Behandling av inköpsfakturor samlingsfaktura De angivna menyhänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision Inköpsordern med reservdelarna kan löpande inlevereras och faktureras. Detta görs på inköpsordern (som hittas under Inköp Orderbearbetning Order) genom att klicka på knappen Bokföring och sedan välja Bokför (eller Bokför och skriv ut ) och efter det välja Inleverera och fakturera. Då inlevereras/bokförs endast den inköpsorder som man står på. Det går också att samla inköpsorderraderna från olika ordrar, som är varumotagna men ännu inte fakturerade, på en samlad faktura. Förutsättningen för detta är att orderna löpande inlevereras, men inte faktureras. Först upprättas inköpsordern: Lägg märke till att Inlevererat antal och Fakturerat antal är blanka och statusen är Öppen. Efter det klickar du på knappen Bokföring Bokför... (eller tryck F11) och markera Inleverera: 12.12.10 1
Tryck OK. Då ser ordern ut såhär: Observera att Inlevererat antal nu är ifyllt och att statusen är ändrad till Släppt. Ordern kan nu också hittas under Inköp Historik Bokförda inleveranser. På detta sätt skapas och inlevereras inköpsorder löpande tills det tas emot en faktura från leverantören. Mottagande av faktura När du får en faktura från leverantören ska du göra såhär: Under Inköp Orderbearbetning Faktura skapas en faktura till leverantören. Endast upplysningarna på fakturahuvudet fylls i. 12.12.10 2
Klicka sedan på knappen Funktion och välj punkten Hämta inleverans: Nu kommer det upp en skärmbild där du kan plocka bland mottagna inleveransrader från den aktiva leverantören: Markera de rader, som hör till den mottagna fakturan, och tryck OK för att överföra dem till den faktura vi just skapat. Det kan hämtas rader från flera olika inköpsordrar markera mer än en rad genom att hålla ner tangenten Ctrl och klicka på de önskade raderna. 12.12.10 3
När du sedan trycker OK återkommer du till fakturan och raderna har nu blivit överförda till den: Det framgår från fakturan vilka inleveransnr. de olika raderna kommer från, t. ex. Inleveransnr. 220011. När raderna är inhämtade, och eventuellt priserna tillrättade, ska ordern stämmas av mot leverantörens faktura. Tryck på knappen Faktura och välj Statistik (eller tryck F9). 12.12.10 4
Kolla att hela beloppet inkl. Moms stämmer överens med totalbeloppet inkl. Moms på fakturan. Om det finns någon skillnad mellan leverantörens faktura och fakturan i systemet ska det matas in en bokföringsrad på differensen. Det kan skapas ett avrundningskonto som beloppet kan bokföras på, eller så bokförs det på ett fakturarabattkonto. Detta bestäms i samråd med ekonomiavdelningen. När fakturan stämmer kan den bokföras. Klicka på Bokföring och välj Bokför och därmed blir Inköpsfakturan bokförd. Inköpsordern kan fortfarande läsas under Inköp Orderbearbetning Order: 12.12.10 5
Observera att kolumnen Fakturerat antal nu är ifyllt. Upprensning Som tidigare nämnts så ligger inköpsordrarna fortfarande kvar under Inköp Orderbearbetning Order. Dessa kan tas bort genom att starta en funktion under Administration IT-administration Databorttagning Inköpsdokument Ta bort fakturerade inköpsorder. Startbilden ser då ut såhär: 12.12.10 6
Observera att om man använder ansvarscenter, så ska detta fyllas i med det ansvarscenter du önskar rensa upp i, då fuktionen annars kommer omfatta samtliga ansvarscenter. Om fältet inte visas under fliken kan det hämtas genom att trycka F6 i kolumnen Fält. Om övriga fält inte fylls i kommer upprensningen omfatta alla fakturerade inköpsordrar. 12.12.10 7