Struktur och Ledning i små organisationer

Transkript

1 Kungl. Tekniska Högskolan ME1010, Organisation och kundskapsintensivt arbete Fredrik Bergenlid, Christian Rane, Struktur och Ledning i små organisationer

2 Innehåll 1 Inledning 1 2 Aston studies 1 3 Decentralisation 2 4 Multipla ledare 3 5 Parallella arbeten 3 6 Slutsats 4 Referenser 5 2

3 1 Inledning Rapporten hanldar om ett litet företags struktur och dess metoder för projektledning. Som grund till rapporten ligger en intervju av ett företag som av personliga skäl har valt att vara anonyma. Vi kommer i texten att kalla företaget för XYZ. Efter intervjun med företaget blev vi intresserade av att se skillnader mellan hur stora och små verksamheter arbetar, då detta företag är väldigt litet kommer vi i texten skriva för- och nackdelar utifrån ett litet företagts synpunkt. Hela texten speglar författarnas tankar och reflektioner på materialet från intervjun. XYZ är ett litet företag som arbetar i huvudsak med att effektivisera kundens vardagliga rutiner. Detta görs genom att programmera små specialanpassade lösningar som snabbar upp det vardagliga arbetet som sker. Företaget har egentligen bara en huvudkund men jobbar mot ett antal grupper hos kundföretaget. 2 Aston studies Aston studies är en studie som har påvisat vissa relationer mellan storleken på en organisation och hur dess verksamhet kan påverkas[1]. Studierna visar på att fler antal anställda i organisationen leder till att det blir svårare att upprätthålla en bra intern kommunikation. Om vi kan lita på studierna och då tro att det är lättare att hålla en bra intern kommunikation i en liten organisation, kan vi se ett samband med XYZ. Genom en stark intern kommunikation kan man hålla ihop gruppen och målen kring arbetet. När alla förstår företagets strävan ökar förståelsen och vi tror att grupper med hög förståelse jobbar bättre. Detta behöver givetvis inte alltid vara sant, men vi tror att det är lättare att bilda ett team som delar intressen och mål om man har en mindre grupp. Om man då lyckas hålla gruppen sammansvetsad så alla kan komma närmare varandra, tror vi tveklöst att sjukskrivningar och annat minskar. Samt att prestationerna i gruppen ökar om alla trivs. Det vi menar är att vi tror det är lättare att hålla en god arbetsmiljö och en god kamratskap i en mindre organisation, detta kan löna sig i slutändan. XYZ poängterade i intervjun att i deras lilla arbetsgrupp har de aldrig haft personer som missar att gå till jobbet, utan alla är i regel väldigt målmedvetna och gör sitt yttersta. I samma studie såg vi inga samband mellan produktiviteten och organisationsstorlek [1]. Vi tror visserligen att produktivitet kan vara en svår komponent att jämföra mellan olika företag, men i en mindre organisation där alla anställda vet vad företaget i stort strävar efter och står för tror vi 1

4 att produktiviteten kan öka. Det negativa då med en liten organisation i produktivitetssynpunkt kan vara att företaget har mindre intern kompetens. Ett stort företag kan vid utveckling av en del, ofta använda kompetens och erfarenheter från andra delar i organisationen. I avsnittet Multipla ledare nämner vi att kommunikationen hos XYZ inte har några strikta regler att följa. Studierna påpekar detta samband, men vi vill gärna understryka vikten av en god kommunikation. Även i små organisationer tror vi att man som chef måste vara tydlig med instruktioner. En organisation ska klara sig även om chefen skulle vara sjuk i två veckor, vikten av en god kommunikation och dokumentation blir tydligare under liknande förhållanden. 3 Decentralisation Företagets XYZ s storlek leder till att beslut inom företaget och utåt mot kunder tas i när sammarbete med utvecklarna själva. Detta innebär att behovet för bra kommunikation mellan företagets ledning och produktutveckling helt faller bort. Resultatet av detta är att programmerarna inte längre är underställda en centraliserad ledning och kan ta avgörande utvecklingsbeslut snabbare. Det innebär även att produktutvecklarna måste ta mer ansvar för administrativa delar samt kundrelationer vilket normalt skulle ha sköts av andra avdelningar i ett större företag. I större organisationer sköts normalt kontakten med uppdragsgivare av en tredjepart, så kallade account managers, vilket ställer krav på att dessa mellanhänder är väl insatta i kundens behov samt utvecklarnas möjligheter att tillgodogöra dessa. Detta tror vi kan leda till att kommunikationsvägen och svårigheterna med bra kommunikation ökas men samtidigt kan en bra manager underlätta för samtliga parter om då de kan koncentrera sin tid på deras del i projektet. En annan fördel när utecklare och beslutsfattare är en och samma är att projektet snabbare kan styras om i den händelse att uppdragsgivaren ändrar arbetsbeskrivningen. Om alla beslut inom ett företag tas centraliserat kan det bidra till en känsla av maktlöshet och att de inte kan vara med och påverka deras situation. Det i sin tur tror vi även kommer att påverka resultatet i slutändan då skillnaden mellan målet och det faktiska resultatet hänger på att det inte skapas några missförstånd i kommunikationsvägen. 2

5 4 Multipla ledare XYZ består av två bolagsmän och då också två ledare som tar beslut. Detta kan och har skapat problem när inte de båda ledarna är helt överrens eller inte har helt klart för sig vad som är sagt i projektet. En förklaring till att missförstånd lätt uppstår även i en liten organisation kan vara att problemet ses relativt litet. Företaget inser inte konsekvenserna och eftersom det är så få som jobbar i företaget kan man lätt fråga varandra om vad som är sagt. Liknande resonemang tror vi kan komma att skada organisationen vid senare tillfälle. När fler jobb kommer in och organisationen växer i omsättning blir det mer och mer att hålla i huvudet. Vi tror att genom en tydlig uppdelning och dokumentering kan detta motverkas. När två chefer agerar som en kan det skapa stora missförstånd, både internt och externt. En fördel med flera chefer till samma grupp kan vara att båda cheferna inte behöver närvara vid varje tillfälle. Om detta ska fungera måste allt vara dokumenterat, detta leder till många timmars onödigt arete i form av att cheferna måste informera varandra om tagna beslut. För att ytterligare undelätta och effektivisera arbetet inom företaget anser vi att företaget borde dela upp ansvaret i två olika områden för att undvika interna konflikter samt framförallt inte ge skilda svar till eventuella uppdragsgivare. Detta skulle även underlätta för dem själva som utvecklare då de undviker den förvirring och otydlighet som annars lätt skapas när de två skilda cheferna ger skild input. Generellt tror vi att man ska undvika att ha fler än en chef på samma nivå i ett projekt om det inte av några andra skäl är nödvändigt. 5 Parallella arbeten Ett problem XYZ har haft är att det lätt kan bli rörigt att organisera upp arbeten när de kommer in flera olika jobb parallellt. Här har de större företagen en stor fördel. Mindre företag har svårt att ta på sig nya jobb när de redan håller på med ett befintligt. Samtidigt kan ett mindre företag känna sig pressad att ta på sig alla jobb och möjlighter de kan få, för att öka omsättningen. Vi diskuterade med XYZ hur de gick tillväga när de fick in på jobb parallellt, svaret på frågan blev att de har ingen riktig rutin utan mer eller mindre tar det som det kommer. Företaget har alltså ingen bra lösning för att jobba med flera problem samtidigt med en så liten grupp, men när tillfället dyker upp, kan inte företaget tacka nej till mer jobb. De måste visa sig på marknaden och måste visa att kunden alltid kan räkna med dem. 3

6 6 Slutsats Vi tror att XYZ storlek i vissa avseenden kan ligga dom till last då den normala projektstrukturen ofta kräver att deltagarna tar på sig olika beteenderoller, till exempel idékläckare, organisatör, pådrivare, relationsvårdare och avslutare[2]. När nu XYZ bara är två stycken måste dessa två axla fler av dessa roller förutom att agera account manager gentemot deras kund. Självklart leder även deras storlek till andra praktiska hinder som till exempel sjukfrånvaro. Om en person inom en projektgrupp i ett större företag anmäler sig sjuk finns det oftast kompetens och folk nog att täcka upp för den sjuke ett par dagar. Sker samma sak hos i ett företag av XYZ s storlek så stannar projektet mer eller mindre upp. Däremot tror vi att mindre företag gynnas av deras storlek när det gäller kommunikationen mellan de olika delarna i företaget. Beslutsfattarna arbetar närmre med utvecklare och har förmodligen större insikt i den fortlöpande utvecklingen av de aktiva projekt företaget arbetar med. Här finns nog även en stor fördel mot större företag när beslutsfattandet snabbare tar sig igenom företagshierarkin. Beslut kan ske direkt efter att en uppdragsgivare överlämnat en problem- och arbetsbeskrivning. Fördelen med stora företag är att deras resurser ofta är tillräckligt stora för flertalet projekt medan små företag säkerligen inte klarar av att arbeta med flera projekt då deras resurser lätt tas upp av enskilda projekt och uppdragsgivare. Det leder till att små företag har svårt att hävda sig mot större företag vilka ofta kan komma att köra över mindre företag. Större företag vill ofta sälja en helhetslösning vilket ofta betyder fler delprojekt för att ta fram en serie av rutiner och programlösningar som annars hade kunnat läggas ut till flera mindre företag. I viss mån kanske det underlättar för kunden att ha en företagskontakt som levererar och supportar en större andel program än att behöva vända sig till olika mindre företag för att få support på deras programvara. Men samtidigt kan det innebära att att kundens behov styrs av vad det större företaget vill leverera och köper på sig mer än vad som var tänkt. Ett mindre företag som specialanpassar en lösning för att inte förändra kundens arbetsstruktur men öka på produktiviteten kan nog i många fall upplevas som mer attraktivt i jakten på effektivisering utan omstrukturering. Kravet på att de anställda kommer överens är säkerligen högre i små företag men känslan av samhörighet och frihet ökar nog samtidigt. Det ger de anställda en ökad känsla av de kan påverka projektens slutliga resultat samt även till viss del styra dess utveckling. Precis som XYZ säger så tror även vi att detta leder till att de anstälda trivs bättre och anstränger sig ytterligare för att den levererade produkten ska motsvara om inte överträffa kundens 4

7 förväntningar. Det minskar även personalomsättningen om de anställda upplever det som utvecklande och minskar förmodligen antalet sjukdagar gentemot en stressig miljö där de inte känner sig delaktiga i processen. Som vi ser finns det många fördelar och nackdelar med små kontra stora organisationer. Man måste tänka på att det som händer när det går bra för små organisationer är att de växer till större. Referenser [1] Organisational Behaviour Pearson Education Limited. Brooks Ian (ISBN-10: ). [2] Projektvision. URL: bakgrundsinformation.html ( ). 5