Handledning för Coop Food Terminal

Handledning för Coop Food Terminal Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 2 av 45 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR COOP ESAP 20.1 V1.5 FOOD TERMINAL 4 2. FLÖDEN 5 2.1 COOP ESAP 20.1 V1.5 FOOD TERMINAL... 5 3. AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING 5 3.1 AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING COOP ESAP 20.1 V1.5 FOOD TERMINAL 5 3.1.1 Coop introduktion... 5 3.1.2 Skiss över flödet/processbeskrivning... 5 3.1.3 Artiklar... 6 3.1.4 Adresser... 6 3.1.5 Priser... 6 3.1.6 Order... 7 3.1.6.1 Avvikelser... 7 3.1.6.2 Ersätta artiklar... 7 3.1.6.3 Delleverans... 7 3.1.6.4 Leveransdag... 7 3.1.6.5 Returemballage... 7 3.1.7 Transport... 8 3.1.7.1 Pallar... 8 3.1.8 Faktura... 8 3.1.8.1 Rabatt... 8 3.1.8.2 Frakt... 8 3.1.8.3 Kreditfaktura... 8 3.1.9 Returer/Reklamationer/Återtag av varor... 8 3.2 LEVERANTÖRSUPPSTART... 9 3.2.1 TESTER... 10 4. HANDLEDNING 11 4.1 ARTIKLAR... 11 4.1.1 Uppdatera artiklar... 11 4.1.2 Pantartiklar... 13 4.1.3 Lista artiklar... 14 4.1.4 Tänk på att... 14 4.2 PARTNERS... 14 4.2.1 Lägga till köpare... 14 4.2.2 Uppdatera partners... 16 4.2.2.1 Multipla avsändande GLN... 17 4.2.3 Lista partners... 18 4.2.4 Tänk på att... 19 4.2.5 Adresser... 19 4.3 PRISER OCH RAMAVTAL... 20 4.3.1 Uppdatera ramavtal... 20 4.3.2 Kopiera ramavtal... 21 4.3.3 Tänk på att... 21 4.4 ORDER... 21 4.4.1 Notifiering... 21 4.4.2 Uppdatera order... 22 4.4.2.1 Avvikelser... 24 4.4.3 Lista order... 24 4.4.4 Tänk på att... 24 4.5 PLOCKLISTA... 24 4.6 SKAPA PALLETIKETTER... 24 4.6.1 Skapa palletikett för enstaka order... 25 4.6.2 Skapa palletiketter per artikel... 28 4.6.3 Lista palletiketter... 30 4.6.4 Eget SSCC nummer... 31 4.7 UTLEVERANS... 31 4.7.1 Uppdatera utleverans... 31 4.7.1.1 Pantartiklar... 32

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 3 av 45 4.7.1.2 Avvikelser... 32 4.7.2 Skriva ut följesedel... 32 4.7.3 Lista utleverans... 33 4.7.4 Tänk på att... 34 4.8 FAKTURA... 34 4.8.1 Uppdatera fakturor... 34 4.8.2 Kreditfaktura... 37 4.8.3 Lista faktura... 39 4.8.4 Tänk på att... 40 4.9 ÖVRIGT... 40 4.10 STATUSLISTAN... 40 5. INTERNA UPPSTARTSRUTINER 42 5.1 INSTÄLLNINGAR... 42 5.2 NOTISER... 42 5.3 UPPSTARTSRUTIN ES... 44 6. EXTERNA UPPSTARTSRUTINER 45 6.1 COOPS TESTSCENARIO I UPPSTARTEN MOT LEVERANTÖR... 45

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 4 av 45 1. Användarhandledning för Coop ESAP 20.1 v1.5 Food Terminal I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera Coops ESAP flöde för Food Terminal.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 5 av 45 2. Flöden Nedan visas schematiskt hur detta flöde fungerar. Det kan dock variera ifrån hur just du kommer att handla med din köpare. Din köpare ger dig information om hur du ska handla. 2.1 Coop ESAP 20.1 v1.5 Food Terminal Coops flöde Food Terminal omfattar alla de leverantörer som levererar produkter som Coop kategoriserar som Food till Coops terminaler. 3. Affärsprocessbeskrivning 3.1 Affärsprocessbeskrivning Coop ESAP 20.1 v1.5 Food Terminal 3.1.1 Coop introduktion Coop använder ESAP 20.1 ramverket för att hantera Food Terminal-flödet. För dig som leverantör har Coop även beskrivningar om hur du som leverantör skall hantera samarbetet med Coop i dokumenten Hanteringsbilagan, Logistikbilagan, EDI-bilagan. 3.1.2 Skiss över flödet/processbeskrivning Följande meddelanden utväxlas mellan Coop och leverantörerna.

Leverantör Terminaler Butiker Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 6 av 45 Flödet mellan leverantören och Coop Terminal eller butik är enligt följande. 2 Cikab b 1 3 4 6 7 5 5 Fysisk leverans 5 Fysisk leverans = EDI =Papper 1. Leverantören förser Cikab och Validoo-artikel med komplett artikelinformation 2. Butiken gör en beställning 3. Terminal skapar en order 4. Leverantören kvitterar sändningen 5. Leverantören levererar varor till terminal med pappersföljesedel och fraktsedel 6. Leverantören skapar en faktura 7. Coop kvitterar sändningen 3.1.3 Artiklar På de artiklar Coop beslutar att ta upp i sortimentet skall komplett artikelinformation (AI) vara CIKAB tillhanda senast 13 veckor innan revidering, samt levereras via Validoo Artikel enligt instruktionen på GS1 Swedens hemsida http://www.gs1.se/sv/validoo/. Varje beställningsbar enhet (detaljistförpackning, butiksförpackning) skall ha ett unikt GTIN. (Mer info gällande GTIN hittar du på http://www.gs1.se/sv/streckkoder/ytterforpackningar/). Vid orderinläsningen prioriteras GTIN före artikelnummer. 3.1.4 Adresser Coop använder GLN för att på ett korrekt sätt kunna styra adresseringen av leveranser och juridiska köpare samt fakturamottagare. Alla leverantörerna får GLN och dess klartextbeskrivning via etableringsbilagan från Coop. Det är viktigt att leverantören lägger in och underhåller dessa i Exder. Observera att vid tester skall andra adresser användas. 3.1.5 Priser Coop tillämpar nettopriser och dessa skall läggas upp i Exder för korrekta faktureringsbelopp. I dagsläget kontrolleras priser och artiklar manuellt via Excel-ark innan EDI etableras. Coop inköpspris = avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 7 av 45 Coop tar i dagsläget inte emot prislistor. Rekommendationen är dock ändå att skapa ett ramavtal för att hantera Coops priser separat. Priserna i detta ramavtal sätts då till kontraktspris. Tänk på att lägga upp två ramavtal, en för Coops testpartner och en för Coops produktionspartner. 3.1.6 Order Order skickas från Coop (terminal) till leverantören i enlighet vad som står i inköpsavtalets logistikbilaga. Generellt skickas order löpande under ordinarie kontorstid måndag fredag, undantagsvis skickas även order till färskvaruleverantörer på söndagar. Coop förser varje order med ett unikt ordernummer vilket skall användas av leverantören som referens vid faktureringen. Coop förser även ordern med en orderreferens vilket är lika med ett internt avtalsnummer i Coops affärssystem. Detta orderreferensnummer fyller dock i dagsläget ingen operativ funktion i relationen mellan leverantören och Coop och syns därför inte i Exder. Avhämtning av gods görs normalt av Coop. I order kan därför avhämtningsdatum skickas. Detta visas i Exders fält Önskat avsändningsdatum från leverantören på orderraden. Order läggs alltid elektroniskt. Manuella order skall ej användas. 3.1.6.1 Avvikelser Över- och underleveranser accepteras men här skall en nivå förhandlas separat. Ifall leverantören inte har möjlighet att leverera en order d.v.s. noll-leverans skall detta rapporteras till varustyraren/beställaren hos Coop. 3.1.6.2 Ersätta artiklar Att ersätta en artikel med en annan är inte tillåtet på redan lagd order. 3.1.6.3 Delleverans Delleveranser d.v.s. att en order levereras vid skilda tillfällen accepteras endast i undantagsfall och endast om det i förväg godkänts av varustyraren/beställaren hos Coop, som då lägger en ny order på den avvikande icke levererade kvantiteten. För mer utförlig information om vem som är din varustyrare kontakta din affärskontakt på Coop. 3.1.6.4 Leveransdag Den på ordern begärda leverans-/avsändningsdagen skall uppfyllas. Avvikelse mot denna kan endast godtas om leverantören och Coops varustyrning når en särskild överenskommelse vid varje enskilt tillfälle. 3.1.6.5 Returemballage Coop har vissa regler gällande SRS returhalvpallar och SRS returlådor. Antal SRS-enheter skall alltid ha en egen rad på följesedel och faktura. Alla leveranser på halvpall till Coop skall ske på SRS returhalvpall om inte annat avtalats. SRS-panter hanteras mot leverantör enligt följande: Dryckesemballage: Alla panter, backar och brätten faktureras som separata rader och har egna GTIN. Panterna har samma moms som varan och räknas även in i lagervärde på terminal hos Coop. SRS-lådor/plastpallar: För SRS låda skall GTIN 7350000481105 användas. För SRS halvpall skall GTIN 7350000486100 användas. Dessa är ej momsbelagda och i fakturan skall värdet 0 användas som referens till order radnummer.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 8 av 45 EUR-pall: Förekommer ibland på faktura, men har inget eget GTIN. Manuell ombokning mellan Cikab och Clab (EUR-pallen är en lastbärare som "ägs" av Clab) 3.1.7 Transport Varuleveranser till terminal sker normalt måndag-fredag men kan förekomma på veckans alla dagar om så avtalats i Inköpsavtalet. Coop eller av Coop utsedd transportör ansvarar för hämtning av leveransen enligt logistikbilagan. Leveransen skall åtföljas av frakthandlingar och en lättläst, avprickbar följesedel med CIKAB:s ordernummer angivet samt ev. hälso- och ursprungsintyg (t.ex. krav, närodlat). Fraktsedel och följesedel bör helst vara separata dokument, eftersom de behandlas i olika delar av organisationen. 3.1.7.1 Pallar De godkända lastpallarna finns angivna i Förpackningsguide för dagligvaror (www.ecr.se). Hanteringen av EUR pall framgår av logistikbilagan. Om engångspall används ska den vara anpassad till SIS-mått. Hanteringen av Palettenpallar följer användarinstruktionerna som finns angivna på www.retursystem.se/paletten. Halvpall o h 1/3 pall hanteras på helpall s.k. slavpall. Användning av 1/3-pall kräver skriftligt tillstånd från CIKAB:s logistikavdelning. 3.1.8 Faktura I detta flöde motsvarar en faktura en order. Fakturering får ske tidigast i samband med leverans. Samtliga priser på artikel skall vara Coop inköpspris d.v.s. nettopriser. Prismatchning sker på fakturans summanivå. Matchning sker mot terminalens inleveransrapportering och ifall inga avvikelser kan uppdagas genom matchningen så utfaller betalningen efter avtalad betalningstid. Om leverans sker fritt butik/terminal, inkluderas frakten i inköpspriset. Om frakten debiteras separat ska den redovisas som en separat fraktkostnad för hela fakturan. Öresavrundning kan användas. 3.1.8.1 Rabatt Samtliga priser på artikelnivå skall vara nettopriser. Rabatter kan redovisas som upplysningspost på fakturan. Om rabattsats anges måste minst ett rabattbelopp anges. 3.1.8.2 Frakt Om leverans sker fritt butik/terminal, inkluderas frakten i inköpspriset. Om frakten debiteras separat ska den redovisas som en separat fraktkostnad för hela fakturan. 3.1.8.3 Kreditfaktura Ibland uppstår det fel som måste korrigeras med hjälp av en kreditfaktura. När ett fel uppdagas så skickas det ut ett reklamationsunderlag via e-post. Vid inbetalning av kreditfakturan skall ni alltid referera till ursprungsordernummer och fakturanummer 3.1.9 Returer/Reklamationer/Återtag av varor Dessa delar omfattas inte i dagsläget inom Coops flöde Food Terminal utan hanteras enligt tidigare processer. Se Inköpsavtal och Hanteringsbilagor.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 9 av 45 3.2 Leverantörsuppstart I detta avsnitt beskrivs vad som krävs av leverantören för att starta upp flödet. För att uppstarten av flödet ska gå igång så smidigt som möjligt krävs att leverantören går igenom dessa moment och stämmer av punkterna. Teckna avtal med Coop samt komma överens om att EDI-uppstart enligt Coop Food Terminal skall ske. Teckna avtal om EDI med Expert Systems om inte avtal redan finns. Coop kallar till uppstartsmöte inför EDI-etableringen. Att göra inför uppstartsmöte Följande punkter måste kontrolleras: o Kontroll av Sortimentslistan så att samtliga uppgifter stämmer. Kontrollera att ni och Coop har samma artiklar upplagda och att priser, GTIN, artikelnummer, o.s.v. är korrekta. Finns ej GTIN måste ni beställa GTIN samt märka era varor med GTIN. o Beställ GLN-lokaliseringskod om ni inte redan har en. GLN är ett identifieringsnummer för e- handel. Mer information om detta finns på www.gs1.se. o o När artikellistan är korrekt verifiera att artikelinformation är skickad till Coop. Detta görs elektroniskt enligt den överenskommelse ni har med Coop. Ta reda på när ni är klara med uppstarten av Exder EDI och när ni kan driftsättas. Följande dokument skall fyllas i och skickas åter till Coop inför uppstartsmöte: o o Etableringsdokument, här stäms GLN av Sortimentslista, med korrekta GTIN Genomföra uppstartsmöte: Coop kommer att hålla ett uppstartsmöte tillsammans med er. Detta möte är det enda möte ni kommer att ha och där kommer EDI-uppstarten för er att koordineras. Mötet hålls per telefon. Där bestäms när driftsättning skall ske. Det är viktigt att närvara så att ni tillsammans kan kontrollera att alla uppgifter stämmer, att ni kan tidssätta projektet och för att kunna gå igenom eventuella frågor. Det är viktigt att det finns kompetens närvarande på mötet, både gällande order, faktura och EDI-specifika frågor. Notera att detta är ett möte som skall handla om den tekniska implementation av ESAP20 och därmed inte ett forum för rena affärs- eller sortimentsfrågor. Coop sätter upp leverantören tekniskt hos sig. Meddela Expert Systems kundtjänst när driftsättning skall ske. Lägg upp de GLN/adresser som ska användas i Exder. Leveransadresserna hämtas från etableringsbilgan. Vid behov av hjälp kontakta Expert Systems support. Lägg upp aktuella artiklar och priser som skall användas i Exder. Artiklarna hämtas från sortimentslistan. Vid behov av hjälp kontakta Expert Systems support. Glöm inte att boka utbildning hos Expert Systems för de personer som skall hantera flödet innan driftsättning (valfritt). Efter driftsättningsdatum förväntas ni hantera elektronisk handel för order och faktura. Uppstår frågor finns Expert Systems support till hands.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 10 av 45 3.2.1 Tester Tester kommer att genomföras enligt följande scenario: ORDER Arbetsmoment Kontrollera att allt är klart för test Välj befintlig order och meddela leverantören vilken order som används som testorder Skapa order i LCD Kontrollera i XIB att order skickats iväg Kontrollera med leverantören att de mottagit ordern Verifiera att ordern ser korrekt ut Kontrollera att CONTRL har inkommit Ansvarig/Utförare Coop Coop + Leverantör Coop Coop Coop + Leverantör Leverantören Coop FAKTURA Arbetsmoment Leverantören skickar en faktura på den förutbestämda ordern Kontrollera att fakturan inkommit i XIB samt att CONTRL har sänts Leverantören skickar en kreditfaktura av den tidigare skickade fakturan Kontrollerar och validerar fakturan och kreditfakturan mot valideringsportalen (GEFEG) Gränssnittsgruppen gör en SAP-kontroll av fakturan Leverantören meddelas att allt är OK Produktionssättning Ansvarig/Utförare Leverantören Coop Leverantören Coop Coop Leverantören Coop + leverantören

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 11 av 45 4. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. 4.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 4.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer AGG-6 och artikelbeskrivning Ägg 6-pack. Artikelnivån är mellannivå, d.v.s. detaljistförpackning. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikelnivå: Beskriver artikelns hierarkiska nivå, d.v.s. bas-, mellan- eller toppnivå. Basnivå = Konsumentförpackning, Mellannivå = Grossistförpackning, Toppnivå = Transportförpackning (pall). Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 12 av 45 Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 13 av 45 Obs! Coop vill ha in komplett artikelinformation på samtliga artiklar som skall tas upp i sortimentet. För instruktioner gällande artiklar för varucertifikat se Handledning EPC 1.9. I samma handledning finns även beskrivet hur ni sänder Artikelinformation från olika GLN, om ni använder er av flera för handel med COOP. 4.1.2 Pantartiklar Om ni använder pantartiklar behöver ni lägga upp även dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni i fältet Artikeltyp anger att artikeln är en pantavgift och i fältet Pantkod vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en returhelpall SRS. Exemplet ovan visar en SRS-back. Artikeltypen är Pantavgift. Pantkoden är satt till 7350000481105 SRS hellåda. Det är viktigt att ni anger pantkod för att Exder ska kunna lägga på pantavgift vid utleveranserna. Oftast ska momskoden sättas till 0 när det gäller pantartiklar men ibland ska moms anges. Är ni osäkra kan ni fråga er köpare. I detta flöde ska dryckesemballage ha samma moms som själva varan.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 14 av 45 4.1.3 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 4.1.4 Tänk på att I detta flöde gäller följande: Det är obligatoriskt att ange ett unikt standardartikelnummer (GTIN) för varje artikel. Beställningsbar enhet är detaljistförpackning (mellannivå). Artikelinformation krävs oftast att leverantören skickar in. Sänd er artikelinformation från rätt GLN, om ni använder er av fler än ett GLN. Endast nettopriser. Coop inköpspris = avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter. 4.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 4.2.1 Lägga till köpare Om ni redan har tillgång till Exder så är det enklaste och snabbaste sättet att lägga till Coop som köpare att använda rutinen Partners Lägg till köpare.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 15 av 45 Eftersom ni vill handla elektroniskt med Coop i detta flöde så klickar ni på Elektronisk handelspart», en lista visas då med möjliga köpare. Klicka på COOP ESAP 20.1 v1.5.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 16 av 45 Därefter får ni möjlighet till att själva ange ett ID på er partner, lämna fältet blankt om ni önskar tilldela partnern nästa nummer i er nummerserie. Klicka sedan på OK-knappen så skapas en partner. 4.2.2 Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners kan ni nu se hur er partner för Coop har skapats. De fält som behöver vara ifyllda för att kunna handla i detta flöde är följande (observera att alla dessa inte återfinns på första fliken): Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 1. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Skall för detta flöde alltid vara 7300120000007.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 17 av 45 Adresser: Ni måste ange minst en köpareadress, se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Antal förfallodagar: Skall vara satt till 30 dagar i detta flöde. Elektronisk faktura måste baseras på elektronisk order: Skall alltid vara ibockad. Förvald ordertyp: En-leverans då delleveranser normalt ej tillåts i detta flöde. Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni vill att Exder ska föreslå rätt antal pantartiklar på utleveransen. 4.2.2.1 Multipla avsändande GLN Om ert företag har flera GLN registrerat för handel med COOP måste ni lägga in dessa under fliken EDI. Klicka på ikonen för att lägga till era GLN. Era registrerade GLN är valbara i rullgardinsmenyn och ni kan skriva in en egen beskrivning.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 18 av 45 Dessa GLN kommer nu att finnas valbara vid exempelvis skapande och sändning av Artikelinformation. 4.2.3 Lista partners Under Partners Lista partners kan ni skriva ut olika listor över era partners. Ni kan lista alla era partners eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 19 av 45 4.2.4 Tänk på att I detta flödet gäller följande: Vid tester används en speciell partner med annan lokaliseringskod. 4.2.5 Adresser Adresser finns under menyn Partners Uppdatera adresser eller direkt under Uppdatera partners och här lägger ni upp alla adresser som ni använder, t.ex. gods- och leveransadresser. I Coops fall behöver ni lägga upp terminalerna. De aktuella adresserna får ni direkt från Coop inför uppstart.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 20 av 45 Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Skall kopplas till er partner för Coop. Adress: Här anger ni den fysiska adressen. 4.3 Priser och ramavtal 4.3.1 Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner. Ramavtalet består av tre flikar. Huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under huvudinformation fyller ni bl.a. i ramavtalets giltighetsdatum. Fliken avgifter och rabatter används inte i detta flöde. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar med tillhörande priser. Coop använder enbart en pristyp och det är Kontraktspris. Ni sätter ert nettopris medräknat avdrag och rabatter (såvida inga rabatter efterfaktureras). Detta är sedan det pris som gäller när en order kommer in.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 21 av 45 I exemplet ovan kan vi se att priset är satt till 60 kronor. 4.3.2 Kopiera ramavtal Genom att klicka på länken Kopiera ramavtal >> så kan ett ramavtal kopieras. 4.3.3 Tänk på att I detta flödet gäller följande: I ramavtalet ska giltighetsdatum alltid anges. Pris gäller vid önskat leveransdatum om ej annat överenskommit (ställs in under Uppdatera partner). Prislista på ramavtalet skall ej skickas iväg till Coop. Två ramavtal, ett för testpartnern och ett för produktionspartner, behöver registreras så att priserna är korrekta både i test som i produktion. 4.4 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot ordrar i Exder. Ordrar kommer alltid in elektroniskt i detta flöde. 4.4.1 Notifiering När en order har skickats från Coop och kommit till Exder får ni ett e-mail om att ni har fått en ny order. E-mailet kan skickas till upp till tre olika adresser. Ni lägger upp e-mailadresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 22 av 45 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett e-mail när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett e-mail om någonting går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 4.4.2 Uppdatera order Vi testar att ta emot en beställning (order) från Coop. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. Antingen så klickar ni på direktlänken i notifieringsmailet eller så letar ni upp er order via förstoringsglaset.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 23 av 45 När ni fått fram er order visas i fliken Huvudinformation att det är en order från Coop enligt affärsflödet ESAP 20.1. Här visas också en referens till Coops eget ordernummer i fältet Kunds ordernummer.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 24 av 45 Under fliken Radinformation visas beställda artiklar. Eftersom att Coop normalt hämtar godset själva visas här önskat avhämtningsdatum i fältet Avs. datum och tid (avsändning från leverantör). Klicka på Slutför-knappen för att slutföra ordern. 4.4.2.1 Avvikelser Möjlighet finns att i ordern ändra bekräftat antal, helt refusera order eller ändra bekräftat leveransdatum, men tänk på att detta måste meddelas Coop manuellt då ingen elektronisk orderbekräftelse skickas. 4.4.3 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era ordrar. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 4.4.4 Tänk på att I detta flödet gäller följande: Ingen orderbekräftelse skickas så avvikelser måste meddelas manuellt till Coop. 4.5 Plocklista För att enkelt lista era ordrar som ska plockas kan ni titta i menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis så kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Ordern måste vara slutförd för att ni ska kunna ta ut en plocklista. Det får heller inte finnas någon utleverans skapad på ordern. 4.6 Skapa palletiketter Palletiketterna följer GS1 128 standarden. Palletiketterna används för att få ett effektivt logistikflöde. Varje palletikett har ett unikt SSCC nummer samt tilläggsinformation om pallens innehåll.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 25 av 45 I Exder är det vanligaste sättet att skapa palletiketter att skapa etiketterna först när order anlänt, ni använder er då av rutinen Skapa palletikett för enstaka order. 4.6.1 Skapa palletikett för enstaka order Gå till menyvalet Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter för enstaka order för att skriva ut palletiketter. Fördelen med denna rutin är att palletiketterna kopplas direkt till rätt utleverans. Till varje utleveransrad kopplas en eller flera palletiketter. En palletikett har alltid ett unik SSCC nummer. Ni gör enligt nedan för att skapa en palletikett från en enstaka order. Börja med att fylla i önskade defaultvärden. Dessa kommer att kopieras ner på alla palletiketter så att ni slipper ange dessa igen. Fyll i: Förpackningsdatum: Här anger ni förpackningsdatumet för varorna. Bäst-före-datum: Här anger ni om varorna har något bäst före datum. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Fältet ska alltid fyllas i. Lastbärare: Här anger ni lastbärare helpall. Etikett-kopior: Här anger ni hur många kopior av etiketterna ni vill ska skrivas ut. När ni har fyllt i dessa defaultvärden så anger ni ordernumret. Defaultvärdena kommer att kopieras ut till alla era palletiketter.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 26 av 45 I exemplet ovan anger vi ordernummer 5. Den innehåller en utleveransrad och till den raden vill vi skapa en utleveransrad. Det gör vi genom att klicka på knappen Ny rad.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 27 av 45 Genom att klicka på knappen Ny rad så talar ni om att ni vill ha en palletikett med eget SSCC nummer. Defaultvärderna kopieras ner och ni kan per palletikett lägga till eller ta bort information efter behov. Om ni önskar skapa flera palletiketter på någon utleveransrad så klickar ni på Ny rad igen. På palletikettraden fyller vi i antal i förpackning till 10 st. Om antal i förpackning skiljer sig ifrån bekräftat antal kommer Exder att varna. Vi klickar sedan på OK. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 28 av 45 Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. 4.6.2 Skapa palletiketter per artikel Om ni packar pallarna för utleverans och lagerför dessa innan ni fått in en order på varan, så kan ni skapa palletiketter i förväg för dessa pallar. Det gör ni på följande sätt. Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 29 av 45 Listtyp: Här väljer ni om ni vill skapa Palletikett för dagligvaror. Artikel: Ange den artikel som pallen innehåller. Antal i förpackning: Antal förpackningar ni har på pallen. Nettovikt: Här anger ni nettovikten för pallen. Bruttovikt: Här anger ni bruttovikten för varan inkl. emballage och ev. lastbärare. Avses endast för expopall samt för toppartikel. Förpackningsdatum: Här anger ni ert förpackningsdatum Total hållbarhet: Detta fält följer med när du anger vilken artikel pallen innehåller. Hållbarheten anger ni under Uppdatera artiklar under fliken Allmänt. Bäst-före-datum: Här anger ni bäst-före-datum för artikeln. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer. Lastbärare: Här kan ni välja vilken typ av lastbärare etiketten ska sitta på, oftast helpall men kontrollera med din köpare för korrekt information. Antal nya etiketter: Antal etiketter som ska skapas. Etikett-kopior: Antal kopior ni behöver av varje etikett. Vanligtvis två stycken då ni fäster varsin etikett på kort och långsidan av pallen. När ni har fyllt i alla värden och vill skriva ut etiketterna klickar ni på. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen För att skriva ut etiketterna klickar ni på Öppna och sedan väljer ni skriv ut.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 30 av 45 Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. Kom ihåg att när ni sedan skapar utleveransen så behöver ni koppla palletiketterna till utleveransraderna. 4.6.3 Lista palletiketter Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Lista palletiketter när ni vill göra en lista på de etiketter ni har skapat i Exder. Ni kan göra urval på listtyp, kolliidentitet, artikel, batchnummer, förpackningsdatum och lastbärare. När ni fyllt i de urval ni vill göra listan baserad på klickar ni på. Genom att klicka på kolliidentiteten (SSCC) så kan ni skriva ut den. Klickar ni på radera så kan ni radera en palletikett. Observera att när utleveransen är slutförd så kommer tillhörande etiketter att försvinna ifrån den här listan.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 31 av 45 4.6.4 Eget SSCC nummer För er som inte gör palletiketter i Exder måste ni i leveransaviseringen skicka med ert SSCC nummer så att Axfood får det, tillsammans med övrig vital information som finns på etiketten. Klicka på knappen. Nu öppnar sig fältet för kolliidentitet. Ställ markören i Kolliidentitetsfältet och använd er streckkodsläsare för att läsa in SSCC koden, eller skriv in den manuellt. Eftersom övriga uppgifter inte finns lagrat som exempelvis lastbärare eller nettovikt behöver ni även mata in dessa manuellt. 4.7 Utleverans I den här rutinen talar ni om hur mycket ni har levererat. 4.7.1 Uppdatera utleverans För att skapa en utleverans gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Skapa en ny genom att välja Skapa ny utleverans ifrån order.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 32 av 45 När ni har fått fram er utleverans klickar ni på Slutför-knappen om inga ändringar vad gäller levererat antal krävs. Tänk på att avvikelser måste rapporteras till Coop då ingen elektronisk leveransavisering skickas. 4.7.1.1 Pantartiklar Ni kan även på utleveransen lägga på pantartiklar. Detta gör ni genom att klicka på knappen för ny rad kan det att se ut enligt nedan:. Då Vi lägger på artikeln RETURLÅDA på utleveransen. För att få in pantartiklar automatiskt på utleverans, kontakta vår kundtjänst för hjälp. 4.7.1.2 Avvikelser Avvikelser måste rapporteras manuellt då ingen leveransavisering skickas i detta flöde. 4.7.2 Skriva ut följesedel Coop önskar att följesedel skrivs ut på papper och skickas med godset. Enklast görs detta direkt efter det att utleveansen slutförts genom att ni klickar på Skriv ut.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 33 av 45 4.7.3 Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut listor med era utleveranser. Möjlighet finns också här att skriva ut följesedlar som PDF-dokument för flera utleveranser på en gång.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 34 av 45 Detta görs genom att ni väljer Listtyp PDF och sedan gör ett urval av de utleveranser ni vill ha följesedlar utskrivna för. 4.7.4 Tänk på att I detta flödet gäller följande: Ingen elektronisk leveransavisering skickas, så avvikelser måste rapporteras manuellt. Coop vill att ni skriver ut följesedeln på papper och skickar med godset. 4.8 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan sätta egna fakturanummer, vid behov vänligen kontakta vår kundtjänst. 4.8.1 Uppdatera fakturor För att göra en faktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni gör en faktura per order/utleverans.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 35 av 45 Faktura är valt som fakturatyp då vi nu skall fakturera. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram numret genom att klicka på sökfunktionen eller skriva in det direkt i rutan. Det spelar ingen roll om fakturan skapas utifrån order eller utleverans.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 36 av 45 Vi får in alla värden och en faktura skapas. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Observera att utleveransnummer skickas med i fakturan till Coop som referens till följesedeln. Ni kan se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 37 av 45 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni istället på. för att skicka iväg fakturan till köparen. Det finns en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan öppnas då som en PDF. Det betyder att ni även kan spara fakturan på er dator. 4.8.2 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare gjord faktura. Ni väljer fakturatyp kreditfaktura, anledning till krediteringen samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera en faktura. I fältet Kreditera fakturanummer fyller vi i det fakturanummer som skall krediteras.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 38 av 45 Fakturan skapas och längst ner till höger kan ni se det krediterade beloppet. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 39 av 45 Klicka sedan på knappen Slutför för att slutföra och sända kreditfakturan. 4.8.3 Lista faktura Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. I Exders fakturajournal blir alla typer av fakturor färgmarkerade så att ni enkelt kan se hur långt era fakturor har kommit i sin väg mot er köpare. Om mottagaren skickar bekräftelser på att fakturan har tagits emot och systemmässigt är rätt eller fel vilket Coop gör så markeras detta i kolumnen Kvitto. Kolumnen innehåller ett X om en kvittens skickats med påpekande om att fakturan tagits men med systemmässiga fel och ett V om kvittens har skickats och fakturan har tagits emot utan fel. Har ingen kvittens skickats på fakturan så är kolumnen blank. Svart Gul Grön Röd V X Grå EDI faktura Inte slutförd - Skickad och ok Skickad inte ok* Kvitto ok Kvitto inte ok Makulerad *EDI-fakturor som markeras med rött kan innehålla olika typer av fel. Användarfel där du får ett e-brev om vad som är felaktigt och som du kan åtgärda eller systemmässiga fel där e-brev skickas till vår kundtjänst som tar hand om detta. Summerat kan sägas att gröna fakturor är helt klara medan övriga färger inte är klara. Röda indikerar att fakturan är felaktig och om felet kan åtgärdas av er själva så har ni fått meddelande om detta, annars har vår kundtjänst meddelats och kommer att återkomma till er. Nedan visas ett exempel på hur detta ser ut i Exders fakturajournal.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 40 av 45 Oavsett vilken av listtyperna Fakturajournal eller Enkel ni väljer framgår det nu tydligt vilka fakturor som behöver åtgärdas för att nå sina mottagare. Observera kolumnen Kvitto som tydligt visar om fakturan mottagits samt om mottagaren tycker att den är rätt eller fel. 4.8.4 Tänk på att I detta flödet gäller följande: Antal förfallodagar skall sättas till 30 dagar i detta flöde. Står det annat på fakturan behövs en inställning och denna görs per partner under Uppdatera partners och fliken Betalning. 4.9 Övrigt 4.10 Statuslistan Det lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna ordrar härifrån.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 41 av 45 I den här listan kan ni exempelvis se om en order har blivit utlevererad eller ej. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er orderhantering i Exder. Om ni klickar på så får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut.

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 42 av 45 5. Interna uppstartsrutiner 5.1 Inställningar För detta flöde skall nedanstående inställningar göras. 5.2 Notiser Gällande uppstartsrutin för leverantör: Vid önskemål så hjälper kundtjänst till med att fylla i etableringsdokument mot Coop. Detta ingår dock ej i vår uppstart av klienten utan skall debiteras som vanligt supportärende. Notera att RFF+CT i Coops order ej är ramavtalsrefens, utan ett referensnr som saknar betydelse i affären med leverantören. Av denna anledning läses referensen ej in i Exder, och således refererar Coops order varken till ramavtal eller prislista. Teknisk uppsättning Kommunikationsanmälan görs, mer information finns i projektbeskrivningen. GLN som används för Coop är 7300120000007. GLN som används för Coops tester är 7300129999999. Nr Vad 1 Ange teknisk kontaktperson hos köpare med telefonnummer esap20@coop.se

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 43 av 45 2 Ange teknisk kontaktperson hos VAN med telefonnumer Evry 3 Överföringsprotokoll (X400, FTP osv) X400 4 Kommunikationsadress och VAN, tex X400 adress C=se;A=sil;P=edbasa;O=xib;S=edifact Testparametrar, inkl unb i DB 5 Vilka trigger i TEIS används (namn) på inkommande och utgående Inkommande: X400 Trigger TietoEnator Utgående Contrl: Directory Trigger DNA 6 Vilken CEP fil används och hur är de integrerade till respektive triggers Order: ESAP_20.1v1.5_ORDERS_LINK_EdiToXml2_i.cep Kontrollsvar: contrl_esap201_u.cep Faktura: ESAP_20.1v1.5_INVOIC_LINK_Xml2ToEdi_u.cep 7 Hur ofta hämtas/skickas meddelanden genom TEIS Kontinuerligt 8 Var hämtas inkommande meddelanden (tex /u/dna/ftp) Order: X400 Kontrollsvar: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\ Faktura: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\ 9 Var lämnas utgående meddelanden (tex /u/dna/prod/edifiles/out) Order: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\in\ Kontrollsvar: X400 Faktura: X400 10 I detta flöde finns det några speciella filer som vi behöver känna till tex adressfiler och var de läses in ifrån 11 Var sparas inkommande inhouse filer Order: (Balder) c:\program\teis\edi-c\inhouse\ 12 Var sparas utgående inhouse filer Kontrollsvar: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\teis\ Faktura: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\teis\ 13 Var sparas inkommande edifact/xml/ursprungs filer Order: (Balder) c:\x400work\ 14 Var sparas utgående edifact/xml/ursprungsfiler Kontrollsvar: (Balder) c:\program\teis\edi-c\edifact\ Faktura: (Balder) c:\program\teis\edi-c\edifact\ 15 Arkiverade filer var sparas de \\oden.exder.net\dna\ediarkiv\in \\oden.exder.net\dna\ediarkiv\out

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 44 av 45 16 Sökväg till Externa beskrivningar 17 Sökväg till Interna beskrivningar 18 Vem har godkänt testerna hos köparen/van Christian.Waagaard@coop.se 19 Finns det några begränsningar som är kända rent tekniskt 21 Kan dropptriggers i TEIS användas 22 Inställningar i edi hub 23 Krävs kommunikationsanmälan vid ny leverantörsuppstart 20 Övrigt som vi bör känna till 5.3 Uppstartsrutin ES Nedan beskrivs de moment som behövs göras av ES för att flödet ska kunna startas av leverantören. Nr Vad Vem 1 Tag fram vilken uppstartsartikel som ska användas: 1200100304 Ktj 2 Tag fram standardutbildning (utbildningsmaterial + utbildningsbolag): Y:\Kundtjänst\Dokumentation\NAV\utbildningsmaterial\Utbildningsinf ormation_coop_food_terminal.ppt 3 Tag fram och genomföra internutbildning Ktj 4 Genomgång affärsprocessbeskrivningen Ktj 5 Genomgång handledningen Ktj 6 Genomgång teknisk uppsättning Infra 7 Säljmaterial Fsg Ktj

Senast uppdaterat: 15-05-06 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 45 av 45 6. Externa uppstartsrutiner 6.1 Coops testscenario i uppstarten mot leverantör ORDER Arbetsmoment Kontrollera att allt är klart för test Välj befintlig order och meddela leverantören vilken order som används som testorder Skapa order i LCD Kontrollera i XIB att order skickats iväg Kontrollera med leverantören att de mottagit ordern Verifiera att ordern ser korrekt ut Kontrollera att CONTRL har inkommit Ansvarig/Utförare Coop Coop + Leverantör Coop Coop Coop + Leverantör Leverantören Coop FAKTURA Arbetsmoment Leverantören skickar en faktura på den förutbestämda ordern Kontrollera att fakturan inkommit i XIB samt att CONTRL har sänts Leverantören skickar en kreditfaktura av den tidigare skickade fakturan Kontrollerar och validerar fakturan och kreditfakturan mot valideringsportalen (GEFEG) Gränssnittsgruppen gör en SAP-kontroll av fakturan Leverantören meddelas att allt är OK Produktionssättning Ansvarig/Utförare Leverantören Coop Leverantören Coop Coop Leverantören Coop + leverantören