e-följesedel När du handlar hos grossist kan du elektroniskt överföra allt material från följesedeln till ordern i Scrollan. Prissatt och klart för fakturering. E-följesedel är en tilläggstjänst. Finns förberett i ditt program men måste beställas och aktiveras för att vidare kunna användas. Tjänsten finns tillgänglig för: Ahlsell, Dahl, Elektroskandia, Lundagrossisten, Moel, Onninen, Selga, Solar, Storel och VVS-centrum. Dina kunduppgifter för e-följesedel registreras via Scrollan till din grossist. När du gör ett inköp är det viktigt att du anger ett ordernr. Finns det inget har du 35 tecken på dig att verifiera inköpet så att leveransbeskedet senare kan kopplas till ett ordernummer. Innehåll Inställningar/Parametrar... 2 Prissättning vid import till order- default inställningar.... 2 Import e-följesedel... 2 Avvikande artikelrader... 3 Extern import av E-följesedel... 4 Korrigera/ändra/radera... 4 Granska/Skriv ut importerade E-följesedlar... 7 Exportera... 7 Till order... 7 Till order och mobildator... 8 Visa E-följesedlar... 9 Order... 9 Orderrader- Utökad radbeskrivning... 10 Felsökning... 11 1
Inställningar/Parametrar Välj Program Order - Import E-följesedel. 1. Välj Parametrar i menyn nedan. Överst ser du sökvägen till den mapp som kommer att förvara leveransbeskeden /följesedlarna. Tryck F7 Bläddra om du vill ändra sökväg. 2. Skriv in Kundnr, ditt kundnummer som du har till Scrollan, inte grossistens kundnummer. Prissättning vid import till order- default inställningar I första hand hämtas priset från kundregistret. Finns inget pris där kan du ange vilken prislista som ska sökas i andra hand. Slutligen om inget pris hittas registreras det pris som finns hon den grossist du hämtar e-följesedel från. Import e-följesedel Klicka på F7 Importera E-följesedel för leveransbesked. Du får en lista med följesedlar skickade från din grossist. Dessa bör alltid gås igenom innan export till Scrollan görs. Det kan ligga rader utan pris samt artiklar som saknas i prislistan. Läs mer om detta under avsnittet Avvikande artikelrader. Du kan välja att sortera följesedlarna efter Datum, Följesedel- eller Order nr. Du kan klicka i eller använda F2 Markera alla eller F3 Avmarkera alla. 2
Förklaring färger & status Leveransbesked Kolumn St visar Status Status RÖD betyder att angivet ordernr saknas i Scrollans orderlista. Status SVART om order inte tar emot e-följesedlar (kan markeras på order, se sidan 9). Status LILA om den ska till inventering. Status GULT om angivet ordernummer finns i Scrollan och vidare kan exporteras till order. Fält: Exp är markerad om den ska exporteras. Ordernr ska visa Scrollans ordernr som registrerats av din grossist vid avhämtning. Inventering visar inventeringsnummer. Datum visar leveransdatum. Namn visar den kund som Scrollan har kopplat till registrerat ordernr. Följesedel ska visa grossistens följesedelnummer. Leverantör visar namn på grossist. Vår referens visar uppgivet namn som är registrerat av din grossist vid avhämtningen. Avvikande artikelrader Grossisternas prislistor kan innehålla produkter med pris 0kr, detta för att vissa varor kräver dagsprissättning, t. ex. kopparrör. Det är alltid viktigt att man kontrollerar e-följesedlarna innan man exporterar till Scrollan samt att man, innan slutfakturering till kund, som vanligt ser över orderraderna så att det t. ex ligger pris på alla artiklar. I Scrollan kan ni enkelt se om en artikel saknas i grossistens prislista då ligger en notering Saknas i prislista, enligt bild nedan. 3
Det går att importera raderna trots att de saknas i pris-/artikellistan och även om de ligger med 0kr. Detta innebär att man i vissa fall måste vänta med att fakturera sin kund till dess att man fått leverantörsfakturan från sin grossist (eller kontakta grossisten), för att därefter korrigera sina orderrader med korrekt pris. Man kan också se att den gulmarkerade artikelraden har en notering och alltså efter import bör ses över innan fakturering till kund. Framför allt att där ligger ett pris. Även varor som normalt inte finns i grossisternas centrallager (beställningar utanför ordinarie sortiment) bör man vara uppmärksam på. Dessa kan ju saknas i grossistens artikel-/prislista och kräver då manuell hantering. För att säkerställa att man får med alla kostnader för sitt arbete kan man lägga till en rad om detta på blanketten för egenkontroll (för er som har Linkan Android lägger ni till detta där, läs mer på egenkontroll) eller be era montörer ta med underlag vid beställningar utanför ordinarie sortiment. Extern import av E-följesedel Du kan importera följesedlar manuellt, om du har fått följesedlar på mail av din grossist i filformatet.xml, via menyvalet Arkiv - Extern import. 1. Spara ner filen /filerna (*.xml) till Scrollan Program - Leveransbesked. 2. Sök dig fram till mappen Leveransbesked. 3. Markera fil (*.xml) klicka på Öppna. Funktionen används endast om t. ex. följesedlarna inte har kommit in den normala vägen via EDI och F7 Importera E-följesedel. Korrigera/ändra/radera Genom att högerklicka på ett leveransbesked får du upp nedanstående alternativ. 4
Radera markerade e-följesedlar- 1. Markera rutan Exp för de leveransbesked du vill ta bort. 2. Klicka på Radera markerade följesedlar i menyn. Ändra ordernr till annat ordernr- 1. Klicka på rullisten för att välja direkt från orderlistan. Markera rutan Endast öppna order visas om du bara vill kunna välja bland pågående jobb. 2. När du valt Nytt ordernr trycker du slutligen F7 Utför. Ändra ordernr till inventeringsnr (kan användas om du har tilläggsmodulen Inventering) Klicka på rullisten för att kunna välja direkt ifrån din inventeringslista. 5
Förklaring färger & status Material Vid markering visas allt Material för markerad följesedel i nedre fönstret, se bild. Kolumn St visar Status Status RÖD betyder att artikeln inte finns i grossistens prislista. Status SVART att rad exporteras som dold till order. Status LILA exporteras till inventering. Status GULT att rad exporteras till order. Radera materialrader Vill du ta bort en materialrad markerar du raden högerklickar och väljer Radera markerade materialrader. Vill du ta bort flera rader samtidigt markerar du först raderna genom att använda CTRL på tangentbordet och klickar på rader du vill ta bort. Skulle du av misstag råka ta bort ett leveransbesked/följesedel/materialrader får du begära ett nytt leveransbesked av din grossist. 6
Granska/Skriv ut importerade E-följesedlar Markera först vilka E-följesedlar du vill granska. Klicka på F2 Markera alla för se hela leveransen. För att skriva ut kan du välja Utskrift direkt i menyn. Exportera Till order Har du order med anbud/fast pris där du inte vill att material ska gå in på orderrader. Markera orderhuvud på order innan export. Markera de följesedlar du vill exportera till order och tryck F9 Exportera. 7
Svara Ja på kontrollfrågan om du vill gå vidare med att Exportera markerade E-följesedlar. Om ordern är slutfakturerad kommer artiklarna att lägga sig som Dolt material efter export till ordern. Till order och mobildator Har du någon av våra mobila produkter/tjänster kan du exportera ut artiklarna till enheten förutsatt att du har skapat en arbetsorder i Scrollan på angiven order. Markera Skicka artiklarna till mobildator om E- följesedel ÄVEN ska ut till order på mobildator Klicka på F9 Exportera. Fortsätt med F9 Skicka till Mobildator - klicka Ja på dialogrutan. Du får meddelande om att det är skickat till EDI och export är klart. 8
Visa E-följesedlar Order Under menyn Visa och E-följesedlar kan du se importerade och ej importerade E-följesedlar. 9
Orderrader- Utökad radbeskrivning Högerklicka på någon orderrad och välj utökad radbeskrivning i menyn. Här han du se vilka rader som kommer från Följesedelsnr. 10
Felsökning Om du får meddelande vid import E-följesedlar i Scrollan kan det bero på: Beroende på grossist kan det ta olika lång tid innan följesedlar blir åtkomliga på EDI för import. Grossisten kan ha problem med sitt system. Om du inte har hämtat hem följesedlar på väldig på länge kan det finnas fler e-följesedlar än vad servern orkar med. När du klickar import e-följesedlar får du meddelande att inget finns att hämta. Dubbletter av följesedelnummer från Grossisten kan inte hanteras i Scrollan. (Om montören lämnar tillbaka material hos grossisten och grossisten skapar en följesedel med kreditpost med samma följesedelnummer) Vid kreditposter måste du som kund be om annat följesedelnummer av grossisten. I annat fall får du hantera order manuellt i Scrollan och inte via följesedel. Om du får in en annan prislista än den du valt under parametrar kan det bero på att du inte har samma inställningar på alla dina klienter i nätverket. Se över dina inställningar. 11