Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Allmän administration Bolagsstämmoprotokoll Kronologisk ordning Pärm, Arkiv 80 Binds in Styrelseprotokoll Kronologisk ordning Pärm, Arkiv 80 Binds in Samverkansgruppen, protokoll Digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Diarium/Postlista Pärm Diarieförda skrivelser Diarienummerordning Pärm In och utgående skrivelser Alfabetisk ordning Pärm Pärm, Arkiv 80 Meddelanden till hyresgäster Kronologisk ordning efter orter Ekonom Ekonom Rutinkorrespondens gallras Ekonom Pärm Gallras vid inaktualitet Assistent Trycksaker Kronologisk ordning Bevaras Patent och registreringsverket ändringsanmälningar m.m. Kronologisk ordning Pärm Bolagsbevis bevaras, övriga handlingar gallras 2 ex av varje bevaras Fastighetsdeklaration Kronologisk ordning Pärm Gallras efter 5 år efter ny fastighetstaxering Taxeringsbevis Kronologisk ordning Pärm Gallras efter Gravationsbevis Pärm Bevaras Överflödiga kopior, utkast och Fastighetsakter Ritningsskåp, anteckningar av förättningar, skuldebrev, Efter fastighet Bevaras huvudkontoret tillfällig betydelse köpekontrakt m.m. rensas ut senast vid arkivläggning Sida 1 av 8
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Avtal leasing, skötsel etc. Dokumentation av administrativt system Områdesordning eller kronologisk ordning Pärm Gallras 2 år efter avtalets upphörande Bevaras, till slutarkiv när systemet tas ur drift Ekonom Befintlig dokumentation gallras i samråd med kommunarkivet och sammanställs enligt riksarkivets föreskrifter Inköpsdokumentation Enl inköpsrutin sid2 Pärm Gallras efter 7 år Ekonomi Verifikationer Verifikationsnummerordning ITansvarig, Pärm och digitalt Gallras efter 7 år Ekonom Huvudbok Kontonummerordning XOR Control Digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Års och delårsbokslut med bilagor Årsvis Pärm och digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Sida 2 av 8
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Befintlig dokumentation gallras i samråd Ekonomisystemet Bevaras, till slutarkiv när med systemdokumentation och systemet tas ur drift kommunarkivet och behandlingshistorik sammanställs enligt ITansvarig riksarkivets föreskrifter Årsredovisning Årsvis Bevaras Tryckt Inklusive Budgethandlingar inkl Årsvis Pärm Bevaras motiveringar och verksamhetsplan tryckta handlingar Budgetunderlag Pärm Gallras efter Kontoplan Kontonummerordning Pärm och digitalt Gallras vid inaktualitet Låneverifikationer Verifikationsnummerordning Pärm Gallras efter 7 år Verifikationslistor Verifikationsnummerordning Pärm Gallras efter 7 år Ekonom Kundfakturor Fakturanummerordning Pärm Gallras efter 7 år Ekonom Leverantörsfakturor Fakturanummerordning Pärm Gallras efter 7 år Ekonom Betalningsuppdragslistor Datumordning Pärm Gallras efter 7 år Ekonom Hyresinbetalningar Datumordning Pärm Gallras efter 7 år Ekonom Efaktura anmälan Datumordning Pärm och digitalt Gallras vid inaktualitet Ekonom Autogiroanmälan Namnordning Pärm Gallras vid inaktualitet Ekonom PGkontoutdrag Datumordning Pärm Gallras efter 2 år Ekonom BGkontoutdrag Datumordning Pärm Gallras efter 2 år Ekonom Förvaras Underlag för debiteringar Pärm Gallras efter 7 år tillsammans med Ekonom verfikationer Listor, deb. hyror Pärm Gallras efter 7 år Ekonom Listor, kundreskontra Pärm Gallras efter 7 år Ekonom Sida 3 av 8
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Övrigt Personalpärmar Redovisning av källskatt och ATP Uthyrning Hyresförhandlingsprotokoll Hyresgästföreningen Lägenhetsansökningar Hyresavtal Pärm anställnings upphörande Gallras i enlighet med Växjö kommuns personalhandbok "Rutiner för hantering av personalhandlingar " Ekonom Kronologisk ordning Pärm Gallras efter 2 år Ekonom Kronologisk ordning Pärm Bevaras VD Kronologisk, områdesvis Digital ansökan i Boplats Pärm Digitalt och papper Sida 4 av 8 sansökan gallras när den lagts in i systemet. Digital ansökan gallras på kunds begäran Gallras 2 år efter avtalets upphörande Vid ospecificerad Följesedlar Pärm Gallras efter 2 år faktura skall Sakgranskare följesedel bevaras 7 år Personal Kontek lönesystem Årslistor Anställningsnummerordning Pärm Bevaras Ekonom Kontrollista Anställningsnummerordning Pärm Bevaras Ekonom Bokföringsunderlag Kontonummerordning Gallras efter 5 år Ekonom Tidrapporter och kopia av lönespecifikation Gallras efter 5 år Ekonom Anställningsnummerordning
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Nyckelkvittenser Kronologisk, områdesvis Besiktningsprotokoll Lägenhetsvis Hängmapp och Husar och digitalt Pärm Gallras vid inaktualitet Tre senaste sparas i hängmapp. Äldre förvaras digitalt i Husar Annonser/reklam Pärm Gallras efter 2 år Fastighet/Bygg Ramavtal Pärm Upphandling konsulter Protokoll Områdesordning Pärm tilläggsavtal eller nytt kontrakt Värdering Områdesordning Pärm Gallras efter Anbud, antagna Områdesordning Pärm Anbud, ej antagna Områdesordning Pärm Gallras efter 2 år Beställning Områdesordning Pärm och digitalt och digitalt Tackbrev Områdesordning Pärm och digitalt och digitalt Gallras efter Protokoll, projekteringsmöten Bygglovshandlingar Områdesordning Pärm och digitalt och digitalt Bygglov Områdesordning Pärm Gallras efter 5 år Original förvaras hos Byggnadsnämnden Gällande förvaras Kronologisk, Förvaras vid Tillägg till hyresavtal Pärm tillsammans med områdesvis hyresavtal hyresavtal Sida 5 av 8
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Grannar Områdesordning Pärm Gallras efter 5 år Original förvaras hos Byggnadsnämnden Bygganmälan Områdesordning Pärm Gallras efter 5 år Kontrollplan Områdesordning Pärm Gallras efter 5 år Brandskyddsdokument Områdesordning Pärm Bevaras Arbetsmiljöanmälan Områdesordning Pärm Gallras efter Arbetsmiljöplan Områdesordning Pärm Gallras efter Upphandling entreprenörer Protokoll Områdesordning Pärm Värdering Områdesordning Pärm Gallras efter Anbud, antagna Områdesordning Pärm Anbud, ej antagna Områdesordning Pärm Gallras efter 2 år Beställning Områdesordning Pärm Tackbrev Områdesordning Pärm Gallras efter Avläsning före byggstart Områdesordning Pärm Gallras efter Kontrollplan till byggnadsnämnden Områdesordning Pärm Gallras efter Bygganmälningshandlingar Sida 6 av 8
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Övriga projektrelaterade handlingar Bankgarantier och dylikt vid entreprenad Försäkringshandlingar vid entreprenader Anteckningar från överläggningar Områdesordning Pärm Områdesordning Pärm Områdesordning Pärm Byggmötesprotokoll Områdesordning Pärm Ansökningshandlingar för olika bidrag beträffande byggandet Områdesordning Pärm Gallras 2 år efter avtalstidens slut Gallras 2 år efter avtalstidens slut Gallras när beslut finns och bidrag utbetalats Garantitiden inräknas. Återsänds Kallelser till slutbesiktning Områdesordning Pärm Gallras efter 2 år Besiktningsprotokoll Efter fastighet Pärm Ritningar OVK (Funktionskontroll ventilation): dataregister Objektsunderhåll HLU Underhållsbesiktning Områdesordning Ritningsskåp i ritningsarkiv och CD och digitalt Bevaras i pappersformat Garantitiden inräknas. Original bevaras, kopior gallras Relationsritningar bevaras Efter fastighet Pärm Gallras vid inaktualitet Sista bevaras Drifttekniker Efter område kronologiskt Pärm och digitalt och digitalt Gallras vid inaktualitet Förvaltning Vattenanalyser Följesedel för provtagning Efter fastighet Pärm Gallras vid inaktualitet Drifttekniker Rapport Efter fastighet Pärm Gallras vid inaktualitet Original till Miljöoch hälsoskyddsnämnd Drifttekniker en Radonmätning Efter fastighet Pärm Bevaras Rapport och sammanställning Förvaltning Övrigt Veckoblankett jour Veckovis Pärm Digitalt och papper Gallras efter 2 år Assistent Sida 7 av 8
Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen 20150210 Årssammanställning Statistik: jour Digitalt bevaras, övrig gallras efter Förvaltning 2 år Årssammanställning Statistik: utryckningar Digitalt bevaras, övrig gallras efter Förvaltning 2 år Avtal, Kontroll hissar Efter fastighet Pärm Gallras vid inaktualitet sammanställning, fakturakopior, Drifttekniker Revisionsbesiktningar elanläggningar Efter fastighet Pärm Gallras vid inaktualitet Bostadsanpassningar Kronologisk ordning Pärm Energistatistik Digitalt Årsstatistik i bokslutshandlingar, övrig gallras efter 2 år besiktningsintyg Sammanställning, register, intyg Teknikgruppen Förvaltning Avläsningsstatistik, förbrukningsstatistik Ekonom KabelTV Pärm Gallras vid inaktualitet ITansvarig Förvaltning, Prevnet försäkringsskador, Årsstatistik bevaras, övrig Digitalt Teknikgruppen register och statistik gallras vid inaktualitet Körjournaler Digitalt Gallras vid inaktualitet Assistent Bostadsmötesanteckningar Efter område Digitalt Gallras vid inaktualitet Marknad Skyddsrondsprotokoll Kronologisk ordning Digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Förvaltning Garantier Digitalt Gallras vid inaktualitet Projekt Sida 8 av 8