ROT-avdrag Sedan 1 juli 2009 kan köpare dra av halva arbetskostnaden på husarbeten. Som säljare fakturerar du kunden med halva arbetskostnaden inklusive moms. Först när fakturan har blivit slutbetald kan du skicka in ansökan om begäran om utbetalning ROT-avdrag hos Skatteverket. Nya regler från Skatteverket Från och med 1 april 2015 kommer begäran om utbetalning ROT endast att kunna göras elektroniskt, alltså inte längre på papper, och själva utbetalningen görs bara till företagets eget konto. Uppgifter som antal arbetade timmar, debiterad ersättning för material samt vilken typ av arbete som har utförts finnas med. Läs mer på Skatteverkets sida. Scrollan har i sin tur gjort anpassningar i programmet efter de nya krav som ställts och kommer att finnas med från och med Scrollan version 15.1.0. Innehåll 1. Registrera Grunduppgifter... 1 2. Skapa order och registrera ROT-avdrag... 3 3. Skapa ROT-faktura... 6 4. Registrera inbetalning från kund... 7 5. Skapa ROT-rapport på fil till Skatteverket... 8 6. Inbetalning från Skatteverket... 9 7. Fakturera kunden avvisat ROT-avdrag... 11 På Kundtorget Det finns separata instruktionsdokument för hur du krediterar en ROT-faktura, söker efter en viss ROT-order samt hur du stämmer av ROT-fordran kund och ROT-fordran Skatteverket mot huvudboken. Hjälpdokumenten om ROT-avdrag ligger under Programsupport. 1. Registrera Grunduppgifter Nya Balanskonton I din kontoplan måste det finnas två balanskonton för hantering av fordran ROT-avdrag. 1513 ROT-fordran kund 1514 ROT-fordran Skatteverket Gå till Register Firma - Kontoplan Saknas konton lägger du upp nya genom att trycka F2 Ny (Använd rekommenderade kontonummer om de är lediga eller fråga din revisor.) Gå till Register Firma - Namn & adress - fliken Grunduppgifter - fliken ROT-avdrag Skriv in konto 1513 respektive konto 1514 och tryck F6 Spara. 1
Välj Register Firma - Namn & adress och fliken Kundfaktura. För att göra ROT-avdrag i Scrollan krävs att du använder Standardfaktura typ 1, 2 eller Specialfaktura 4. Det fungerar också med bank- och Plusgirofaktura. Rapporterna till Skatteverket får egna verifikationsnummer och startar med automatik med nr 1, när du skapar den första rapporten. Vill du ändra gå in på Register Firma - Namn & adress och fliken Verifikationsserier. Här anger du nästa nummer för ROT-avdrag att starta med. Konteringskoder För att kunna kreditera ROT-avdrag och hantera avvisade ROT-avdrag från Skatteverket i programmet måste du ha konteringskoder upplagda. Gå in under Register Firma - Konteringskoder Se till att nedanstående konteringskoder finns registrerade i din lista. 300 Avvisade ROT-avdrag (Används när du ska hantera avvisade ROT-avdrag) 400 Kreditering ROT-avdrag (Används om du behöver kreditera en ROT-faktura) Tryck F2 Ny för att lägga upp en ny kod. Fyll i fälten för Namn, Intäktskonto och Momsklass. Lägg upp artiklar Gå in under Prislista - Artikelregister och leta upp artikel för arbetskostnad. Benämning, tillägg ska göras för aktuell bransch. För att typ av arbete ska synas på fakturan. Artikeltyp ska vara arbetskostnad. Rotbransch ska vara angiven. Observera att om du jobbar mot flera branscher måste du ha en artikel för Arbetskostnad för respektive bransch. 2
2. Skapa order och registrera ROT-avdrag Skapa ny order och registrera orderrader Gå in under Program - Order - Registrera order - klicka på F2 Ny (följ samma rutin som för en vanlig order) Vid registrering av orderrader ska Material och Arbete registreras var för sig. Rader med Arbetskostnad måste registreras med Antal timmar och vara av Typ Arbetskostnad. (annars kan inte ROT-avdrag beräknas) Har du lämnat fast pris till kunden måste du dela upp det på 2 orderrader, material och arbete var för sig. Lägger du in manuell rad med Arbetskostnad som inte har koppling till ett artikelnummer måste du se till att du utöver Antal och Typ anger ROT-bransch (välj från listan). Uppgiften följer med till ansökan om utbetalning. Har du Arbetskostnad upplagd i din prislista hämtas bransch med automatik när artikel registreras. Registrera ROT-avdrag ROT-avdraget skapar du sedan genom att gå till menyn ROT-avdrag, se bild. a. klicka på Registrera ROT-avdrag 3
b. klicka på F2 Lägg till ROT-avdrag och svara Ja i dialogrutan som visas. Scrollan hämtar automatiskt uppgifter från orderrader för Arbetskostnad inklusive moms och Max ROTavdrag. Fältet ROT-avdrag denna order uppdateras först när du lagt upp ett ROT-avdrag. Uppgifter hämtas även för antal registrerade timmar och materialkostnad (Vvsarb/mtrl). Fälten för timmar och materialkostnad har tillkommit i nya versionen av Scrollan 15.1.x och som är anpassningar i programmet efter de nya krav som ställs vid begäran av utbetalning ROT-avdrag. Du fyller i uppgifter för den person som begär ROT-avdrag. Obligatoriska fält som måste vara ifyllda är Personnummer, Namn och Fastighet-/lägenhetsbeteckning. Personnummer- Fyll i personnummer i format ÅÅMMDDXXXX. Du kan använda en fri tjänst för att kontrollera personnumret på www.upplysning.se Fastighet-/lägenhetsbeteckning- Om du i kundregistret lagt upp fastighetsbeteckning som en Arbetsplats kan du automatiskt välja den när du klickar på pilen och expanderar listan. Alternativt fyller du i den manuellt direkt i fältet. ROT-avdrag denna order- Beloppet (som fylls i av dig) kan inte vara större än i rutan Max ROT-avdrag (du kan inte kan använda minustecken). Om det är flera personer i hushållet där ROT-avdraget ska fördelas lika så kan du med fördel lämna rutan tom. I samband med slutfakturering finns en funktion som fördelar. Bostadsrättsföreningens org. nummer- fylls i om kunden är en bostadsrättsförening Notering är frivillig och kan vara information om t.ex. utnyttjat utrymme, kontaktpersoner, hantverkare etc. För att spara ROT-avdraget klicka på F6 Spara. 4
Vill du spara uppgifter som Personnummer, fastighetsbeteckning och organisationsnummer kan du registrera det i kundregistret på kund (fliken arbetsplats). Du kan då välja från lista genom att klicka på pilen i respektive fält. Vill du lägga upp ytterligare ROT-avdrag på samma order väljer du F2 Lägg till ROT-avdrag. Behöver du ändra ett befintligt ROT-avdrag markerar du det i listan och väljer F3 Ändra ROT-avdrag. Skulle du ha glömt att registrera ROT-avdrag på en faktura så kan du alltid gå in på order i efterhand och registrera ROT-avdrag så länge order har status Slutfakturerad. Efter ändring skapar du INTE någon faktura på nytt utan går direkt till menyn Utskrift - Fakturor och skriver ut fakturan. Du kan ej ändra på en faktura om ordern är Godkänd. Faktura/order blir godkänd så fort du skrivit ut journal för kundfakturor. I orderhuvudet ser du nu med rött att det är en ROT-order. I orderlistan ser du också att det är en ROT-order (R), se bild. När fakturan är skapad återfinns även R (ROT-avdrag) i kundreskontran. 5
3. Skapa ROT-faktura Skapa Slutfaktura Välj Fakturering Skapa slutfaktura Om du ej har registrerat ROT-avdrag på din order kan du nu välja att fördela ROT-avdraget lika mellan två eller flera personnummer genom att använda funktionen F8 Fördela. Scrollan räknar då automatiskt ut ROT-avdraget för respektive personnummer. Vill du ändra eller komplettera några uppgifter på ROT-avdraget så markerar du det personnummer som ska ändras och väljer F3 Ändra. Så länge det saknas nödvändiga uppgifter syns nedanstående text och det går ej att fakturera. om ett felaktigt personnummer anges summan för ROT-avdraget är 0,00:- ROT-avdraget överstiger Max ROT-avdrag Skapa fakturan genom att klicka på F9 Skapa Slutfaktura Skriv ut fakturan Gå in under Utskrift - Fakturor och skriv ut fakturan. På fakturan framgår det vilka Namn och personnummer och belopp som ROT-avdrag gjorts. Texten Om Skatteverket hämtas från Register Firma - Namn & adress och kan där ändras om så önskas. Med de nya direktiven från Skatteverket som träder kraft 1 april 2015 ska följande information framgå på fakturan: vilken typ av arbete (att bransch anges i benämningen på arbetskostnad) antalet timmar Observera att ändrade arbetskostnader på ordern efter att du skapat slutfaktura kräver manuell ändring av rotavdraget under Registrera ROT-avdrag inne på aktuell order för att få med rätt ROT-avdrag på fakturan. 6
Skriv ut och godkänn journalen för kundfakturor Skriv ut och godkänn fakturan under Utskrift Journaler - Kundfakturor Observera att du efter utskrift inte kan ändra fakturan. Klicka på F9 Skriv ut och svara Ja för att godkänna journaler. Efter utskrift av journal kan du registrera inbetalning. 4. Registrera inbetalning från kund Inbetalning av ROT-faktura När kunden betalat fakturan gå in på Program Kundreskontra - Inbetalningar och registrera inbetalningen. Aktivera funktionen Använd dubbelklick så kan du betala fakturan genom att dubbelklicka på den. Skriv in Fakturanummer och klicka Enter så får du uppgifter om ROT-avdraget och möjlighet att registrera delbetalning. Fakturan måste vara betald till fullo för att ett ROT-avdrag skall kunna rapporteras till Skatteverket. Skriv ut och godkänn journal för Inbetalningar kundfakturor Gå in på menyn Utskrift - Journaler - Inbetalningar kundfakturor När du skriver ut och godkänner journalen, överförs fordran ROT-avdrag kund(kto1513) till ROT-avdrag fordran Skatteverket (kto1514). Detta sker bara om fakturan är slutbetald. 7
5. Skapa ROT-rapport på fil till Skatteverket Nya regler från Skatteverket- Från och med 1 april 2015 försvinner möjligheten att skicka in pappersrapport till Skatteverket för begäran om utbetalning. Begäran om utbetalning kan då enbart ske med elektronisk fil och e-legitimation. Ansökan- e-tjänsten Rot & rut För att kunna skicka en elektronisk fil krävs det att du har e-legitimation hos Skatteverket och har fyllt i och skickat in blanketten SKV 4854. Ansökan sker elektroniskt med personlig e-legitimation för behörig firmatecknare. Tänk på att blanketten ska behandlas så skicka in den i god tid och före den elektroniska filen. Skapa ROT-rapport på fil Gå in på Program Kundreskontra - ROT-avdrag - Rapport till Skatteverket Första gången filen skapas frågar Scrollan om du vill Skapa mappen där XML dokumenten/rapporten som ska skickas elektroniskt till Skatteverket sparas. (Därefter sparas rapporterna ner på samma plats varje gång du skapar en rapport.) Notera sökvägen eftersom den ska anges när du loggar in på Skatteverkets hemsida med din e-legitimation för att ange vilken rapport du vill lämna in. Tryck F2 Skapa ny rapport och svara Ja dialog fönstret. 8
I vänsterkolumnen syns den skapade rapporten och i högerkolumnen de ROT-avdrag som ingår. Stämmer ROT-avdragen på rapportraden - klicka på F8 Skapa fil I samband med att filen skapas och du får en bekräftelse så godkänns rapporten. Härefter återfinns rapporten under valet Rapporter hos Skatteverket. Sänd in fil till Skatteverket När du vill begära ansökan om utbetalning från Skatteverket så loggar du in på Skatteverkets hemsida med hjälp av din e-legitimation och följer anvisningarna där. 6. Inbetalning från Skatteverket Registrera inbetalning Gå in under Program - Kundreskontra - ROT-avdrag - Inbetalt från Skatteverket Först skickar Skatteverket besked om att en summa inbetalats på ditt konto. Sedan skickar Skatteverket en redovisning på vilka betalningar som ingår. Till vänster ser du lista på rapporter som inte är slutbetalda. Till höger ROT-avdrag som ingår i markerad rapport. Se till att du valt Konto (checkräkning) och Datum för betalningen. Registrera inbetalt belopp genom att dubbelklicka på personnumret. Vill du registrera inbetalning på hela rapporten på samma inbetalningsdatum kan du högerklicka på den och välja Betal alla. Avvisat belopp- ändra inbetalt belopp Behöver du ändra inbetalt belopp, t ex om Skatteverket avvisat en del av beloppet. Skriv in personnummer i inmatningsfältet, tryck Enter - registrera inbetalt Belopp - klicka Enter 9
Resterande ROT-avdrag ligger sen kvar i övre fönstret (ROT-avdrag rapporterade till Skatteverket) och kan vidare markeras och registreras som avvisat genom att trycka F5 Avvisat av Skatteverket Skulle Skatteverket avvisa hela ROT-beloppet markerar du personnumret och väljer F5 Avvisat av Skatteverket direkt. Klicka Ja på kontrollfrågan. När du sen stänger fönstret Inbetalningar från Skatteverket får du ännu en kontrollfråga - klicka Ja på kontrollfrågan om informationen är korrekt. Skriv ut och godkänn Gå till Utskrift - Journaler - Inbetalningar Rot avdrag och skriv ut journalen. Genom utskriften har du nu godkänt inbetalningarna från Skatteverket. 10
7. Fakturera kunden avvisat ROT-avdrag Om du inte fått fullt betalt för begärt ROT-avdrag ska restbeloppet faktureras kund. Skapa faktura Gå till Program - Kundreskontra - ROT-avdrag - Underhåll ROT-avdrag och markera alternativet ROT-avdrag som Skatteverket avvisat helt eller delvis Högerklicka på den rad du ska vidarefakturera avvisat ROT-avdrag klicka på Skapa faktura Välj F8 Mall Ange konteringskod Klicka på F9 Utför 11
Skriv ut fakturan och journal för kundfakturor 1. Gå till Utskrift Fakturor 2. Gå till Utskrift Journaler - Kundfakturor I journalen flyttas rotfordran över från Skatteverket (1514) till Kundfordringar (1510). 12