Inlä sning äv bokfo ringsorder viä Excelerätor Innan bokföring Redovisningsansvariga kommer att få ett mail med en mall utskickad från EA. Spara mallen lokalt på er dator eller på ert lokala nätverk. Öppna KI Appcenter: https://appcenter.user.ki.se/rdweb/pages/en-us/login.aspx och logga in Börja med att öppna Microsoft Excel inifrån KI Appcenter ( se nedan)
Svara Anslut När Excel har öppnats, kontrollera att ni har menyalternativet Tillägg högst upp till höger Om ni inte har detta alternativ har IT inte aktiverat tilläggsprogrammet för er som användare. Kontakta i första hand IT och i andra hand KI Ekonomisystem. Om alternativet Tillägg är på plats, gå till Arkiv->Öppna och öppna mallen som ni fått från EA. OBS! Excel måste först öppnas via appcenter och därefter öppnas BO-mall i den versionen av Excel (det går inte att ha BO-mall öppen i sitt vanliga Excel). Innan ni har öppnat mallen kan ni få en säkerhetsvarning, svara två gånger OK. Läsa in en bokföringsorder Efter att ni har öppnat mallen kan ni få upp en Säkerhetsvarning (se bilden nedan). Tryck då på Aktivera innehåll.
Ange sedan aktuell period i mallen. När ni har skrivit in de konteringsrader som ni vill bokföra, så trycker ni på knappen Bokför (Excelerator). Observera att det går att klistra in konteringsrader från en annan Excel-fil som ni har förberett för inläsning. Var dock noggrann med att alla kolumner finns med och att de är i rätt ordning innan ni klistrar in. Om ni har många rader som ni klistrar in i mallen kan det hända att ni får ett fel meddelande, om detta sker får ni dela upp materialet i mindre delar. Ni får dela materialet exempelvis i två delar och alltså köra in två separata filer. Vill man kopiera från en annan Excel-fil, får man tyvärr göra det i två omgångar pga. att kolumn C är låst för redigering. I kolumn C anges Instkod per automatik och fungerar som en kontroll för att man inte ska kunna boka på någon annan institution. dvs. så som i exemplet nedan; Efter ni har klickat på Bokför (Excelerator) kommer ni att bli tillfrågade att logga in. Användarnamn och lösenord är detsamma som vid inloggning till Agresso.
OBS! När ni loggar in allra första gången, måste en länk aktiveras. Klicka på knappen Mer>>. Pricka i Webb service och skriv in länken: https://kiagrapp05.user.ki.se/reportengine/service.asmx Därefter läses ordern in i Agressos Försystem utan att den bokförs. Ni får upp pop-up rutan enligt bild nedan om allt gått bra. Klicka på OK. Observera att inga transaktioner har bokförts efter det här steget utan filen har endast skickats över till Agresso. Bokför Agresso -> Underhåll av beställda rapporter Gå in i Agresso och öppna Underhåll av beställda rapporter, rapporten heter GL07. Vanligtvis ligger rapporten högst upp om ni inte har kört en annan rapport emellan.
Öppna rapporten genom att dubbelklicka på raden, om filen har gått igenom står det Förslag batch input i rapporten. Kopiera Buntnummret från rapporten Öppna Inläsning Excelerator under Egen meny/en huvudbok/inläsning Excelerator
Klistra in Buntnummret, ange aktuell period, kryssa i Bokför och tryck F12. Nu har ni bokfört filen. Öppna Underhåll av beställda rapporter och skriv ut er verifikation. Arkivering Utskriften tillsammans med underlag sparas i verifikationspärm hos er som avser den här nummerserien. Vid förfrågan från riskrevisionen ska ni kunna ta fram verifikationerna med tillhörande underlag och skicka till oss. Rensa mall Innan ni bokför en ny order i mallen, tryck på Rensa mall, då raderas samtliga konteringsrader som ni har skrivit in och mallen är som ny.
Vid fel Vid fel står Fellista BATCH-INPUT i rapporten. I det här exemplet har vi angivit ett felaktigt konto, projekt samt mpt. Fel markeras med *. Om det är fel på projektet, kan det beror på att projekt är stängt eller felaktigt angivet. Kontrollera under Egen meny->en HUVUDBOK->Registervård->Underhåll Projekt och ändra projektnummret i er bokföringsorder/mallen alternativt ändra status på projektet till P (Parkerad). Ni behöver kontrollera att er bokning balanserar, summan av nettobelopp ska vara lika med 0. Så ska det ser ut när det är ok (se nedan) Innan ni läser in en ny korrigerad fil, se till att först plocka bort det felaktiga buntnummret/filen. Borttagning görs under Underhåll av Exceleratorinläsning
Välj ert Bunt ID/buntnummer i rullistan och tryck F7. Välj sedan Redigera ->Ta bort. Vid frågor maila till ekonomisystem@ki.se Lycka till!