Revidering av dokumenthanteringsplan

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer / Handläggare Arkivarie Andreas Möldrup Kommunledningskontoret Kansliavdelningen Kommunstyrelsen Revidering av dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar följande: 1. Reviderad dokumenthanteringsplan antas att gälla från och med den 15 augusti Rätten att revidera planen efter verksamhetens behov delegeras till kommunarkivets arkivarier. Beskrivning av ärende Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen revideras vartannat år för att den skall hållas aktuell. Gällande dokumenthanteringsplan antogs av KS och behöver revideras för att kunna användas i det nya dokument- och ärendehanteringssystemet som införs på kommunledningskontoret. I detta dokument- och ärendehanteringssystemet har vi valt att ersätta de gamla diarieplanskoderna med ett nytt klassificeringsschema vilket förvaltas av Kommunalförbundet Sydarkivera och är utvecklat av intresserade kommuner. I redaktionskommittéen för detta schema ingår förutom Hässleholms kommuns arkivarie Emilia Odhner, bland andra arkivarier från Kristianstad kommun, Helsinborgs stadsarkiv och Tomelilla kommun. I samråd med avdelningschefer har klassificeringsschemat anpassats till kommunledningskontorets verksamhet. För att underlätta administrationen av handlingar som skall gallras vill vi koppla dokumenthanteringsplanen till dokument- och ärendehanteringssystemet. För att det skall fungera måste planen kopplas till klassificeringsschemat. Vi vill därför använda oss av den dokumenthanteringsplan som kommunalförbundet Sydarkivera, i samarbete med andra kommuner, har tagit fram utifrån klassificeringsschemat. Vårt mål är att utgå från denna dokumenthanteringsplan och sedan anpassa den till verksamheten genom revideringar, men vi har redan gjort vissa ändringar genom att lägga till handlingstyper som saknades utifrån vår gällande dokumenthanteringsplan. För att hålla dokumenthanteringsplanen ständigt uppdaterad och aktuell föreslår vi att kommunarkivets arkivarier får Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

2 2(2) revidera planen för att bland annat kunna lägga till nya handlingstyper som uppstår i verksamheten. Kommunledningskontoret Andreas Möldrup Arkivarie Charlotte Nygren-Bonnier Bitr. Förvaltningschef Magnus Gjerstad Tf. Kanslichef Kommunledningskontoret/ Kansliavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

3 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer A B C D 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Administrera val Allmänna val och folkomröstning - Valdistrikt, valförrättare, logistik med mera Hantera valkretsar och valdistrikt Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Diarieförs Statistik, underlag Diarieförs Gallras/ Förslag till ny valkretsindelning Diarieförs Register över valdistrikt Hantera val- och förtidsröstningslokaler Register över val och förtidsröstningslokaler Inspektionsrapport över val och förtidsröstningslokaler Bokningslista vallokaler Gallras när valet vunnit laga kraft Hantera valmaterial Inventeringslista valmaterial uppdatering Beställningslista valmaterial Gallras efter mandatperioden Följesedel leverans valmaterial Gallras när valet vunnit laga kraft Packlistor Den underskrivna listan för respektive val/förtidsröstningslokal gallras när valet vunnit laga kraft uppdatering Körschema transport till vallokaler uppdatering Oanvänt valmaterial Gallras enligt Valmyndighetens instruktioner Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Inbjudan, tidigare röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar Intresseanmälningar/spontanansökningar Gallras när valet vunnit laga kraft

4 Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut Diarieförs Meddelande om förordnande/ej förordnande Gallras när valet vunnit laga kraft Meddelande/information till röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar

5 Register över röstmottagare Utbilda röstmottagare Register över kurser Inbjudan, utbildning Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec om förtidsröstningen och om dubblettröstkort Närvarolistor Utbildningsmaterial, valmyndigheten uppdatering Lokala instruktioner Informera om val Kommunikationsplan Diarieförs Genomföra val Allmänna val och folkomröstning - Ta emot och räkna röster Genomföra förtidsröstning Anvisningar och utildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och Kan förstöras när valet vunnit laga kraft,. Ex Rutin för Se kommentar kommunala bud) från Valmyndigheten (och Länsstyrelsen) som förtidsröstning, Checklista kontrollringning valdistrikten enbart gäller ett val Dagrapport röstmottagningsställe Gallras när valet vunnit laga kraft Kvitto hämtning röster på röstmottagningsställe Gallras efter mandatperioden Ifyllda väljarförteckningar Gallras efter mandatperioden Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras efter mandatperioden Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras efter mandatperioden Postfullmakter Diarieförs

6 Genomföra institutionsröstning Schema för institutionsröstning Dagrapport röstmottagningsställe Ifyllda väljarförteckningar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Hantera kommunala bud Bokningsliggare, kommunala bud Gallras efter mandatperioden Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Gallras när valet vunnit laga kraft Genomföra valdag Kvittens röstlängd Gallras efter mandatperioden Röstlängder Kvitton leveranser från posten Gallras efter mandatperioden Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras efter mandatperioden Valdistriktets schema valdagen Gallras efter mandatperioden Loggbok Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Sparas under valperioden Gallras efter mandatperioden Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Sparas under valperioden Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Kan förstöras efter valet Se kommentar Protokoll valdistrikt Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Omslag med röster Lämnas till Länsstyrelsen Se kommentar Närvarolistor Utgör underlag till arvodering

7 Ankomstlista valnatten Tillägg i röstlängden Diarieförs och förs in i röstlängden Genomföra onsdagsräkning Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) Brevröster, för sent inkomna Sparas under valperioden Gallras efter att valet vunnit laga kraft Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Röstlängder Sammanställning förtidsröster Sparas under valperioden Se kommentar Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Lämnas till Länsstyrelsen Se kommentar Röstkort Kan förstöras efter valet Se kommentar Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Folkinitiativ Folkomröstning Begäran genomföra folkomröstning Diarieförs Namnlistor Diarieförs Rapport antal röstberättigade*) Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Partistöd Ansökan Diarieförs Uträkning av partistöd Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg Diarieförs 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Protokoll Reservation Omröstningslistor Ingår i protokollet Kommunalförfattningssamling Utgår från beslut i kommunfullmäktige, diarieförs på ärendet.

8 1 2 2 Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten Medborgarförslag Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Redovisa delegation Delegationslista Diarieförs

9 1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med uppdrag att utreda särskild fråga Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Diarieförs Tillsätta och entlediga förtroendevalda Ledamöter och ersättare, revisorer, överförmyndare Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från Diarieförs Länsstyrelsen Förslag från valberedningsnämnden Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Diarieförs Lagakraftbevis från Länsstyrelsen Diarieförs Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Diarieförs Begäran hos Länsstyrelsen om ny ersättare Diarieförs Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i Kf Diarieförs Initiativ från förtroendevalda Motion Diarieförs Interpellation Fråga Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Tjänsteskrivelse/yttrande Diarieförs om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut nämnd Diarieförs om remitterad till nämnd Yttrande/svar Diarieförs Kommunikation med förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ, genomföra dialoger mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Anmälningsärenden Diarieförs Gallras efter 1 år

10 1 3 Verksamhetsledning Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, gallringsbeslut Styrande dokument Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Plan mot kränkande behandling Diarieförs Likabehandlingsplan Diarieförs Jämställdhetsplan Diarieförs Policydokument t.ex. hälsoplan, arbetsmiljöpolicy Diarieförs Delegeringsordning Diarieförs Förslag till förändrad delegeringsordning Diarieförs Delegeringsbeslut - räddningsledare Diarieförs Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest- och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Organisationsplan/beskrivning Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Attest- och utanordningsbehörigheter Diarieförs Attestregister Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Delegationer rörande övergripande ansvar Diarieförs. T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. Återkallande av delegering Diarieförs. Gallras efter 10 år

11 Riktlinjer Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Diarieförs. Avser riktlinjer utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren exempelvis inom hälso- och sjukvård 1 arkivex av den egna organisationens rekommendationer (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer Protokoll/anteckningar Samverka med personal och fackliga organisationer MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Diarieförs Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Diarieförs Protokoll Löneöversyn Diarieförs Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Diarieförs Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och (SVG). Diarieförs arbetstagare Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och Diarieförs arbetstagare Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Protokoll från arbetslagsmöte Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT). Om de innehåller beslut måste de bevaras. Kallelse med bilagor 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget Mål och vision Kan ingå i budgeten Preliminära budgetramar Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Tjänsteskrivelse Diarieförs Investeringsplan Diarieförs Verksamhetsmål och äskanden Diarieförs

12 Budget Diarieförs Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Diarieförs Synpunkter från de fackliga företrädarna Diarieförs Förslag, budget, oppositionen Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Budget för revisorerna Diarieförs Beslut statsbidrag Diarieförs Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Diarieförs Lagakraft-bevis Diarieförs Redovisningsräkning, Skatteverket Diarieförs Beslut från Skatteverket om utjämning Diarieförs Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Diarieförs Budget, arbetsmaterial Budgetuppföljning Diarieförs Budgetuppföljning, rapporter Diarieförs Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Diarieförs Delårsrapport kommunen Även månadsuppföljningar. Tryckt 2 ex. Diarieförs Årsredovisning Diarieförs Revisionshandlingar Diarieförs Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala bolag Kommunkoncern. Diarieförs Resultatöverföring Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Lagakraftbevis Diarieförs Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Diarieförs Årsbokslutsbilaga Anläggningsbilaga, avstämning per balanskonto, bokförings- och avstämningslistor Årsrapporter/verksamhetsberättelser Diarieförs Strategisk plan Strategisk plan med budget och flerårsplan, underlag Strategisk plan med budget och flerårsplan Tryckt, 2 ex Över- och underskottshantering

13 Över- och underskottshantering underlag Över- och underskottshantering Tryckt, 2 ex Begära ökat anslag/tilläggsbudget Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Diarieförs Beslut/protokollsutdrag Diarieförs

14 1 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål Ledningssystem Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. Direktiv gällande ledningssystemet Diarieförs Granskning av ledningssystem, resultat av Diarieförs Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument T. ex KKiK. Diarieförs Åtgärdsplaner Diarieförs Rapporter, uppföljningar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Diarieförs Uppföljning av verksamhet och kvalitét Avser dokumenterade uppföljningar. Diarieförs. Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Diarieförs Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service Intern kontroll Intern kontrollplan Diarieförs Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år Händelse- och riskanalys Rapporter, uppföljning Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Tillsyn i egen regi Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Begäran om yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Beslut Diarieförs Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Diarieförs

15 Enkät Enkätsvar, inkomna Sammanställning Diarieförs Statistik Statistik, allmän Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik Se kommentar gallras vid Sammanställningar, statistik Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik Se kommentar gallras vid Kvalitetsarbete Medborgerundersökningar Servicemätningar Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. Ex. äldreomsorgsplan - planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. Verksamhetsplan Diarieföras Uppföljningar av rutiner, dokumentation Diarieförs. Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från Protkoll och utvärdering bevaras och diarieförs. Underlag fortlöpande uppföljning av verksamheten gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Diarieförs. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Diarieförs. Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten

16 1 5 4 Synpunkter och klagomål Synpunkt/klagomål av vikt för verksamheten Diarieförs Synpunkt/klagomål av rutinartad karaktär Diarieförs Gallras efter 1 år Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Anmälan enligt lag Mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev. Anmälan om missförhållande Diarieförs. Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev Utredning/rapport Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Beslut Diarieförs Forum för samråd Till exempel tillgänglighetsråd, pensionärsråd Protokoll/minnesanteckningar Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper

17 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Utvecklingsprojekt Ex. Projektredovisning, projektdirektiv, projektplan Projektdirektiv Diarieförs Projektplan/beskrivning Diarieförs Redovisning/rapport Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Bidragsansökningar Diarieförs

18 1 6 3 Samverka externt Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer. Överenskommelse Diarieförs Minnesanteckningar Protokoll Diarieförs Utredningar EU-bidrag Ansökningshandlingar EU-strategi Europaforum 1 7 Allmänna handlingar och arkiv När det gäller enskilda (privata) arkiv och samlingar som kommunen tar hand om: se 10.4 Enskilda arkiv Post och postöppning Rutiner för inflödesprocesser Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/ uppgifter ur allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Diarieförs Kopior av utlämnade handlingar Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Diarieförs Beslut/dom från kammarrätten Diarieförs Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Diarium Postlista Handlingskort Ärendekort Ärendelista Tas ut på papper en gång om året Arkivredovisning Diarieförs. Arkivbeskrivning och arkivförteckning

19 Gallringsbeslut Se Styrande dokument Klassificeringsstruktur Diariekod Dokumenthanteringsplan Diarieförs Vårda och förvara arkiv Programverksamhet Leveransbekräftelse Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Avtal rörande skanning Diarieförs. Ex av journaler och protokoll Avtal rörande utlån Diarieförs. Ex av journaler och protokoll Hantera arkivleveranser Leveransreversal Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver Kf-beslut. Begäran om övertagande av handlingar Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Avtal om lån/förvaring av handlingar Diarieförs. Ex journaler och protokoll Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Gallringslistor, gallringsbeslut Se Styrande dokument Gallra allmänna handlingar Gallringslistor, gallringsbeslut Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Protokollsutdrag/beslut Gallringslistor Diarieförs Gallringsrapport Diarieförs 1 8 Tillsyn och Revision Intern revision Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Begäran om yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Beslut från revisionen Diarieförs

20 1 8 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner Meddelande om förestående inspektion Diarieförs Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Underrättelse om inkommen anmälan Diarieförs Begäran om uppgifter/yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Beslut/dom Diarieförs Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. Till exempel remisser från statliga myndigheter Externa remisser Remiss/begäran om yttrande som besvaras Diarieförs Remiss/begäran om yttrande som inte besvaras Diarieförs Gallras efter 1 år Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Beslut från remitterande organ Diarieförs Externa undersökningar Ex externa enkäter Enkäter, inkomna Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Se kommentar Enkätsvar, avgivet Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Se kommentar Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid Se kommentar

21 1 10 Hantera kommunens varumärke Även kommunala bolag Kommunvapen Beställning av kommunvapen Diarieförs Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Diarieförs Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Diarieförs Ansökan om registrering hos PRV Patent och registreringsverket. Diarieförs Registreringsbevis från PRV Diarieförs Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Diarieförs Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Diarieförs Grafisk profil Förslag till grafisk profil Se Styrande dokument Tjänsteskrivelse Se Styrande dokument Protokollsutdrag/beslut Se Styrande dokument Varumärke Även kommunala bolag Registrering av varumärke Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Ansökan om registrering hos PRV Patent och registreringsverket. Diarieförs Registreringsbevis från PRV Diarieförs Förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Diarieförs Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens Diarieförs varumärke Utmärkelser Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris Nomineringar Protokollsutdrag/beslut Flaggning Instruktion för flaggning 1 11 Representera T.ex. jubiléer, eller evenemang som kommunen arrangerar eller deltar i som en del av kommunens officiella representation.

22 Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc. Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Diarieförs Förslag evenemangsaktiviteter Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Evenemangsplan Diarieförs Inbjudan, gäster Diarieförs Representationslistor och registreringsförteckningar Diarieförs Tackbrev och ordförandekorrespondens Diarieförs. Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar Dokumentation från evenemang Förtjänsttecken (motsv.) Diarieförs. Av förtjänsttecken framtagna för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar" (T.ex. standard) Representationsgåvor Av gåva speciellt framtagen för kommunens räkning bevaras Se anm ett "arkivexemplar". (T.ex. föremål försett med kommunvapen) I annat fall dokumenteras gåvan i bild Vänortsutbyte Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Avtal Överlämnat från vänorter. Diarieförs Presentationsmaterial från vänorter Inbjudningar Diarieförs Tackbrev Redogörelser från besöket, fotografier. Diarieförs. Dokumentation från vänortsbesök Gåvor till kommunen Diarieförs

23 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Handlingstyp/handlingsslag A B C D 2 INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag. Ej beslut. Gallras/ Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de Gallras efter sammanträde ärenden som tas upp på mötet) Kallelse/ärendelista/föredragnings-lista Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Justeringsanslag Om tillkännagivandet av justerandet antecknats på protokollet så gallras anslaget omgående. 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Avtal lån av surfplatta Fullmakt för publicering på internet Ersättning och arvoden till förtroendevalda Transaktionsfil Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Se kommenar /Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Externa kurser och konferenser Intern utbildning för nya förtroendevalda Avtacka/hedra förtroendevalda Gåvor Diarieförs

24 2 3 Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Broschyrer Ett exemplar av varje ska bevaras. Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster Ett exemplar av varje ska bevaras. Verksamhetens historia Pressklipp Intern webb Handböcker/interna rutiner 1 exemplar sparas vid större förändringar Se kommentar Dokumentbibliotek Webbsidor Projekt- och samarbetsytor på Tillhandahålla och använda webben Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar 2 4 Ekonomiadministration Kontoplan Kontoplan, inkl. kodförteckningar/kodplaner Leverantörsreskontra Rekvisition Leverantörsfaktura Attestlista Betalningsfil Utbetalning till leverantör Pappersfakturor kan gallras efter 10 år. Digtitala fakturor ska bevaras sedan år 2010 Gallras efter 10 år Se kommentar Revideras fortlöpande Gallras efter 10 år

25 2 4 3 Kundreskontra Fakturaunderlag Fakturafil Kundfaktura Debiteringslista Autogiroanmälan e-medigvande autogiro Medgivandeaviseringar Betalningspåminnelse Kravfil Uppdragserkännande Justitia Inkassorapport Statusrapport Avslutsrapport Bokföringsmässig avskrivning Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra Fakturera internt Underlag Interdebitering/kostnadsfördelning Bokföringsorder Avstämningslista Löpande bokföring Månadsavstämningar Huvudbok Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Bestridande av faktura Diarieförs Ärenden om reducerad avgift Diarieförs Ansökningar och beslut från Skolverket eller Myndigheten för yrkeshögskolan Diarieförs Konkursbesked Diarieförs på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. Fusionsbesked Deklarationer och skattefrågor Skatte- och momsdeklaration Underlag för ansökan om moms Ansökan ersättning moms Skatteverkets utbetalnings- eller inbetalningsbesked Diarieförs på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år

26 Skatteverkets redovisningsräkning utbetalningsår Taxeringsvärden Fastighetsdeklaration och fastighetstaxering Skattereduktion Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras 5 år efter ny fastighetstaxering Gallras efter 10 år

27 2 4 9 Utbetalningar Det som ej omfattas av leverantörsreskontra Inbetalningar Det som ej omfattas av kundreskontra Kontanthantering Kassarullar Redovisning av kassa Babs-kvitton, kassakvitton Bankinsättningar Bevakningslistor för postgiro och bankgiro Fellistor för postgiro och bankgiro Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 2 5 Finans- och skuldförvaltning Förvalta finanser Ex. aktier och värdepapper Inkommande bidrag EU-bidrag Diarieförs Gallras efter speciella regler för EU-projekt Statsbidrag Diarieförs. T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag. Gallras efter 10 år Uppgifter om bidragskriterier Diareförs. Redovisning av statsbidrag Diarieförs. Kommunalt bidrag Diarieförs. Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar Banktjänster Revers Delegationsbeslut Diarieförs Underlag för betalning Borgen Ärenden om kommunal borgen Diarieförs Utdelningar och koncernbidrag Beslut om utdelning eller koncernbidrag Diarieförs Betalningsfil Gallras efter 10 år Ägartillskott Beslut om ägartillskott Diarieförs Betalningsfil Gallras efter 10 år 2 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Annons och förfrågningsunderlag Diarieförs Öppningsprotokoll Diarieförs Prövningsprotokoll Diarieförs Utvärderingsprotokoll Diarieförs Tilldelningsbeslut Diarieförs Anbud, inte antaget Vanliga upphandlingar kan gallras efter 5 år men vid EUupphandling Se kommentar måste även icke antagna anbud bevaras, Anbud, antaget Diarieförs Upphandlingsrapport Diarieförs Ramavtal Diarieförs

28 2 6 2 Genomförande av total/utförandeentrepenad

29 2 6 3 Avropa från ramavtal Offerter Orderbekräftelse Garantibevis garantitidens upphörande Produktdokumentation Följesedel Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning etc. Avtal Diarieförs Avtal av rutinmässig karaktär Till exempel leasingsavtal kopiatorer, städ. Om avtal diarieförs ingår de i diarieförda handlingar. Gallras 2 år efter Kommuninterna tjänster Hantera kunder, beställningar, leveranser, klagomål etc. Till exempel i samband med intraprenader när tjänster säljs till förvaltningar, Repro mm. Hela processen - både köp och sälj av interna tjänster, utom fakturering (se ekonomi). Ingår i andra processer? 2 7 Personaladministration Rekrytera Annons Diarieförs Intresseanmälningar Sammanställning över sökande Diarieförs Ansökningar, ej erhållen tjänst Utlåtande från rekryteringskonsult Ansökningshandlingar från antagen Förvaras i personalakt Anställa Anställningsavtal Förvaras i personalakt Introduktionsplan för medarbetare Förvaras i personalakt Checklista Förvaras i personalakt Informations-material Förvaras i personalakt IT-försäkran Förvaras i personalakt Gallras 2 år efter Mobiltelefonavtal Förvaras i personalakt Gallras efter 10 år Tystnadsplikt Förvaras i personalakt Kvittenser för nycklar Förvaras i personalakt Tjänstebilsavtal Förvaras i personalakt Bemanning och ledigheter Ansökan om tjänstledighet Diarieförs om tjänstledigheten överstiger 6 månader. Förvaras i personalakt. Beviljad tjänstledighet Diarieförs om beslut krävs Ansökan om semesterledighet Meddelanden från försäkringskassan Administrera anställningar Ändra anställningsform Diarieförs. Förvaras i personalakt

30 Bisysslor Förvaras hos respektive nämnd i pärm Intyg och betyg Förvaras i personalakt.

31 2 7 5 Personalhälsa Rehabiliteringsutredning Förvaras i personalakt Arbetsförmågebedömning, test och arbetsprövning, rapport Förvaras i personalakt Behandlingskontrakt Förvaras i personalakt Resultat från behandling, rapport Förvaras i personalakt Läkarutlåtande Förvaras i personalakt Sjukanmälan Omplaceringsutredning Förvaras i personalakt Beslut om omplacering Förvaras i personalakt Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Förvaras i personalakt Utredning om arbetsskada Förvaras i personalakt Anmälan till AFA (TFA-KL) Förvaras i personalakt Beslut om sjukersättning Förvaras i personalakt Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Handlingsplan Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras när anställningen upphör Lönesamtal Gallras när nytt dokument är upprättat Fritidsstudiebidrag Förvaras i personalakt Kursmaterial Studieintyg Förvaras i personalakt Kompetensutvecklingsplan Förvaras i personalakt Min kompetens Förvaras i personalakt Disciplinåtgärder för personal Kallelse Förutsätter att protokoll förts vid möte. Dokumentation om misskötsamhet Diarieförs. Förvaras i personalakt MBL-protokoll Diarieförs. Förvaras i personalakt Underlag inför disciplinär åtgärd Diarieförs. Förvaras i personalakt. Det råder inte sekretess i disciplinärenden utan både underlag och beslut är offentliga. Yttrande inför disciplinär åtgärd Diarieförs. Förvaras i personalakt. Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning Diarieförs. Förvaras i personalakt. Polisanmälan Se Anmäla till polis Uppvakta personal Sammanställningar över aktuell personal Inbjudan Register över gåvor

32 2 7 9 Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Förvaras i personalakt Beslut om avgångsvederlag Diarieförs. Förvaras i personalakt. Entledigande Diarieförs. Förvaras i personalakt Ansökan om pension och entledigande Diarieförs. Förvaras i personalakt LAS-handlingar, ej genomförda LAS-handlingar, genomförda Diarieförs. Förvaras i personalakt Varsel om uppsägning Diarieförs. Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Förvaras i personalakt Ansökan om företrädesrätt Diarieförs. Förvaras i personalakt Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Skyddsrondsprotokoll Riskbedömning Diarieförs Handlingsplan Diarieförs Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Diarieförs Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Översyn av arbetsmiljöarbete Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Se Mäta verksamhetskvalitet Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Se Mäta verksamhetskvalitet 2 9 Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Personalförteckningar Arvoden Ersättningar Förskottsanmälan Löneunderlag Kontrolluppgifter Löneavdrag Skatter Gallras efter 10 år

33 2 9 2 Beräkna lön, arvoden och ersättningar Arbetad tid, ledigheter, sjukanmälan, sjukt barn, löneavdrag, semestrar. Reseräkningar Timrapporter Verkställa lön, arvoden och ersättningar Kontrollera och genomföra avstämningar inför löneutbetalning Rapportera kontrolluppgifter Utmäta lön Utmätning i lön Återkräva lön Återbetalda löneskulder Gallras efter 10 år 2 10 Pension Pensioner Ansökan om pension Diarieförs. Förvaras i personalakt Pensionsbrev, beslut om pension Diarieförs. Förvaras i personalakt Matrikelutdrag som rör pension Med tjänstepensiongrundande anställningstid. Förvaras i personalakt. AFA-beslut Förvaras i personalakt pensionsavgång Pensionslösningar avtal om särskilda Förvaras i personalakt Pensionsunderlag och beslut, aktualiseringar Förvaras i personalakt Signallistor/rättelselistor Gallras efter 1 år Återkrav av pension Gallras efter 10 år Anmälan till tjänstegrupplivförsäkring (TGL-KL) Rättelse av förmedlade premier Upphörande av pensionsutbetalningar Gallras efter 5 år Utanordning av pensionsmedel inkludert kontoutdrag Rapportera till pensionsmyndighet Kontoutdrag KPA Premier rapporterade till PV Delårsrapporter till KPA Årsrapport till KPA Gallras efter 5 år Gallras efter 10 år 2 11 IT och telefoni Införa system Planering Diarieförs. Förstudie Diarieförs Rutin för införande av system Se Styrande dokument. Mall för rutin ska bevaras och vid stora införandeprojekt av system ska rutinen hur det gått till bevaras Förvalta system Programvaror, förvaltning och utveckling av system, behörigheter, överenskommelse om servicenivåer mm Förvaltningsplan för system Diarieförs

34 Informationsklassning När stora förändringar i klassningen görs. Riskanalys för system Diarieförs. När riskanalys med stora förändringar gjorts Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) SITHS-kort Gallras när anställningen har upphört Loggar för internet och e-post Gallras efter 3 månader Loggar, övriga system Gallras efter 6 månader Teknisk infrastruktur Dokumentation om teknisk infrastruktur

35 Telefoni och växel Dokumentation för telefoni, växelsystem Beställning av telefoni Blankett för beställning Uppgifter om telefon kopplad till anställning Korrespondens Support/helpdesk Hantering av frågor, felanmälningar och andra ärenden som rör telefoni och it Fordon och materiel Förråd och lager Förrådssystem/förråds- och inköpssystem (eventuellt i urval) Inventarieförteckning Inventarieförteckningar, månadsvis Inventeringar, löpande Inventeringar, månadsvis Inventeringar, årsrapport Inventeringslistor Förrådsbehållning, listor Förrådskörningar Förrådslistor Förrådsrapporter Förrådsredovisningar, listor Förrådsrekvisitioner/beställningar/kun dorderunderlag Förrådsuttag, listor Lagerbok Lagerrapport Lagervärde per kostnadsställe, listor Lagervärdeslistor Lånelistor Omsättning i förråd, listor över Rapportlistor, förråd Rapportlistor, kassation Redovisningslistor, lagerhållning Packlistor, förråd Gallras när anställningen har upphört Gallras när anställningen har upphört Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år

36 Fordon Fordonsplan/register över fordon Körjournal/färdskrivarblad Kvitton, bränsle och tillbehör Besiktningsprotokoll Inventeringlistor per bil Instruktioner per fordon Registerbevis Utrustning och inventarier Besiktningsprotokoll, logistik Garanti- och avtalshandlingar Antalsstatistik per artikel Artikar med negativt saldo, månadslista Artiklar med överlager Beställningar, listor Beställningar, beställningsbekräftelser Bokföringsjournaler, förråd Bokföringsjournaler, listor Debiteringslistor, listor Följesedelslistor Följesedlar Förbrukningslistor Förbrukningsrapporter Kassationslistor Kassationsrapporter Kassationsrapporter, årsrapport Materialinventarium Materiallistor Registreringsunderlag för inventering Reklamationer Rekvisitioner Rekvisitioner, kopior Rekvisitioner, listor Investering/planering. Revideras fortlöpande Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura Revideras fortlöpande Gallras efter 10 år Gallras 2 år efter avtalstiden utgång Gallras när garantin/avtalet har gått ut Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år (ej månad 12 år, 13) Gallras efter 10 år (ej månad 12 år, 13)

37 2 13 Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Beställningar Loggar

38 Lokalbokningar Bokningar Transportmedelsbokningar Bokningar

39 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp A B C D 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 1 Borgerliga ceremonier Namngivningsceremoni Blankett för namngivningsceremoni Namngivningsbevis Borgerlig vigsel Förättare Förslag på vigsel- och registreringsförrättare samt val av vigsel- och registreringsförrättare Vigsel-/registreringsförrättare, förteckning över Kommentarer Ingår oftast i Kommunfullmäktiges protokoll. Tillhandahålls av Länsstyrelserna. Lista kan även tillhandahållas av kommunen Vigsel-/registreringsförrättare, förordnande avtillhandahålls av Länsstyrelserna Information på kommunens hemsida Sparas i samband med att kommunens hemsida arkiveras 1 ggr/ år Förberedelse vigsel Anmälan makars efternamn Till Skatteverket, blankett fås från Skatteverket Anmälan, vigsel/partnerskap Till kommunen, blankett fås ofta från kommunen Ansökan om hindersprövning Görs till Skatteverket, blankett fås från Skatteverket Bekräftelse av anmälan (med förrättningsdatum) Gallras/ Gallras i samband med avhändandet Bevis, vigsel/registrering Till de berörda Till de berörda som får original. Kopia kan om önskas bevaras hos kommun Se kommentar

40 Fakturering av förrättningen, kommunens Fakturering av förrättningen, förrättarens Formulär/ceremonitext Till de berörda i de kommuner där ceremonin inte är kostnadsfri. Klassificering under Löpande bokföring Till länsstyrelsen.klassificering under Löpande bokföring Orden, ofta publicerade på kommunens webbplats, fastslås i förordningen 4-7 Intyg hindersprövning Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket Intyg vigsel Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket Intyg partnerskap Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket Tids-/datumbokning Ingår ofta i Anmälan, vigsel/ partnerskap Tolk, namn och adress Lämnas till kommunen om tolk behövs. Ingår ofta i Anmälan, vigsel/partnerskap Vittnenas namn och adress Om de två vittnena inte tillhandhålls av kommunen. Ingår ofta i Anmälan, vigsel/partnerskap Önskat förrättningsdatum Ingår ofta i Anmälan, vigsel/partnerskap Överenskommelse med förrättaren Till exempel om annan plats (s k privat vigsel) Vigselprotokoll Underrättelse till Skatteverket Borgerlig begravning Förordnande av begravningsombud

41 Förslag till begravningsombud

42 3 2 Konsumentstöd och rådgivning Konsumentrådgivning Reklamationsärenden, enskilda konsumenter Gallras efter 1 år Marknadsundersökningar Diarieförs Dokumentation om egenproducerade Diarieförs utställningar Underlag för statistik Se Mäta verksamhetskvalitet Statistisk sammanställning Se Mäta verksamhetskvalitet 3 3 Medborgarservice Ex kontaktcenter Hantera frågor Rutinmässiga förfrågningar, snabba svar och hänvisningar Vägledning och service Samhällsinformation. Tolkförmedling. Hemvändare. Medborgarskap. Integration Hemsändningsbidrag Diarieförs Verka för folkhälsa Folkhälsoråd mm Projekthandlingar Se Utvecklingsprojekt Dokumentation om samarbeten 3 4 Extern information och kommunikation

43 3 4 1 Ge kommuninformation Webbplats T.ex pressmeddelanden. en gång per år Informationsmaterial Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid Bloggar, extern webbplats Publikationer 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning Meddelande om eldningsförbud Diarieförs. Annonser Evenemang och aktiviteter för kommuninvånare Till exempel ta emot ansökningar och hantera utdelande av svenska flaggor, välkomnande för nyinflyttade, studiebesök hos kommunens verksamheter 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning Stöd för anställbarhet och personlig utveckling Anställningsbeslut Ska förvaras i personakt Arbetsintyg, skriftliga omdömen Ska förvaras i personakt Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Ska förvaras i personakt Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusiver handlingsplan Ska förvaras i personakt. T.ex. handlingsplan, överenskommelser, utredningar Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Ska förvaras i personakt Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras 2 år efter avslutad åtgärd

44 Avisering om utbetalt belopp Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Förstadagsintyg Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Statsbidrag för olika åtgärdsformer Uppföljning Ärendeblad/journalblad T.ex. underlag. ansökningar, utbetalning, avstämning. Gallringsfristen gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år. Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras efter 10 år Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Samordna insatser för arbetsmarknad och sysselsättning Samarbete med myndigheter, organisationer och arbetslivet. Verksamhetsbeskrivningar 3 7 Näringsliv Näringslivslots Företagsträffar Marknader Arbetsträning. Arbetspraktik. Utbildning. Datortek. Etc. Diarieförs. Avser hela ärendet

45 3 8 Turism Främja turism Mässor Turismstrategi Se Styrande dokument Årsredovisning för turismföreningar Diarieförs Handlingsplan för turismutveckling Diarieförs Statistik Se Mäta verksamhetskvalitet Förmedla boende Förteckning över privatbostäder för uthyrning Turistpaket Guidning

46 3 8 5 Turistbyrå och turistinformation Turistvärdar Förteckning över souvenirer och leverantörer Försäljning av fiskekort Förteckning över uthyrningscyklar E-tjänster, biljettförsäljning och förmedling Biljettavtal 3 9 Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser Ansökningshandlingar Sammanställning över sökanden Beslut av stipendiater Ansökan och beslut om utbetalning Beslut med motiveringar Bedömningskriterier Förteckning över fördelning av premier och stipendier Stiftelseförordnande Protokoll, stipendiekommittéer eller motsvarande Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Verifikationer Fonder Gallras

47 Ansökningshandlingar Sammanställning över sökanden Beslut av stipendiater Protokoll, kommittéer eller motsvarande Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Beslut med motiveringar Bedömningskriterier Förteckning över fördelning av premier och stipendier Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Ansökan och beslut om utbetalning Donationer Ansökningshandlingar Sammanställning över sökanden Beslut av stipendiater Protokoll, kommittéer eller motsvarande Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Beslut med motiveringar Bedömningskriterier Förteckning över fördelning av premier och stipendier Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Ansökan och beslut om utbetalning

48 3 10 Bidrag till externa aktörer Förfrågningar från externa aktörer, som ej omfattas av ordinarie verksamhetsspecifika bidragsformer, ex byggnadsvårdsbidrag, samhällsförsköningsbidrag Bidrag till organisationer etc. T.ex. socialt verksamma organisationer, byalag Ansökan Diarieförs Beslut Diarieförs Ärende rörande bidrag till fristående skolor Diarieförs m.m. Överenskommelser om interkommunal Diarieförs ersättning Bidrag till enskilda Ej bistånd Ansökan Diarieförs Beslut Diarieförs

49 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp A B C D 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4 2 Fysisk planering Hantera översiktsplaner Kommentarer Gallras/ Aktualisering Under varje mandatperiod Beslut i KF om aktualisering (protokollsutdrag) Diarieförs Tjänsteskrivelse till länsstyrelsen Diarieförs Yttrande från länsstyrelsen Diarieförs 4 9 Trafik och kommunikationer Kollektivtrafik Kollektivtrafik, Beslut Diarieförs Yttrande Diarieförs Information Ge kommuninformation Beslutsunderlag Diarieförs Domar Diarieförs Överklagande Diarieförs

50 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer /gallras Sekretess A B C D 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 5 2 Krisberedskap Risker och sårbarhet Risk- och sårbarhetsanalys RSA (SFS 2006:544) Planera krisledning Ledningsplan (SFS 2006:544), Beredskapsplaner på förvaltningar/bolag, Kriskommunikationsplan Utbilda och öva i krisberedskap Utbildning och övning (SFS 2006:544) Geografiskt områdesansvar Geografiskt områdesansvar (SFS 2006:544) Rapportera krisberedskap Rapportera (SFS 2006:544) Stöd vid kriser POSOM Vattensäkerhet Översvämningar och utsläpp Kriskommunikation Meddelande VMA (varningsmeddelande allmänheten) Diarieförs 5 3 Höjd beredskap Skydd av befolkning Branddammar och krigsbranddammar Varningssystem (VMA) 5 4 Hantera krissituationer Krisledningsnämnd 5 5 Skydd och säkerhet Skydda byggnader och egendom Lås, larm och övervakning (kamera och vilt)

51 Kameraövervakning Ansökan Diarieförs Utredningar Diarieförs Tillstånd Diarieförs Avslag Diarieförs Besvärshänvisning Diarieförs Systematiskt brandskyddsarbete SBA Brandskyddspolicy Se Styrande dokument Byggnads- och verksamhetsbeskrivning Diarieförs. Består av byggnadsritning samt ett dokument som visar byggnadens utformning, byggnadsmaterial samt läge. För kulturhistoriskt värdefulla byggnader bör dess kulturhistoriska värde beskrivas. Brandbeskrivning Riskinventering Brandskyddsorganisation Diarieförs. En brandskyddsbeskrivning består av två delar; En brandskyddsritning som visar det byggnadstekniska brandskyddet samt brandskyddsinstallationer. Ett särskilt dokument som beskriver hur dessa fungerar och samverkar. Diarieförs. I samband med systematiskt brandskyddsarbete kan riskkälla definieras som någonting (t ex ett ämne, en aktivitet eller teknisk utrustning) som kan orsaka en brand eller förvärra följderna av en brand. Brandskyddsorganisationen och dess uppgifter ska vara kända av alla inom verksamheten.

52 Utbildning Brandskyddsregler Kontrollsystem Uppföljning Alla berörda ska vara utbildade, övade och ha tillräcklig kunskap om de uppgifter de förväntas utföra. Diarieförs. Ett eget regelverk över brandskyddet. Syftet med reglerna är att tydliggöra vad som är tillåtet och inte tillåtet inom verksamheten, för att förhindra uppkomst och spridning av brand. Regelbundna kontroller och underhåll ska genomföras. Utrymningsvägar, rökluckor, branddörrar och släckutrustning måste kontrolleras. Uppföljning måste göras så att det i det systematiska brandskyddsarbetet kontrolleras att man utfört det man skulle, att man utvärderat och förändrat om det behövts. Till uppföljning bör även finnas en tillbudsrapportering där det framgår de brandtillbud som har uppstått samt vilka åtgärder detta har föranlett Informationssäkerhet Beslut om personuppgiftsombud Diarieförs. Tele/radio, systemuppbyggnad Tillstånd från Post- och telestyrelsen - tillåtna frekvenser Begäran om registerutdrag Förteckning över personuppgiftsbehandlingar

53 Handlingar rörande samtycken enligt PuL För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade när det gäller skola och gallras tidigast efter eleven avslutat sin skolgång. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör Medgivande om tillgång till verksamhetssystem för förmyndare PuL, information samt samtycken/åtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Diarieförs. Ex. i samband med skolgång med myndiga barn eller familjehem Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör Gallras 2 år efter att de upphört att gälla Säkerhetsskydd (SFS 1996:627) Statusrapporter på säkerhetsutrustning Diarieförs (brandlarm, brandsläckare, överlevnadsdräkt mm). Yttrande om ansökt avlysning av Diarieförs vattenområde Säkerhets- och värdehandlingar. Identifikationsordning Gallras 2 år efter att de upphört att gälla Anmäla till polis Polisanmälningar, allmänna Diarieförs. Polisanmälningar, rörande personal Diarieförs. Förvaras i personalakt. 5 6 Försäkringar