INEXCHANGE FAKTURASKRIVARE
MENY 3 Kom igång 3 Introduktion 4 Aktivera tjänst 5 Installation av fakturaskrivaren 6 Överför exempelfakturor 7 Granska och godkänn exempelfakturorna 8 Skicka dina fakturor 8 Överför dina fakturor 9 Välj leveranssätt och mottagare 10 Kontrollera, åtgärda och skicka faktura 12 Läs mer 12 Spara kvittens och hitta dina skickade fakturor 13 Skrivarinställningar 14 Portooptimering 15 Påminnelse & Inkasso 16 Mitt konto 17 Ditt hjälpcenter TILL HJÄLPCENTER TILL WEBBPLATSEN LOGGA IN INEXCHANGE NETWORK
Kom igång Introduktion Genom att använda tjänsten InExchange Fakturaskrivare förenklar du hanteringen av dina fakturor. Du behöver inte längre manuellt skriva ut, vika och kuvertera fakturor. Med denna tjänst når du alla dina kunder - du får alltså tillgång till en helhetslösning och kan välja mellan tre olika leveranssätt; e-faktura, PDF-faktura via e-post och pappersfaktura. Det enda du behöver göra annorlunda vid utskrift av dina fakturor är att du väljer den virtuella fakturaskrivaren istället för din vanliga skrivare. Det går även att automatiskt få en kopia utskriven till din vanliga skrivare. 3
Aktivera tjänst InExchange Fakturaskrivare Klicka här för att ansluta dig till InExchange nätverk och för att först skapa ett gratis InExchange Web Bas-konto. Uppgradera sedan kontot till InExchange Fakturaskrivare genom att klicka på Uppgradera A > Välj InExchange Fakturaskrivare A B och klicka sedan på Uppgradera -knappen AC. A AB AC Du är givetvis även välkommen att kontakta oss för att beställa tjänsten. Vi aktiverar då ett konto åt dig och skickar dina inloggningsuppgifter med mera till dig via e-post. 4
Installation av fakturaskrivaren Installation 1. För att installera InExchange Fakturaskrivare, klicka här. Vi väljer automatiskt rätt version åt dig, klicka bara på knappen Hämta efter det att du har loggat in. Om du saknar användaruppgifter går du tillbaka till steget Aktivera tjänst på föregående sida. 2. Kör filen och följ instruktionerna på skärmen. 3. När installationen är slutförd, starta ditt affärssystem. Du är nu redo att skicka fakturor genom att skriva ut till InExchange Fakturaskrivare. Om det är första gången du använder programmet, behöver du överföra exempelfakturor via fakturaskrivaren innan du kan börja fakturera dina kunder. 5
Överför exempelfakturor Exempelfakturor Innan du kan börja skicka fakturor till dina kunder via InExchange Fakturaskrivare behöver vi be dig ta fram en komplett uppsättning exempelfakturor. Det är viktigt att det är originalfakturor och att din vanliga fakturamall används. Dessa fakturor kommer inte att skickas vidare till mottagaren. Vanliga fakturor Faktura (ensidig och flersidig) Faktura med avgifter och rabatter Kreditfaktura (ensidig och flersidig) Faktura med öresavrundning Fakturakopia (ignoreras av InExchange) Faktura med olika momssatser Du behöver endast skicka in exempel på ovanstående utseende om det används. Om ni till exempel aldrig har flersidiga fakturor behöver ni självklart inte skicka sådana exempelfakturor. Överföring av exempelfakturor 1. Starta ditt affärssystem och välj ut de fakturor som du vill överföra till oss som exempelfakturor (du kan med fördel använda dig av gamla fakturor). 2. Välj InExchange Fakturaskrivare vid utskrift. 3. Välj Ja, överför nu i rutan som visas på din skärm. 4. Logga in och klicka på knappen Överför exempelfakturor. 5. Avsluta programmet. När detta är gjort skapar vi inläsningsmallar så att du kan skicka korrekta e-fakturor enligt de format era kunder använder. Vi kontrollerar också att era fakturor kan kuverteras och skickas som papper. 6
Granska och godkänn exempelfakturorna När InExchange har bearbetat de exempelfakturor som du har skickat in till oss så kommer du att få ett mail där vi ber dig kontrollera att vi har läst ut all information från dina originalfakturor korrekt till en elektronisk faktura. Granska fakturorna 1. Starta InExchange Fakturaskrivare och logga in. 2. En lista presenteras nu för dig med de fakturor som du har fört över till oss. Granska fakturorna i listan. Förstoringsglaset i högerkolumnen öppnar den aktuella fakturan i din webbläsare. Är alla fakturor korrekta? Om alla fakturor i listan är korrekta behöver du bara klicka på knappen Godkänn. Alla fakturor som du skickar till oss från och med detta kommer att bearbetas som skarpa fakturor. Har du några frågor eller är något felaktigt? Kontakta oss gärna via mail eller telefon om du har några frågor eller behöver ändra på något. Sammanställ de fel du har hittat och eventuella frågor så hjälper vi dig omgående. Observera att layouten i webbläsaren inte representerar layouten på fakturan när mottagaren tar emot den. En e-faktura saknar egen grafisk layout och varierar därför i utseende beroende på vem som tar emot fakturan. 7
Skicka dina fakturor Överför dina fakturor Välj skrivare Du börjar med att starta ditt faktureringsprogram. Skriv sedan ut aktuella fakturor till InExchange Fakturaskrivare och följ de instruktioner som visas på din skärm. Överför utskrifter Följ instruktionerna på skärmen för att överföra dina fakturor för behandling av InExchange. Ja, överför nu A InExchange Fakturaskrivare startas och dina utskrifter behandlas av InExchange Nej, senare Dina utskrifter sparas lokalt så att dina utskrifter kan behandlas vid ett senare tillfälle Nej, ta bort Dina utskrifter raderas lokalt och kommer inte att behandlas A 8
Välj leveranssätt och mottagare InExchange Fakturaskrivare Efter att du har fört över dina fakturor till InExchange Fakturaskrivare så kan du välja leveranssätt per kundnummer i steget Välj hur dina fakturor skall skickas. Alla inställningar för kunden sparas i ditt kundregister. Är det första gången du använder ett visst kundnummer sätts Papper som leveranssätt. Klicka på pilen till höger om fältet Skicka som A på raden som du vill ändra leveranssätt på och välj från listan som visas. Du kan välja mellan tre olika leveranssätt: E-faktura - Kontrollera att företagsuppgifterna stämmer. Om mottagaren tar emot e-faktura markeras raden med en grön markering till vänster. PDF-faktura via e-post - Markera aktuellt kundnummer i listan och fyll i mottagarens e-postadress i det avsedda B fältet A nedanför listan med kundnummer. Pappersfaktura - När du väljer Papper som leveranssätt föreslår fakturaskrivaren ett annat, bättre alternativ om det är möjligt. Detta visas genom en varningstriangel i vänsterkolumnen. Välj mottagare av e-faktura Har du skrivit mottagarens organisationsnummer på fakturan försöker vi hitta en mottagare utifrån det. Saknas organisationsnummer gör vi en slagning på namnet i fakturaadressen. Har vi inte hittat någon mottagare kan du själv söka fram korrekt mottagare. Detta gör du via sökfältet för organisationsnummer, företagsnamn eller GLN. A AB Klicka på Nästa när du är klar med dina inställningar gällande mottagare och leveranssätt för samtliga kundnummer. I vår kunskapsbas kan du läsa om de olika statusmarkeringar dina mottagare kan få i fakturaskrivaren. 9
Kontrollera, åtgärda och skicka faktura I steget Fakturakontroll kan du kontrollera och korrigera dina fakturor innan du skickar dem. Dessa funktioner hittar du i fakturaskrivarens sista steg: A B A Information - Ytterligare information visas om mottagaren eller fakturan. Visa - Öppnar fakturan i webbläsaren. Ta bort - Tar bort de fakturor du markerat i listan. Bilagor - Här kopplar du bilagor av de vanliga bild- och textformaten till din faktura. Dubbletter - Visar aktuella dubbletter för den markerade fakturan. Vänta - Döljer fakturan i listan tills nästa gång du loggar in i fakturaskrivaren. A AB AC 10
Åtgärd för faktura A C (Se bilden på föregående sida) Ert referensnr - Här korrigerar du eller lägger till kundens referensnummer. Ert referensnamn - Här korrigerar du eller lägger till kundens referensnamn. Godkänn dubbletter - Godkänner dubbletter för den markerade fakturan vid det aktuella sändningstillfället. När du klickar på Skicka skickas fakturorna utifrån de leveransalternativ du valt. 11
Läs mer Spara kvittens och hitta dina skickade fakturor Efter att du klickat på Skicka i fakturaskrivaren, visas en sammanställning av de fakturor som du precis skickade. Du har då även möjlighet att visa och spara ner en kvittens på dessa. Dina skickade fakturor hittar du sedan under Fakturor > Skickade fakturor via din inloggning i InExchange Network. Fakturorna lagras i tre månader som standard. Du hittar flera praktiska funktioner genom att klicka på en redan skickad faktura i vyn A : Bilagor - Se vilka bilagor som skickades med fakturan. Skicka som e-post - Skicka en kopia av fakturan via e-post. Skriv ut - Skriv ut den aktuella fakturan. Skicka om - Skicka om fakturan. A 12
Skrivarinställningar För att kunna anpassa InExchange Fakturaskrivare till befintliga rutiner finns Skrivarinställningar som du når via Windows Startmeny alternativt i samband med att du skriver ut till fakturaskrivaren. Här har du möjlighet att ställa in antal fakturakopior och pappersskrivare så att du får möjlighet att granska och arkivera dina fakturor precis som vanligt. Välj antal fakturakopior som du vill ha utskrivet till dig. Välj sedan vilken skrivare som kopiorna ska skrivas ut till. Du behöver inte göra någon inställning på Extern utskrift. 13
Portooptimering InExchange Fakturaskrivare När du skickar alla dina fakturor genom InExchange får du besparingsförslag via InExchange Portooptimering. Besparingsförslaget är framtaget utifrån portokostnaden de senaste tolv månaderna. Via kundnumret i vänsterkolumnen kan du öppna kundposten i ert kundregister. Att PDF föreslås som leveranssätt betyder inte att InExchange känner till ifall er kund accepterar PDF eller inte. Det betyder att det i dagsläget är det billigast tillgängliga leveranssättet till den aktuella kunden. 14
Påminnelse & Inkasso InExchange Påminnelse & Inkasso Plus Vi har lanserat en ny tjänst i InExchange Network som hjälper dig att få betalt snabbare i och med en smidig hantering av eventuella påminnelsefakturor och inkassokrav. Tjänsten erbjuds i samarbete med Visma Collectors. Du betalar endast för porto, inga extra års- eller startavgifter tillkommer. Läs mer här. 15
Mitt konto Vid problem med användarnamn och/eller lösenord följer du enkelt stegen som presenteras efter att du har klickat på Kan du inte logga in? på inloggningssidan. A AB Via nedanstående länkar hittar du mer information angående: Hur ändrar jag mina användaruppgifter och mitt lösenord? Hur ändrar jag mina företagsuppgifter? Hur ändrar jag vår kontaktinformation? Mina användaruppgifter fungerar inte, kan ni skicka nya? 16
Ditt hjälpcenter För att snabbt få svar på dina frågor rekommenderar vi att du använder InExchange Hjälpcenter som du når genom att trycka Hjälp i fakturaskrivaren. Här kan du bland annat ställa frågor till oss, se din ärendehistorik samt lära dig mer om våra tjänster och hur du enkelt effektiviserar ditt arbete med hjälp av InExchange. Tack för att du använder InExchange! 17