Innehåll Agresso Planering - personalbudget... 2 Registrering... 2 Ändra status... 6 Uppräkning av lön... 7 Övrigt i registreringsbilden... 9 Browserrapporter för kontroll... 10 Agresso Planering - Kostnads- och intäktsbudget... 12 Registrering... 12 Registreringsbilden... 13 Övrigt i registreringsbilden... 16 Frågor och rapporter... 17 1
Agresso Planering - personalbudget Registrering Välj Agresso Planering/Transaktioner/ Registering Välj den budgetversion ni ska jobba i, PERS2017 Personalbudget 2017 samt Inställning för registrering = PERSBUD (som är aktuell för all versioner avseende personalbudget). Det måste alltid finnas minst ett sökvillkor i sökfälten, så sätt en stjärna * i sökkriterier för konto för att se alla rader som är uppdaterade. Vill man precisera sökningen så fyller man i aktuell sökinformation. Klicka på Sök! (Exemplet visar sökning på avd. UK, org 21*.) 2
Man kommer nu till registreringsbilden, där finns de värden som är registrerade (inlästa från Primula) i Agresso Planering i aktuell version och med aktuell inställning för registrering. 3
Registreringsbildens kolumner: H-org = hemvist-org Resurs och namn = resurskod med tillhörande beskrivning i Agresso Befattning Konteringen o Org, verks, kbarare, ev. motpart Månadslön från Primula = ursprunglig månadslön i filen från Primula Omf omfattning (sysselsättningsgrad). Om denna ändras måste årslönen beräknas manuellt. Årslön beräkning utifrån månadslön * omfattningen (sysselsättningsgraden). Om omf ändras i denna bild så sker ingen beräkning till ny årslön, detta måste göras manuellt. K-omf konteringsomfattning, d.v.s. om en anställd arbetar på olika org eller kostnadsbärare. K-omf ska alltid vara 100 % när alla rader för den anställde är summerade. Om K-omf ändras i registreringsbilden sker en automatisk uppdatering av Budgeterad årslön. Budgeterad årslön Årslön * K-omf. Kommentar här finns kommentar från inläsningstillfället, detta fält är fritt att ändra. Periodisering det finns möjlighet att periodisera en budgetrad utifrån olika periodiseringsnycklar. De nycklar som är aktuella är: 4
Periodisering m h a Från Period och Till Period dessa fält kan användas för att själv styra vilka perioder som en lön ska budgeteras i. Observera att alltid först ange perioder för att sedan registrera årslönen. OBS! Här finns en liten bugg så se upp att budgeterad årslön blir rätt. Autobokf denna funktion används för Lönekostnadspålägget (LKP) och uppdateras utifrån ålder då information läses in från Primula. Det finns tre olika lönepålägg; LKP1 < 65år, LKP3 66-77 år, LKP4 > 78 år. Påläggssatsen (%) styrs av en tabell som uppdateras av ekonomiavdelningen. Även semesterdagstillägget använder funktionen för automatkontering. Här görs en beräkning på 1,43% på budgeterad lönesumma och kontering sker på konto 4011 eller 4012 beroende på vilken LKP kod som personen har. Värdena räknas om automatiskt när du sparar bilden. Det syns inte i registreringsbilden utan på aktuellt konto (4070 eller 4071 för LKP och 4011 eller 4012 för sem.tillägg) i rapporter och då du ställer frågor på transaktioner eller saldotabell. Status här finns två statusar, UTKAST och KLAR. Att ha en post som utkast innebär att saldotabeller inte uppdateras. När en post Klar-markeras så uppdateras saldotabellen och man kan ta ut jämförelserapporter mot utfall. I fältet periodiskt värde ser man budgeterad lön per månad. I registreringsbilden finns möjlighet att ändra data för samtliga fält (utom budgeterad årslön). De fält som påverkar varandra är Årslön och K-omf (konterings-omfattning) som ger Budgeterad årslön. 5
Ändra status Statusbegreppet ska egentligen användas för att kunna ha kontroll av hur långt olika enheter har kommit i budgetarbetet. Detta används dock inte ännu. Börjar därför alltid med att ändra status. Då kommer alla ändringar man gör senare att uppdatera saldodatabaserna automatiskt. Markera samtliga rader genom att bocka i rutan längst upp till vänster. Klicka på Ändra rad. Välj kolumn Status och nytt värde Klar (2). Sedan OK. Det har tidigare funnits en bug som gjort att värden inte alltid räknats om när man ändrat i registreringsbilden och sedan sparat. Skulle detta inträffa så brukar det rättas till genom att man ändrar status på alla till Utkast (1) och sedan ändrar tillbaka alla till status Klar (2). 6
Uppräkning av lön Detta görs av var och en för de enheter man budgeterar för. Aktuella procentsatser finns angivna i praktiska budgetanvisningar som getts ut av ekonomiavdelningen. Markera alla rader. Klicka på Ändra värden. Välj baserad på Årslön och ange procentsats. Klicka på OK. 7
Exempel efter löneuppräkning: Om det skulle visa sig att du behöver förändra en redan gjord uppräkning löser du detta genom att göra en negativ uppräkning i registreringsbilden. Den procentsats som ska användas för att återställa budget/prognos värden måste då först beräknas. Formel för att beräkna "återställningsprocent": =(1-(1/(1+(Procentsats/100))))*100 Registrera samtliga decimaler för att beloppen ska återställas till sitt ursprungliga värde. Några exempel på beräknad återställningsprocent : Uppräkning procent Återställ uppräkning Uppräkning procent Återställ uppräkning 0,3-0,29910 2,3-2,24829 0,5-0,49751 2,6-2,53411 1,0-0,99010 2,9-2,81827 1,5-1,47783 3,2-3,10078 8
Övrigt i registreringsbilden Om man glömt att registrera obligatorisk information så får man ett felmeddelande och markering på vad som är fel. Nedan så saknas kostnadsbärare. Nedan knappar kan användas för olika åtgärder i registreringsbilden: Lägg till lägg till ny rad för registrering av ny budget. o Det finns två dummyresurser upplagda om man ska lägga till personal. De heter 1111 Vakant tjänst samt 1112 Amanuenser. Ta bort markera rad och ta bort rad med denna knapp Kopiera rad markera rad och kopiera till ny rad Ändra rad används för ändringar, men det går även att ändra direkt i registreringsbilden. Lägg till bunt används ej Ändra värden används för procentuell uppräkning av lön. 9
Browserrapporter för kontroll En Browserrapport är framtagen för att kunna utföra kontroll att en anställd är prognostiserad till 100 % (dvs. K-omf > el < än 1). Det finns ytterligare ett antal frågor och rapporter framtagna. Se vidare Rapporter Budget och Prognos. 10
K-omfattningen i detta fall mindre än 1,0! 11
Agresso Planering - Kostnads- och intäktsbudget Registrering Välj Agresso Planering/Transaktioner/ Registering Välj den budgetversion ni ska jobba i, KIBUDG2017 Kostnads- och intäktsbudget 2017 samt Inställning för registrering = KIBUDG (som är aktuell för alla versioner avseende kostnads- och intäktsbudgeten). Det måste alltid finnas minst ett sökvillkor i sökvälten, så sätt en stjärna * i sökkriterier för konto för att se alla rader som är uppdaterade. Vill man precisera sökningen så fyller man i aktuell sökinformation. Klicka på Sök! 12
Registreringsbilden 13
Fält som används i denna budgetversion är: Konto Org Verks Kbarare Motpart Resurs Valutabelopp Prognos jämförelsekolumn (Här ska senaste prognos visas automatiskt. Fungerar f.n. ej.) Budget jämförelsekolumn (Här ska senaste prognos visas automatiskt. Fungerar f.n. ej.) Kommentar här finns möjlighet att ange valfri kommentar. Periodisering det finns möjlighet att periodisera en budgetrad utifrån olika periodiseringsnycklar. De nycklar som är aktuella är: Periodisering m h a Från Period och Till Period dessa fält kan användas för att själv styra vilka perioder som en post ska budgeteras i. Observera att alltid först ange perioder för att sedan registrera beloppet. OBS! Här finns en liten bugg så se upp att budgeterat belopp blir rätt. 14
15
Övrigt i registreringsbilden Nedan knappar kan användas för olika åtgärder i registreringsbilden: Lägg till lägg till ny rad för registrering av ny budget. Ta bort markera rad och ta bort rad med denna knapp Kopiera rad markera rad och kopiera till ny rad Ändra rad används för ändringar, men det går även att ändra direkt i registreringsbilden. Lägg till bunt används ej Ändra värden används för procentuell ändring av valutabelopp. 16
Frågor och rapporter Det går som vanligt att ställa frågor till saldotabell för att se hur budgeten ser ut. Det finns ett antal frågor och rapporter framtagna. Se vidare Rapporter Budget och Prognos. Därutöver kan var och en som vanligt skapa sina frågor. Här är ett enkelt exempel för org 21*: 17
18
Det finns två budgetrapporter upplagd f.n. Den ena visar per fakultet budget 2016 med jämförelse med utfall, prognos och budget för 2015. Välj fakultet 2 för att få förvaltningens avdelningar. Välj fakultet 15 för UB. 19
20