Instruktioner till FLEX reseräkning 1. Deadline för inlämning och attestering av reseräkning är den 6:e i månaden. a) Infaller den 6:e på en helg ska reseräkningen vara inkommen till Löneavdelningen och vara attesterad som senast vardagen innan helgen. b) Reseräkningar som inte är inkomna och attesterade den 6:e i månaden blir utbetalda först månaden efter, förutsatt att reseräkningen är enligt standard (se instruktioner längre ner i dokumentet). 2. Namn, företag och reseräkningsnummer ska alltid skickas tillsammans med kvitton. 3. Kontrollera att momsen i FLEX stämmer med kvittot. 4. Det finns nu fler tidkoder att välja på i FLEX. Koden Övrigt ska användas så lite som möjlig. a) Reseräkningar som har utlägg inlagda på koden Övrigt, trots att det finns en befintlig kod, kommer att avmarkeras som klar och skickas tillbaka till den anställde för att göras om. Detta innebär att chefen måste attestera reseräkningen igen innan den kan bli utbetald. 5. Friskvårdsbidraget ska nu läggas in på reseräkningen, (se instruktioner längre ner i dokumentet) Information om vad som måste finnas med på utläggskvitton För att ditt företag ska få rätt att göra avdrag för momsen måste kvittot innehålla: Namn på företaget Svenskt organisationsnummer Datum för köp Vad som köpts Momssats Vad är inte moms: Flygskatt är inte moms Reklamskatt är inte moms Moms om det står på danska eller norska kvitton är inte moms i Sverige, precis som för alla utländska kvitton.
Friskvårdsbidrag Lägg alltid in hela beloppet som står på kvittot på reseräkningen, avstämning för godkänt belopp görs av lönesystemet. Friskvårdsbidrag godkänns för motion av enklare sort och innebär fysisk träning. För godkända aktiviteter se skatteverkets hemsida. http://www.skatteverket.se/privat/skatter/arbeteinkomst/formaner/personalvar d/motionannanfriskvard.4.18e1b10334ebe8bc80004376.html?posid=1&sv.sea rch.query.allwords=motion Information på kvittot för friskvårdsbidrag Kvitton som överstiger 2000kr ska innehålla uppgifter enligt momslagen ( se http://www.gs1.se/global/documents/esap%20generell/pm_at616_040615.pdf). Det innebär att kvittot/fakturan innehåller fler obligatoriska uppgifter än på de kvitton som är under 2000kr. Kvitton som inte överstiger 2000kr måste följande uppgifter finnas: Datum för utfärdandet. Identifiering av säljaren Identifiering av köparen Identifiering av vad som har levererats eller tillhandahållits. Momsbeloppet eller uppgift så att detta kan beräknas. Standard för reseräkning Nedan följer en standard på hur reseräkningen ska se ut vid inlämnande till Löneavdelningen. Det finns även kommentarer på de flesta bilder om vad ni ska tänka på gällande kvitton.
Denna sida eller annan tydlig avsändarinformation ska alltid skickas tillsammans med era kvitton. Här i kanten ser ni radnumret som ni ska referera till på kvittot. På representation måste ni alltid ange syfte till representationen, namn, företag och befattning på de som ni representerat. Det samma gäller när man köpt fika.
Högst upp på kvittot anger ni radnumret som kvittot har på er reseräkning. Är det en representation skriver ni ett R framför numret. Datum ska anges i reseräkningen Är det både logi och representation på samma kvitto ska detta delas upp och läggas in under rätt flik. Logi = Utlägg/avdrag fliken Mat och Dryck = Representations fliken OBS! Momsen får aldrig överstiga summan som står på kvittot. Extra noga att kolla momsen om man delar upp kvittot på olika koder. Moms för logi är 12%, frukosten i Sverige är alltid inkluderat i priset för logi men momsen är 25% för frukost.
Originalkvitto Kontokortslip Kontokortslipen är inget giltigt kvitto. För att utlägget ska bli utbetalt krävs att originalkvittot finns med. Det är momsen på originalkvittot som ska anges på reseräkningen. Har man lämnat dricks eller betalat garderob på representation ska detta specificeras på din reseräkning i fältet Ej avdr (dricks o dyl) Det är totaltsumman inkl dricks/garderob som ska anges på totalsumman på reseräkningen.
Alla kvitton ska vara ordentligt uppsatta på ett A4 så att alla kvitton är synliga Kvittot ska vara numrerat med radnumret på reseräkningen.
Har ni ett kvitto på logi och garage behöver ni inte separera detta på olika utläggskoder
Fika som man köper och bjuder exempelvis kund räknas som representation. Kvittot ska därför läggas in på fliken Representation och deltagare ska finnas specificerade.