KOMMUNFULLMÄK TIGES REVISORER SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (9) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl 15.00 17.45 Beslutande Leif Nilsson (S), ordföran de Stig Johansson (M) Anders Eriksson (C) Maire Lautakoski (S) Sven Erik Eriksson (KD) U lf Fahlstad (LP) Tjänstemän Övriga deltagande C amilla Karlsson, KPMG Utses att justera Anders Eriksson Justeringens plats och tid Kommunkontoret måndag 17 juni kl 14.00 Sekreterare Sven Erik Eriksson Paragrafer 41 48 Ordförande Leif Nilsson Justerande Anders Eriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 17 juni 2013 Datum för anslags nedtagande 9 juli 2013 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mona Rönneblad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (9) Kf rev 41 Dnr 2013/56 007 Fördjupad granskning Bisysslor Revisionen antar rapporten. Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Rapporten översänds till kommunstyrelsen och verksamhetsutskottet med särskild missivskrivelse. Revisionen önskar yttrande och åtgärdsplan senast den 15 oktober 2013. Rapporten sänds till samtliga verksamhetschefer för kännedom. KPMG har på revisionens uppdrag genomfört fördjupad granskning avseende bisysslor. Rapport har överlämnats till revisionen. Delges Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Verksamhetsutskottet Samtliga verksamhetschefer
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (9) Kf rev 42 Dnr 2013/56 007 Fördjupad granskning Avtalstrohet Revisionen antar rapporten. Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Rapporten översänds till kommunstyrelsen, verksamhetsutskottet samt samtliga nämnder och beredningar med särskild missivskrivelse för yttrande och beaktande. Revisionen önskar yttrande senast den 15 oktober 2013. KPMG har på revisionens uppdrag genomfört fördjupad granskning avseende avtalstrohet. Rapport har överlämnats till revisionen. Delges Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Verksamhetsutskottet Samtliga nämnder och beredningar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (9) Kf rev 43 Dnr 2012/73 041 IT utrustning till revisorerna Revisionen riktar ett tack till arbetsgruppen Ulf Fahlstad och Sven Erik Eriksson som jobbat för att få läsplattor till revisionen. Sven Erik Eriksson tar kontakt med administrativa enheten/itenheten för att klargöra frågor kring hanteringen av läsplattorna och rapporterar till övriga revisorer. Revisorerna har utrustats med läsplattor för att bättre kunna hantera den mängd information som de behöver för sitt arbete. Ordförande Leif Nilsson delade ut dem under sammanträdet. Revisionen diskuterade hur man på bästa sätt ska jobba med läsplattorna och det gäller då i första hand inloggningar i systemen, eget arbetsrum på servern, åtkomst av handlingar med mera.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (9) Kf rev 44 Dnr 2012/271 042 Revisionsberättelse för den gemensamma överförmyndarnämnden Revisionsberättelsen överlämnas till kommunfullmäktige. Revisionen föreslår kommunfullmäktige besluta Den gemensamma överförmyndarnämnden och dess ledamöter beviljas inte ansvarsfrihet för 2012. Heby kommuns revisorer har inte kallats till något revisionssammanträde avseende den gemensamma överförmyndarnämnden. Revisionen anser att man därmed inte beretts tillfälle att göra revision av nämnden. Beslut i ansvarsfrågan skall fattas av kommunfullmäktige senaste den 30 juni. Tid för ytterligare påtryckningar för att revisionsmöte skall hållas inte finns upprättar revisionen en revisionsberättelse där man förordar att ansvarsfrihet inte beviljas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (9) Kf rev 45 Dnr 2013/56 007 Fördjupade granskningar under 2013 Revisionen avvaktar med beslut om ytterligare fördjupade granskningar under 2013. Camilla Karlsson, KPMG, ges rättigheten att åta sig konsultuppdrag till ekonomikontoret om det skulle behövas utan att det påverkar hennes revisionsuppdrag i kommunen. KPMG har genom Camilla Karlsson lämnat två förslag till fördjupade granskningar dels avseende Registerkontroll inom barn och utbildning samt socialtjänstens område och dels Styrning, uppföljning och utvärdering av institutionsplaceringar för barn och unga. Revisionen diskutera dessa planer som ses som angelägna men det finns också farhågor hos revisorerna om stora problem inom ekonomihanteringen i kommunen. Prognoser och utfall visar stora och snabba förändringar. Revisionen bedömer därför att granskningar inom ekonomiområdet kan få en högre prioritet. Camilla Karlsson får i uppdrag att i samband med planeringen inför delårsbokslutet ta upp frågan med ekonomichefen. Efter detta kan ställning tas till eventuella granskningar. Delges Kommunfullmäktige Ekonomichefen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (9) Kf rev 46 Dnr 2013/55 007 Genomgång av protokoll från styrelsen, utskott, nämnder och beredningar Revisionen är mycket oroade över den ekonomiska utvecklingen i kommunen då man inte lyckas stoppa kostnadsutvecklingen vilket lett till att ett budgeterat överkott på 15,6 miljoner blivit en prognos på 0,5 miljoner. Revisionen vill för uppföljning av detta och ta del av samtliga åtgärdsplaner som kommunstyrelsen begärt gällande styrelse, verksamhetsutskottet, nämnderna och beredningarna. Som ett led i den årliga granskningen av kommunens verksamhet läser revisorerna samtliga protokoll. Vid genomgången av dessa konstateras att de ekonomiska frågorna med stor obalans mot budget finns hos samtliga nämnder, beredningar samt hos styrelsen och utskottet. Kommunstyrelsen har uppmanat samtliga att upprätta åtgärdsplaner. I protokoll finns också beslut om byte av telefonoperatör och då revisionen har tittat på telefonfrågan tidigare vid några tillfällen ska den frågan granskas ytterligare. Delges Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (9) Kf rev 47 Dnr 2012/242 006 Kommande sammanträden Tiden för sammanträde den 18 september ändras till 13.00. Planen för sammanträden under hösten 2013 fastställs. Plan för sammanträden under hösten 2013: De planerade sammanträdesdatumen kvarstår och innehållet planeras till följande: 15 augusti: kl 15.00 revisionssammanträde, kl 15.30, Gunnel Pettersson har kallats. 18 september: tiden ändras till 13.00 för studiebesök på Tallgården i Östervåla, Leif Nilsson kontaktar berörda personer. 10 oktober: kl 9.30 arbete med delårsbokslut, berörda politiker kallas senare, kommunstyrelsen kallas till kl 15.30. 18 oktober: kl 9.30 avlämnade av revisionsskrivelse gällande delårsrapporten. Träff med kommunfullmäktiges presidium.
KOMMUNFULLMÄKTIGES REVISORER SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (9) Kf rev 48 Information och rapporter Revisionen tackar för information och rapporter Följande informationer och rapporter presenteras: 1. Ks 93, 4 juni 2013, tertialrapport per 30 april 2013. 2. Ks 94, 4 juni 2013, prognostiserat resultat för år 2013. 3. Ks 95, 4 juni 2013, ekonomiska ramar 2014. 4. Ks 96, 4 juni 2013, årsredovisning 2012, svar till kommunfullmäktiges revisorer.