Revisionsrapport* Granskning av interna kontrollen Servicenämnden Landstinget Halland Datum 2006-08-07 Författare Anita Andersson Leif Johansson *connectedthinking
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Uppdrag...4 3 Syfte och metod...4 4 Allmänt...5 4.1 Dokumentation av rutiner...5 5 Rutiner kontanthantering m m Café Borgen...5 5.1 Dokumentation av rutiner...5 5.2 Avstämning av dagskassa...5 5.3 Försäljning och inköp...6 5.4 Säkerhet...7 6 Rutiner kontanthantering m m Restaurang Galaxen (LiH)...7 6.1 Dokumentation av rutiner...7 6.2 Avstämning av dagskassa...7 6.3 Försäljning och inköp...8 6.4 Nyckeltal...8 6.5 Säkerhet...9 7 Rutiner kontanthantering m m SiV:s restaurang...9 7.1 Dokumentation av rutiner...9 7.2 Avstämning av dagskassa...9 7.3 Försäljning och inköp...10 7.4 Nyckeltal...11 7.5 Säkerhet...11 8 Kontrollmål rutiner...12 9 Upphandling...14 10 Återbäring till hälso- och sjukvården...15
1 Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid servicenämnden. Sammanfattningsvis vill vi nämna att huvuddelen av nämndens rutiner fungerar på ett acceptabelt sätt men vi vill ända lämna följande synpunkter för åtgärder: Det är av vikt att samtliga rutiner är dokumenterade. Förekommande rutiner och dokumentation avseende kassaregister vid förvaltningens restauranger och café bör vara gemensamma. Framförallt bör hanteringen av kassadifferenser ses över. Restaurangernas/caféets tömningar av dagskassor bör ses över. Inventering av restaurangernas förråd bör göras 1-2 gånger per år. Rutinen för intern kontroll vid inköp av livsmedel bör ses över. I möjligaste mån bör olika personer utföra beställning, mottagande av varor och attest. Rutinen för inköp till tekniska förråd (Landlord) bör ses över. Rutinen för körjournaler och uppföljning av drivmedelskostnader bör ses över. Upphandling av olika tjänster och varor bör i möjligaste mån samordnas för hela landstinget. 3
2 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid servicenämnden. 3 Syfte och metod Syftet med granskningen är främst att göra en övergripande kartläggning av hur nämnden arbetar med den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde. Tillförlitligheten och säkerheten i ett antal administrativa rutiner kommer att bedömas. Följande revisionsfrågor är aktuella: - Finns dokumenterade regler och anvisningar för olika rutiner? - Kontanthantering; avstämning, redovisning, kontroll och förvaring av dagskassor - Inventering av livsmedelsförråd och tekniska förråd - Värdetransporter, bevakning, säkerhet, nycklar och larm - Faktureringsrutiner - Fordon; granskning av körjournaler, bensinkort m m - Inventarieförteckningar; aktuella förteckningar över verksamhetsutrustning, stöldbegärliga föremål - Attester och utanordning - Rutiner för leverantörsfakturor - Rutiner för upphandling/avtal/köptrohet - larm, bevakning, livsmedel - Bonussystem kunder - Rutiner parkeringsautomater Bedömning har skett utifrån en genomgång av olika dokument, intervjuer med ansvariga personer samt stickprovskontroller. 4
4 Allmänt Servicenämndens intäkter för 2005 uppgick till 227,7 mkr, medan kostnaderna uppgick till 221,9 mkr. Verksamheten omfattar städ, kost, vaktmästeri, varuförsörjning, teknisk service, telefoni och transporter. 4.1 Dokumentation av rutiner Landstingsservice är både miljö- och kvalitetscertifierade (Statens Provningsanstalt). Landstingsservice har upprättat en förteckning över samtliga rutiner som förekommer inom förvaltningen såsom rutin för att räkna dagskassan, arkivering av kassarullar, inventeringsrutiner, rutin för nyckelhantering, hantering av kemiskt tekniska produkter, utkörning av förrådsgods, redovisning av parkeringsavgifter m m. Vår bedömning är att Landstingsservice har upprättat en ändamålsenlig förteckning över förekommande rutiner. 5 Rutiner kontanthantering m m Café Borgen 5.1 Dokumentation av rutiner Rutinerna kring kassahanteringen är delvis dokumenterade men detta avser främst avslut och redovisning av dagskassan. Dokumentationen av förekommande rutiner behöver kompletteras när det gäller bl a avstämning av dagskassan, uppkomna differenser, kvittohantering och vissa säkerhetsfrågor. 5.2 Avstämning av dagskassa Avstämningskvitto, s k Z1-kvitto, tas ut dagligen medan kontanter räknas en gång per vecka. Vid försäljning av kaffebröd, smörgåsar m m läggs betalning i skål och instämpling i kassaapparat sker löpande under dagen. Kassakvitto lämnas på begäran. Kassarapport upprättas veckovis och översänds tillsammans med Z1-kvitto till förvaltningens ekonomiavdelning. 5
Avstämning av dagskassa/z1-kvitto måste ske dagligen. Vidare bör all försäljning stämplas in direkt i kassaapparaten och ej i efterhand. Kassakvitto bör alltid lämnas. Differenser i dagskassan måste även redovisas separat på kassarapporten. Förvaltningen bör jämföra summan av de dagliga Z1-kvittona med det månatliga Z2-kvittot. 5.3 Försäljning och inköp Caféets sortiment består av bl a dagens lunch samt kaffe, läsk, smörgåsar, frukt, glass m m. Dagens lunch, soppa och sallad levereras från Kostservice vid Länssjukhuset. Pris för dagens lunch inkl sallad, kaffe men exkl dryck är 47:-. Under perioden 2001 2005 redovisades följande försäljningsintäkter och inköpskostnader (tkr): 2001 2002 2003 2004 2005 2006 (Bu) Försäljning 556 626 780 700 831 700 -Inköpskostn -343-375 -533-481 -484-458 Bruttovinst kr 213 251 247 219 347 242 Bruttovinst % 38 40 32 31 42 35 Försäljningen visar en stadig ökning under perioden, bortsett från 2004. Bruttovinsten har varierat under perioden och föll relativt kraftigt under 2003 och 2004 för att återigen stiga under 2005. Inventering görs ej, samtidigt har förråden av varor inte haft något större värde, uppskattningsvis 3-4 tkr. Någon löpande kontroll av caféets bruttovinst har inte förekommit tidigare. Inköp görs huvudsakligen från Servera, Östras Bröd, Hembergs och Krönleins. Beställningar och mottagningsattest görs av platsansvarig. Huvudattest utförs av avdelningschefen för Kostservice Halmstad. 6
Caféet bör löpande inventera varulagret och följa bruttovinstens utveckling. Bruttovinsten är enligt vår bedömning något låg men detta kan ha flera orsaker exempelvis för låga priser, svinn m m. 5.4 Säkerhet Tömning av dagskassor sker veckovis till en s k säkerhetsbox på länssjukhuset. Kassaskåp saknas. Larm finns. Tömning av dagskassor bör ske flera gånger per vecka. Förvaring av kontanter bör ske i kassaskåp. Ett sådant kommer att införskaffas inom kort. 6 Rutiner kontanthantering m m Restaurang Galaxen (LiH) 6.1 Dokumentation av rutiner Rutinerna kring kassahanteringen är i huvudsak dokumenterade. Dokumentationen av förekommande rutiner behöver kompletteras när det gäller uppkomna differenser. 6.2 Avstämning av dagskassa Avstämningskvitto, s k Z1-kvitto, tas ut dagligen och stäms av med kontanter. Kassakvitto stämplas alltid ut till gästen. Kassarapport upprättas dagligen och översänds tillsammans med Z1-kvitto till förvaltningens ekonomiavdelning. Differenser i dagskassan måste redovisas separat på kassarapporten. Vidare bör förvaltningen jämföra summan av de dagliga Z1-kvittona med det månatliga Z2-kvittot. Förvaltningen bör undersöka möjligheten att införa betalning via kortterminal. Enligt uppgift pågår diskussioner med länssjukhuset om införandet av kortterminal. Kvittens på restaurangens växelkassa saknas. Förvaltningen bör åtgärda detta. 7
6.3 Försäljning och inköp Kostservice Halmstad lagar och serverar både patient- och personalmat. Restaurangens sortiment består av dagens lunch inkl alternativ i form av soppa och sallad. Catering (beställningar som ej är patient- eller personalmat) i form av smörgåstårtor, bufféer, jultallrikar m m förekommer. Alla beställningar sköts via en person. Catering som ska faktureras hanteras via Landlord, privatpersoner betalar kontant. -Nytt avtal om försäljning av patientmat till LiH tecknades 2005-03-01. All mat lagas i gemensamt kök och någon uppdelning av inköpen avseende patient/personal sker inte. Detta innebär att det kan vara svårigheter att ta fram relevanta jämförande nyckeltal för livsmedelsförbrukningen. Några nyckeltal redovisas dock under pkt 6.4. -Inköp görs huvudsakligen via Servera, Dafgårds, Östras Bröd, Hembergs Trädgårdsprodukter, Ugglarps Grönt och Krönleins. Avtal finns med samtliga. -Rutinen med beställningar, mottagning av varor samt huvudattest utförs av olika personer. -Inventering sker inte löpande. Senaste inventeringen gjordes 2004-01-15. Värde 125-130 tkr. Dokumenterade rutiner för inventeringen bör upprättas. Restaurangen bör inventera varulagret 1-2 gånger per år. Den interna kontrollen av beställning, mottagning och attest av varor är uppbyggd på ett ändamålsenligt sätt. 6.4 Nyckeltal Restaurangen gör uppföljning av fyra olika nyckeltal varje månad sedan 2005: -Inköpta råvaror i förhållande till totala intäkter. Utfallet 2005 var 29%. -Matavfallet i kg i förhållande till antalet sålda portioner. Utfallet 2005 var 5%. -Totala intäkter i förhållande till antalet arbetade timmar. Utfallet 2005 var 456:-/tim. -Sålda portioner i förhållande till arbetade timmar. Nyckeltal för 2005 var 7,6 portioner/ tim. 8
Analysen av nämnda nyckeltal utgör en del i uppföljningen av verksamheten. Andelen inköpta råvaror är en viktig del för att analysera bruttovinstens utveckling mellan olika månader och år. Värdet av framtagna siffror minskar dock betydligt på grund av att inga inventeringar görs. Mätning av matavfall sker tre gånger per år (en vecka per tertial). 6.5 Säkerhet Tömning av dagskassor sker ett par gånger per vecka till en s k säkerhetsbox på länssjukhuset. Kassaskåp och larm finns. Vi bedömer att restaurangen har ändamålsenliga rutiner när det gäller säkerhet och för avlämnande av dagskassor, men att antalet tömningar till säkerhetsbox bör utökas. 7 Rutiner kontanthantering m m SiV:s restaurang 7.1 Dokumentation av rutiner Rutinerna kring kassahanteringen är inte dokumenterade. Dokumentation av förekommande kassarutiner ska finnas. 7.2 Avstämning av dagskassa Två dagskassor finns: Kassa 1 finns i restaurangköket och används för de livsmedel som avdelningarnas personal beställer för eget bruk. Betalning sker i regel kontant månadsvis. Avslut och tömning till säkerhetsbox sker tre gånger per vecka. Kassa 2 finns i restaurangen. Avslut och tömning till säkerhetsbox sker dagligen. Kassakvitto stämplas alltid ut till gästen. 9
Kassarapport upprättas dagligen och översänds tillsammans med Z1-kvitto till förvaltningens ekonomiavdelning. Hanteringen av differenser är oklar. Tydliga anvisningar för hur differenser ska hanteras ska ingå i rutinbeskrivningarna. Förvaltningen bör undersöka möjligheten att införa betalning via kortterminal. Enligt uppgift pågår diskussioner med sjukhuset om införandet av kortterminal. Kvittens på både restaurangens och restaurangkökets växelkassa saknas. Förvaltningen bör åtgärda detta. 7.3 Försäljning och inköp Kostservice kök lagar och serverar både patient- och personalmat. Restaurangens sortiment består av dagens lunch inkl alternativ i form av pizza, paj och salladsbord. Intern catering i form av smörgåstårtor, bufféer, förekommer. Catering faktureras via Landlord. Catering till personal eller allmänhet förekommer inte enligt uppgift. Däremot lagas mat under veckan till två daghem i närheten. Inköp görs huvudsakligen via Servera, Arla, Östras Bröd, Ugglarps Grönt och Krönleins. Avtal finns med samtliga. -Rutinen med beställningar, mottagning av varor, leveransgodkännande samt huvudattest utförs huvudsakligen av olika personer. Det förekommer dock att samma person både beställer och tar emot varor. Vid kontroll av följesedlar var en del av dessa inte signerade. -Inventering sker inte. Uppskattat förrådsvärde, minst 250-300 tkr. Restaurangkökets varulager bör inventeras 1-2 gånger per år. Dokumenterade anvisningar för inventering bör upprättas. För att uppnå en god intern kontroll ska beställningar, mottagning av varor/leveransgodkännande samt huvudattest i möjligaste mån utföras av olika personer. Mottagande av varor bör signeras på följesedel. 10
7.4 Nyckeltal Restaurangköket gör uppföljning av fyra olika nyckeltal varje månad sedan 2005: -Inköpta råvaror i förhållande till totala intäkter. Utfallet 2005 var 26%. -Matavfallet i kg i förhållande till antalet sålda portioner. Utfallet 2005 var 10%. -Totala intäkter i förhållande till antalet arbetade timmar. Utfallet 2005 var 416:-/tim. -Sålda portioner i förhållande till arbetade timmar. Nyckeltal för 2005 var 7,3 portioner/ tim. Analysen av nämnda nyckeltal utgör en del i uppföljningen av verksamheten. Andelen inköpta råvaror är en viktig del för att analysera bruttovinstens utveckling mellan olika månader och år. Värdet av framtagna siffror minskar dock betydligt på grund av att inga inventeringar görs. Matavfallet mäts dagligen, vilket gör att relationstalet är något mer exakt än för LiH. 7.5 Säkerhet Tömning av dagskassor sker dagligen (förutom kökets kassa) till en s k säkerhetsbox på sjukhuset. Kassaskåp finns både i köket och restaurangen. Vi bedömer att restaurangen har ändamålsenliga rutiner när det gäller säkerhet och avlämnande av dagskassor. 11
8 Kontrollmål rutiner Varje rutin/kontrollmål har betygsatts med acceptabel eller ej acceptabel. Rutin Kontrollmål Bedömning Kommentar Attester/leverantörsfakturor Ej acceptabel Att det finns en aktuell attestförteckning upprättad och antagen av nämnden samt att denna följs. Vidare att en tillfredsställande intern kontroll kan upprätthållas på respektive enhet. Vissa fakturor efterkontrolleras exempelvis representation och bensin. Rutinen för beställning, mottagande av varor, leveransgodkännande och attest när det gäller förråden (Landlord) fungerar olika beroende på enhet. På några enheter är det samma person som utför flera olika moment. Rutinen bör ses över och i möjligaste mån bör olika personer utföra respektive moment. Stickprov av scanningprocessen visar också att det sker fördröjningar i attestförfarandet i samband med semester. Förvaltningen har upprättat en förteckning över vilka personer som får beställa varor. Se även förrådsrutiner nedan. Faktureringsrutiner Att säkerställa att samtliga tjänster blir fakturerade Acceptabel Beställningar och debiteringar sker via olika försystem. Dokumenterade rutiner finns på en övergripande nivå i landstingets ekonomihandbok. 12
Inventarieförteckningar Fordonspark, körjournaler, bensinkort Förrådsrutiner Landlord Inventarier registreras i MEA:s anläggningsregister. Stöldmärkning sker. Uppdateras inför årsbokslut. Teknisk service Hstd kontrollerar körjournaler och bensininköp via kort. Stickprov tas på bensinförbrukning men någon systematisk uppföljning sker inte. Teknisk service Vbg för körjournaler och följer upp bensinförbrukning per år. Vi anser att fordonens driftkostnader bör följas upp löpande under året. Totalt har teknisk service och yttre transporter i Hstd och Vbg ett 15- tal fordon. Dokumenterade rutiner finns endast i begränsad omfattning. Se även rutin för attester/leverantörsfakturor. Förrådsvärde: Hstd 1,9 mnkr, Fbg ca 100 tkr, Varberg ca 700 tkr, Kba ca 150 tkr. Artiklarna består huvudsakligen av el- och vvsmaterial för olika installationer. Endast förrådet i Hstd är bemannat. Inventering sker löpande under året eller vid årsskiftet. Under 2005 uppgick intäkterna för parkering till ca 1,7 mnkr. Till Parkeringsautomater LiH Att aktuella inventarieförteckningar över inventarier och utrustning finns upprättade Att körjournaler upprättas samt att bensininköp följs upp. Att det finns ändamålsenliga dokumenterade rutiner för beställning, utleverans och inventering. Att tömning, redovisning och förvaring av medel utförs Acceptabel Ej acceptabel Ej acceptabel Acceptabel 13
Värdetransporter, bevakning, nycklar på ett säkert sätt. Att transporter sker på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Förekomst av säkerhetstjänster. Hantering av nycklar. Acceptabel detta ska läggas kontrollavgifter på ca 350 tkr. Intäkterna redovisas till LiH. Kassarapporter upprättas. Avstämningsrutiner finns och fungerar på ett tillfredsställande sätt. LiH: Vissa interna transporter sker åt andra förvaltningar. Bevakning/- säkerhetsfrågor dagtid sköts via landstingsservice och nattetid av vaktbolag. Vissa specialnycklar förvaras hos landstingsservice. SiV: Viss egen bevakning nattetid, vaktbolag har resterande del. Tillfälliga nycklar och nyckelkort via Teknisk service. Övriga nycklar hanteras via SiV:s personalavdelning. Som en generell kommentar gäller att det är av vikt att samtliga rutiner är dokumenterade. Övergripande rutinbeskrivningar finns tillgängliga på Lina men sedan ansvarar avdelningscheferna för uppdatering av specifika rutiner. Förvaltningen bör göra en genomgång av att det finns ändamålsenlig dokumentation för samtliga rutiner. 9 Upphandling Länssjukhuset håller på med en egen upphandling av bevakningstjänster. En av landstingsservice anställda bistår med konsulthjälp. Oklarhet tycks råda om ansvaret för upphandling av bevaknings-/säkerhetstjänster inom landstinget. 14
Teknisk service i Halmstad har tecknat eget avtal med Storel och Ahlsell om inköp av eloch vvs-material. Upphandling av olika tjänster och varor bör i möjligaste mån samordnas för hela landstinget. Vi har även observerat att information om gällande avtal inte alltid når ut till verksamheten. 10 Återbäring till hälso- och sjukvården Under 2005 lämnade Landstingsservice en återbäring enligt nedan (tkr) Länssjukhuset 2.100 Sjukhuset i Varberg 1.500 Handikappförvaltningen 120 Pvf Halmstad 220 Pvf Varberg 220 Pvf Falkenberg 70 Närsjukvården Kungsbacka 350 Psykiatriförvaltningen 400 Totalt 4.980 Återföring av medel till vården sker främst genom de effektiviseringar som skett utöver de åtaganden som landstingsservice ingått med respektive förvaltning. Fördelning av medel sker med hjälp av en fördelningsnyckel för interna affärer. 15