LOGGA IN För att logga in i Agresso Webb går man via Borås Stads intranätsida. Under IT-tjänster finns länken Agresso som tar dig till vår Agresso-sida. Här hittar man förutom information om vårt ekonomisystem även länken till inloggningen, Länk till inloggning. Har du fått ett mail att du har fakturor som skall åtgärdas kan du klicka på länken i mailet. Ange användarnamn t ex 1464B Företag BS Lösenord När man har loggat in öppnas Agressos arbetsyta. Till vänster på arbetsytan visas tillgängliga menynknappar, antalet beror på vilken behörighet man har. Under knappen Din anställning finns det möjlighet att ändra lösenordet. 1
Programverktygsfältet, den blå raden överst i bilden, innehåller globala funktioner, se nedan. Favoriter - Visar de aktiviteter som man har markerat som favoriter, finns även som en panel på arbetsytans högra sida. För att markera en aktivitet som favorit öppnar man den och klickar på hjärtat i det övre högra hörnet som blir rött. Vill man ta bort aktiviteten från favoritlistan gör man på samma sätt som när man lade till den som favorit och hjärtat blir nu grått. Nyligen använt - Visar de senaste posterna som du har använt. Finns också som en panel på höger sida. Åtgärdsmenyn - Visar vilken användare som är inloggad. Klicka här för att loggar ut. Uppgifter - Här visas vilka uppgifter du har att åtgärda samt hur många de är. Meny - Huvudmenyn består av ett antal knappar, beroende på vilken behörighet man har. Varje knapp innehåller menyalternativ för respektive modul. Klickar man på en menyknapp öppnas de olika alternativen för den modulen och de visas som mappar, frågor eller rapporter. Klicka sedan på den aktivitet du vill arbeta med. Man kan ha flera aktiviteter öppna samtidigt och de visas som flikar högst upp. För att komma tillbaka till startsidan och menyknapparna klicka på 2
GODKÄNNA/ATTESTERA FAKTUROR Har man fakturor för godkännande, attest eller information ser man detta i den blå listen högst upp till höger i bilden, Dina uppgifter. I den lilla blå rutan står hur många uppgifter man har och klickar man på bocken ser man vilka uppgifterna är. För att attestera fakturor klicka på Steg 1 eller 2 Leverantörsfaktura. I detta fönster kan du attestera, avvisa, dela rad m m. På varje sida kan man se max sju fakturor (har man bara en faktura för attest får man upp den direkt), längst ned i kolumnen visas hur många sidor det finns samt antalet fakturor. Längst upp i kolumnen finns rutan sortera efter där man har möjlighet välja i vilken ordning man vill se fakturorna. Det finns också möjlighet att få fakturorna sorterade i stigande eller fallande ordning. Vill man inte se menyn med fakturor klickar man på << och för att se den igen >>. I den vänstra kolumnen klickar du på den faktura du vill hantera, när den är ljusblå är den aktiv. Är fakturan markerad med en röd triangel betyder det att den snart förfaller eller redan har förfallit, en gul hand då är fakturan parkerad och finns det en kommentar från föregående attestant visas en pratbubbla. 3
Högst upp på leverantörsfakturan finns fältet Information leverantörsfaktura. Klickar man på leverantörens namn, som är blåmarkerat, visas mer information om leverantören. I fältet Logg arbetsflöde ser man var fakturan har varit samt eventuella kommentar från föregående attestanter. Under Logg arbetsflöde finns ett fält där man själv har möjlighet att skriva en kommentar till nästa attestant. Skall man parkera fakturan hos sig själv måste man ange varför man parkerar den. Till höger på skärmen visas fakturabilden. För skannade fakturor finns det högst upp till vänster i fakturabilden fem stycken blå ikoner, spara, förhandsgranska, zooma in, zooma ut, rotera höger samt om det finns bilagor till fakturan pil vänster resp höger. För att öppna en scannad fakturabild i ett större fönster klickar man i fakturabilden. För SVE-fakturor finns ikonerna spara och utskrift. Vill man öppna en SVE-faktura som en större bild klickar man på sparaikonen, den första blå ikonen i fakturabildens övre vänstra hörn. 4
För att stänga en förstorad fakturabild kan man använda ctrl+w eller stänga fliken på X. Har någon lagt till bilagor (bifoga dokument) lyser gemet i skärmbildens övre högra hörn blått. Man kan också se att det finns dokument bilagda genom att texten på knappen Nästa, längst ner till vänster i fakturabilden, är mörkare och när man klickar på den visas bilagan. 5
I fältet detaljer leverantörsfaktura skall man ange kodsträngen, raden är aktiv när den är ljusblå. Är man osäker på vilket konto som skall användas kan man ta hjälp av fälthjälpen, den lilla blå rutan i slutet av varje fält. I fälthjälpen är det möjligt att söka på ord, del av ord eller siffror. Det är viktigt att tabba ur varje fältet efter gjord kontering. Fakturan styrs till nästa attestant med hjälp av ansvar och i vissa fall via andra koddelar. Tänk på att byta ut dummykontot, 5998, mot ett giltig konto. Klickar man på ikonen i konteringsfältet visas arbetsflödet i ett eget fönster. ÅTGÄRDSKNAPPAR Ta bort: Används när en faktura delats upp på flera rader och man vill ångra en sådan rad. Genom att markera raden eller raderna med ett kryss i boxen till vänster raderas de med knappen ta bort. Informera: Se förklaring nedan. Dela upp rad: Se förklaring nedan. Godkänna: Skickar fakturan framåt i flödet. OBS! Man måste minst ha angivet ett ansvar. Vidarebefordra: Om man felakigt har fått en faktura skickad till sig kan man skicka den vidare inom steget, dvs man kan bara skicka den till någon annan som också har godkännande- resp beslutsattestbehörighet. OBS! Man måste radera all koddelar utom konto samt ange en kommentar innan fakturan vidarebefordras. När man väljer vidarebefordra får man upp nedanstående ruta. Skriv in namnet på personen fakturan skall vidarebefordras till eller klicka på listpilen för att se alla användare som det är möjligt att vidarebefordra till. Det är obligatoriskt att skriva in en kommentar. 6
Parkera: Används när man vill behålla fakturaraden t ex om något är oklart. Åtgärden kräver en kommentar i fältet skriv in kommentar. Fakturan ligger kvar i fakturalistan markerad med en stopphand. Avvisa: Fakturan kommer att åtgärdas av bokhållaren. Åtgärden fordrar en kommentar. Avvisas flera rader måste en kommentar skrivas för varje avvisad rad. Har du felaktigt fått en faktura och vet vem som skall ha den, vidarebefordra den då istället för att avvisa. Ångra: Nollställer vald åtgärd. OBS! Kan endast användas innan spara valts. När man är klar med fakturan och har valt en åtgärd välj då spara. Ange lösenord i pop-up rutan och klicka därefter på OK eller när du angivit lösenordet, tabb och därefter enter. BESLUTSATTEST, STEG 2 Får man fakturan i steg 2 visas bara den nedre raden med åtgärdsknappar. För att få tillgång till samma knappar som i steg 1 klickar man på Till avancerat läge. Om fakturan har blivit uppdelad i flera rader ser man samtliga i steg 2 och man ser även leverantörsskuldsraden (konto 2511) men man kan bara hantera sin egen rad. 7
INFORMERA Man kan skicka en faktura till en eller flera personer, som inte tillhör attestflödet, för intern information. Markera aktuell faktura och klicka på åtgärdsknappen informera. Ett nytt fönster öppnas där man väljer användare. Skriv hela eller delar av namnet och avsluta med * på den som skall få informationen i fältet mottagarfilter, därefter sök. Flytta över namnet/namnen till kolumnen valda. Det är obligatoriskt att lämna ett meddelande. Skrivs meddelandet i rutan Meddelande får alla mottagare samma meddelande. Vill man lämna olika meddelande öppnar man Meddelande per mottagare och lämnar ett meddelande till respektive person. Efter man klickat OK kommer man tillbaka till attestbilden och raden man tidigare markerat har status Informera. Därefter klickar man på Spara för att skicka iväg informationen och sedan kan man fortsätta att hantera fakturan som vanligt Får man en faktura för information visas det i Dina uppgifter. Som mottagare ser man samma bild som vid attest men man kan inte hantera fakturan. Avsändarens namn och meddelande visas överst i bilden. Uppgiften informera ligger kvar hos mottagaren tills denne klickar på bekräfta eller tills systemet tar bort den efter 90 dagar, då försvinner bilden. Informera-uppgiften visas på en egen rad i arbetsflödet. 8
DELA UPP RAD För att dela upp konteringen på en faktura på två eller flera rader väljer man dela upp rad. Nu skapas en kopia av ursprungsraden med beloppet 0,00 Ange belopp och kontera den nya raden. Beloppet räknas automatiskt av från ursprungsraden. Vill du ha ytterligare en ny rad, klicka på ursprungsraden och välj dela upp rad o s v. Glöm inte att kontera ursprungsraden. Man kan välja åtgärd per rad, observera att man måste sätt en bock längst till vänster på respektive rad innan åtgärd väljs. KONTERINGSMALLAR Varje användare kan lägga upp egna mallar för favoritkonteringar. För att skapa eller redigera en mall klickar man på knappen Fler åtgärder längst ned på skärmbilden och därefter på Skapa/redigera mall. 9
För att skapa en mall fyller man i konteringen. Om man vill att mallen skall fördela kostnaden på flera rader är det med % man skall ange fördelningen, annars kan man bara använda mallen för en rad. Det är först efter att man har klickat på Spara som som det går att döpa mallen. OBS! Alla mallar skall sparas som privata. 10
För att använda mallen markera raden som mallen skall gälla för. Raden blir ljusblå. Ska mallen användas för flera rader markeras dessa med en bock. Klicka på Hämta mall. Har man skapat flera mallar klickar man på listpilen i fältet Mallnamn för att välja vilken mall som skall användas och därefter på Behåll. Den valda raden/raderna får nu mallens kontering. 11
BIFOGA DOKUMENT Vill man bifoga ett dokument t ex word, excel, tif eller pdf kan man göra detta redan när fakturan attesteras. Klicka på gemet i skärmbildens övre högra hörn. I pop-up rutan klickar man på arket med plustecknet, Lägg till ett dokument. Klicka på listpilen i nästa ruta som öppnas och välj manuellt skannade leverantörsfakturor, som dokumenttyp. 12
Därefter klickar man på överför för att komma till utforskaren för att söka fram dokumentet som skall bifogas. Markera dokumentet och välj öppna. Information om sökväg och dokumentnamn hämtas upp automatiskt. Spara. Kom ihåg att vid utbildning och representation ska ändamål, deltagare och eventuellt program bifogas, om det inte framgår av fakturan. 13
ERSÄTTARE Om man är ersättare för någon kan man se att man attesterar den personens fakturor. I fältet Detaljer leverantörsfaktura står namnet på den man ersätter. Även den ordinarie attestanten ser om någon annan har möjlighet att attestera dennes fakturor. SKRIVA UT EN FAKTURABILD För att skriva ut en fakturabild klicka på utskriftsikonen i fakturabildens övre vänstra hörn. Utskriftsikon för skannade fakturor Utskriftsikon för elektroniska fakturor 14
Fakturan visas i en ny bild i förhandsgranska läge. Höger klicka därefter i det vita utrymmet till höger om bilden och välj skriv ut. MINIMERA SKROLLNING I AGRESSO WEBB Upplever man att man måste skrolla mycket när man behandlar sina fakturor finns det några trix för att undvika detta. För att undvika skrollning från höger till vänster kan man trycka << för att få bort listan över alla fakturor och man får därmed mer plats på skärmbilden. För att återställa bilden tryck >> Vill man inte skrolla så mycket upp och ner kan man antingen Zooma ut på sidan och därmed får man plats för mer information på skärmbilden. Det blir tyvärr på bekostnad av att informationen blir mindre. För att zooma ut tryck ctrl och minustangenten och för att zooma in tryck ctrl och plustangenten. F11 gör att ramen runt webbläsaren försvinner. För att återställa tryck F11 igen. Dessa trix går att kombinera. 15