Handledning för Menigo EDI

Handledning för Menigo EDI ESAP20.1 v1.5 Expert Systems 2011 Expert Systems kundtjänst:

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 2 av 34 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning... 4 2. Affärsprocessbeskrivning... 4 2.1 Affärsprocessbeskrivning EDI-flöde (ROS ESAP 20.1-light)... 4 2.1.1 Processbeskrivning... 4 2.1.1.1 Order... 4 2.1.1.2 Orderbekräftelse... 4 2.1.1.3 Faktura... 4 2.1.1.4 Öresavrundning... 5 3. Handledning... 5 3.1 Introduktion... 5 3.1.1 Inloggning... 5 3.2 Artiklar... 5 3.2.1 Uppdatera artiklar... 5 3.2.1.1 Viktig information om enheter vid handel med flera partners... 5 3.2.1.2 Transportemballage (SRS-back)... 6 3.2.2 Lista artiklar... 10 3.3 Partners... 10 3.3.1 Uppdatera partners... 10 3.3.2 Lista partners... 11 3.4 Adresser... 12 3.4.1 Uppdatera adresser... 12 3.4.2 Lista adresser... 12 3.5 Kontakter... 12 3.6 Ramavtal... 12 3.6.1 Uppdatera ramavtal... 12 3.6.1.1 Lista ramavtal... 14 3.7 Order... 15 3.7.1 Uppdatera order... 15 3.7.1.1 Avvikelser... 18 3.7.2 Lista order... 19 3.8 Plocklista... 20 3.8.1 Plocklista... 20 3.9 Skapa palletiketter... 20 3.9.1 Skapa palletiketter för enstaka order... 20 3.9.2 Skapa palletiketter per artikel... 23 3.9.3 Lista palletiketter... 24 3.9.4 Eget SSCC nummer... 25 3.10 Utleverans... 25 3.10.1.1 Pantartiklar på utleverans... 27 3.10.2 Lista utleverans... 28 3.11 Faktura... 28 3.11.1 Uppdatera fakturor... 28 3.11.2 Kreditfaktura... 31 3.11.3 Returer... 34 3.11.4 Lista Fakturor... 34 3.11.5 Lista Faktureringsstatistik... 34

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 3 av 34

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 4 av 34 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder vid handel mot Menigo 2. Affärsprocessbeskrivning 2.1 Affärsprocessbeskrivning EDI-flöde (ROS ESAP 20.1-light) Detta flöde innehåller: order, orderbekräftelse och faktura baserat på ramverket ESAP 20.1 v1.5. 2.1.1 Processbeskrivning Artikelinformation Order Orderbekräftelse Etikettering Leverans LEVERANTÖR Faktura KÖPARE Meddelande från Leverantör/Exder Meddelande från Köpare Fysiskt moment 2.1.1.1 Order Ordern är alltid av typen en-leverans. Ordern innehåller ramavtalsreferens. Viktartiklar beställs i KG och faktureras i KG. Styckvaror beställs i ST och faktureras i ST. Manuell order används inte 2.1.1.2 Orderbekräftelse Om en order inte kan levereras alls sätts 0 i antal på alla rader i orderbekräftelsen. I undantagsfall kan det ske att Menigo kontaktar leverantören och ber dem öka eller minska antalet på en rad. Leveransdatum får endast ändras på order då order ej kan levereras. Det datum som sätts är en indikation till Menigo vilket datum som varorna kan vara dem tillhanda om de lägger ny order. Det är inte tillåtet att ersätta en artikel på ordern med ett annat artikelnummer. 2.1.1.3 Faktura Faktura och order är i förhållandet 1:1.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 5 av 34 Referens till följesedelsnummer ska anges på fakturan. Fakturans radnummer ska överensstämma med orderbekräftelsens radnummer. Antalet artiklar på varje rad ska överensstämma med antalen i orderbekräftelsen. 2.1.1.4 Öresavrundning Öresavrundning används ej i detta flöde. 3. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. Handledningen beskriver hur ni som leverantör gör i Exder i detta affärsflöde. 3.1 Introduktion 3.1.1 Inloggning Inloggning i Exder sker på www.expertsystems.se med ert användarnamn och lösenord. 3.2 Artiklar För att era artiklar skall kunna användas i handel behöver de finnas i Exder. Utöver detta behöver dessa artiklar även kommuniceras till Menigo som Artikelinformation (tidigare kallat varucertifikat). GTIN är obligatoriskt på samtliga artiklar. 3.2.1 Uppdatera artiklar Vid uppstart kommer en import att göras av era befintliga artiklar och priser och ett Ramavtal kommer skapas utifrån dessa. Dock ska artikelinformation sändas Menigo så snart som möjligt efter driftsättning (dvs efter att första EDI-fakturan är skickad). För mer information om hur ni skapar och sänder Artikelinformation se vår handledning för Artikelinformation. Notera att ni måste sända Artikelinformationen till den specifika partner som finns upplagd för just mottagning av Artikelinformation. 3.2.1.1 Viktig information om enheter vid handel med flera partners Då affärsavtal kan skilja sig åt mellan olika köpare och leverantörer är det i detta flöde möjligt att ta emot order i både en artikels enhet och dess orderenhet. Detta möjliggör att ni tar emot order från en köpare som exempelvis beställer i styck men vill faktureras i kilogram. Menigo vill dock beställa och få fakturan i samma enhet. Enheten som används på fakturan styrs av artikelns basenhet. Så om ni enligt ovan exempel vill ha möjlighet att ta emot order i både styck och kilo för en artikel men fakturera den i kilo, skall ni ställa in enheterna för er artikel enligt nedan.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 6 av 34 Här följer en tabell som kan göra det lite lättare att bestämma hur ni bör ställa in era artiklar: Artikelns Enhet: Artikelns Orderenhet: Artikeln är då möjlig att beställa i: Enhet som artikeln får på fakturan: ST ST ST ST KG KG KG KG KG ST KG eller ST KG ST KG KG eller ST ST 3.2.1.2 Transportemballage (SRS-back) Alla typer av returartiklar som ingår i SRS-systemet kan användas. För att använda er av dessa måste ni lägga upp dem på rätt sätt i Exder. För att skapa en SRS-artikel gå till Artiklar Uppdatera artiklar.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 7 av 34 Skapa en artikel enligt exemplet ovan. Artikelnummer och beskrivning får ni givetvis välja själv, sätt artikelnivån till Mellannivå och var noga med att artikeltypen skall vara Pantavgift. Kontrollera att enheterna är satta till st och gå sedan vidare till fliken Pris.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 8 av 34 Välj korrekt moms för artikeln, många SRS-artiklar är momsfria men inte alla. Som Försäljningspris kan ni sätta priset för artikeln för att underlätta senare (det är dock inte ett obligatoriskt värde). Gå sedan till fliken Varucertifikat.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 9 av 34 Här måste ni koppla er artikel till korrekt Pantkod, i vårt exempel SRS hellåda. Ni kan enkelt välja mellan de tillgängliga koderna genom att klicka på ikonen till höger om fältet. Klicka sedan Spara för att spara artikeln, den är nu klar att användas. För att använda den har ni två alternativ. Antingen lägger ni helt enkelt till en rad på er utleverans med artikeln och fyller i hur många som användes. Vill ni i stället ha detta gjort automatiskt fyller ni helt enkelt i motsvarande pantkod på de artiklar som använder sig av förpackningen i artikelregistret. Kryssa sedan i rutan Lägg till pantartiklar på utleverans under partneregenskaperna för er partner. Då läggs det automatiskt till en rad med korrekt pantartikel på utleveranser mot denna partner där det ingår artiklar som ni angett en pantkod för. Det kan se ut som exemplet nedan.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 10 av 34 3.2.2 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 3.3 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 3.3.1 Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners kan ni redigera befintliga eller lägga upp nya partner. Vid uppstart kommer Menigo att vara för inlagt som två stycken partner. En partner kommer ni att använda vid er normala handel och en partner finns specifikt för sändande av Artikelinformation.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 11 av 34 Exempel på hur er partner kan se ut. 3.3.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. Här ser ni att Menigo finns upplagt som två separata partner, en för vanlig handel och en som finns specifikt för sändning av Artikelinformation. När ni skall sända Artikelinformation till Menigo är det därför viktigt att ni sänder den till rätt partner.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 12 av 34 3.4 Adresser 3.4.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här ska alla adresser som ni använder finnas. Menigos adresser importeras automatiskt in i Exder vilket gör att ni som användare inte skall behöva underhålla adressregistret. Exempel på en upplagd adress. 3.4.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.5 Kontakter Kontakter är ett sätt för er att spara kontaktinformation till olika personer i Exder. Det är inte något som specifikt används i detta flöde men om ni vill veta mer om det kan ni läsa om dem i Introduktion till Exder. 3.6 Ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner, i ert fall Menigo. I ett ramavtal kan ni ange olika typer av priser, de pristyper som är aktuella här är listpris och kontraktspris. Ramavtalets pris gäller vid önskat leveransdatum om ej annat överenskommit (ställs in under Uppdatera Partner). Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. På fliken Huvudinformation ser ni ramavtalets giltighetsdatum samt Ramavtalsreferensen = Referens till Avtal = Avtals-ID. Vid uppstart kommer ett ramavtal redan att finnas med era befintliga artiklar och dess nuvarande priser. Observera att eventuella prisjusteringar sker manuellt i ramavtalet efter kontakt med Menigo. 3.6.1 Uppdatera ramavtal För att granska eller justera ert ramavtal går ni till Artiklar Pris Uppdatera ramavtal och öppnar ert ramavtal mot Menigo.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 13 av 34 Här ser vi ett exempel på hur ert ramavtal kan se ut. Fliken Avgifter och rabatter används inte i detta flöde så ni kan ignorera den. Vi går istället till fliken Radinformation. Här ser vi våra artiklar i listan nedtill. Vi kan nu lägga till en ny artikel genom att fylla i artikelnumret i fältet Artikel. Om artikeln redan finns i ramavtalet hämtas den upp för editering istället.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 14 av 34 Här har vi en artikel och vi ser de två pristyperna som artikeln har i ramavtalet (endast kontraktspris är obligatoriskt). Notera att det är kontraktspriset som används vid handel mot Menigo. Detta pris är generellt ett nettopris men i undantagsfall kan vissa rabatter faktureras separat, detta sker dock inte via Exder. Stafflade priser används ej. Om ni behöver justera ett pris är det här ni gör det, ändra kontraktspriset till det nya priset och klicka på knappen Spara upptill på sidan. Någon ny prislista behöver ej sändas elektroniskt. 3.6.1.1 Lista ramavtal Under menyvalet Artiklar Pris Uppdatera ramavtal kan ni lista era ramavtal med olika urval. Exempel på sådan lista, med endast ett ramavtal.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 15 av 34 3.7 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. 3.7.1 Uppdatera order När en order kommit in kan ni enkelt se och behandla den genom att använda er av statuslistan. Välj menyn Försäljning Statuslista eller klicka på ikonen i snabbmenyn för att ta emot era beställningar. Här kan ni via urval snabbt få fram de order som behöver behandlas och se hur långt i behandlingen ni kommit. För att behandla en order klickar ni helt enkelt på ordernumret i kolumnen till vänster. Alternativt kan ni gå in via Försäljning Uppdatera order, ikonen i snabbmenyn. I rutinen Uppdatera order kan ni då klicka på sök-knappen till höger om fältet som bilden ovan visar. I söklistan ovan ser vi att det har kommit in en order i Exder. Vi väljer order genom att klicka på ordernumret. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Observera att den här söklistan endast visar de order som är öppna och som ska behandlas. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 16 av 34 Oavsett hur ni tar fram er order kommer ni till skärmen ovan där orderinformationen visas. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Ni kan här också se Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta köparen. Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Till exempel orderns leveransadress.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 17 av 34 Vi går sedan vidare till fliken Radinformation.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 18 av 34 Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från det ramavtal som är upplagt mot er partner. Ni kan även se momskoden och leveransdatum När ni vill acceptera er order klickar ni på. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper/pdf klickar ni på länken Skriv ut. 3.7.1.1 Avvikelser Alla rader på en order skall levereras fullt ut eller inte alls. Om ni ej kan leverera en rad sätter ni antalet på raden till 0. Om ni ej kan leverera något av ordern sätter ni samtliga rader till 0, ni måste då även ändra det bekräftade leveransdatumen till det datum Menigo kan få leveransen om de lägger en ny order.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 19 av 34 Här ser ni samma order som tidigare men med antalen satta till 0 och datumen satta till det framtida datum då Menigo kan få leveransen om de lägger en ny order. 3.7.2 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. Exempel på en enkel lista.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 20 av 34 3.8 Plocklista 3.8.1 Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 3.9 Skapa palletiketter Palletiketterna följer GS1 128 standarden. Palletiketterna används för att få ett effektivt logistikflöde. Varje palletikett har ett unikt SSCC nummer samt tilläggsinformation om pallens innehåll. I Exder är det vanligaste sättet att skapa palletiketter att skapa etiketterna först när order anlänt, ni använder er då av rutinen Skapa palletikett för enstaka order 3.9.1 Skapa palletiketter för enstaka order Gå till menyvalet Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter för enstaka order för att skriva ut palletiketter. Fördelen med denna rutin är att palletiketterna kopplas direkt till rätt utleverans. Till varje utleveransrad kopplas en eller flera palletiketter. En palletikett har alltid ett unik SSCC nummer. Ni gör enligt nedan för att skapa en palletikett från en enstaka order. Börja med att fylla i önskade defaultvärden. Dessa kommer att kopieras ner på alla palletiketter så att ni slipper ange dessa igen. Fyll i: Förpackningsdatum: Här anger ni förpackningsdatumet för varorna. Bäst-före-datum: Här anger ni om varorna har något bäst före datum. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Fältet ska alltid fyllas i. Lastbärare: Här anger ni lastbärare helpall. Etikett-kopior: Här anger ni hur många kopior av etiketterna ni vill ska skrivas ut. När ni har fyllt i dessa defaultvärden så anger ni ordernumret. Defaultvärdena kommer att kopieras ut till alla era palletiketter.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 21 av 34 I exemplet ovan anger vi ordernummer 5. Den innehåller artikelrader och till dessa rader vill vi skapa utleveransrader. Det gör vi genom att klicka på knappen Ny rad. Genom att klicka på knappen Ny rad så talar ni om att ni vill ha en palletikett med eget SSCC nummer. Defaultvärderna kopieras ner och ni kan per palletikett lägga till eller ta bort information efter behov. Om ni önskar skapa flera palletiketter på någon utleveransrad så klickar ni på Ny rad igen, såsom vi gjort på första raden i exemplet ovan. Om totalt antal i förpackning skiljer sig ifrån bekräftat antal kommer Exder att varna. Vi klickar sedan på OK. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer normalt en filhämtningsruta upp när ni klickar. Fördelen med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 22 av 34 I äldre webläsare kommer oftast den här typen av dialogruta. I nyare webläsare visas oftast bara ett notifieringsfält som ovan. Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 23 av 34 3.9.2 Skapa palletiketter per artikel Om ni packar pallarna för utleverans och lagerför dessa innan ni fått in en order på varan, så kan ni skapa palletiketter i förväg för dessa pallar. Det gör ni på följande sätt. Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter. Listtyp: Här väljer ni om ni vill skapa Palletikett för dagligvaror. Artikel: Ange den artikel som pallen innehåller. Antal i förpackning: Antal förpackningar ni har på pallen. Nettovikt: Här anger ni om ni önskar nettovikten för pallen. Bruttovikt: Här anger ni om ni önskar bruttovikten för varan inkl. emballage och ev. lastbärare. Avses endast för expopall samt för toppartikel. Förpackningsdatum: Här anger ni ert förpackningsdatum Total hållbarhet: Detta fält följer med när du anger vilken artikel pallen innehåller. Hållbarheten anger ni under Uppdatera artiklar under fliken Allmänt. Bäst-före-datum: Här anger ni bäst-före-datum för artikeln. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Lastbärare: Här kan ni välja vilken typ av lastbärare etiketten ska sitta på, oftast helpall men kontrollera med din köpare för korrekt information. Antal nya etiketter: Antal etiketter som ska skapas. Etikett-kopior: Antal kopior ni behöver av varje etikett. Vanligtvis två stycken då ni fäster varsin etikett på kort och långsidan av pallen. När ni har fyllt i alla värden och vill skriva ut etiketterna klickar ni på. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 24 av 34 För att skriva ut etiketterna klickar ni på Öppna och sedan väljer ni skriv ut. Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. Kom ihåg att när ni sedan skapar utleveransen så behöver ni koppla palletiketterna till utleveransraderna. 3.9.3 Lista palletiketter Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Lista palletiketter när ni vill göra en lista på de etiketter ni har skapat i Exder.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 25 av 34 Ni kan göra urval på listtyp, kolliidentitet, artikel, batchnummer, förpackningsdatum och lastbärare. När ni fyllt i de urval ni vill göra listan baserad på klickar ni på. Genom att klicka på kolliidentiteten (SSCC) så kan ni skriva ut den. Klickar ni på radera så kan ni radera en palletikett. Observera att när utleveransen är slutförd så kommer tillhörande etiketter att försvinna ifrån den här listan. 3.9.4 Eget SSCC nummer För er som inte gör palletiketter i Exder måste ni i leveransaviseringen skicka med ert SSCC nummer så att Menigo får det, tillsammans med övrig vital information som finns på etiketten. Klicka på knappen. Nu öppnar sig fältet för kolliidentitet. Ställ markören i Kolliidentitetsfältet och använd er streckkodsläsare för att läsa in SSCC koden, eller skriv in den manuellt. Eftersom övriga uppgifter inte finns lagrat som exempelvis lastbärare eller nettovikt behöver ni även mata in dessa manuellt. 3.10 Utleverans Utleveransen skapas från ordern i samband med att ni skapar palletiketter. Enklaste sättet att komma till utleveransen är att åter igen gå till statuslistan via ikonen.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 26 av 34 Om ni öppnar statuslistan efter att ni skapat era palletiketter, ser ni att den nu har uppdaterat så att orderstatusen är slutförd och att även en utlevrans har skapats. Klicka på uteveransnumret för att komme till den. Ni kan även gå via menyvalet Försäljning Uppdatera utleverans, eller ikonen i snabbmenyn och sedan fylla i utleveransnumret. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder. Oavsett metod kommer ni till själva utleveransen. I vårt exempel har den fått nummer 196. Här beskrivs hur mycket ni har levererat till köparen. Det är även möjligt att justera utleveransdatum och ankomstdatum. När ni är färdig slutför ni utleveransen. När utleveransen är slutförd skriver ni ut följesedeln via länken Skriv ut som dyker upp när ni slutfört utleveransen. Följesedeln bipackas sedan med godset.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 27 av 34 Er följesedel kan då se ut enligt ovan. 3.10.1.1 Pantartiklar på utleverans Om ni har med pantartiklar (exempelvis SRS-artiklar) på er utleverans måste de läggas till antingen manuellt genom att helt enkelt klicka på ikonen och lägga till dem på en egen rad. Alternativt kan ni lägga till pantartikelns pantkod på själva artikeln och sedan bocka i Lägg till pantartiklar på utleverans som ni finner under partnerinställningarna för den aktuella partnern på fliken Övrigt.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 28 av 34 Exempel på en utleverans med pantartiklar. 3.10.2 Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 3.11 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Varje utleverans motsvarar alltid en faktura. 3.11.1 Uppdatera fakturor Ni kan nu återigen använda er av statuslistan för att enkelt komma vidare. Vi kan se att ordern fått status slutlevererad nu när vår utleverans slutförd och att vi istället fått en länk för att skapa en faktura. Klicka på den för att skapa er faktura. Alternativt kan ni använda er av menyvalet Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor, ikonen snabbmenyn. i

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 29 av 34 I så fall väljer ni först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret. Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från order och söker fram de order som vi kan fakturera. I exemplet ovan kan vi se att det finns en order med tillhörande utleverans att fakturera. Klicka på ordernumret för att välja det.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 30 av 34 Oavsett metod kommer ni sedan till bilden ovan, faktura 156 har skapats. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 31 av 34 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. Vi ser bl.a. att av artikel 0001-T ska vi fakturera 16 st till à-priset 4000 kr. Beloppet på raden visas i fältet till 64000 kr. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni endast spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att sända fakturan till köparen. När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan öppnas då som en PDF. Er faktura kan då se ut så här. 3.11.2 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare skickad faktura. Fyll i fakturanumret till den faktura ni vill kreditera eller använd sökfunktionen för att söka fram den på vanligt vis. Välj också en anledning till krediteringen, de tillgängliga anledningarna är Samtliga anledningar kan användas utom Retur, då returer hanteras manuellt. Klicka sedan på.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 32 av 34 Vi har här valt att kreditera den faktura vi nyss skickade så vi har fyllt i fakturanummer 156 och klickat ok. Ni kan se fakturanumret till fakturan som krediteras uppe till höger på skärmen.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 33 av 34 Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Ta bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera-rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. I vårt exempel vill vi kreditera 8 stycken av artikel 0001-T, men vi vill inte kreditera artikel 1008. Vi justerar därför värdena. Ni ser att rad ett är gråmarkerad i och med att vi bockat i rutan Radera ute till höger, den kommer då inte att sändas med i kreditfakturan. På rad två har vi ändrat antalet från -16 till -8 då vi endast vill kreditera hälften av de levererade antalet. Beloppet nere till höger uppdateras i takt med de ändringar vi gör. När ni är färdig klickar ni på knappen för att skicka iväg kreditfakturan. Ni kan öppna och skriva ut även kreditfakturor som en PDF med länken Skriv ut som blir synlig nere till vänster när ni sparat eller slutfört kreditfakturan.

Senast Uppdaterad: 11-10-03 Exder Menigo EDI ESAP 20.1 Sida 34 av 34 I vårt exempel ser då kreditfakturan ut så här. 3.11.3 Returer Returer hanteras manuellt efter kontakt med Menigo. 3.11.4 Lista Fakturor Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor. 3.11.5 Lista Faktureringsstatistik För att ta fram er statistik går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista faktureringsstatistik.