Avvikelser, ombokf, utdata mm 1 (10) FEMO 1. Inledning... 2 1.1. Allmänt... 2 1.1.1. Målgrupp... 2 1.1.2. Dokumentstruktur... 2 1.1.3. Esyanlys... 2 2. Avvikelsehantering... 3 2.1. Avvikelselistor för analys... 3 2.1.1 Analys... 3 2.1.2 Korrigering av felaktig avvikelse... 3 2.2. Avvikelselistor för utskick... 4 2.2.1 Anpassning till excel... 4 2.2.2 Anpassning av belopp... 4 2.2.3 Anpassning av flikar beroende av materiel... 4 2.2.4 Anpassning, totalsumma och låsta fält... 4 2.2.5 Distribution avvikelselista... 4 3. Ombokföring... 5 3.1. Underlag för ombokföring... 5 3.1.1 Förberedelse... 5 3.1.2 Markera poster för ombokföring... 5 3.1.3 Utläsning av markerade poster samt diarienummer... 6 3.1.4 Ombokföring av markerade poster... 6 3.1.5 Utläsning ombokföringar... 7 4. Bokföringsfil... 8 4.1. Handpåläggning... 8 5. Utdata... 9 5.1. Generellt... 9 5.2. Sammanställning... 9 5.2.1 FMV... 9 5.2.2 MSK Flyg 12 månader... 9 5.2.3 MSK Flyg... 9 5.2.4 SAAB... 9 5.3. Distribution... 9 6. Årshantering...10 6.1. Generellt...10 6.1.1 FMV-delegat...10 6.2. Sammanställning...10 6.2.1 Anpassning i word...10 6.2.2 Anpassning till pdf...10 6.2.3 Missiv och Dokumentbeteckning...10 6.2.4 Registrering...10 6.2.5 PRIO...10 6.3. CD- ESYM Kodplan...10 6.3.1 CD-Konvolut...10 6.4. Distribution ESYM Kodplan...10 6.5. Distribution till system Lift...10
Avvikelser, ombokf, utdata mm 2 (10) 1. Inledning 1.1. Allmänt Beskrivning av månatliga arbetsuppgifter inom FEMO Hantering av indata hänvisas till dokument ESYM-handbok_info_2011. 1.1.1. Målgrupp Handboken är i första hand avsedd för person/er som har kompetens att genomföra analyser på data utifrån ESYM Kodplan och de extra kontroller som finns. 1.1.2. Dokumentstruktur Denna handledning är uppbyggd enligt följande mönster. Analys efter kontrollbearbetning Sammanställning och utskick avvikelser Ombokföring Bokföringsfil, manuell Utdata Årshantering 1.1.3. Esyanlys Åtkomst krävs via rdp till server esyanlys Används för uttag av utdata men även sammanställningar för analys.
Avvikelser, ombokf, utdata mm 3 (10) 2. Avvikelsehantering A0 - Analys efter kontroll ESYM MÅNADSHANTERING FAKTURAPOSTER / Analys 2.1. Avvikelselistor för analys 63 Avvikelser MSK Ledsyst - starta upp denna rutin 64 Avvikelser MSK Flyg, ESYMkod - starta upp denna rutin Lista och skriv ut avvikelser: 74 Utfall avvikelser, MKO 2.1.1 Analys Genomgång av samtliga avvikelser med avstämning mot ESYM Kodplan och de specifika kontroller som finns. Om det mot förmodan finns avvikelser som bör vara godkända, vilket kan te x bero på att det är missat/fel registrerat i registervården, så ska dessa transaktioner godkännas enligt nedan. 2.1.2 Korrigering av felaktig avvikelse Gå in i rutin: 1 Behandlade Fakturaposter(tabell epa_periodut) Sök ut aktuell post. Ändra fältet Resultat: från 'F ' till G Uppdatera Manuell logg
Avvikelser, ombokf, utdata mm 4 (10) 2.2. Avvikelselistor för utskick Dessa rutiner är redan körda, se pkt 2.1, Avvikelselistor för analys Har korrigering genomförts genom att godkänna poster så måste dessa köras en gång till. 63 Avvikelser MSK Ledsyst - starta upp denna rutin 64 Avvikelser MSK Flyg, ESYMkod - starta upp denna rutin Underlagen återfinns under /home/inkodi/prod/f-spar/aktuell period Namnstandard: ERAPPP_MSK_ESYM.aktuell period ERAPP_MSK.aktuell period 2.2.1 Anpassning till excel Hämta dokumentfilerna och gör import av de semikolonseparerade filerna för att skapa exceldokument. Observera att vissa fält ska sättas som textfält. Mallar: Mall_MSK_Avv_11xx.xls, spar sedan dokumentet, ex, ESYM_MSK_Avv_1104.xls och ex, ESYM_MSK_Avv_1104_Total.xls Mall_MSK_Avv_11xx.xls, spar sedan dokumentet, ex, ESYM_MSK_Avv_1104.xls 2.2.2 Anpassning av belopp Manuell justering eller körning av macro för att ändra beloppsfältet som ligger i en sträng kronor-öre. Ändras till tusendelat, kronor,öre 2.2.3 Anpassning av flikar beroende av materiel Antal flikar varierar beroende av vilka avvikelser det finns för perioden. Uppdelning sker godtyckligt men följer ändå viss struktur. Kopiera från flik där de totala avvikelser finns Återkommande flikar är JAS, Basmtrl och Övrigt. Om det finns omboföring, Ekred eller ESYM läggs dessa i separata flikar, verifiering av att ombokföring genomförd. Spar avvikelselista med borttag av flik för total samt spar en annan lista enbart med totalt antal avvikelser. Kontrollera att utfallet är det samma i alla flikar som i totalflik. 2.2.4 Anpassning, totalsumma och låsta fält Totalsumma i varje flik. Autofilter i varje flik. Lås fält (ej hela bladet) med lösenord. Det ska vara tillåtet att söka via autofilter. Kolumner; Korr MKO, Korr ESYM_kod, Korr-av, måste vara öppna för inmatning. 2.2.5 Distribution avvikelselista Listorna skickas via mail. Adressater finns i pärm Ombokföring ESYM 20MM
3. Ombokföring FEMO 2011 Avvikelser, ombokf, utdata mm 5 (10) Avvikelser som korrigeras i ESYM är först och främst om ESYMkod är felaktig enligt regelverk ESYM Kodplan eller inte uppfyller kraven för specifika kontroller. Kan i förekommande fall även finnas korrigering av MKO och det avser i så fall endast internkonton 3.1. Underlag för ombokföring Den returnerade avvikelselistan från MSK Flyg och MSK Ledsyst utgör underlag till ombokföring. Där finns angivet om ombokföring genomförs av Ekred (PRIO) eller av Logica (ESYM). Här finns även angivet ESYMkoden (MKO) som ska ersätta den felaktiga. 3.1.1 Förberedelse Gå in under ESYM Behandling av ekonomisk-, MSKnisk- och driftinformation och vidare 1 Fakturahantering och sedan 2 Ombokföring Fortsätt ytterligare med att gå in under F - Förberedelse inför ombokföring Kontrollera så att det är tomt mha 3 - Visa tabellinnehåll OMBOKF om inte rensa, 4 - Rensa tabeller från föregående periods ombokföring 3.1.2 Markera poster för ombokföring Gå till meny ESYM OMBOKFÖRING AVVISADE FAKTURAPOSTER Välj 1 - Markera poster för ombokföring i epa_avv_ack OBS, MSK Flyg och MSK Ledsyst behandlas var för sig, dvs denna rutin genomförs 2 ggr så tillvida att båda parter har ombokföringar inom perioden. Detta beroende av att de har olika diarienummeruppsättning. Sök ut aktuell transaktion som ska ombokföras enligt följande: Kopiera dokid-numret från returnerad avvikelselista och uppmärksamma så det även är samma radnummer Markera sedan posten med A = åtgärdas
Avvikelser, ombokf, utdata mm 6 (10) 3.1.3 Utläsning av markerade poster samt diarienummer När alla poster för perioden är markerade för ombokföing gå till 2 - Utläsning av ombokföringsposter Får följande frågor: 1) Ange period för ombokföringsdata (ÅÅMM) ÅÅMM avser behandlings-period 2) Ange diarienummer för ombokföringsdata (max 10 tkn) Diarienummer, MSK9070_ löpnr MSK1848_ löpnr Diarieföreteckning som uppdateras, ESYM_Diarie_Prod_Aktuell Återfinns i pärm Ombokföring ESYM 20MM 3.1.4 Ombokföring av markerade poster Gå in under 3 - Ombokföring av transaktioner för att färdigställa ombokföring Här finns nu alla markerade poster som ska ombokföras och ligger default med Omföringskod = A Sök ut mha avvikelselistan dokid och radnummer, Markera Omföringskod = O; kopiera ändrad ESYMkod och lägg in i fält Ny esymkod kopiera ändrad MKO och lägg in i fält Ny MKO-kod kopiera både och om det är felorsaken Om fel post markerats för ombokföring så markera Omföringskod = D
Avvikelser, ombokf, utdata mm 7 (10) 3.1.5 Utläsning ombokföringar Genomförs när samtliga ombokföringar för perioden är genomförda, dvs både MSK Flyg och MSK Ledsyst Gå in under: 4 - Utläsning av ombokföringsfiler Här skapas automatiskt dokidnummer och radnummer för de ombokförda transaktionerna
Avvikelser, ombokf, utdata mm 8 (10) 4. Bokföringsfil Avser stående beställningar i PRIO som saknar ESYMkod Underlag från MSK Flyg utifrån excel- mall där erforderlig data fylls i. Periodicitet i dagsläget, 1 g/kvartal 4.1. Handpåläggning Utifrån underlag skapas manuell fil (Aschiiformat) med tillägg av posttyp (EIM), period mm förekommande värden i fil. Det skapas även en kontroll- och slutpost. Iordningställd fil läggs sedan under insamlingsbibliomsket
Avvikelser, ombokf, utdata mm 9 (10) 5. Utdata Underlag för all utdata framställs i esyanlys. 5.1. Generellt Under bibliotek MSK Utdata, avropare finns sql-rutiner anpassade för olika datauttag. Underkataloger är numrerade för olika mottagare. FMV 017, MSK Flyg 004 och 019, Saab 005 Efter körd sql kopieras utfallet till excel. Observera att vissa fält ska sättas som textfält. Namnstandard syns under katalog sparade filer. Flytta filerna till ordinarie PC-miljö för fortsatt bearbetning. 5.2. Sammanställning För samtliga uttag gäller det att korrigera belopp. Manuell justering eller körning av macro för att ändra beloppsfältet som ligger i en sträng kronor-öre. Ändras till tusendelat, kronor,öre Jämför utfall mellan olika uttag så detta stämmer överrens 5.2.1 FMV Uttag av fakturaposter. Avser huvudgrupp 1 (Flyg), E (Hkp), 2 Robot(Spaning), 4 (Basmtrl), 7 (Simulator), 8 (Flygsäk) och 9 (LLS) Utfall för dessa huvudgrupper i separat flik, Fakt Avser huvudgrupp 3 (Marktele) i separat flik, Mark Ett dokument Avser period fr o m årets början Endast rådata Uttag av flygtider Avser period fr o m årets början Skapa pivot. 5.2.2 MSK Flyg 12 månader Uttag av fakturaposter. Avser huvudgrupp 1 (Flyg), E (Hkp), 2 (Robot/Spaning), 4 (Basmtrl), 7 (Simulator), 8 (Flygsäk) och 9 (LLS) Avser rullande 12-månadersperioder. Uppdelning i olika dokument /huvudgrupp. Skapa pivot 5.2.3 MSK Flyg Uttag av fakturaposter. Avser huvudgrupp 1 (Flyg), E (Hkp) 2 (Robot/Spaning), 4 (Basmtrl), 7 (Simulator), 8 (Flygsäk) och 9 (LLS). Månadsrelaterad utdata Pivot/huvudgrupp i olika flikar, ett dokument 5.2.4 SAAB Uttag av fakturaposter, avser endast huvudgrupp 3 (Marktele) Rådata. Viktigt att inte ändra fliknamn, kan ej läsas in i MDB 5.3. Distribution Utifrån fastställd lista från FMV, Utdatamottagare ESYM Alla utskick sker via mail
Avvikelser, ombokf, utdata mm 10 (10) 6. Årshantering Hantering av ändringar i ESYM Kodplan inför nytt budgetår. Nyttjare anmäler behov av kodplansändringar 6.1. Generellt Bistå FMV i beredskapshantering av förslag till ny ESYM Kodplan 6.1.1 FMV-delegat Bereda förslag till ny ESYM Kodplan inom delegerat område av FMV 6.2. Sammanställning Föreslagna förändringar sammanställs och behandlas enligt nedan. 6.2.1 Anpassning i word Aktualisera alla bilagor med kommande förändringar 6.2.2 Anpassning till pdf Samtliga färdigbehandlade bilagor sparas i pdf-format 6.2.3 Missiv och Dokumentbeteckning Dokument erhålls från FMV. Beteckning ska skrivas både på cd-etikett och konvolut. Missiv bifogas utskick av cd. 6.2.4 Registrering Uppdatering av kodplansändringar i system ESYM 6.2.5 PRIO Anpassning MKO-förändringar i av PRIO framställda excelunderlag 6.3. CD- ESYM Kodplan Godkänd ESYM Kodplan bränns ned på cd 6.3.1 CD-Konvolut Anpassa utifrån ny ESYM Kodplan cd-konvolut och etikett. 6.4. Distribution ESYM Kodplan Utskick enligt sändlista från FMV samt bifogat underskrivet missiv. 6.5. Distribution till system Lift Utlistning av ESYM kodplansförändringar. Utdata i excel. Skickas (efter anpassning) via mail till mottagare för Liftsystemet