering och starthjälp. Vi uppmanar dig att pröva och testa själv, det är det bästa sättet att lära sig verktyget. 12