Hogia Performance Management AB Manual för Approval Användarinstruktion för ekonomer och som arbetar med Hogia Approval Manager 0
Innehåll Inställningar i ekonomiprogrammet... 2 Inställningar i Approval... 2 Attestanter... 3 Administration... 6 Roller... 9 Leverantörskoppling... 9 Reduceringsfaktor... 10 Bearbeta fakturor i Approval... 10 Historik... 15 Attestantförändringar... 15 Importerade fakturor... 16 Avtal... 16 Reduceringsfaktor... 17 Tips... 18 1
Kom igång manual för Hogia Approval Manager Inställningar i ekonomiprogrammet Det första du gör är att gå in i företagsinställningar och aktivera inskanning, genom att lägga in sökvägen till de inskannade fakturorna, samt att du bockar i Aktivera inskanning. Det gör du under Arkiv-Företagsinställningar-Reskontror-Leverantörsreskontra Efter det lägger du in om du vill ha en egen serie för rättningsverifikat, under Redovisning-Grundbok. Rättningsserie används om du vill rätta/omkontera fakturor i Approval och även om attestanten ska kunna omkontera på webben. Inställningar i Approval Gå till Bearbeta-Approval Manager Första gången får du frågan om du vill använda en licens till Approval för detta företag. Du svarar Ja på den frågan. Du kommer då in i bilden där attestanterna ska läggas upp. Du klickar på knappen Ny. 2
Attestanter För att lägga upp attestanter går du till Vertyg-Administration fliken Attestanter. Du klickar på knappen Ny. Lägg in användare, e-post, för- och efternamn. Dessa rutor är obligatoriska (gulmarkerade rutorna). Klicka i vilket företag attestanten ska få lov att attestera för (har du koncernvy ikryssat ser du alla bolag som du har tillgång till i Hogia). Du kan välja om attestanten ska ha revisorbehörighet eller om attestanten ska ha rätt att styra om flödet på en faktura från webbdelen. Revisorsbehörighet innebär att attestanten kan se allas fakturor under fliken Historik när hon/han loggar in på webben. Styra om flödet innebär att attestanten kan skicka fakturan till en annan attestant som istället ska ha fakturan. 3
Ersättningar Du kan lägga en ersättare på attestanten under en viss period. Du klickar på Ny ersättare. Här väljer du vilken attestant som ska ersätta genom att klicka i fältet under "Ersätt med". Du får då upp en lista på alla attestanter. Lägg sedan in from datum och tom datum samt orsak. Klicka på Spara. Du kan lägga upp flera ersättare under olika perioder. Är du själv ersatt under en period kan du inte ersätta någon annan under samma period. När du sedan går in på användaren som är ersättare ser du under Ersättningar och fliken Ersättare, för vem som hon/han är ersättare för. Den person som har blivit ersatt ligger också med i flödet som attestant på fakturan, (men visas in i flödet på fakturan) dvs både ersättaren och den som blivit ersatt kan se fakturan på webben. Ersättaren ärver behörigheten under ersättningsperioden från den som den ersätter. 4
Konteringsregeler I fliken Konteringsregler lägger du in om attestanten ska få omkontera på webben. Här kan du också lägga begräsningar på vilka konton, resultatenheter kostnadsbärare och projekt attestanten får använda genom att klicka på fältet Intervall. Klicka alltid på Spara innan du byter flik. Aktiva transaktioner I fliken Aktiva transaktioner ser du vilka fakturor som ligger i flödet på attestanten. Chef För att koppla chef till attestanten går du till fliken Attestant information och klicka på knappen Chef eller dubbelklicka i fältet för Chef under Företagstillhörighet. För att koppla en attestant till en chef markerar du attestanten i rutan till vänster, Attestanter utan chef, och håller vänster musknapp nere och drar över den till den högra rutan Chefshierarki, och släpper på den nivå som attestanten ska ligga på. Ska tex Susanne ha Marianne som chef, drar du över Susanne och släpper henne på Mariannes namn. Du drar över de attestanter som ska ligga under översta personen som då är chef. Samma gäller om du ska ta bort och ändra, markera personen och dra över till vänsterrutan. 5
När allt är sparat och klart på attestanterna klickar du på Avbryt. Du kommer då tillbaka till den Administrativa delen och du ska här göra några flera inställningar. När du sedan skapar en faktura och du försöker ange en attestant som inte har tillräckligt högt attestbelopp, kommer ett meddelande om att attestanten inte har tillräckligt högt belopp för fakturan och attestantens chef läggs automatiskt till i attestflödet. Fakturan går då även till attestantens chef för attest. Administration Under Verktyg-Administration, administreras delar av Approval. Här läggs användare upp (som vi precis gått igenom), lägger in meddelanden som går till attestanter, lägger upp grupper samt lite olika inställningar för att e-post ska gå ut till attestanterna. Meddelande I fliken Meddelande skriver du in vad det ska stå på meddelandet som går ut till varje attestant. Det finns olika typer av meddelanden, 6
Här väljer du också efter hur många dagar påminnelser och varning ska gå ut till attestanterna. Här läggs även länken till inloggningen på webben. Länken får du av din tekniker. Du kan även här se om mailen inte gått ut till attestanterna, under fliken Ej skickade. Generellt I fliken Generellt finns det lite olika inställningar som du kan behöva göra beroende på hur du ska jobba med dina fakturor. Kräv visning av faktura, väljer du om attestanterna måste granska fakturan på webben innan de godkänner eller underkänner fakturan. Import av tolkade filer, används när du har flera företag med olika sökvägar till importfilerna. Vid import där låst period används, sätts fakturadatum till dagens datum, används bara om ni låser perioder i ekonomisystemet. Sökväg till skannade avtal, har du avtalsmodulen läggs sökvägen till de skannade avtalen in här. Visa meddelande i ekonomisystemet, bockar du i denna kommer det ett meddelande när du startar ekonomi, om hur många fakturor som är under bearbetning i Approval. Fakturan ej redigerbar från fliken Fakturor, har du ingen bock i, kommer ankomstfakturan att bli definitivregistrerad när du öppnar fakturan från fliken Fakturor och kopplar på attestanter. Samma ver.datum för def av ankomst som ankomst, vill du att fakturan alltid ska få samma verifikationsdatum för ankomstregistreringen som för definitivregistreringen, sätter du en bock i här. Tillåt utökad lås upp funktionalitet, är den ibockad och du försöker låsa upp en ankomstregistrerad faktura från fliken Godkända, utförs definitivregistrering av ankomstfaktura per automatik med den kontering som attestanter gjort på webben. Givetvis under förutsättning att kontering summerar till 0 kr, samt att det inte finns konton märkta för tidprojekt, periodisering etc. Komprimera fakturabild, tar du bort bocken sker ingen komprimering av dina fakturabilder. Har du bocken i blir det en komprimering av fakturabilden, dvs bilden får något bättre kvalitet än de som skannas enligt vårt systemkrav. 7
Grupper I fliken Grupper bygger du olika grupper, om tex en faktura skall gå till tre personer bygger du en grupp för detta istället för att klicka i alla tre namnen när du sätter vilka som ska attestera fakturan. Om attestanterna i gruppen har samma belopp för attest, men du vill ha en speciell attestordning i gruppen, läggs 1 kr i fältet Belopp i grupp, på första attestanten. På den andra attestanten lägger du 2 kr osv. På den sista attestanten lägger du ett större belopp, alltså så mycket som attestanterna har rätt att kontera på. Approval kopplar de attestanter i gruppen som har ett tillräckligt högt belopp för att attestera fakturans belopp. Är fakturan på 10 000 kr och två attestanter har upp till 10 000 kr och den tredje attestanten i gruppen har belopp 20 000 kr kopplas inte den tredje attestanten till fakturan. Fakturan kommer alltså att vara godkänd efter attestant 2. Om två attestanter i en grupp har samma belopp skickas fakturan för attest i bokstavsordning. Tjänst Skicka e-post (SMTP), för att kunna skicka meddelande måste SMTP server anges. Observera att den SMTP server och avsändare du anger gäller för samtliga företag i installationen. Denna inställning behöver din tekniker göra. Nästa körning sker och Skicka varje, här kan du ställa in när meddelanden ska börja skickas till attestanterna och hur ofta som det ska skickas ut. Hämta fakturor från e-postlåda, när leverantörerna skickar in fakturor via mail, ställer er tekniker in var programmet ska hämta dessa fakturor. Hämta och läs in fakturor från Hogia eservice, om du har funktionen eservice gör du dom inställningar som behövs här. Hämta Bankgiro-filer från Hogia Approval Manager FTP-server, får ni filer från Bankgirot som läggs på en FTP, lägger ni in rätt LKH nr under Bankgiro id och hur ofta fakturorna ska hämtas. Inläsning av ReadSoft-fakturor från mapp, här ställer din tekniker in sök vägen till där dina inskannade fakturor från Readsoft ligger. 8
Nu när du har gjort alla dina inställningar är det dags att börja skanna. Klicka på Stäng och du kommer in i bilden för registreringen/skanningen av leverantörsfakturorna. Roller Under Verktyg-Roller administreras rollerna för avtalsmodulen, detta under förutsättning att du har köpt till avtalsmodulen.. Läs mer om detta i manualen för Avtal. Leverantörskoppling Under Verktyg-Leverantörskoppling finns leverantörskopplingen. Detta är ett hjälpmedel för att automatiskt sätta attestanter på fakturorna från en leverantör. Du kan ange ett beloppsintervall och fakturor från leverantören som ligger inom intervallet skickas inte ut till attestanterna utan går direkt över till fliken Godkända. Du kan lägga in på en eller flera Attestanter, dvs vem/vilka som normalt ska attestera leverantörens fakturor på en leverantör. Det går även att lägga in befintliga attestanter i en Attestgrupp och då även knyta denna grupp till leverantören för att förenkla och snabba upp attestflödet av en faktura. 9
Reduceringsfaktor Under Verktyg-Reduceringsfaktor, lägger du upp dina reduceringsfaktorer under förutsättning att du har VAT modulen. Du ställer dig i fältet Faktor och lägger in den reducering som det ska vara och fyller även i Status. Klicka sedan på Spara. Bearbeta fakturor i Approval Import Om du använder Tolkning Online eller om du får filer från Bankgirot (Scanning Solution) lägger sig filerna i fliken Importfiler. Filerna från Tolkning Online lägger sig i den katalog som du har valt i företagsinställningarna under fliken Reskontror-Leverantörsreskontra. Filerna från BGC kommer som en zippad fil (packad fil). Filen sparas ner med automatik i den katalog som du har valt i företagsinställningarna under fliken Reskontror-Leverantörsreskontra. I båda fallen väljer du att klicka på Importera. Du kommer få upp en logg där det står om någon faktura inte importerades. Var det någon faktura som inte importerades kommer fakturan upp i fliken Obehandlade. Dessa fakturor får du manuellt lägga in i Approval från fliken Obehandlade. De fakturor som importerades hamnar i fliken Pågående om det finns någon referens eller leverantörskoppling på fakturan. Saknas attestant hamnar fakturan i fliken Fakturor, där får du sätta vilken attestant fakturan ska gå till. 10
Obehandlade I fliken Obehandlade ligger alla fakturor som du har skannat in. Här markerar du alla fakturor genom att klicka i kryssrutan framför filnamn eller markera en och en genom att klicka framför varje faktura. När du har markerat fakturan, klicka på Registrera. Du får upp registreringsbilden och fakturabilden. I registreringsbilden skriver du in leverantör, fakturanummer, belopp och momsbelopp. I rutan Attestant väljer du vilken grupp eller vilken/vilka attestanter som ska vara med på den här fakturan. 11
Finns inte leverantören upplagd lägger du upp leverantören genom att klicka på det gröna plustecknet efter leverantörsnumret. Om du har en leverantör med flera olika bank- eller plusgironummer, har du nu möjlighet att se vilket gironummer leverantören har när du registrerar in leverantörsfakturan. När du är färdig klicka på Spara, då skickas fakturan iväg till attestanterna. Samtidigt uppdateras huvudboken och reskontran. Fakturabilden är nu spårbar i ekonomisystemet. Skriver du in t ex fel belopp eller fel leverantör och fälten då har gråats klickar du på knappen Rensa. Grundboken töms då på alla uppgifter men fakturabilden ligger kvar och du kan då göra om registreringen. Ingen verifikation skapas förrän du har klickat på Spara. Knappen Nästa, visas om du har markerat flera fakturor samtidigt. Knappen Nästa använder du då om du vill hoppa över en faktura. 12
Fakturor I fliken Fakturor hamnar de fakturor som inte kopplats till en attestant. För att få ut fakturan i attestflödet markerar du fakturan och klickar på Attest. Markera den/de attestanter som ska attestera fakturan. Har du inte knappen Bearbeta beror det på att ni inte har valt att fakturan ska vara redigerbar från fliken Fakturor. Har ni denna inställning kan du definitivregistrera en ankomstfaktura innan den skickas ut på ett flöde. Inställningen för detta gör du under fliken Generellt i administrationsdelen. Bocken tas bort och du kan då bearbeta fakturan från fliken Fakturor. Pågående I fliken Pågående ser du alla fakturor som du har ute på ett attestflöde. Här kan du göra olika sorteringar genom att klicka på tex förfallodag, då kommer programmet sortera på förfallodag. Du kan tex skriva under rubriken Förnamn och söka på en person. Du kan även dra upp en kolumnrubrik högst upp för att sortera på tex fakturadatum. Klickar du på + tecknet framför en faktura kan du se vem som har fakturan för attest. Du kan också hjälpa attestanten att godkänna eller underkänna en faktura genom att i kolumnen Status välja Godkänd eller Ej godkänd. Här måste du skriva en kommentar för att kunna spara din ändring. Finns det en kommentar från tidigare attestanter finns det en notisikon framför fakturan. När du för markören över ikonen ser du kommentaren. Har tidigare attestant kopplat ett dokument till fakturan finns det en gemikon framför fakturan. För att se det bifogade dokumentet högerklickar du på fakturan och väljer Öppna/bearbeta. 13
När fakturan ligger i fliken Pågående är det meningen att attestanterna jobbar på webben. Se manual för webbprogrammet. När attestanterna har varit ute på webben och attesterat hamnar fakturorna i fliken Godkänd alternativt Ej godkänd Godkända I fliken Godkända ligger alla fakturor som har varit ute på ett flöde och är godkända. För att definitivregistrera en ankomstfaktura markerar du fakturan och klickar på Registrera. Du får då fram fakturan och har attestanterna konterat via webben ser du deras kontering och kan bara godkänna fakturan. Du kan alltid ändra konteringen i detta skede om så behövs. Har attestanterna inte konterat fakturan gör du det nu. Det är nu du registrerar periodiseringarna och anläggningar om du använder dessa funktioner. Du ser också om attestanten har skrivit en kommentar till dig. När du tar upp fakturan ser du kommentaren i en egen ruta. Som ekonom kan du vid definitivregistrering av ankomstfakturan lägga en kommentar. Denna kommentar syns när du söker fram fakturan under Historik-Attestflöden. Du kan skicka ut fakturan på ett nytt attestflöde fast fakturan är godkänd. Du markerar fakturan och klickar på knappen Attest. Bilden med de olika attestanterna kommer fram och du väljer där vilken attestant/attestanter eller grupp som ska ha fakturan. Klicka på Spara. Om du använder definitivregistrering av leverantörsfaktura direkt kan du markera faktura/fakturorna och välja Lås upp fakturan under förutsättning att fakturan är färdig konterad och balanserar. Betalspärren försvinner då från fakturan och kan skickas för betalning. Ej godkända I fliken Ej godkänd hamnar fakturor som attestanten inte har godkänt. Här har du olika alternativ att välja på, antingen skickar du ut fakturan på ett nytt flöde genom att klicka på Attest eller makulerar du upp fakturan genom att klicka på Makulera. Fakturan finns då inte längre i Approval utan du får gå in ekonomisystemet och makulera fakturan även där. Hur du gör detta i ekonomiprogrammet finns på www.kundtorg.hogia.se Väljer du att klicka på Bearbeta kan du lägga till en kommentar och skicka ut fakturan på nytt flöde till nya attestanter. Du kan även omkontera fakturan när du klickar på Bearbeta. Det är då under förutsättning att du valt under företagsinställningarna i ekonomiprogrammet att använda en serie för rättningsverifikat. När du bearbetar fakturan finns den en knapp som heter Omkontera. Du kan då ändra konteringen och lägga till nya attestanter. Ursprungsverifikatet kommer att vändas i ett rättningsverifikat. Du får själv välja vilket datum som rättningsverifikatet ska ha. Det kommer upp en ruta där du anger verifikationsdatumet. Under utredning I fliken Under utredning ligger de fakturor där betalspärren tagits bort och det finns ett flöde på fakturan. Det kan vara så att fakturan måste betalas fast det finns flöden på fakturan som är öppna, dvs attestanterna har inte attesterat klart fakturan. Du som ekonom kan i ekonomiprogrammet under Verktyg-Registervård-Leverantörsfaktura-Ändra fakturor, ta bort betalspärren och fakturan kan då betalas. När du går in i Approval och till fliken Under utredning, ligger fakturan under denna flik. Attestanterna fortsätter att attestera sin faktura som vanligt 14
och när fakturan är slutattesterad försvinner fakturan från fliken och är då godkänd och klar. Detta gäller då bara fakturor som är definitivregistrerade, är fakturan ankomstregistrerad fungerar inte denna funktion. Fakturorna ligger bara kvar i denna flik i 180 dagar. När 180 dagar har gått och fakturan ej betalts, tas fakturan bort från fliken. Historik Det finns en historik gällande attestflödet i Approval där du kan söka dina fakturor. Där kan du se vem som har gjort vad med fakturan och vid vilken tidpunkt. Detta ligger under meny Historik-Attestflöden. Du kan som ekonom lägga till en kommentar på en redan godkänd eller ej godkänd faktura i efterhand. Högerklicka på fakturan och välj Öppna faktura. Klicka på knappen Kommentar, lägg in din kommentar och spara. Attestantförändringar Du kan under Historik-Attestantförändringar se på förändringar som är gjorda av attestanterna. Du kan söka på datum och attestanter. 15
Importerade fakturor Om du importerar fakturor kan du under Historik-Importerade filer se en historik över alla importerade filer. Om en fil t ex inte har gått att importera finns felmeddelandet att hämta här som vi då kan analysera varför importfilen inte gick att importera. Avtal Har du avtalsmodulen kan du här se historiken på dina avtal. 16
Reduceringsfaktor Har du VAT modulen kan du här se historiken på förändringarna som är gjorda på dina reduceringsfaktorer. 17
Tips Det finns ett?-tecken i alla rutor i Approval. Är?-tecknet litet och ingen text visas, klicka på?-tecknet och hjälpttexten visas. Du kan söka dina fakturor i ekonomisystem under Visa-leverantörsfaktura och få upp den grafiska bilden av fakturan. Den finns även i rapportcentralens drilldown till fakturabilden. Det gäller rapporterna reskontrajournal, resultatrapport, kontoutdrag, och huvudbok. Samt i kontoutdrag och huvudbok i projektredovisningen. Du kan även där se konteringar och kommentarer som är lagda på fakturorna. Du kan se fakturabilden i betalförslaget genom att högerklicka på fakturan. 18
Vi använder oss av snabbkommandon i Approval. När du väljer tangenten Alt kommer det en markering under orden som har ett snabbkommando. T ex Spara-Alt S och som nedan för att komma till Verktyg väljer du Alt V. För att lägga till attestanter i grundboken väljer du Alt och pil ner. Du förflyttar dig med pilarna på tangentbordet och när du vill markera en attestant klickar du på mellanslagstangenten. Läs mer om detta i dokumentet Arbeta utan mus som finns att ladda ner från www.kundtorg.hogia.se Sök på Arbeta utan mus under Frågor och svar. Behöver du mer hjälp logga in på www.kundtorg.hogia.se eller tryck på F1 i programmet för att nå hjälpen. Support: approval.support@hogia.se 19