VS Administration SLSO 06-789 2007-01-22 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR VERKSAMHETSSTÖD PERSONAL, MILJÖ OCH LÖNER INOM STOCKHOLMS LÄNS SJUKVÅRDSOMRÅDE, SLSO (med föregångare) Bakgrund: Detta är en bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar inom SLSO, det vill säga handlingar som förekommer inom personaladministrativ verksamhet. Gallringsreglerna kan tillämpas retroaktivt. står för gallras vid inaktualitet. Gallringsfristerna räknas efter det aktuella årets utgång. Innehåll: 1. Personakter 2. Tillsättningsakter 3. Personalsociala ärenden 4. Personal- och lönerapportering 5. Handlingar inom VS personal och personaladministrativ verksamhet i alfabetisk ordning 1. Personakter Personakter förvaras ute i verksamheterna eller hos lokala personalhandläggare. Den som handhar akten ansvarar även för att bevaka hedersbelöningar. Grunden är en person, en akt. Om någon är anställd deltid på flera ställen kan det finnas en akt i varje verksamhet. I de fall då akterna finns direkt i verksamheten och inte hos personalhandläggare, informerar personalhandläggare om gällande rutiner för personakter. AMF/AFA, anmälningar om Blankett arbetsskada AMF/AFA, anmälningar om Blankett sjukersättning Anmälan om arbetsskada Försäkringskassans blankett. Ett exemplar i personakten. Anställningsbevis, original Arbetsgivarens exemplar bevaras i personakt. Anställningshistorik för pensionsregistrering (PDR:S blankett) Ansökningshandlingar, för de Arbetsskador, handlingar rörande Avgångsvederlag, avtal eller protokoll gällande. Ett exemplar i personakten. 1
Beslut från Försäkringskassan om tillsvidare- och tidsbegränsade sjukersättningar Beslut och protokollsutdrag gällande pensionsärenden, kopior Beslut om arbetsskada Betyg/Intyg, insända från de Betyg/Intyg, utfärdade av förvaltningen efter anställningens efter det pensionen fastställts och pensionsbrevet utfärdats Se anmärkning Originalet skickas till KPA. Kopia i personakt. Se respektive betyg/intyg för gallringsfrist. Bisyssla, uppgift om Blankett Chefskontrakt Dödsfallsanmälan: arbetsgivarintyg efter avslutad dödsfallsutredning (KPA:s blankett) Dödsfallsintyg, kopia efter avslutad dödsfallsutredning Entlediganden Friskhetsintyg Senaste intyget, övriga gallras när nytt intyg upprättats. Förfrågan om övergång till annan arbetsgivare efter anställningens Legitimationskontroll Yrkeslegitimation eller Kontroll av yrkeslegitimation, Palett, mail från Socialstyrelsen. Lönebeslut efter anställningens Lönebidrag/Introduktionsstöd efter anställningens Beslut gällande lönebidrag/introduktionsstöd Matrikelkort Medicinsk kontroll av nattarbetande, erbjudande och utlåtande Meritförteckningar för de som anställts Pensionsansökningar, kopia Pensionsbrev/beslut Personalakter Specialistbevis Tjänstematrikelutdrag och kopior. Blankett från SPV efter det pensionen fastställts och pensionsbrevet utfärdats. 2
Underlag för garantipension Uppsägningshandlingar Varsel efter anställningens 2. Tillsättningsakter Annons/utlysning av tjänst I tillsättningsakt. Anställningsbevis, kopia I tillsättningsakt. Ansöknings- och betygshandlingar, person som ej anställts Ansökningshandlingar som inte avser viss ledigförklarad tjänst (spontanansökningar), ej antagna. Ansökningshandlingar för de Förteckning över sökande till tjänst Meritsammanställningar över sökande till tjänst Sakkunnigbedömning Telefonreferenser och andra nedtecknade muntliga uppgifter i tillsättningsärenden, för dem Telefonreferenser och andra nedtecknade muntliga uppgifter i tillsättningsärenden, ej antagna sökande Originalet bevaras i personakt I tillsättningsakt. 3. Personalsociala ärenden Personalsociala ärenden kan skyddas av sekretess enligt Sekretesslagen 7 kap. 11. Exempel på sådana ärenden är rehabiliteringsutredningar, disciplinärenden och arbetsskadeärenden. Under handläggningen av dessa ärenden hanteras allmänna handlingar. Allmänna handlingar för vilka sekretess gäller måste alltid diarieföras. Beslut i sådant ärende är dock offentligt. Arbetsförmågebedömning, arbetsprövning rörande anställd Beslut i personalvårds- och disciplinärenden efter anställningens Tillförs ärendet. Diarieförs. 3
Förslag till beslut om omplacering m.fl. frågor efter anställningens Inspektionsmeddelande Tillförs ärendet. Diarieförs Omplaceringar, utredningar Tillförs ärendet om och beslut Personalsociala utredningar, Tillförs ärendet. Diarieförs. original Rehabiliteringsutredningar Diarieförs. Rehabiliteringsutredningar, kopior efter anställningens Tillsynsmeddelande från Diarieförs. Arbetsmiljöverket Varningsbrev, skriftlig varning Tillförs ärendet. Diarieförs. 4. Personal- och lönerapportering Handlingar rörande ledighet, semester, frånvaro, lön, skatt, övertid, ersättningar av olika slag se Gallringsplan för aktuellt lönesystem/ Gallring av personalhandlingar 5. Handlingar inom VS personal och personaladministrativ verksamhet i alfabetisk ordning Adressregister Uppdateras kontinuerligt Akter till diariet Diarieförs av registrator Exempel: Inspektionsmeddelanden Disciplinärenden Rehabiliteringsärenden Personalsociala ärenden AMF/AFA, anmälningar om Blankett arbetsskada AMF/AFA, anmälningar om sjukersättning Blankett Anhöriguppgift Anmälan av förtroendeman/ skyddsombud/ arbetsplatsombud 10 år Anmälan om arbetsskada Försäkringskassans blankett Ett exemplar i personakten. Anmälan om brott/händelse Annons/ utlysning av tjänst I tillsättningsakt. Diarieförs Anställningsbevis, original Arbetsgivarens exemplar bevaras i personakt. Anställningsbevis, kopia I tillsättningsakt Anställningshistorik för 4
pensionsregistrering (PDR:S blankett) Ansökan om bidrag till arbetshjälpmedel, kopia Ansökningshandlingar, person som ej anställts Gäller extern ansökan Meritförteckning och personligt brev förvaras i tillsättningsakt.. Ansökningshandlingar för de Ansökningshandlingar som inte avser viss ledigförklarad tjänst (spontanansökningar), ej antagna. Arbetsförmågebedömning, efter anställningens arbetsprövning rörande anställd Arbetsgivarintyg Se anmärkning Arbetsgivarintyg till pensionsmyndigheten gallras efter anställningens, övriga. Arbetsmaterial och utkast Under förutsättning att handlingarna är av tillfällig betydelse och inte innehåller viktiga sakuppgifter. Arbetsmiljöärenden Diarieförs Arbetsplatsträffar, minnesanteckningar Arbetsskador, handlingar rörande Arbetsskadestatistik Arkivbeskrivning Arkivläggs vid uppdateringar Arkivförteckning Arkivläggs vid uppdateringar Arvoden, uppdragsersättning, tillfällig ersättning, underlag. Avdragslista, Kronofogdemyndigheten Avgångsvederlag, avtal eller protokoll gällande, original Avskrifter, kopior och dubbletter, som tillkommit uteslutande för att underlätta det inre arbetet Avtal gällande bil i tjänsten Utskrift från Palett. Utskrift från Palett Diarieförs. Kopia i personakt. efter avtalets I lönesystemet. 5
Avvikelserapporter Diarieförs Beslut, egna Sorteras i löpnummerordning Beslut från Försäkringskassan om högriskskydd. efter beslutets. Beslut från Försäkringskassan om tillsvidare- och tidsbegränsade sjukersättningar Beslut i personalvårds- och disciplinärenden Beslut och protokollsutdrag gällande pensionsärenden, kopior efter anställningens efter det pensionen fastställts och pensionsbrevet utfärdats Se personalsociala ärenden. Ska diarieföras Originalet skickas till KPA. Kopia i personakt. Beslut om arbetsskada Beslut om egen bil i tjänsten, kopia efter anställningens Beslut om tillsättning av tjänst Betyg/Intyg, insända från de Betyg/Intyg, utfärdade av förvaltningen Se anmärkning Se respektive betyg/intyg för gallringsfrist. Bevakningslistor (Aviseringslistor) Avser listor med syfte att bevaka framtida personaleller lönehändelser, t.ex. pensionsavgångar. Bevarande- och gallringsplan Diarieföres. Beslutas i samråd med Landstingsarkivet Bisyssla, uppgift om Blankett. Bokslutsunderlag Budgetunderlag, avdelningsvis Chefskontrakt Delegationer Diarieförda handlingar Dispenser - inhyrning av personal - anställningar Dödsfallsanmälan: arbetsgivarintyg (KPA:s blankett) Dödsfallsintyg, kopia Enkäter efter avslutad dödsfallsutredning efter avslutad dödsfallsutredning 6
Enkätsvar Gäller underlag till enkäter. Slutrapporten förvaras på respektive avdelning. Entlediganden Ersättning, bil i tjänsten 10 år (självrisk) Facklig tid, rapporter och sammanställningar Friskhetsintyg Senaste intyget, övriga gallras när nytt intyg upprättats. Friskvårdshandlingar Frånvarostatistik, I personalekonomiskt bokslut årssammanställning, underlag för det aktuella året. Frånvarostatistik, Från Palett årssammanställning, underlag Företrädesrätt, arbetstagares begäran om Förfrågan från SCB Förfrågan om övergång till efter anställningens annan arbetsgivare Förhandlingsprotokoll Löne, MBL, mfl. Förskott, kvittenser vid resor och kurser Förslag till beslut om efter anställningens omplacering m.fl. frågor Förteckning över När nytt dokument upprättats. skyddsombud/ facklig representant Förteckning över sökande till tjänst Försäkringshandlingar, inaktuella Förtroendevalda, ersättning till Handlingar angående jämställdhetsarbete Handlingar inkomna för kännedom och som inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ärendet Handlingar rörande miljöledningssystem, slutrapport Handlingar rörande miljöledningssystem, underlag efter försäkringstidens slut I tillsättningsakt Arbetsmaterial. Underlag för SLSO:s policy Arbetsmaterial. Underlag till slutrapporten. Handlingar som utgjort Exempelvis underlag till 7
underlag för SLSO:s interna planering och verksamhetsredovisning Hedersbelöningar Diarieförs Information om indragna legitimationer, från Socialstyrelsen Införsel i lön, beslut om Instruktioner/ rutinbeskrivningar angående PALETT Intyg, både utfärdade och insända 3 år efter införselns rapporter, förslag, beslut, bokslut och budget etc. Slutrapporter diarieförs. Revideras vid behov. Se anmärkning Se respektive betyg/intyg för gallringsfrist. Inspektionsmeddelande Se personalsociala ärenden Jämställdhetsplaner Konsultrapporter Bifogas avtalet och diarieföres. Kontrollistor Korrespondens Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse KPA-handlingar, premieunderlag för grupplivsförsäkringar för förtroendevalda 10 år I Palett. Kurser, deltagarlistor Egenproducerade Kursmaterial som delas ut till Egenproducerade deltagare Kursplaner, scheman Egenproducerade Kvitton rörande läkarvård LAS-blanketter efter anställningens Ledighetsansökan, original Legitimationskontroll Yrkeslegitimation eller Kontroll av yrkeslegitimation, Palett, mail från Socialstyrelsen. I personakt. Listor över löneavdrag Idrottsförening, Rikskuponger, busskort mfl. Läkarintyg/läkarutlåtande Lönebeslut efter anställningens Lönebidrag/Introduktionsstöd efter anställningens Beslut gällande lönebidrag/introduktionsstöd Lönelistor (grundlistor) 10 år Bevaras 36 mån i PALETT, därefter i historikdatabas. 8
Lönestatistik Matrikelkort MBL-förhandling Medarbetarsamtal Medarbetarundersökningar Ska diarieföras Medicinsk kontroll av nattarbetande, erbjudande och utlåtande Meritförteckningar för dem som anställts Meritsammanställningar över 2år I tillsättningsakt sökande till tjänst Miljöbokslut, original Miljö - handlingar rörande Diarieföres miljöcertifiering, original Miljö övriga handlingar rörande miljö, bl a miljömål Minnesanteckningar T ex avdelningsmöten eller motsvarande, arbetsplatsträff (APT) Motionssvar Diarieförs Mottagnings- och delgivningsbevis Tillsammans med ärendet. Omplaceringar, utredningar Se personalsociala ärenden om och beslut Organisationsplaner Ska diarieföras. PALETTs centrala 10 år Tas ut på papper lönerapporter Pensionsansökningar, kopia Pensionsbrev/beslut Personakter Se anmärkning Gallringsfristerna för handlingar i personakterna redovisas under punkt 1 Personakter. Personalsociala utredningar, Se personalsociala ärenden. original Personalstatistik, I årsbokslut årssammanställningar Policy- och styrdokument Diarieförs Postlistor Protokoll Rapport om risk för yrkesskada/- sjukdom eller brist i arbetsmiljön (Tillbudsblankett) Rapporter Exempelvis projektrapporter och slutrapporter. Diarieförs. Rehabiliteringsutredningar Diarieförs 9
Rehabiliteringsutredningar, kopior efter anställningens Remisser och uppdrag från Diarieförs annan förvaltning eller myndighet Remissvar till annan Diarieförs förvaltning/myndighet Reseräkningar 10 år Innehåller information om genomförda resor samt utlägg i samband med resorna Rutinbeskrivningar av Utgår när ny kommer arbetsuppgifter Rutinbeskrivning av Utgår när ny kommer kostnadsredovisning i PALETT Sakkunnigbedömning Semesterkontrollistor Signallistor Från Palett. Sjukstatistik I årsbokslut Sjukvårdskvitton Skattebefrielse, ungdomar 7 år Anmälan att skatt inte ska dras på lönen. Skatteuppgifter 7 år Jämkningsbeslut, begäran om förhöjt skatteavdrag etc. Skattsedlar 7 år Skyddsrondsprotokoll Se anmärkning Senaste protokollet bevaras tills nytt upprättats. Specialistbevis Statistik, övrig, egenproducerad Statistiskt underlag till årsberättelser Statsbidragsrekvisitioner, kopia, rörande tillfälligt anställda. (LAN, lönebidrag, anställningsbidrag etc.) Styrelsearvodeslista Telefoniersättningar Telefonreferenser och andra nedtecknade muntliga uppgifter i tillsättningsärenden, för dem Telefonreferenser och andra 10
nedtecknade muntliga uppgifter i tillsättningsärenden, ej antagna sökande Tidkort Tillsynsmeddelande från 3 år Diarieförs. Arbetsmiljöverket Tillsättningsakter Se anm. Vissa handlingar i akten ska. Se rubriken Tillsättningsakt. Tilläggsuppgifter Tjänstbarhetsintyg, se Friskhetsintyg Tjänstematrikelutdrag och kopior. Blankett från SPV 3 år efter det pensionen fastställts och pensionsbrevet utfärdats Tjänsteresor med egen bil, redovisning av. Tjänsteutlåtanden och Förordsskrivelser (anställningsförord), original Tjänstgöringsuppgift 3 år Från Palett. Tystnadsplikt - anställda - andra än anställda 10 år efter anställningens 10 år efter avtalets Underlag för garantipension/ särskild ålderspension Underlag för lön Uppsägningshandlingar Utanordningslistor, signerade 10 år Från Palett Utmätningsbeslut från kronofogden 3 år efter beslutets. Inkluderar beslut om införsel i lön Varningsbrev, skriftlig Se personalsociala ärenden. varning Varsel efter anställningens Verksamhetsplan Överenskommelser i akt Diarieföres Överlåtelselista på 6 år hemdatorer Övertids/mertidsrapporter 3 år Avser både inarbetad övertid/mertid och uttag. Från Palett. Övriga underlag Här avses t ex underlag till tidsredovisnings/ flexsystem 11
12