Revisionsrapport Granskning av interna kontrollen Styrelsen för Landstingsservice Landstinget Halland 2009-01-19 Anita Andersson Leif Johansson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Uppdrag...4 3 Syfte och metod...4 4 Dokumentation av rutiner...4 5 Rutiner kontanthantering m m Café Borgen...5 5.1 Dokumentation av rutiner...5 5.2 Avstämning av dagskassa...5 5.3 Försäljning och inköp...6 5.4 Säkerhet...7 6 Rutiner kontanthantering m m Restaurang Galaxen (LiH)...7 6.1 Dokumentation av rutiner...7 6.2 Avstämning av dagskassa...7 6.3 Försäljning och inköp...8 6.4 Säkerhet...8 7 Rutiner kontanthantering m m SiV:s restaurang...9 7.1 Dokumentation av rutiner...9 7.2 Avstämning av dagskassa...9 7.3 Försäljning och inköp...10 7.4 Säkerhet...10 8 Kontroll av olika rutiner...10 9 Upphandling...11
1 Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en uppföljning av tidigare gjord granskning av den interna kontrollen vid styrelsen för Landstingsservice. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att styrelsen åtgärdat huvuddelen av tidigare lämnade synpunkter på ett ändamålsenligt sätt men vi vill ändå lyfta fram ett par områden där ytterligare förbättringar kan ske: -Hanteringen av kassadifferenser redovisas visserligen separat men endast via en justerad växelkassa något som vi tycker är felaktigt. Växelkassan ska vara fix (=utkvitterat belopp) och en eventuell differens mot kassaregistret redovisas som en differens i dagskassan. -Arbetet pågår med att ta fram en rutin för hela förvaltningen när det gäller beställning, leveranskontroll och uppföljning. Vi anser att detta är angelägna rutiner i det interna kontrollarbetet och att hanteringen bör påskyndas. 3
2 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en uppföljning av tidigare gjord granskning av den interna kontrollen vid styrelsen för Landstingsservice. 3 Syfte och metod Syftet har varit att granska ifall de synpunkter som lämnades vid föregående granskningstillfälle ( 2006-08-07) har beaktats. Bedömning har skett utifrån en genomgång av olika dokument, intervjuer med ansvariga personer samt stickprovskontroller av rutinerna. 4 Dokumentation av rutiner Det är av vikt att samtliga rutiner är dokumenterade. Landstingsservice, är en certifierad organisation både avseende miljö, kvalitet och arbetsmiljö, och arbetar kontinuerligt med att uppdatera sina rutiner. Ny kommentar: Merparten av förvaltningens rutiner är dokumenterade idag, dock återstår ytterligare arbete när det gäller rutinerna för inköpen till tekniska förråden. 4
5 Rutiner kontanthantering m m Café Borgen 5.1 Dokumentation av rutiner Dokumentationen av förekommande rutiner behöver kompletteras när det gäller bl a avstämning av dagskassan, uppkomna differenser, kvittohantering och vissa säkerhetsfrågor. Samtliga förekommande rutiner i caféet är numera dokumenterade. 5.2 Avstämning av dagskassa Avstämning av dagskassa/z1-kvitto måste ske dagligen. Vidare bör all försäljning stämplas in direkt i kassaapparaten och ej i efterhand. Kassakvitto bör alltid lämnas. Differenser i dagskassan måste även redovisas separat på kassarapporten. Förvaltningen bör jämföra summan av de dagliga Z1-kvittona med det månatliga Z2-kvittot. Avstämning av dagskassa/z1-kvitto sker numera dagligen. Ett nytt kassasystem har införts och via detta kan förvaltningen avläsa Kostservice samtliga kassaterminaler och få uppgifter om bl a transaktionslistor, kassadifferenser och avstämningar. Periodavstämningar (Z2) är ej nödvändiga med det nya systemet. Kassakvitto lämnas ut, med nedan undantag. Kassadifferenser redovisas separat på kassarapporten. Förvaltningen gör avstämning av redovisad dagskassa. Caféet har begränsad bemanning och rutinen med att ha en anställd permanent placerad vid kassaapparaten för inregistrering av kontanter fungerade inte alltid. Efter beslut av förvaltningschefen återgick caféet till den tidigare rutinen med betalning i skål och inregistrering i efterhand. Möjlighet till kortbetalning finns numera men detta utnyttjas i begränsad omfattning. Hämtning av dagskassor för insättning på bank sker regelbundet. 5
5.3 Försäljning och inköp Caféets sortiment består av bl a dagens lunch samt kaffe, läsk, smörgåsar, frukt, glass m m. Dagens lunch, soppa och sallad levereras från Kostservice vid Länssjukhuset. Under perioden 2006 2008 redovisades följande försäljningsintäkter och inköpskostnader (tkr): 2006 2007 2008 Försäljning 829 909 971 -Inköpskostn -436-488 -506 Bruttovinst kr 393 421 465 Bruttovinst % 47 46 48 Caféet bör löpande inventera varulagret och följa bruttovinstens utveckling. Bruttovinsten är enligt vår bedömning något låg men detta kan ha flera orsaker exempelvis för låga priser, svinn m m. Inventering av varulager sker numera. Värdet per 2008-12-31 var 8.100:-. Bruttovinsten följs årligen. Ny kommentar: Försäljningen visar en stadig ökning under perioden. Orsaken är en ökad cateringförsäljning av pajer, smörgåsar, kaffe m m inom landstinget. Bruttovinsten har också ökat, 2005 låg den på 42%, och börjar nu närma sig en acceptabel nivå. Beställningar och mottagningsattest görs fortfarande av platsansvarig. Huvudattest utförs av avdelningschefen för Kostservice Halmstad. Rutinen fungerar inte i enlighet med god intern kontroll men under rådande omständigheter med begränsad bemanning finns ingen annan tillgänglig lösning. 6
5.4 Säkerhet Tömning av dagskassor sker veckovis till en säkerhetsbox på länssjukhuset. Kassaskåp saknas. Larm finns. Tömning av dagskassor bör ske flera gånger per vecka. Förvaring av kontanter bör ske i kassaskåp. Ett sådant kommer att införskaffas inom kort. Kassaskåp har anskaffats och tömning av dagskassor till säkerhetsbox sker löpande under veckan. 6 Rutiner kontanthantering m m Restaurang Galaxen (LiH) 6.1 Dokumentation av rutiner Dokumentationen av förekommande rutiner behöver kompletteras när det gäller uppkomna differenser. Dokumentationen är numera kompletterad. 6.2 Avstämning av dagskassa Differenser i dagskassan måste redovisas separat på kassarapporten. Vidare bör förvaltningen jämföra summan av de dagliga Z1-kvittona med det månatliga Z2-kvittot. 7
Förvaltningen bör undersöka möjligheten att införa betalning via kortterminal. Enligt uppgift pågår diskussioner med länssjukhuset om införandet av kortterminal. Kvittens på restaurangens växelkassa saknas. Förvaltningen bör åtgärda detta. Differenser redovisas separat på kassarapporten. Kortterminal har införts. Kvittens på restaurangens växelkassa finns numera. Ny kommentar: Differenser redovisas visserligen separat men endast via en justerad växelkassa något som vi tycker är felaktigt. Växelkassan ska vara fix (=utkvitterat belopp) och en eventuell differens mot kassaregistret redovisas som en differens i dagskassan. 6.3 Försäljning och inköp Restaurangen bör inventera varulagret 1-2 gånger per år. Den interna kontrollen av beställning, mottagning och attest av varor är uppbyggd på ett ändamålsenligt sätt. Inventering sker en gång per år, vid årsskiftet. Prissättningen av lagervärdet var inte helt klar vid vårt besök (2009-01-14) men beräknas uppgå till ca 300 tkr. 6.4 Säkerhet Tömning av dagskassor sker ett par gånger per vecka till en säkerhetsbox på länssjukhuset. Kassaskåp och larm finns. Vi bedömer att restaurangen har ändamålsenliga rutiner när det gäller säkerhet och för avlämnande av dagskassor, men att antalet tömningar till säkerhetsbox bör utökas. 8
Antalet tömningar av dagskassorna har utökats till tre gånger per vecka. 7 Rutiner kontanthantering m m SiV:s restaurang 7.1 Dokumentation av rutiner Dokumentation av förekommande kassarutiner ska finnas. Samtliga förekommande kassarutiner är numera dokumenterade. 7.2 Avstämning av dagskassa Tydliga anvisningar för hur differenser ska hanteras ska ingå i rutinbeskrivningarna. Förvaltningen bör undersöka möjligheten att införa betalning via kortterminal. Enligt uppgift pågår diskussioner med sjukhuset om införandet av kortterminal. Kvittens på både restaurangens och restaurangkökets växelkassa saknas. Förvaltningen bör åtgärda detta. Differenser redovisas separat på kassarapporten. Kortterminal har införts. Kvittens på restaurangens växelkassa finns numera. Ny kommentar: Kassadifferenser hanteras på samma sätt som på Restaurang Galaxen (LiH). Differenser redovisas visserligen separat men endast via en justerad växelkassa något som vi tycker är 9
felaktigt. Växelkassan ska vara fix (=utkvitterat belopp) och en eventuell differens mot kassaregistret redovisas som en differens i dagskassan. 7.3 Försäljning och inköp Restaurangkökets varulager bör inventeras 1-2 gånger per år. Dokumenterade anvisningar för inventering bör upprättas. För att uppnå en god intern kontroll ska beställningar, mottagning av varor/leveransgodkännande samt huvudattest i möjligaste mån utföras av olika personer. Mottagande av varor bör signeras på följesedel. Inventering sker en gång per år. Förtryckta blanketter används. Det förekommer fortfarande att samma person är både beställare och mottagare av ankommande varor. Eftersom det finns fler anställda i köket bör det inte vara några svårigheter att åtgärda denna punkt. 7.4 Säkerhet Vi bedömer att restaurangen har ändamålsenliga rutiner när det gäller säkerhet och avlämnande av dagskassor. 8 Kontroll av olika rutiner När det gäller vissa rutiner inom Teknisk service lämnades vid förra granskningstillfället synpunkter framförallt när det gällde inköpen till de tekniska förråden (Landlord) samt rutinerna för körjournaler och uppföljning av drivmedelskostnaderna. Nedan redogörs för vidtagna åtgärder: 10
Inköp till tekniska förråd Inom förvaltningen pågår ett arbete med att ta fram gemensamma rutiner för de tekniska förråden. För närvarande pågår en översyn för att kvalitetssäkra och uppdatera rutiner för inköp och hantering av tekniska förrådet i Halmstad. Förvaltningen har upprättat en beställarförteckning där respektive medarbetare som har behörighet att beställa varor/tjänster finns angiven. En rutin för beställning, leveranskontroll och uppföljning är under framtagande och kommer att gälla för hela förvaltningen. Körjournaler och uppföljning av drivmedelskostnader I förvaltningens fordon finns det körjournaler som fylls i efter varje körning. Varje fordon har utrustats med ett fordonskopplat tankkort hos Statoil. Den anställde får betala med korten i kassan och legitimera sig. Korten berättigar till inköp av bränsle, olja, spolarvätska etc. Kvittona sparas för att sedan användas vid avstämning av fakturan. I ekonomisystemet finns varje fordon registrerat som objekt och vid varje händelse som avser fordonet så ska objektet anges (t ex drivmedel, skatt, försäkring, reparationer). Det upprättas även en sammanställning över hur många mil respektive fordon har körts samt hur mycket drivmedel som förbrukas per månad och vad den genomsnittliga månatliga förbrukningen uppgår till. 9 Upphandling Vid föregående granskningstillfälle höll Länssjukhuset på med en egen upphandling av bevakningstjänster. Oklarhet rådde om ansvaret för upphandling av bevaknings/säkerhetstjänster inom landstinget. Vidare hade Teknisk service i Halmstad tecknat eget avtal med Storel och Ahlsell om inköp av el- och vvs-material. Vår kommentar vid detta tillfälle var att upphandling av olika tjänster och varor i möjligaste mån skulle samordnas för hela landstinget. Vi hade även observerat att information om gällande avtal inte alltid nådde ut till verksamheten. Förvaltningen uppger att man samarbetar med och anlitar landstingsupphandlingen när det gäller upphandling av olika tjänster och varor. I den interna kontrollplanen finns kontrollmoment att undersöka att LOU efterlevs. 11
Ny kommentar: Förvaltningsorganisationen har ändrats och basenheterna kost, städ och teknisk service är organiserade i två områden, Norra Halland och Södra Halland, med var sin områdeschef. Sedan finns dessutom basenheterna telefoni och logistik som är länsövergripande. Vår uppfattning är att samordningen och informationen när det gäller tecknade avtal kan förbättras ytterligare. 12