DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sotenäs Kommun. Sammanfattning Sotenäs kommuns dokumenthanteringsplan Antagen KF

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sotenäs Kommun Sammanfattning Sotenäs kommuns dokumenthanteringsplan Antagen KF

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING VO 1 Demokrati och ledning... 1 VO 2 Verksamhetsstöd... 8 VO 3 Samhällsservice VO 4 Samhällsbyggnad VO 5 Trygghet och säkerhet VO 6 Miljö- och hälsoskydd VO 7 Skola VO 8 Vård och omsorg VO 9 Socialt och ekonomiskt stöd VO 10 Kultur och fritid Sotenäs kommun, Kungshamn Besöksadress: Parkgatan fax: info@sotenas.se

3 VO PG P Rubrik Handlingstyp Gallras/ Gallrings-frist Förvaras Överlämnas till arkivmyndiheten 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Administrera val Kartor och kodförteckningar för valdistrikt närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Statistik, underlag Gallras Vid inaktualitet Valdatabasen Förslag till ny valkretsindelning närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Register över val- och förtidsröstningslokaler närarkiv När valet Vunnit laga kraft Inventeringslista valmaterial närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Beställningslista valmaterial närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Packlistor - valmaterial respektive vallokal närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Uppföljning och utvärdering av valet närarkiv, kansli När valet vunnit laga kraft Oanvänt valmaterial Gallras Efter valet. Enligt Valmyndighetens Förråd källaren instuktioner Förordnande av röstmottagare Närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Register över röstmottagare Gallras 10 år Närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Närvarolistor Inbjudan, utbildning Gallras Vid inaktualitet servern Utbildningsmaterial, valmyndigheten Gallras Efter valet servern Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala närarkiv, kansli När valet Vunnit laga instruktioner för röstmottagare och kommunala bud kraft Kommentarer Planeringsunderlag till nästa val. Ingår i protokollet Planeringsunderlag till nästa val. Planeringsunderlag till nästa val. Planeringsunderlag till nästa val. Röstmottagning, lokaler, transporter med mera. Ligger till grund för planering av nästa val Ingår i valnämndens protokoll Skickas till löneenheten Kommunspecifikt informationsmaterial om förtidsröstning med mera till allmänheten närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Genomföra val Rapport från valnämnden närarkiv, kansli När valet Vunnit laga kraft Dagrapport röstmottagningsställe Gallras Efter mandatperioden närarkiv, kansli Lämnas till länsstyrelsen Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras Efter mandatperioden närarkiv, kansli Ifyllda väljarförteckningar Gallras Efter mandatperioden närarkiv, kansli Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras Efter mandatperioden närarkiv, kansli Postfullmakter Gallras När valet vunnit laga kraft ciceron, närarkiv, kansli Omslag med korrekt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras Efter mandatperioden närarkiv, kansli Kvittens röstlängd Gallras När valet vunnit laga kraft närarkiv, kansli Röstlängder som använts vid val närarkiv, kansli När valet vunnit laga kraft Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras Efter mandatperioden närarkiv, kansli Omslag med tomma ytterkuvert från godkända Gallras Efter mandatperioden närarkiv, kansli budröster Röstkort Gallras När valet vunnit laga kraft närarkiv Protokoll valdistrikt Gallras Lämnas till Länsstyrelsen närarkiv, kansli Resultatbilagor Gallras Lämnas till Länsstyrelsen Omslag med röster Gallras Lämnas till Länsstyrelsen Ankomstlista valnatten Gallras Vid inaktualitet närarkiv, kansli Sida 1 av 84

4 Tillkännagivande onsdagsräkning (tid och plats) Gallras Vid inaktualitet hemsidan, server Sammanställning förtidsröster Gallras Vid inaktualitet servern Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Gallras Lämnas till Länsstyrelsen närarkiv, kansli För sent inkomna brevröster Gallras När valet vunnit laga kraft närarkiv, kansli Blankett innehåll röd kasse Gallras Lämnas till Länsstyrelsen närarkiv, kansli Folkinitiativ Begäran genomföra folkomröstning ciceron, närarkiv, kansli 2 år lagen om kommunala folkomröstningar Namnlistor ciceron, närarkiv, kansli 2 år Rapport över antal röstberättigade ciceron, närarkiv, kansli 2 år Protokollsutdrag ciceron, närarkiv, kansli 2 år Tjänsteutlåtande ciceron, närarkiv, kansli 2 år Partistöd Ansökan ciceron, närarkiv, kansli 2 år Uträkning av partistöd ciceron, närarkiv, kansli 2 år Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf ciceron, närarkiv, kansli 2 år Skriftlig redovisning ciceron, närarkiv, kansli 2 år Granskningsintyg ciceron, närarkiv, kansli 2 år 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Fullständigt protokoll skrivs ut på arkivbeständigt papper. Beslutsparagraf diarieförs. Yrkanden närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Ingår i protokoll Reservationer närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Ingår i protokoll Omröstningsslistor närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Ingår i protokoll Offentlig dialog Medborgarförslag närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Tjänsteskrivelse närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Protokollsutdrag närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Redovisa delegation Delegationsbeslut närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Kopior i pärm redovisas på sammanträde Protokollsutdrag närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Förslag om att tillsätta beredning eller politisk närarkiv, kansli, ciceron 2 år styrgrupp Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf närarkiv, kansli, ciceron 2 år Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp närarkiv, kansli, ciceron 2 år Tillsätta och entlediga förtroendevalda Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning Närarkiv, kansli, ciceron 2 år från Länsstyrelsen Förslag från valberedningen Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Begäran hos Länsstyrelsen om ny ersättare Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i Kf Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Initiativ från förtroendevalda Motion Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf/nämnd Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Tjänsteskrivelse/yttrande Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Sida 2 av 84

5 Interpellation Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Interpellationssvar Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Protokollsutdrag/beslut Kf Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Fråga Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Protokollsutdrag/beslut Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Återkoppla till förtroendevalda Anmälningsärenden/meddelanden närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Diarieförs i respektive ärende, lista över anmälningsärenden diarieförs åreligen Ej verkställda beslut närarkiv, kansli, ciceron 2 år 1 3 Överförmyndare Dokumenthanteringsplan för överförmyndare Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Gemensam dokumenthanteringsplan för samverkande kommuner. Samverkande överförmyndare i åtta kommuner. I Sotenäs kommun bevaras ärenden av adminstariv karaktär som förändrig i delegationsordning, andra styrande dokument och val av överförmyndare. Dessa ärenden ligger under 1. Demokrati och ledning samt 2. Verksamhetsstöd. Handlingar som hör till uppdraget hanteras av överförmyndaren i verksamhetssystem och slutarkiveras 3 år efter at ärende, i Sotenäs kommuns arkiv. 1 4 Verksamhetsledning Styrande dokument Styrande dokument Närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Planer, riktlinjer och Policy med mera Tjänsteskrivelse Närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Protokollsutdrag/beslut Närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Tjänsteskrivelse Närarkiv, kansli, ciceron 2 år T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Attest och utanordningsbehörighet (blankett) Närarkiv, ekonomiavdelningen, 5 år pärm Attestliggare Gallras 2 år E-handelssystemet, ekonomiavdelningen Attestförteckning/försättsblad pärm Gallras vid inaktualitet Närarkiv, ekonomiavdelningen, 5 år Föteckningen arkiveras med blanketterna pärm Delegationsordning Närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, Personakt, löpande individärenden MBL personalavdelningen Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, Närarkiv, kansli, ciceron 2 år övriga ärenden som kan vara underlag för politiska beslut Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Pärm personalavdelningen Löpande Protokoll Löneöversyn Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Närarkiv, kansli Löpande Sida 3 av 84

6 1 5 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Kallelse med bilagor till möten och förhandlingar med samverkansgrupp Gallras Digitalt på personalavdelningen 2 år Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Närarkiv, kansli, pärm Löpande Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar Gallras 2 år Digitalt på arbetsplatsens gemensamma katalog Redovisningsräkning kommunalekonomisk utjämning från skatteverket ciceron, närarkiv kansli 2 år (kommunalskatt, fastighetsavgift, kommunalekonomisk utjämning, LLS) statsbidrag under 2.4 Tjänsteskrivelse ciceron, närarkiv kansli 2 år Investeringsbudget ciceron, närarkiv kansli 2 år Verksamhetsplan ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Budget, flerårsplan, innefattar också mål ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Gallras 6 år närarkiv, ekonomiavdelningrn Om det handlar om till exempel skattesats och hamnar i KFs diarieförda handlingar. Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf/nämnd ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Lagakraft-bevis ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet ciceron, närarkiv kansli 2 år Budget, arbetsmaterial Gallras vid inaktualitet Digitalt, tlänsterum Budgetuppföljning ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Handlingar om budgetuppföljning som behandlas i nämnd Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Gallras 2 år Närarkiv Ekonomiavd. Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Delårsrapport kommunen ciceron, närarkiv kansli 2 år Bokslut ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år För nämnderna Revisionsrapport av delårsbokslut och bokslut ciceron, närarkiv kansli 2 år Årsredovisning, innefattar uppföljning av mål ciceron, närarkiv kansli 2 år För Sotenäs kommun Protokollsutdrag m. bil. från kommunalförbund och ciceron, närarkiv kansli 2 år Kommunkoncern kommunala bolag Resultatöverföring ciceron, närarkiv kansli 2 år Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf ciceron, närarkiv, kansli, vision 2 år Årsbokslutsbilaga*) (specifikationer) pärm, närarkiv ekonomiavdeningen 2 år *)Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor Engagemangsbesked Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag ciceron, närarkiv kansi, vision 2 år Beslut/protokollsutdrag ciceron, närarkiv kansi, vision 2 år Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Anvisningar för internkontroll, internkontrollplan ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Sida 4 av 84

7 Redovisning och uppföljning av internkontroll ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Prover, egenkontroll Gallras 1 år Tjänsterum, katalog Protokollsutdrag/beslut ciceron, närarkiv kansli 2 år Sammanställning med enkätunderlaget ciceron, närarkiv kansli 2 år Medarbetarundersökning Säkra och förbätta verksamhetskvalitet Plan ciceron, närarkiv kansli 2 år Till exempel personalförsörjningsplan Uppföljningar av rutiner, dokumentation ciceron, närarkiv kansli 2 år Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner Uppföljning av folkhälsoavtal närarkiv, kansli 2 år Välfärdsredvisning närarkiv, kansli 2 år Tjänsteskrivelse ciceron, närarkiv, kansli Protokollsutdrag/Beslut ciceron, närarkiv, kansli Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning på verksamhetsnivå. närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Protkoll och utvärdering bevaras och diarieförs. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Åtgärdsplaner ciceron, närarkiv, kansli, vision 2 år Synpunkter och klagomål Synpunkt/klagomål ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Tjänsteskrivelse/svar ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Anmäla enligt lag Anmälan om missförhållande ciceron, närarkiv, kansli 2 år Till exempel Lex Sarah Utredning/rapport ciceron, närarkiv, kansli 2 år Tjänsteskrivelse ciceron, närarkiv, kansli 2 år Beslut ciceron, närarkiv, kansli 2 år Forum för samråd Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper pärm närarkiv T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, skola-statliga myndigheter, skola- kommunala myndigheter 1 6 Tillsyn och Revision Revision och granskning Revisionsplan närarkiv, kansli, ciceron 2 år Revisionsreglemente Minnesanteckningar av betydelse för revisionen närarkiv, kansli, fysiskt i pärm 2 år Styrande dokument Revisionsrapport närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Revisionsberättelse närarkiv, kansli, ciceron 2 år Protokollsutdrag/beslut närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Beslut från revisionen närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Tillsyn från tillsynsmyndighet Meddelande om förestående inspektion närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Underrättelse om inkommen anmälan närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Begäran om uppgifter/yttrande närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Yttrande/svar närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Protokollsutdrag/beslut närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Sida 5 av 84

8 Beslut/dom närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år 1 7 Verksamhetsutveckling Utvecklingsprojekt Projektdirektiv närarkiv, kansli, ciceron 2 år Förstudie närarkiv, kansli, ciceron 2 år Projektplan/beskrivning närarkiv, kansli, ciceron 2 år Projektorganisation närarkiv, kansli, ciceron 2 år Rutinmässig korrespondens Gallras Vid inaktualitet Tjänsterum Korrespondens som dokumenterar avgöranden, närarkiv, kansli, ciceron 2 år överenskommelser m m av långsiktig betydelse Protokollsutdrag/beslut närarkiv, kansli, ciceron 2 år Minnesanteckningar från möten Gallras Vid inaktualitet Tjänsterum om protokoll saknas Delrapport närarkiv, kansli, ciceron 2 år Ekonomisk slutredovisning närarkiv, kansli, ciceron 2 år Slutrapport närarkiv, kansli, ciceron 2 år Samverka externt Överenskommelse närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Till exempel; 14 kommuner som samverkar i fyrbodal. Samordningsförbundet väst. Tillväxt norra bohusländ. Luft i väst. Minnesanteckningar Gallras vid inaktualitet Tjänsterum Avtal närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år 1 8 Allmänna handlingar och arkiv När det gäller enskilda (privata) arkiv och samlingar som kommunen tar hand om: se Post och postöppning Rutinbeskrivning för postöppning Gallras Vid inaktualitet (När anställd eller förtroendevald slutat) Postöppningsfullmakt Gallras Vid inaktualitet (När anställd eller förtroendevald slutat) Pärm i postrummet Närarkiv kansli Anställd eller förtroendevald Skrivs på av alla anställda Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling. Kan vara telefonsamtal, e-post eller besök. Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den Närarkiv kansli, ciceron, vision 2 år maskad Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän Närarkiv kansli, ciceron, vision 2 år handling Beslut/dom från kammarrätten Närarkiv kansli, ciceron, vision 2 år Sekretessprövning görs Redovisa information och plan för dokumenthantering Diarium Ciceron, vision Registerutdrag Närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Ärendelista i diariesystem Ciceron, vision Arkivredovisning*) Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Arkivbeskrivning och arkivförteckning Klassificeringsstruktur Närarkiv, kansli, Ciceron, vision 2 år Dokumenthanteringsplan Närarkiv, kansli, Ciceron, vision 2 år Vårda och förvara arkiv Föreskrifter, riktlinjer och regler rörande arkiv se styrnde dokument Hantera arkivleveranser Arkivförteckning Arkivet Tillhör arkivet Avhända allmänna handlingar Begäran om övertagande av handlingar Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Tjänsteskrivelse Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Protokollsutdrag/beslut Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Sida 6 av 84

9 1 8 8 Överlämna allmänna handlingar för förvaring Avtal om lån/förvaring av handlingar Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Protokollsutdrag/beslut Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Gallra allmänna handlingar Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Protokollsutdrag/beslut Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år Gallringslistor Närarkiv, kansli, Ciceron 2 år 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Remiss/begäran om yttrande närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Yttrande/svar närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Protokollsutdrag/Beslut närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Beslut från remitterande organ närarkiv, kansli, ciceron, vision 2 år Externa undersökningar Enkäter, inkomna Gallras se kommentar Kan vara en länk Enkätsvar, avgivet Gallras se kommentar Kan vara en länk Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Se anm se kommentar Statistik av intresse för den egna verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet Lämnade uppgifter Se anm se kommentar Statistik av intresse för den egna verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet Sammanställningar, statistik Se kommentar se kommentar 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet 1 10 Hantera kommunens varumärke Kommunvapen Beställning av kommunvapen Närarkiv/Ciceron Registreras hos PRV. Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Närarkiv/Ciceron Tjänsteskrivelse Närarkiv/Ciceron Protokollsutdrag/beslut Närarkiv/Ciceron Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska Närarkiv/Ciceron nämnd Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Närarkiv/Ciceron Hos heraldiska ID 977, 21:239f, 22:255 Ansökan om registrering hos PRV Närarkiv/Ciceron ansökn.nr PRV /2003 Registreringsbevis från PRV Närarkiv/Ciceron reg.nr PRV /2003 Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Närarkiv/Ciceron Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Närarkiv/Ciceron Grafisk profil Grafisk Manual Närarkiv/Ciceron Tjänsteskrivelse Närarkiv/Ciceron Protokollsutdrag/beslut Närarkiv/Ciceron Varumärke Registrering av varumärke Närarkiv/Ciceron/kansli Även kommunala bolag Tjänsteskrivelse Närarkiv/Ciceron/kansli Registrering varumärke Registrering aktiebolag Protokollsutdrag/beslut Närarkiv/Ciceron/kansli Ansökan om registrering hos PRV Närarkiv/Ciceron/kansli Registreringsbevis från PRV Närarkiv/Ciceron/kansli Patent och registreringsverket. Sida 7 av 84

10 Förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Närarkiv/Ciceron/kansli Närarkiv/Ciceron/kansli Utmärkelser Nomineringar ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år Till exempel Folhälsopris Protokollsutdrag/beslut ciceron, närarkiv kansli, vision 2 år 1 11 Representation Särskild händelse och evenemang Protokollsutdrag/Beslut ciceron, närarkiv kansli 2 år Vid särskild händelse eller evenemang skapas ett ärende i diariet. Övrig dokumentation hanteras enligt redovisningslagen. Inbjudan, deltagare ciceron, närarkiv kansli 2 år Föreningar, näringsliv etc. Representationslistor och registreringsförteckningar ciceron, närarkiv kansli 2 år Tackbrev och ordförandekorrespondens ciceron, närarkiv kansli 2 år Dokumentation från evenemang Gallras Vid inaktualitet Intranät, hemsida, sociala medier Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar Representationsgåvor ciceron, närarkiv kansli 2 år Gåvor till och från kommunen dokumenteras i bild eller dokumentform Reglemente Revideras Ciceron, närarkiv, kansli Vänortsutbyte Protokollsutdrag/Beslut Ciceron, närarkiv, kansli Sotenäs kommun har inte vänortsutbyten 2 Verksamhetsstöd 2 1 Mötesadministration Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Tjänsteutlåtande Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Inlämningstider för politisk behandling av ärenden Gallras Vid inaktualitet Digitalt, tjänsterum Protokollsutdrag/beslut Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Genomföra möten Kallelse ciceron Närvarolista Närarkiv, kansli, ciceron 5 år Ingår i protokollet Dagordning Närarkiv, kansli, ciceron 5 år Ingår i protokollet Justeringsanslag Närarkiv, kansli, ciceron 5 år Ingår i protokollet 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Troman Avtal lån av surfplatta Gallras Vid inaktualitet Närarkiv Medgivande om personuppgiftsbehandling Gallras Vid inaktualitet Närarkiv Ersättning och arvoden till förtroendevalda Utveckling av förtroendevaldas kompetens Arvodesbestämmelser Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Arvodesunderlag (arvodeslistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar, etc.) Gallras 10 år Heroma Skickas till löneenheten Protokollsutdrag/beslut Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Program och inbjudan till externa kurser och konferenser Program och inbjudan till intern utbildning för nya förtroendevalda Gallras Vid inaktualitet Pärm kontor nämndsekreterare Närarkiv, kansli, ciceron 2 år Sida 8 av 84

11 2 3 Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras Vid inaktualitet E-post/Intranät Informationsmaterial om verksamhet Närarkiv kansli, ciceron 2 år Intern webb/intranät Handböcker/interna rutiner, regler Närarkiv kansli, ciceron 2 år 1 ex sparas vid större förändringar Startsida/struktur Närarkiv kansli, ciceron 2 år Ta ut på papper årligen eller vid större förändringar Webbsidor Gallras Vid inaktualitet Projekt- och samarbetsytor på webben Samarbetsytor Gallras Vid inaktualitet Projektytor Gallras Vid inaktualitet Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Gallras Vid inaktualitet 2 4 Ekonomiadministration Närarkiv ekonomiavdelningen avser både källaren och arkiv på avdelningen Kontoplan Kontoplan, inkl. kodförteckningar/kodplaner ciceron, närarkiv, kansliavdelningen 2 år Slutgiltig för året lämnas till diariet Leverantörsreskontra Rekvisition Gallras 10 år Ekonomisystem, externt arkiv, Närarkiv ekonomiavdelningen Leverantörsfaktura Gallras 10 år Ekonomisystem, Närarkiv ekonomiavdelningen Betalning till leverantör Gallras 10 år Närarkiv, ekonomiavdelningen pärm Förvaras tillsammans med faktura Elektroniska fakturor finns i ekonomisystemet/ehandelssystemet pappersoriginalen finns i kommunarkivet eller i det externa scanningföretagets arkiv Kundreskontra Fakturaunderlag Gallras 2 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Fakturafil Gallras 2 år Server, ekonomiavdelningen Fakturajournal, bokföringsjournal Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Kundfaktura Gallras 10 år Ekonomisystem Autogiroanmälan Gallras 2 år efter ad autogiro Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm E-faktura anmälan Gallras 2 år digital mapp ekonomiavdelningen Betalningspåminnelse till kund Gallras 10 år efter betalning eller Ekonomisystem avskriven fordran Kravfil Gallras 2 år Server, ekonomiavdelningen Inkassoärenden Gallras 2 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Bokföringsmässig avskrivning Gallras 10 år Ekonomisystem, Närarkiv ekonomiavdelningen Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra Gallras 10 år Ekonomisystem, Närarkiv ekonomiavdelningen Fakturera internt Interdebitering/kostnadsfördelning Gallras 10 år Ekonomisystem, Närarkiv ekonomiavdelningen Sida 9 av 84

12 Bokföringsorder Gallras 10 år Ekonomisystem, Närarkiv ekonomiavdelningen Löpande bokföring Huvudbok Ekonomisystem Ekonomiska anspråk Ärenden om reducerad avgift ciceron, närarkiv kansli Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Taxering Moms och arbetsgivardeklaration Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Underlag för ansökan om moms Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Ansökan momsersättning Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Skatteverkets utbetalnings- eller inbetalningsbesked Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Skatteverkets redovisningsräkning utbetalningsår Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Taxeringsvärden Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Skattereduktion Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Utbetalningar Det som ej omfattas av leverantörsreskontra gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Inbetalningar Det som ej omfattas av kundreskontra gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Kontantkassa Kassarullar Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Redovisning av kassa Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Babs-kvitton, kassakvitton Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Bankinsättningar Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Bevakningslistor för postgiro och bankgiro Gallras 2 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm 2 5 Finans- och skuldförvaltning Förvalta finanser Ex. aktier och värdepapper digitalt institut, äldre se kommentar äldre värdepapper förvaras i kassaskåp på ekonomiavd Inkommande bidrag EU-bidrag Gallras Se EU-projekt Statsbidrag T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag. Gallras 10 år Ciceron Uppgifter om bidragskriterier Ciceron Ansökan Ciceron Beslut Ciceron Redovisning av statsbidrag Ciceron inkl. slutbesked Kommunalt bidrag Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar Inlån Se "Utlån" Utlån Revers Ciceron Delegationsbeslut Ciceron Underlag för betalning Ciceron Sida 10 av 84

13 2 5 5 Borgen Beslut fullmäktige Ciceron Ärenden om kommunal borgen Utdelningar och koncernbidrag Beslut om utdelning eller koncernbidrag ciceron Betalningsfil Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm Ägartillskott Beslut om ägartillskott ciceron Betalningsfil Gallras 10 år Närarkiv ekonomiavdelningen, pärm 2 6 Inköp och upphandling Genomföra upphandling Annons och förfrågningsunderlag ciceron, närarkiv, kansli 2 år Öppningsprotokoll ciceron, närarkiv, kansli 2 år Utvärderingsprotokoll ciceron, närarkiv, kansli 2 år Tilldelningsbeslut ciceron, närarkiv, kansli 2 år Anbud, inte antaget ciceron, närarkiv, kansli 2 år Gallring eller återlämnande får ske tidigast efter fyra år från den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut. Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. RA-FS 2013:1 Anbud, antaget ciceron, närarkiv, kansli Ramavtal/avtal/kontrakt ciceron, närarkiv, kansli Avropa från ramavtal Offerter Gallras Vid inaktualitet Elektroniskt system Genomföra direktupphandling Orderbekräftelse Gallras 2 år Elektroniskt system Garantibevis Gallras Vid garantitidens upphörande På kontor hos den som tagit emot varan Produktdokumentation Gallras Vid inaktualitet På kontor hos den som tagit emot varan Följesedel Gallras 2 år På kontor hos den som tagit emot varan 2 7 Personaladministration Rekrytera Annons Varbi/ciceron kansliavdelningen Intresseanmälningar Gallras rullande 12 mån Varbi Ansökningar, ej erhållen tjänst Gallras 2 år Varbi Utlåtande från rekryteringskonsult Gallras Vid inaktualitet Hos anställande chef Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Varbi/personakt kommunarkivet 2 år löpande Anställa Anställningsavtal Winlas/I personakt, kommunarkivet löpande Mobiltelefonavtal Gallras 10 år Introduktionsprogram för nyanställda Ciceron, närarkiv kansli 2 år Sekretessavtal Personakt kommunarkiv löpande Kvittenser för tjänstelegetimation Gallras När anställd slutar Bemanning och ledigheter Ansökan/beviljad om tjänstledighet och semester < 6 mån Gallras 2 år Heroma Ansökan/Beviljad tjänstledighet och semester > 6 mån 2 år Personakt kommunarkiv Administrera anställningar Ändra anställningsform winlas/heroma, personakt löpande kommunarkiv Bisysslor Personakt, kommunarkiv löpande Nytt anställningsavtal Sida 11 av 84

14 Intyg och betyg, studieintyg I personakt, kommunarkivet löpande Personalhälsa Rehabiliteringsutredning heroma/personakt kommunarkivet löpande vid av anställning arkiveras heroma i pappersformat Arbetsförmågebedömning I personakt, kommunarkivet löpande Sjukanmälan Gallras 2 år heroma Läkarintyg Gallras 2 år heroma vid behov beroende på orsak till intyget Omplaceringsutredning I personakt, kommunarkivet löpande Tillbudsanmälan KIA, ciceron kansliavdelningen 2 år exportera till excel 1 ggr/år - diarieför Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan KIA, ciceron kansliavdelningen 2 år exportera till excel 1 ggr/år - diarieför Anmälan och handlingsplan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling I personakt, kommunarkivet löpande Utbildning och utveckling Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras När nytt dokument är upprättat Heroma Lönesamtal Gallras När nytt dokument är upprättat Heroma Fritidsstudiebidrag I personakt, kommunarkivet Kursmaterial Gallras Vid inaktualitet respektive avdelning Kompetensutvecklingsplan I personakt, kommunarkivet ingår i diarieförda handlingar Individuell kompetens kompetensmodul, winlas Ska införskaffas under Disciplinåtgärder för personal Kallelse Gallras Vid inaktualitet Hos anställd MBL-protokoll I personakt, kommunarkivet löpande Skriftlig varning I personakt, kommunarkivet löpande Polisanmälan I personakt, kommunarkivet löpande Uppvakta personal Sammanställningar över aktuell personal Gallras Vid inaktualitet Personalavdelningen 25-åring noteras i winlas Inbjudan Gallras Vid inaktualitet Personalavdelningen Register över gåvor Gallras Vid inaktualitet Personalavdelningen Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Gallras 1 år I personakt, kommunarkivet Beslut om avgångsvederlag I personakt, kommunarkivet Entledigande, egen uppsägning I personakt, kommunarkivet, winlas Ansökan om pension och entledigande I personakt, kommunarkivet, winlas LAS-handlingar, genomförda Pärm på personalavdelningen/winlas Löpande Varsel om uppsägning Personakt, kommunarkivet Löpande Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Personakt, kommunarkivet Ansökan om företrädesrätt Gallras Vid inaktualitet Pärm på personalavdelningen Dödsfallsintyg I personakt, kommunarkivet 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Skyddsrondsprotokoll med handlingsplan Pärm hos ansvarig chef 5 år Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Ciceron, närarkiv kansliavdelningen 2 år Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gallras När ny ansvarig har utsetts I personakt, kommunarkivet löpande Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Pärm hos ansvarig chef 5 år Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Heroma Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador KIA se ovan Sida 12 av 84

15 2 9 Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Heroma Friskvårdsersättningar Gallras 2 år arkiv löneenheten Kostavdrag Gallras 2 år arkiv löneenheten Ersättningar, tex traktramente. (för kvitto i samband med resor sparas origninalet i 1 år av den anställde) Gallras 2 år Arkiv löneenheten (kvitto för resor förvaras i den anställdes bostad) Förskottsanmälan Gallras 2 år Arkiv löneenheten Kontrolluppgifter Personal/lönesystemet Heroma Löneunderlag Gallras 2 år Arkiv löneenheten Kontrolluppgifter Rapporter Gallras 2 år Arkiv löneenheten Reseräkningar Gallras 2 år Arkiv löneenheten Retroaktiv lön (listor) Gallras 2 år Arkiv löneenheten Skatter (jämkningar) Gallras 10 år Arkiv löneenheten och därefter 1 år Beräkna lön, arvoden och ersättningar Arbetstidsschema Gallras 2 år Heroma Flextid Gallras 2 år Heroma Ledighetsansökningar Gallras 2 år Heroma Timlistor Heroma Underlag arb.giv.intyg Heroma Utmäta lön Utmätning i lön Gallras 10 år arkiv lön/arkiv kommun 1 år Återkräva lön Återbetalda löneskulder Gallras 2 år arkiv lön/arkiv kommun 2 10 Pension Pensioner Pensionsbrev Arkiv löneenheten och därefter Löpande AFA-beslut Gallras Vid pensionsavgång Arkiv löneenheten Pensionslösningar avtal om särskilda Arkiv löneenheten och därefter Löpande Signallistor/rättelselistor Gallras 2 år Arkiv löneenheten Återkrav av pension Gallras 10 år Arkiv löneenheten och därefter 1 år 2 11 IT och telefoni Införa system Planering Förstudie Rutin för införande av system Förvalta system Förvaltningsplan för system Gallras När ny plan har upprättats se kommentar systemadministratör? Informationsklassning Gallras När ny klassning har gjorts SML-IT KLASSA Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och se kommentar systemadministratör? Drift för SML-IT teknisk dokumentation) SITHS-kort Gallras När anställningen har upphört SML-IT Teknisk infrastruktur Dokumentation om teknisk infrastruktur SML-IT Telefoni och växel Dokumentation för telefoni, växelsystem SML-IT Beställning av telefoni Gallras Vid inaktualitet SML-IT Blankett för beställning Gallras När anställningen har upphört 3580 Supportportal Uppgifter om telefon kopplad till anställning Gallras När anställningen har upphört Korrespondens Gallras Vid inaktualitet Support/helpdesk Gallras Vid inaktualitet 2 12 Fordon och materiel Fordon Fordonsplan/register över fordon Gallras Revideras närkontor Räddningstjänstens kontor Körjournal/färdskrivarblad Gallras 2 år närkontor Räddningstjänstens kontor Kvitton, bränsle och tillbehör Gallras 10 år närkontor Räddningstjänstens kontor Besiktningsprotokoll Gallras 2 år närkontor Räddningstjänstens kontor Sida 13 av 84

16 Registerbevis Gallras När fordonet inte ägs av kommunen längre närkontor Räddningstjänstens kontor 2 13 Interna servicefunktioner Transportmedelsbokningar Bokningar Gallras Vid inaktualitet Traka 2 14 Tillagnings- och mottagningskök Planera och förbereda måltider Matsedlar, näringstabell. Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Digitalt i mapp på server/kostdatasystem Prislistor för gäster Gallras vid inaktualitet Digitalt i mapp på server Beställning av mat Gallras Vid inaktualitet I köket på respektive anläggning Leveranslistor Gallras Vid inaktualitet I köket på respektive anläggning Specialkost, intyg om Gallras Vid inaktualitet I köket på respektive anläggning Statistik Digitalt i mapp på server/kostdatasystem Mjölkstöd från EU Gallras 10 år Pärm tjänsterum Information om allergier enligt märkningslagen Gallras Vid inaktualitet I köket på respektive anläggning Godkännande och beslut om inspektionsrapport Hos Miljö Matsedlarna för skolan och äldreomsorgen publiceras på hemsidan 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 1 Borgerliga ceremonier Borgerlig vigsel Förordnande av vigselförrättare Ciceron Länsstyrelsen är huvudman Förslag till vigselförrättare Gallras Vid inaktualitet Borgerlig begravning Förordnande av begravningsombud Ciceron Länsstyrelsen är huvudman Förslag till begravningsombud Gallras Vid inaktualitet 3 2 Konsumentstöd och rådgivning Konsumentrådgivning Statistisksammanställning närarkiv 2 år Tjänsten tillhandshålls av extern utförare Budget- och skuldrådgivning Ärenden om budgetrådgivning Gallras 1 år Verksamhetssystem Boss Arbetet dokumenteras i verksamhetssystem för rådgivning Ärenden om skuldrådgivning (inte prövade enligt Gallras 5 år Verksamhetssystem Boss skuldsaneringslagen) Statistisk sammanställning Verksamhetssystem Boss Skuldsanering Ärenden om skuldsanering (prövade enligt Gallras 5 år Verksamhetssystem Boss Arbetet dokumenteras i verksamhetssystem för skuldsaneringslagen) rådgivning Statistisk sammanställning Verksamhetssystem Boss Energirådgivning Kundregister Gallras Vid inaktualitet se kommentar finns i Uddevalla Statistisk sammanställning se kommentar finns i Uddevalla Årsrapport för energirådgivning se kommentar finns i Uddevalla 3 3 Medborgarservice Hantera frågor Rutinmässiga förfrågningar, snabba svar och hänvisningar se kommentar Kan vara ett samtal eller muntligt ställd fråga. Rutinmässiga frågor på e-post till service-center gallras. Synpunkter vidarebefordas till sekreterare, se Sida 14 av 84

17 3 4 Extern information och kommunikation Ge kommuninformation Webbplats Ciceron/närarkiv kansli 2 år Startsidan och strukturen skrivs årligen ut på papper och diarieförs Kommunalrådets och kommunchefens nyhetsbrev Ciceron/närarkiv kansli 2 år Folkhälsonytt Ciceron/närarkiv kansli 2 år Publikationer Ciceron/närarkiv kansli 2 år I regi av Sotenäs kommun, arkivera ett exempler 3 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillstånd och tillsyn för alkoholservering Ansökan om serveringstillstånd Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Samtliga handlingar rörande tillfälligt serveringstillstånd gallras efter 5 år. Handlingar rörande permanent serveringstillstånd bevaras. Arbetsmaterial Gallras vid inaktualitet Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Remisser, yttrande, korrespondans, registreringsbevis, ekonomihandlingar med mera. Beslut på ansökan om tillfälligt serveringstillstånd Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Beslut om nedläggande av ansökan Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Tillståndsbevis Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Tjänsteutlåtande Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Beslut Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Anmälan om provsmakning Gallras 5 år Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Anmälan om ändrade ägarförhållanden Ciceron/AlkT/närarkiv kansli 2 år Anmälan om utsedda serveringsansvariga Gallras Vid inaktualitet Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Kan gallras när nya serveringsansvariga har utsetts Restaurangrapporter Gallras 10 år Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Anmälan om kryddning av egen snaps Gallras Vid inaktualitet Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Anmälan av försäljning av öl klass 2 Gallras När verksamheten har upphört Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Tillsynsplan Gallras Vid inaktualitet Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Tillsynsärenden som leder till åtgärd Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Innehåller t.ex. anmälan, beslut, dom, tillsynsrapport, utredning och yttranden Tillsynsärenden som inte leder till åtgärd Gallras 5 år Ciceron/AlkT/närarkiv kansli Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning Stöd och samordnade insatser för anställbarhet och personlig utveckling Ärenden om lotteritillstånd Ciceron/närarkiv kansli Ansökan, delegationsbeslut Remiss Gallras 2 år efter ad åtgärd. Personakt/närarkiv och AMEa Från Individ och familjeomsorgen. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring. Sida 15 av 84

18 Överenskommelse med arbetsförmedlingen eller kommunen om praktik. Gallras 2 år efter ad åtgärd. Personakt/närarkiv och AMEa Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Beslut om arbetsträning och arbetspraktik Gallras 2 år efter ad åtgärd. Personakt/närarkiv och AMEa Från arbetsförmedlingen. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Beslut om lönestöd och personligt biträde Gallras 2 år efter ad åtgärd. Personakt/närarkiv och AMEa Från arbetsförmedlingen. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Anställningsbeslut Närarkiv/Kommunhuset Kartläggning Gallras 2 år efter ad åtgärd. Personakt/närarkiv och AMEa På arbetsmarknadsenheten. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring. Betyg och intyg över genomförda utbildningar Personakt/närarkiv för placeringar, personakt/kommunhuset för anställda) Betyg Gallras 5 år efter sista anteckning personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Erbjud utbildning, till exempel truckkort på arbetsmarknadsenheten. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring. Medhavda betyd inför praktik eller arbetsträning. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Anvisning om kommunplacering från migrationsverket. AMEa, Personakt/Kommunhuset närarkiv/ciceron personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Återkallad anvisning om kommunplacering från Migrationsverket AMEa, Personakt/Kommunhuset närarkiv/ciceron Ansökan om stadsbidrag Ciceron/närarkiv se Inkommande bidrag Avtal Ciceron/närarkiv Beslut från Migrationsverket Ciceron/närarkiv Exempel: tomhyror. Licenser Ciceron/närarkiv Hyresavtal Gallras 2 år efter avtalstidens slut Ciceron/Närarkiv/ kommunarkiv Elavtal Gallras 2 år efter avtalstidens slut Ciceron/Närarkiv/ kommunarkiv 3 7 Näringsliv Näringslivslots Näringslivsstrategi Ciceron/ Kommunarkiv Handlingsplan Ciceron/ Kommunarkiv Remissvar Ciceron/ Kommunarkiv Inbjudningar till nätverksträffar Gallras Omedelbart server enheten Digital Agenda; Strategi Ciceron/ Kommunarkiv Nyhetsbrev Gallras 1 år Finns på hemsidan - kan detta gallras efter ett år? Protokoll, Näringslivsråd ciceron/närarkiv Avtal Ciceron/ Kommunarkiv 3 8 Turism Främja turism Besöksnäringsstrategi Ciceron/ Kommunarkiv Egenproducerade trycksaker Gallras 2 år Närarkiv Se Styrande dokument Inbjudningar till nätverksträffar Gallras Omedelbart server enheten Turistbyrå och turistinformation Handlingsplan för Infopoints Gallras 2 år Närarkiv Avtal om Infopoints Gallras 2 år Närarkiv Information till nyanställda Gallras 2 år Närarkiv Avtal Ciceron/ Kommunarkiv Sida 16 av 84

19 3 9 Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser Ansökningshandlingar ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Sammanställning över sökanden ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Beslut av stipendiater ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Ansökan och beslut om utbetalning ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Beslut med motiveringar ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Bedömningskriterier ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Förteckning över fördelning av premier och stipendier ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Stiftelseförordnande ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Protokoll, stipendiekommittéer eller motsvarande ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Huvudbok Ekonomisystem/ Närarkiv ek.avd./kommunarkiv Bokslut, inkl. revisionsberättelse Närarkiv ek.avd./kommunarkiv Verifikationer Gallras 10 år Ekonomisystem/ Närarkiv ek.avd./kommunarkiv Val av representanter i stiftelse ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Stiftelser egen juridisk person Fonder Ansökningshandlingar ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Sammanställning över sökanden ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Beslut av stipendiater ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Protokoll, kommittéer eller motsvarande ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Beslut med motiveringar ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Bedömningskriterier ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Förteckning över fördelning av premier och stipendier ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Huvudbok Ekonomisystem/ Närarkiv ek.avd./kommunarkiv Bokslut, inkl. revisionsberättelse ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Ansökan och beslut om utbetalning ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Donationer Ansökningshandlingar ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Sammanställning över sökanden ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Beslut av stipendiater ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Sida 17 av 84

20 Protokoll, kommittéer eller motsvarande ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Beslut med motiveringar ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Bedömningskriterier ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Förteckning över fördelning av premier och stipendier ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Huvudbok Ekonomisystem/ Närarkiv ek.avd./kommunarkiv Bokslut, inkl. revisionsberättelse ciceron/närarkiv/ kommunarkiv Ansökan och beslut om utbetalning ciceron/närarkiv/ kommunarkiv 3 10 Bidrag till externa aktörer Bidrag till organisationer etc Ansökan se kommentar Föreningar Kulturminnesmärkta byggnader Behandla förfrågningar från externa aktörer som ej omfattas av ordinarie verksamhetsspecifika bidragsformer, som socialt versamma organisationer, byalag, friskolor och kommuner/ myndigheter. Beslut ciceron/närarkiv 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4 1 Lantmäteri och kartarbete Bilda fastighet Ansökan om förrättning 2 år efter ärendet ats Ciceron/Närarkiv Alla typer av förrättningar. Ex. avstyckning, fastighetsreglering, sammanläggning, klyvningsförrättning, fastighetsbestämning, legaliseringsförrättning, anläggningsförrättning, ledningsförrättning. Förrättningsprotokoll () Närarkiv Vi är inte arkivhållare och behöver därför inte arkivera handlingar. Tjänsteanteckningar bevaras om det medför något i ärendet. Tjänsteskrivelse 10 år Ciceron/Närarkiv Beslut Ciceron/Närarkiv Mätdata Ciceron/Geosecma/Närarkiv Samla geografisk information och kartor. Geosecma internwebben, dessa kartor heter lite annorlunda. Flygbilder Ciceron/Geosecma/Närarkiv Detta gäller både digital bilder samt kontaktkopior Ortofotokartor Ciceron/Geosecma/Närarkiv Grunddata för varje nyframställt ortofoto. Adresskartor eg. turistkarta etc. Ciceron/Närarkiv Karta som redovisar aktuella adresser, gator, vägar och kvarter. Dessutom innehåller den fastighetsindelning och offentliga byggnader samt gatu- och vägnummer Avtalskarta Ciceron/Närarkiv Ta fram avtalskarta vid t.ex. förvärv och försäljning av mark. Grundkarta Ciceron/Geosecma/Närarkiv Ursprung, primärkartan. Ta fram grundkarta som juridiskt underlag vid bygglov, då situationsplan och detaljplan ska upprättas. Innehåller byggnader, fastighetsgränser, rättigheter, höjdkurvor, träd, häckar, vägar, vägkanter m.m. Sida 18 av 84

21 Nybyggnadskartor EDP Vision/Närarkiv Skapa nybyggnadskarta i samband med nybyggnation. Juridiskt upprättad karta med redovisning av detaljplan. Innehåller uppdaterad primärkarta, fastighetsdata, uppgifter från detaljplan, avvägda markhöjder m.m. Primärkarta/ baskarta Ciceron/Geosecma/Närarkiv Den digitalt lagrade primärkartan är kommunens storskaliga karta som detaljerat och med god lägesnoggrannhet redovisar grundläggande förhållanden på marken. Kartan innehåller fastighetsgränser (tomtgränser) och fastighetsbeteckningar, gator med namn och adresser, gång- och cykelvägar, byggnader, staket, belysningsstolpar, höjdkurvor m.m. Använd baskartan för detaljerad planering och projektering samt som underlag till nybyggnadskartor, förättningskartor/tomtkartor och ledningsdokumentation. Registerkartor/fastighetsindelningskartor Ciceron/Geosecma/Närarkiv Använda registkartan för att redovisa aktuell fastighetsindelning samt adresser. Stormnätskartor (mätpunkter) Ciceron/Geosecma/Närarkiv Använda stormnätskarta för att redovisa var befintliga mätpunkter och höjdfixar finns belägna i kommunen. Översiktskartor Ciceron/Geosecma/Närarkiv Hålla kartor över gatunamn, adressnummer och platsnamn uppdaterade. Områdeskartor Ciceron/Geosecma/Närarkiv Hålla kartor över församlingar, stadsdelar eller trakter uppdaterade. Regelverkskartor Ciceron/Geosecma/Närarkiv Hålla kartor över valdistrikt, lokala ordningsregler, hälsoskyddsföreskrifter m.m. uppdaterade. Kartor med naturvårdsförordnanden Ciceron/Geosecma/Närarkiv Hålla kartor med naturreservat, landskapsskydd samt skogs-,djur- och strandskydd uppdaterade Namnsätta kvarter, gator och allmänna platser Skrivelse/brev (om ändring ) Ciceron/Närarkiv Tjänsteskrivelse Ciceron/Närarkiv Namnförslag Ciceron/Närarkiv Tävlingsbidrag Ciceron/Närarkiv Sammanställning Ciceron/Närarkiv Utredning Ciceron/Närarkiv Beslut Ciceron/Närarkiv Adressätta Ciceron/Närarkiv/LINA 4 2 Fysisk planering Hantera översiktsplaner Upprätta översiktsplan/fördjupning av översiktsplan/tillägg till översiktsplan. Här ingår även upphävande och överklagande. Vision/Ciceron/Närarkiv Aktuallitetsprövning Vision/Ciceron/Närarkiv Protokollsutdrag Vision/Ciceron/Närarkiv Tjänsteskrivelser Vision/Ciceron/Närarkiv Beslut om samråd (protokollsutdrag) från KS Vision/Ciceron/Närarkiv Samrådshandlingar Vision/Ciceron/Närarkiv Missiv (infobrev) Vision/Ciceron/Närarkiv Remisslista Vision/Ciceron/Närarkiv Annonsering Vision/Ciceron/Närarkiv Upprätta översiktsplan/fördjupning av översiktsplan/tillägg till översiktsplan. Här ingår även upphävande och överklagande. Sida 19 av 84

22 Mötesanteckningar med deltagarlista från Vision/Ciceron/Närarkiv samrådsmöte Yttranden/inkomna skrivelser under samrådstiden Vision/Ciceron/Närarkiv Samrådsredogörelse Vision/Ciceron/Närarkiv Beslut Vision/Ciceron/Närarkiv Utställning Vision/Ciceron/Närarkiv Yttranden/inkomna skrivelser under utställningstiden Vision/Ciceron/Närarkiv Tjänsteutlåtande (utställning) Vision/Ciceron/Närarkiv Översiktsplan (antagen) Vision/Ciceron/Närarkiv Avbrutna planärenden 10 år Vision/Ciceron/Närarkiv Hantera detaljplaner/områdesbestämmelser/ upphäva planer Plankostnadsavtal Vision/Ciceron/Närarkiv Här ingår även upphävande och överklagande, områdesbestämmelser Ansökan med bilagor Vision/Ciceron/Närarkiv Tjänsteskrivelse Vision/Ciceron/Närarkiv Beslut Vision/Ciceron/Närarkiv Behovsbedömning med motiverat ställningstagande Vision/Ciceron/Närarkiv Miljökonsekvensbeskrivning Vision/Ciceron/Närarkiv Utredningar Vision/Ciceron/Närarkiv Missiv (informations-/följebrev) Vision/Ciceron/Närarkiv Fastighetsförteckning Vision/Ciceron/Närarkiv Remisslista Vision/Ciceron/Närarkiv Program Vision/Ciceron/Närarkiv Samrådshandlingar Vision/Ciceron/Närarkiv Inkomna samrådsyttranden Vision/Ciceron/Närarkiv Samrådsredogörelse Vision/Ciceron/Närarkiv granskningshandlingar/utställningshandlingar Vision/Ciceron/Närarkiv Annonsering - notis Vision/Ciceron/Närarkiv Kungörelsegranskning Vision/Ciceron/Närarkiv Inkomna yttranden Vision/Ciceron/Närarkiv Utskick efter utlåtande till de som inte fått sina Vision/Ciceron/Närarkiv synpunkter besvarade synpunkter Antagande handlingar, Plankarta med bestämmelser, Vision/Ciceron/Närarkiv Planbeskrivning, Genomförandebeskrivning illustrationskarta Avbrutna planärenden Gallras efter 10 år Vision/Ciceron/Närarkiv Hantera regionplaner Beslut Ciceron/Närarkiv Samrådshandlingar Ciceron/Närarkiv Utredningar Ciceron/Närarkiv Granskningshandlingar Ciceron/Närarkiv Antagandehandlingar Ciceron/Närarkiv 4 3 Hantera fastigheter Förvärva fastighet Köpekontrakt Ciceron/Närarkiv Lagfartshandlingar Ciceron/Närarkiv Lantmäterihandlingar Ciceron/Närarkiv Servitutsavtal Ciceron/Närarkiv Fastighetsregister Ciceron/Närarkiv Köp/försäljning av fastighet Ciceron/Närarkiv Försäljningshandlingar Ciceron/Närarkiv Fastighetsdossié Ciceron/Närarkiv Fastighetsbeskrivning Ciceron/Närarkiv Fastighetstaxering Gallras 10 år Ciceron/Närarkiv Försäkringshandlingar Ciceron/Närarkiv Se Egendomsförsäkringar Sida 20 av 84