Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Versionsinformation 2010-06-22 Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version - Henrik Hedlund Ulrica Morelid 1.0 Bilaga Versionsinformation Nyps 2.2p4 Förändringar i utbetalningsfunktionen INNEHÅLL 1 FÖRÄNDRINGAR I UTBETALNINGSFUNKTIONEN 2 1.1 BAKGRUND 2 1.2 FÖRÄNDRINGARNA I ETT NÖTSKAL 2 1.2.1 VER.NR DRAS FÖRST DÅ UTBETALNINGEN ÖVERFÖRS TILL EKONOMISYSTEMET 2 1.2.2 STOPPA ÖVERFÖRING TILL EKONOMISYSTEM 2 1.2.3 FULLFÖLJA UTBETALNING SOM NYPS CONTROLLER 2 1.2.4 ÄNDRA VER.NR PÅ MANUELLA UTBETALNINGAR 2 1.2.5 MÖJLIGHET ATT BETALA UT MANUELLT EFTER ÄNDRAD KONTERING 3 1.2.6 BÄTTRE MEDDELANDE TILL BETALNINGSMOTTAGAREN 3 1.2.7 MAKULERINGSFUNKTIONEN HAR TAGITS BORT 3 1.2.8 KNAPPARNA <SPARA> OCH <ÅNGRA> HAR TAGITS BORT 3 1.2.9 KNAPPEN <REDIG. ÄNDR. KONT > ÄR ETT MINNE BLOTT 3 1.2.10 ÄNDRADE NAMN OCH NY ORDNING PÅ KNAPPAR I EFF. UTBETALNINGSBESLUT 4 1.2.11 ÄNDRADE NAMN OCH NY KNAPPORDNING I FLIKEN TRANSAKTIONER, NYPS EKONOMI 4 1.2.12 ÄNDRADE NAMN OCH NY ORDNING PÅ KNAPPAR I DIALOGEN, ÄNDRA KONTERING 4 1.2.13 ÄNDRADE NAMN OCH NY ORDNING PÅ KNAPPAR I DIALOGEN, NY INBETALNING 4 1.2.14 FÖRHANDSVISNING AV KONTERINGSINFORMATION DIREKT I ARBETSYTAN 5 2 KÄNDA BRISTER 5 2.1 OTYDLIGT MEDDELANDE VID OBALANS MELLAN GL OCH AP 5 2.2 OBALANS MELLAN GL OCH AP VID MANUELL UTBETALNING 5 3 FÖRTYDLIGANDEN I SAMBAND MED UPPDATERINGEN 6 3.1 FLIKEN TRANSAKTIONER, NYPS EKONOMI 6 3.1.1 SYFTE 6 3.1.2 STATUSAR 6 1 (6)
1 Förändringar i utbetalningsfunktionen 1.1 Bakgrund Det har inkommit många synpunkter på utbetalningsfunktionen i steget, Effektuera utbetalning samt fliken transaktioner i arbetsytan Nyps Ekonomi. I version 2.2 har nu funktionen förbättrats väsentligt. Exempel på tidigare synpunkter som nu har åtgärdats: Om man klickat på <Ändra kontering > i Effektuerar utbet/slututbetbeslut, då är det inte möjligt att klicka på <Ej Agresso>. Referenser: NYV-888, FNY-119. Knappen <Redig. Ändr. kont.> krånglar till det för handläggaren. Det finns redan en knapp som heter <Ändra kontering > och det borde räcka med den. Referenser: FNY-226 och NYV-557. Om en utbetalning är effektuerad och den är inställd att överföras till Agresso och man samma dag kommer på att den istället ska stanna kvar i NYPS, går det inte ändra. Dessutom har NYPS "hämtat ut" ett nummer ur verifikationsnummerserien, skapat en verifikationspost med tillhörande GL och AP transaktionsposter i databasen. Resultatet är att det blir ett hål i verifikationsnummerserien. Referens: Easit 7308. Makuleringsfunktionen är otydlig. Det är bl a lätt att tro att det går ta bort felaktiga GL-rader med den. 1.2 Förändringarna i ett nötskal 1.2.1 Ver.nr dras först då utbetalningen överförs till ekonomisystemet Fram till version 2.2 av Nyps har systemet dragit nästa lediga verifikationsnummer i samband med att utbetalningen effektuerats av handläggaren. Nu dras inte numret ur serien förrän utbetalningarna förs över på natten. 1.2.2 Stoppa överföring till ekonomisystem Numera kan NYPS Controllern stoppa en effektuerad utbetalning som kommer att gå över till ekonomisystemet kommande natt, dock inte tvärtom. 1.2.3 Fullfölja utbetalning som Nyps Controller Nyps Controllern kan nu fullfölja utbetalningar där handläggaren av någon anledning inte har fullföljt sin ändring av konteringen. Nyps Controllern kan välja att överföra utbetalningen till ekonomisystemet eller att inte låta den gå över utan låta utbetalningen ligga kvar som en avstämningsverifikation. 1.2.4 Ändra ver.nr på manuella utbetalningar Då betalning ska göras manuellt av ekonomipersonalen vet ibland inte handläggaren vilket verifikationsnummer utbetalningen kommer att få. Numera kan NYPS Controllern i efterhand ändra/rätta verifikationsnumret på alla manuella utbetalningar. 2 (6)
1.2.5 Möjlighet att betala ut manuellt efter ändrad kontering Tidigare gick det bara klicka på <Betala ut> efter att man ändrat konteringen. Det gick alltså inte att betala ut manuellt, dvs. det fanns ingen <Ej Agresso> knapp. Numera går båda alternativen att välja. 1.2.6 Bättre meddelande till betalningsmottagaren Det automatiska meddelandet på AP-raden, dvs. meddelandet som syns på utbetalningsavin är ändrat till Diarienummer, utbetalande organisation. Utbetalande organisation står i kortform för att båda uppgifterna alltid ska få plats i utbetalningsavins begränsade utrymme, t ex Tillväxtverket, LST-BD eller REGS. I samband med ändringen är även GL-radens automatiska meddelande ändrat. Den nya lydelsen är Diarienummer, Ärendeid, Leverantörsnamn. Anledningen till ändringen av meddelandet på AP-raden är att det tidigare var agressoinstansens organisationsnamn som visades på utbetalningsavin. Det medförde problem vid regionförbundens utbetalningar genom Tillväxtverket då det var otydligt för betalningsmottagaren var pengarna egentligen kom ifrån. 1.2.7 Makuleringsfunktionen har tagits bort Knappen <Makulera> har tagits bort från alla arbetsytor och dialoger i systemet. Anledningen är att det inte har varit tydligt när den ska användas och att felaktig användning ger missvisande data i vissa utdatarapporter med ekonomiinformation. Vid manuella utbetalningar ska alltid knappen <Ej till ek.system> användas (tidigare benämnd som Ej Agresso ). Överflödiga eller felaktiga GL-rader kan inte raderas. Om en GL-rad är fel ska radens belopp istället nollas. Bild: Utseende i version 2.1 och dialogen, Ändra kontering. 1.2.8 Knapparna <Spara> och <Ångra> har tagits bort Bild: Borttagna knappar i Effektuera utbetalningsbeslut för PROJ och ERUF. Då det för PROJ och ERUF inte går ändra på några uppgifter i samband med effektuering av utbetalningsbeslut är knapparna, <Spara> och <Ångra>, överflödiga och därför borttagna. Även för KS/Servicebidrag och KS/Hemsändningsbidrag är de borttagna då inte heller de har några uppgifter som går att ändra i samband med effektuering av ärendebeslut (direktutbetalning). 1.2.9 Knappen <Redig. Ändr. kont > är ett minne blott För att göra arbetet mera logiskt och intuitivt har utbetalningsfunktionen byggts om så att denna knapp blivit överflödig. Bild: Utseende i version 2.1 i Effektuera utbetalningsbeslut. 3 (6)
1.2.10 Ändrade namn och ny ordning på knappar i Eff. utbetalningsbeslut <Betala ut> har bytt namn till <Överför till ek.system> <Ej Agresso> har bytt namn till <Ej till ek.system> Knapparna <Spara> och <Ångra> finns inte tillgängliga för projektmedel, ERUF, KS/Servicebidrag och KS/Hemsändningsbidrag då det inte finns några fält som går att ändra där. 1.2.11 Ändrade namn och ny knappordning i fliken Transaktioner, Nyps Ekonomi Knapparna har bytt ordning och namn, se nedan. Knappen <Makulera> är borttagen. Se separat rubrik för detta. 1.2.12 Ändrade namn och ny ordning på knappar i dialogen, Ändra kontering Knapparna har bytt ordning och namn, se nedan. 1.2.13 Ändrade namn och ny ordning på knappar i dialogen, Ny Inbetalning <OK> har bytt namn till <Överför till ek.system>. <Ändra kontering> är i version 2.2 inte tillgänglig genom inbetalningsdialogen. Här kommer fortsatta anpassningar så att in- och utbetalningar i framtiden ska fungera logiskt lika. 4 (6)
1.2.14 Förhandsvisning av konteringsinformation direkt i arbetsytan Numera syns den föreslagna konteringen i en tabell direkt i arbetsytan i samband med att utbetalningsbeslutet ska effektueras, se bilden nedan. Där ser handläggaren den viktigaste informationen för att snabbt kunna avgöra om något i konteringen måste ändras. Om det gäller den första utbetalningen eller att inget i konteringen ändrats i tidigare betalningar, visas den konteringsinformation som användes i beviljningen då ärendebeslutet fattades. Vilka kolumner som visas beror på hur konfigurationen för handläggarens organisation är definierad. Bild: Förhandsvisning av konteringsinformation i samband med effektuering av utbetalning. 2 Kända brister 2.1 Otydligt meddelande vid obalans mellan GL och AP Då man har lagt till ytterligare GL-rader och sedan klickar på knappen <Överför till ek.system>, kan detta meddelande visas. Oftast beror det på att summan av GL-radernas belopp inte är i balans med AP-radens. Åtgärda felet genom att välja <Ändra kontering> och justera GL-radernas belopp. Bild: Felmeddelande vid överföring till ek.system. 2.2 Obalans mellan GL och AP vid manuell utbetalning Det har i tidigare versioner vid manuell utbetalning (Ej Agresso) gått skapa flera GLrader där summan av GL-radernas belopp inte stämmer med AP-radens belopp. Felet finns fortfarande kvar i denna version. Observera att Ej Agresso bytt namn till Ej till ek.system. 5 (6)
3 Förtydliganden i samband med uppdateringen 3.1 Fliken Transaktioner, Nyps Ekonomi 3.1.1 Syfte Här kan de som har rollen Nyps Controller granska verifikationerna (inom den aktuella agressoinstansen) och göra vissa rättningar efter att t ex en utbetalning effektuerats. 3.1.2 Statusar Verifikationerna kan ha fyra olika statusar, se nedan. Status Behandlas Skall överföras Överförd Förklaring Verifikationen håller på att redigeras eller har ej ännu effektuerats klart, dvs inget val av <Överför till ek.system> eller <Ej till ek.system> har gjorts. Verifikationen kan ändras av Nyps Controllern. Verifikationen kommer att överföras till ekonomisystemet vid nästa överföringstillfälle. Verifikationen kan inte längre ändras, varken av handläggaren eller av Nyps Controllern. Dock kan den av Nyps Controllern stoppas från att överföras till ek.systemet och får då statusen -. Verifikationen är överförd till ekonomisystemet. Verifikationen kan inte längre ändras. - Verifikationen är intern och stannar i Nyps, t ex manuella utbetalningar samt beviljningar och återföringar. Verifikationen kan ändras av Nyps Controllern. 6 (6)