Dokumenthanteringsplan Administrativ avdelning

Transkript

1 Administrativ avdelning Kommuna rkiv Bevaras / Gallras Administration Anmälan serveringsansvariga Hängmapp, chefssekreterare Administration Delegationsbeslut Pärm, chefssekreterare 5 år Bevaras Original Administration Diarieförda handlingar (akter, avtal, yttranden mm ) Hängmapp, diarienummerordning 5 år Bevaras Administration Diarielista Pärm, chefssekreterare Diarieplanordning 5 år Bevaras Omvänd ordning mot sorteringen av diarieförda handlingar Administration Diarium Dataregister - server, EDP Bevaras Konverteras vid systembyte Administration E-post av ringa eller tillfällig betydelse dataregister server Administration E-post som blir eller tillförs ett ärende handläggare Bevaras Uttages på papper Administration Förtroendevaldas löneunderlag Pärm, chefssekreterare 10 år Administration Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (Se anmärkning) Handläggare I enlighet med RA-FS 1997:6. T ex Rutinkorrespondens, kursinbjudningar reklam m.m Administration Hyreskontrakt Hängmapp, handläggare Gallras efter upphörd giltighetstid Administration John Johanssons fond Pärm, nämndsekreterare Bevaras Administration Kallelser, dagordning, socialnämnd, utskott Pärm, chefssekreterare 5 år Administration Kungörelsekort Chefssekreterare 2 år Administration MBL-protokoll och handlingar Pärm, personalsekreterare 5 år Bevaras Administration Postlista EDP Chefssekreterare Bevaras Administration Protokoll samrådsorgan Pärm, resp. sekreterare 5 år Bevaras Administration Protokoll socialnämnden och expeditionslista Pärm, chefssekreterare 5 år Bevaras Originalprotokoll socialnämnden och dess arbetsutskott Administration Restaurangrapporter Hängmapp, chefssekreterare 5 år Administration Rutinkorrespondens Hängmapp, chefssekreterare 2 år Administration Röstbrevlådemeddelande - av ringa betydelse Handläggare Se anmärkning Gallras efter avlyssning Administration Röstbrevlådemeddelande - av vikt Handläggare Se anmärkning Gallras efter utskrift Administration Serveringstillstånd Hängmapp, alkoholhandläggare När verksamheten Ansökan, utredningar m m upphör Administration Statistik till myndigheter Akt, chefssekreterare 2 år Administration Tillfälliga serveringstillstånd Hängmapp, alkoholhandl. 5 år Handlingar m m Administration Tillfälligt serveringstillstånd, slutna sällskap Samlingsakt, alkoholhandläggare 5 år Administration Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Hängmapp, chefssekreterare 5 år Administration Tillsynsrapporter, restauranger Hängmapp, chefssekreterare 5 år I respektive akt Administration Tjänstekort (ID-kort) Pärm hos resp. avdelning Se anmärkning Inlämnas och gallras efter avslutad anställning Allmänt Arkivrutiner/kvitto på leveranser till kommunarkivet Bevaras Allmänt Inventarieförteckning Bevaras Original skickas till ekonomienheten Allmänt Meddelandeblad cirkulär Allmänt Utredningar, allmänna ärenden Bevaras Till administrativa avdelningen, diarieförs där. Ekonomi Autogiro, medgivanden Ekonomi Betalda fakturor, kopior 2 år Original fakturaportalen Raindance Ekonomi Bokföringsorder Pärm, ekonomiassistent 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Dagjournaler Pärm, ekonomiassistent 2 år Ekonomi Direktutbetalningar, verifikationer 10 år Recall Ekonomi Fullmakter IFO Pärm ekonomiassistent Ekonomi Handlingar i fakturaportalen och Raindance Digitalt/server Se anmärkning Enligt systemets dokumentation Ekonomi Inköpskortshandlingar Pärm, handläggare 5 år 1 av 21

2 Administrativ avdelning Kommuna rkiv Bevaras / Gallras Ekonomi Interna kundfakturor 10 år Digitalt Ekonomi Interna leverantörsfakturor Pärm, ekonomiassistent 10 år Ekonomi Internbudgetverifikationer Pärm, ekonomiassistent 2 år Ekonomi Kassaverifikationer Pärm, ekonomiassistent 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kontoutdrag pg/bg Pärm, handläggare 2 år Ekonomi Kundfakturajournal Pärm, handläggare 2 år Ekonomi Kundfakturor Pärm, ekonomiassistent 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kundfakturor underlag Pärm, ekonomiassistent 10 år Till Recall efter 2 år Personal Körjournaler, reseräkning 2 år Ekonomi Plusgiro/bankgiro, avstämningslistor 2 år Ekonomi Redovisning förskottskassa Ingår i direktregistrering 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Rekvisitioner 2 år Ekonomi Underlag för behörighet, datanätet Pärm, handläggare 2 år Ekonomi Underlag för momsansökan Pärm, handläggare 5 år Ekonomi Verifikationer (övriga), digitala Hanteras i fakturaportalen, Raindance 10 år Original hos Recall, se dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, ekonomienheten Personal Anhörigregister/personal Uppdateras löpande Personal Anställningsavtal Bevaras Original till/på arbetsgivarenheten Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, kortare än tre IT-system, Offentliga jobb 2 år Till arbetsgivarenheten månader Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, längre än tre IT-system, Offentliga jobb Bevaras Till arbetsgivarenheten månader Personal Ansökningshandlingar, tjänster, ej antagna IT-system, Offentliga jobb 2 år Om ej matris/översikt upprättats Personal Arbetsplatsträff minnesanteckningar Pärm arbetsledare 2 år Bevaras Personal Arbetsskadeanmälningar Pärm, personalsekreterare Se anmärkning Original till arbetsgivarenheten Personal Betyg och tjänstgöringsintyg Akt hos arbetsgivarenheten Bevaras Går via lönekonsult till personalakt Personal Försäkran om tystnadsplikt/sekretess Bevaras Personal Ledighetsansökningar korta 2 år Kopia till anställd. Personal Ledighetsansökningar 1 mån eller längre Bevaras Original till personalakt Kopia till anställd. Personal Läkarintyg 2 år Låst skåp. Registreras som sekretess Personal Lönesamtalsdokumentation 2 år Låst skåp Personal Medarbetarsamtalsdokumentation Låst skåp Personal Meritförteckning, Matris/översikt, tillsatta tjänster Pärm, personalsekreterare 2 år Om sådan upprättats Personal Rehabiliteringsutredningar Pärm, personalsekreterare Se anmärkning Original till arbetsgivarenheten Personal Samverkansprotokoll 5 år Bevaras Kopia till facklig organisation Personal Sjukersättning, beslut Bevaras Skickas till arbetsgivarenheten och lönekonsult Personal Skyddsrondsprotokoll 2 år Bevaras Personal Tillbudsrapporter Pärm, personalsekreterare Se anmärkning Original till arbetsgivarenheten Personal Timrapporter 2 år Personal Tjänstgöringsintyg Bevaras Original till/på arbetsgivarenheten Personal Tjänstgöringsintyg timanställda Bevaras Till arbetsgivarenheten Personal Tjänstgöringsrapport 2 år 2 av 21

3 Administrativ avdelning Kommuna rkiv Bevaras / Gallras Personal smöten, anteckningar eller protokoll 5 år Bevaras Personal Övriga handlingar till personalakt Se anmärkning Skickas till arbetsgivarenheten och hanteras i enlighet med deras rutiner Övrig adm Cookiefiler Användarkatalog Övrig adm Historyfiler/Globalfiler Användarkatalog Övrig adm Kopia biståndsbeslut och övriga handlingar gällande ej Pärm nämndsekreterare Bevaras verkställda beslut som anmälts till länsstyrelsen Övrig adm Synpunktsutredning (även från andra avdelningar) Pärm chefssekreterare Bevaras 3 av 21

4 Bistånd Kommuna rkiv Bevaras / Gallras Administration Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (Se anmärkning) I enlighet med RA-FS 1997:6. T ex Rutinkorrespondens, kursinbjudningar reklam m.m Administration MBL-protokoll och handlingar 5 år Bevaras Administration Postlista Bevaras Administration Röstbrevlådemeddelande - av ringa / tillfällig betydelse Se anmärkning Gallras efter avlyssning Administration Röstbrevlådemeddelande - av vikt Se anmärkning Gallras efter utskrift Allmänt Aktuella stödfamiljer Assistent biståndsenheten 2 år Allmänt Anhörigbidrag - utbetalningslista Assistent biståndsenheten 10 år Allmänt Arbetsgrupp strategisk statistik Assistent biståndsenheten Allmänt Arkiv rutiner/kvitto Assistent biståndsenheten Bevaras Allmänt Avvikelser, kopia Personakt 5 år Allmänt Avvikelser, original Personakt Se anmärkning Till MAS Allmänt Beslutsstatistik handläggare Assistent biståndsenheten Se anmärkning Eventuell sammanställning bevaras, underlaget gallras Vid inaktualitet Allmänt Blanketter för inrapportering av vistelse hos stödfamilj Assistent biståndsenheten 2 år Original till arbetsgivarenheten Allmänt Diarieförda handlingar 2 år Bevaras Allmänt Domar Personakt 5 år Allmänt E-post, fax Handläggare Se anmärkning Utskrives på papper om dokumentet tillhör ett ärende/personakt. Övriga behandlas som inkommande post. Allmänt Fullmakt för posthantering Assistent biståndsenheten Se anmärkning Uppdateras löpande Allmänt Fullmakter, ansökningar, intyg, utlåtande, utredningar, Närarkiv, biståndsenheten 5 år Till personakt efter avslut beslut Allmänt Förfrågningar Handläggare Se anmärkning Rutinmässiga förfrågningar gallras vid inaktualitet, övriga efter 5 år Allmänt Hyreskontrakt Avgiftsassistent biståndsenheten Bevaras Avslutade i personakt Allmänt Hyreslista Avgiftsassistent, pärm biståndsenheten Allmänt Individuella planer 10 LSS Personakt Se personakt Allmänt Inkomna brev och upprättade handlingar i enskilda ärenden Personakt 5 år Allmänt Inventarieförteckning Bevaras Original skickas till ekonomienheten Allmänt Jämkningsansökningar Avgiftsassistent, pärm Se anmärkning Avslutade i personakt Allmänt Jämkningsbeslut avslutade Personakt Se anmärkning Se personakt Allmänt Jämkningsbeslut pågående Pärm respektive kontor Till personakt Allmänt Kallelser, in och utskrivningsmeddelanden Personakt 5 år Arkiveras när det leder till åtgärd inom Sjukvård, vårdplanering Allmänt Kontaktpersoner, stödfamiljer, familjehem, avtal och utredningar Personakt Se anmärkning Boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn och ungdom bevaras Allmänt Kopia genomförandeplaner Personakt Se anmärkning Genomförandeplaner i original verkställare. Allmänt Kopia LASS-beslut och ev underlag Personakt Se anmärkning Original försäkringskassan 4 av 21

5 Bistånd Kommuna rkiv Bevaras / Gallras Allmänt Kopia ärendeblad icke verkställda beslut i enskilda ärenden Personakt Se anmärkning Original till planeringsavdelningen och därefter redovisning vidare till kommunens revisorer och kommunfullmäktige samt länsstyrelsen Allmänt Körrapporter för kontaktpersoner, kopior Assistent biståndsenheten 2 år Original till arbetsgivarenheten Allmänt Lista aktuella brukare Assistent biståndsenheten 2 år Allmänt Lista aktuella kontaktpersoner Assistent biståndsenheten 2 år Allmänt Lista över kontaktpersoner för utbetalning Assistent biståndsenheten 2 år Original till arbetsgivarenheten Allmänt Meddelandeblad cirkulär Allmänt Minnesanteckningar som berör brukare Handläggare Allmänt Mottagningsbevis, delgivningserkännande Personakt 5 år Allmänt Personakt, digitalt Magna Cura, server Se anmärkning Gallras 5 år efter sista åtgärd/händelse. Födda 5/15/25, akter med handlingar rörande: faderskap eller föräldraskap, adoption samt vård eller boende i familjehem eller annat enskilt hem skall bevaras, och överförs till kommunarkivet i pappersform. Se SoL 12 kap 1-2. Allmänt Personakt, papper Närarkiv Se anmärkning Gallras 5 år efter sista åtgärd/händelse. Födda 5/15/25, akter med handlingar rörande: faderskap eller föräldraskap, adoption samt vård eller boende i familjehem eller annat enskilt hem skall bevaras, och överförs till kommunarkivet. Se SoL 12 kap 1-2. Allmänt Registerutdrag från överförmyndaren Personakt Se personakt Allmänt Rehabiliteringsslussens bedömningar / HSL Närarkiv, biståndsenheten Bevaras Bedömningen är en del av utredningsunderlaget SoL, LSS Allmänt Rutiner avgiftsassistent Pärm avgiftsassistent, Se anmärkning Uppdateras löpande biståndsenheten Allmänt Rutiner/riktlinjer, assistent På respektive kontor Se anmärkning Uppdateras löpande Allmänt Statistik ansökningar/vecka Assistent biståndsenheten 5 år Bevaras Sammanställning bevaras Allmänt Statistik LSS Biståndschef, pärm Bevaras Underlag gallras Allmänt Statistik ÄO Biståndschef, pärm Bevaras Underlag gallras Allmänt Tillbudsrapporter Se anmärkning Hanteras i samverkan; kopia skickas till rehabsamordnare Allmänt Uppdatering befolkningsregister CD-skivor Avgiftsassistent, biståndsenheten Gallras efter införsel i Magna Cura Allmänt Utredningar, allmänna ärenden Bevaras Till administrativa avdelningen, diarieförs där. Allmänt srapporter (ek. utfall) Biståndschef 2 år Allmänt Vårdlägesrapporter Personakt Se anmärkning Upprättade av utförare ofta externt Allmänt Vårdplan Vårdplanerare, biståndsenheten 5 år Original sjukhuset, kopia personakten Allmänt Yttrande Personakt 5 år Allmänt Överklagan Personakt 5 år Ekonomi Autogiro, medgivanden Avgiftsassistent, biståndsenheten 5 av 21

6 Bistånd Kommuna rkiv Bevaras / Gallras Ekonomi Avgiftsbeslut Server, Magna Cura Som/i personakt Endast digitalt Ekonomi Avstämningsrapporter för slutregistrerade fakturor - Assistent biståndsenheten 10 år anhörigbidrag Ekonomi Betalda fakturor, kopior Assistent biståndsenheten 2 år Original fakturaportalen Raindance Ekonomi Beviljade anhörigbidrag Assistent biståndsenheten 2 år Ekonomi Blankett för inrapportering av anhörigbidrag Assistent biståndsenheten 2 år Ekonomi Bokföringsorder 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Dagjournaler 2 år Ekonomi Dagjournaler Avgiftsassistent, biståndsenheten 2 år Ekonomi Direktutbetalningar, verifikationer 10 år Till Recall Ekonomi Direktutbetalningar, verifikationer Avgiftsassistent, biståndsenheten 10 år Ekonomi Ersättningsräkning stödfamiljer Assistent biståndsenheten 2 år Original till arbetsgivarenheten Ekonomi Fakturor 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Habiliteringsersättning, verifikation Assistent biståndsenheten 10 år Ekonomi Handkasseredovisning Assistent biståndsenheten 10 år Till ekonomienheten Ekonomi Handlingar i fakturaportalen och Raindance Digitalt/server, Raindance Se anmärkning Enligt systemets dokumentation Ekonomi Inkomstuppgifter Avgiftsassistent, 1 år Därefter personakt biståndsenheten, gällande år, personnummerordning, Ekonomi Interna kundfakturor 10 år Digitalt Ekonomi Interna leverantörfakturor 10 år Digitalt Ekonomi Internbudgetverifikationer 2 år Ekonomi Inventarieförteckning Bevaras Ekonomi Kassaverifikationer 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kontoutdrag pg/bg 2 år Ekonomi Kundfakturajournal 2 år Ekonomi Kundfakturajournal Avgiftsassistent, biståndsenheten 2 år Ekonomi Kundfakturor 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kundfakturor underlag 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Körjournaler, reseräkning 2 år Ekonomi Plusgiro/bankgiro, avstämningslistor 2 år Ekonomi Redovisning förskottskassa 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Rekvisitioner Bevaras Befintlig nuvarande rutin gäller Ekonomi Underlag för behörighet, datanätet 2 år Ekonomi Underlag för momsansökan 5 år Ekonomi Verifikationer (övriga), digitala Hanteras i fakturaportalen, Raindance 10 år Original hos Recall, se dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, ekonomienheten Personal Anhörigregister/personal Biståndschef Uppdateras löpande Personal Anställningsavtal Biståndschef, låst skåp Original till/på arbetsgivarenheten Personal Ansökningshandlingar ej antagna IT-system, Offentliga jobb 2 år Om ej matris/översikt upprättats 6 av 21

7 Bistånd Kommuna rkiv Bevaras / Gallras Personal Ansökningshandlingar, kortare än tre månader IT-system, Offentliga jobb 2 år Till personalakt Personal Ansökningshandlingar tjänster, antagna, längre än tre IT-system, Offentliga jobb Bevaras Till personalakt månader Personal Arbetsplatsträff minnesanteckningar 2 år Bevaras Personal Arbetsskadeanmälan Skickas till rehabsamordnare på adm avd Personal Betyg och tjänstgöringsintyg Akt hos arbetsgivarenheten Bevaras Går via lönekonsult till personalakt Personal Försäkran om tystnadsplikt/sekretess Bevaras Personal Introduktionspärm Biståndschef Uppdateras löpande Personal Ledighetsansökningar kortare än en månad Kopia till anställd. Personal Ledighetsansökningar längre än en månad 2 år Original till arbetsgivarenheten. Kopia till anställd. Personal Läkarintyg 2 år Låst skåp. Registreras om sekretess Personal Lönesamtalsdokumentation 2 år Låst skåp Personal Medarbetarsamtalsdokumentation Personalakt hos biståndschef Låst skåp Personal Meritförteckning, Matris/översikt, tillsatta tjänster 2 år Om sådan upprättats Personal Nyckelkvittenser, kopior Assistent biståndsenheten Se anmärkning Uppdateras löpande Personal Nyckelkvittenser, kopior Assistent biståndsenheten Se anmärkning Uppdateras löpande Personal Rehabplaner/personal Biståndschef, låst skåp Bevaras Diarieförs Personal Samverkan, förhandlingsprotokoll 5 år Bevaras Kopia till facklig org. och avdchef Personal Samverkansprotokoll 19 Biståndsenheten 5 år Bevaras Kopia till facklig organisation Personal Sjukersättning, beslut Bevaras Skickas till arbetsgivarenheten och lönekonsult Personal Skyddsrondsprotokoll Biståndschef 2 år Bevaras Personal Tillbudsrapporter Pärm biståndschef Se anmärkning Original till adm avd Personal Timrapporter 2 år Personal Tjänstgöringsintyg Biståndschef, låst skåp Bevaras Original till/på arbetsgivarenheten Personal Tjänstgöringsintyg timanställda Bevaras Till arbetsgivarenheten Personal Tjänstgöringsrapport 2 år Personal smöten, anteckningar eller protokoll 5 år Bevaras Personal Övriga handlingar till personalakt Se anmärkning Skickas till arbetsgivarenheten och hanteras i enlighet med deras rutiner Sociala kontrakt Besiktningsprotokoll Avgiftsassistent, Biståndsenheten Se anmärkning Gallras ej om hyresskuld finns Sociala kontrakt Hyreskontrakt, bostäder från socialtjänsten Avgiftsassistent, Biståndsenheten 2 år Övrig Cookiefiler administration Övrig Historyfiler/Globalfiler administration Allmänt Godkännande för hemdok, handläggare bistånd I hemdok Se personakt Finns i hemdok 7 av 21

8 Handikappomsorg Kommun arkiv Bevaras / Gallras Administration MBL-protokoll och handlingar 5 år Bevaras Allmänt Anmälningar till Länsstyrelsen Kopia pärm enhetschef Se anmärkning Beslutas i arbetsutskottet, originalet till protokollet. Kopian gallras vid inaktualitet. Allmänt Arkivrutiner/kvitto på leveranser till kommunarkivet Bevaras Allmänt Avvikelserapporter HSL inkl fallrapport Databas/enhetschef 5 år Pappersunderlag i pärm hos enhetschef Allmänt Avvikelserapporter SoL/LSS Databas/enhetschef 5 år Pappersunderlag i pärm hos enhetschef Allmänt Daganteckningar Kopia i personakt hos VC Bevaras Original i omvårdnadspärm Allmänt Egenkontroll städning Pärm hos enhetschef Allmänt Genomförandeplan Original personakt hos enhetschef Se personakt Kopia till brukaren/företrädaren och i omvårdnadspärm Allmänt Godkännande för hemdok I hemdok Se personakt Finns i hemdok Allmänt Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (Se anmärkning) Handläggare I enlighet med RA-FS 1997:6. T ex Rutinkorrespondens, kursinbjudningar reklam m.m Allmänt Individuell plan Original på biståndsenheten Kopia i personakt hos VC Se personakt Kopia till brukaren/företrädaren och eventuellt i omvårdnadspärm Allmänt Intresseavdrag ex skattebeslut mm Assistent 2 år Allmänt Inventarieförteckning Adm avd Bevaras Kopia på HO-avd. Original skickas till ekonomienheten Allmänt Meddelandeblad cirkulär Databas Allmänt Personakt, brukare Arkivskåp hos enhetschef Se anmärkning Till biståndsenheten efter avslut. Gallras där enligt särskilda rutiner, 5 år efter sista åtgärd. Allmänt Röstbrevlådemeddelande - av ringa / tillfällig betydelse Mottagare Se anmärkning Gallras efter avlyssning Allmänt Röstbrevlådemeddelande - av vikt Mottagare Se anmärkning Gallras efter utskrift Allmänt Synpunktsutredning Kopia i pärm hos enhetschef Se personakt Skickas till adm avd på socialförvaltningen Allmänt Tidrapport Löneassistent Se anmärkning Till Administrativa avdelningen efter 1 år Allmänt Tillbudsrapporter Lämnas till enhetschef Se anmärkning Hanteras i samverkan; kopia skickas till rehabsamordnare Allmänt Utredningar, allmänna ärenden Bevaras Till administrativa avdelningen, diarieförs där. Ekonomi Betalda fakturor, kopior 2 år Original fakturaportalen Raindance Ekonomi Bokföringsorder Närarkiv ( innevarande och föregående år) 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Daganteckningar Bevaras Ekonomi Direktutbetalningar, verifikationer 10 år Recall Ekonomi Fakturor Närarkiv ( innevarande och föregående år) 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Försäljning terapimaterial Dagcenter 10 år Ekonomi Redovisning förskottskassa Ingår i direktregistrering 10 år Till ekonomienheten Ekonomi Handlingar i fakturaportalen och Raindance Digitalt/server, Raindance Se anmärkning Enligt systemets dokumentation Ekonomi Interna kundfakturor 10 år Digitalt Ekonomi Interna leverantörfakturor 10 år Digitalt Ekonomi Internbudgetverifikationer 2 år 8 av 21

9 Handikappomsorg Kommun arkiv Bevaras / Gallras Ekonomi Kassaverifikationer 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kontoutdrag, pg/bg Pärm hos enhetschef 2 år Ekonomi Kundfakturajournal 2 år Ekonomi Kundfakturor 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kundfakturor underlag 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Körjournaler, reseräkning Assistent HO-avdelningen 2 år Ekonomi Plusgiro/bankgiro, avstämningslistor 2 år Ekonomi Privata medel Centralt 10 år Enligt rutin Ekonomi Redovisning förskottskassa Ingår i direktregistrering 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Rekvisitioner Bevaras Befintlig nuvarande rutin gäller. Ekonomi Verifikationer (övriga), digitala Hanteras i fakturaportalen, Raindance 10 år Original hos Recall, se dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, ekonomienheten Personal Anhörigregister/personal Uppdateras löpande Personal Anställningsavtal Original till/på arbetsgivarenheten Personal Anställningsbeslut, tillsvidare- och månadsanställda Kopia pärm assistent Se anmärkning VC gallrar vi inaktualitet, original skickas till arbetsgivarenheten, där de bevaras Personal Anställningsbeslut, timanställda Pärm, assistent 2 år Personal Ansökan extra utbetalning/sem.pengar Pärm assistent HO-avd 2 år Personal Ansökan om dispens yngre än 18 år Pärm, enhetschef 2 år Personal Ansökningshandlingar, tjänster, ej antagna IT-system, Offentliga jobb 2 år Om ej matris/översikt upprättats Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, kortare än tre IT-system, Offentliga jobb 2 år Till arbetsgivarenheten månader Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, längre än tre IT-system, Offentliga jobb Bevaras Till arbetsgivarenheten månader Personal Arbetsplatsträff minnesanteckningar Pärm, enhetschef 2 år Bevaras Personal Arbetsschema Databas Personal Arbetsskadeanmälan Kopia hos enhetschef Skickas till rehabsamordnare på adm avd Personal Betyg och tjänstgöringsintyg Akt hos arbetsgivarenheten Bevaras Går via lönekonsult till personalakt Personal Delegeringar personal HSL Kopia i arkivskåp hos enhetschef 3 år Original hos anställd, kopia respektive sjuksköterska Personal Dokumentation om anställd Arkivskåp hos enhetschef Personal Förhandlingsprotokoll/samverkan på enheten 11 Original pärm hos enhetschef 5 år Bevaras Kopia skickas till facket och avdchef. Personal Försäkran om tystnadsplikt/sekretess Kopia i arkivskåp hos assistent HO Bevaras För timanställda förvaras blanketten hos enhetschef. Personal Intresseanmälan för ändrad tjänstg. Pärm hos enhetschef Personal Ledighetsansökningar kortare än en månad Assistent HO-avdelningen Kopia till anställd. Personal Ledighetsansökningar längre än en månad Kopia hos enhetschef 2 år Original till arbetsgivarenheten. Kopia till anställd. Personal Läkarintyg, kopia Arkivskåp hos enhetschef 2 år Kopia till arbetsgivarenheten Personal Lönesamtalsdokumentation Arkivskåp hos enhetschef 2 år Låst skåp Personal Medarbetarsamtalsdokumentation Arkivskåp hos enhetschef Personal Meritförteckning, Matris/översikt, tillsatta tjänster 2 år Om sådan upprättats Personal Nyckelkvittenser På enheterna Personal Rehabiliteringsutredningar Kopia i arkivskåp hos enhetschef Original till rehabsamordnare på förvaltningen Personal Samverkansprotokoll 19 Original hos enhetschef 5 år Bevaras Ett ex skickas till kommunal 9 av 21

10 Handikappomsorg Kommun arkiv Bevaras / Gallras Personal Sjukersättning, beslut om Arbetsgivarenheten Se anmärkning Skickas till arbetsgivarenheten och lönekonsult Personal Skyddsrondsprotokoll Pärm hos enhetschef 2 år 10 år Personal Tillbudsrapporter Pärm enhetschef Se anmärkning Original till adm avd Personal Timrapporter 2 år Personal Tjänstgöringsintyg tillsvidare- och månadsanställda Se anmärkning Bevaras Skrivs och bevaras på arbetsgivarenheten. Personal Tjänstgöringsintyg timanställda Assistent HO-avdelningen 2 år Personal Tjänstgöringsrapport Assistent HO-avdelningen 2 år Personal smöten, anteckningar eller protokoll 5 år Bevaras Personal Övriga handlingar till personalakt Se anmärkning Skickas till arbetsgivarenheten och hanteras i enlighet med deras rutiner Övrig Cookiefiler Användarkatalog administration Övrig administration Historyfiler/Globalfiler Användarkatalog 10 av 21

11 Individ- och Familjeomsorg Kommunarkiv Bevaras / Gallras Administration Postlista Bevaras Allmänt Arkivrutiner/kvitto på leveranser till kommunarkivet Bevaras Allmänt Avtal och kontrakt Se anmärkning Till administrativa avdelningen Allmänt Delegationsbeslut, original Chefssekreterare 5 år Bevaras Listor Allmänt Diarieförda handlingar Expeditionen 2 år Bevaras Allmänt Dödsboanmälningar, boutredningar Se anmärkning 5 år Se personakt Allmänt Familjehem, utredningar om, avtal m.m. Se anmärkning 5 år Se personakt Allmänt Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (Se anmärkning) Handläggare I enlighet med RA-FS 1997:6. T ex Rutinkorrespondens, kursinbjudningar reklam m.m Allmänt Kallelser/föredragningslistor Arkiv 2 år Allmänt Kontaktpersoner/kontaktfamiljer, utredningar, avtal Se anmärkning 5 år Se personakt m.m. Allmänt Kungörelsekort, anslagskort Expeditionen 2 år Allmänt Meddelandeblad cirkulär Allmänt Mottagningsbevis, delgivningserkännande Handläggare, personakt i enskilda ärenden 2 år Allmänt Personakter, socialregister Närarkiv Se anmärkning Se anmärkning Personakterna omfattas av föreskrifterna i socialtjänstlagen vad gäller bevarande och gallring. Allmänt Protokoll, arbetsplatsträffar Arbetsplatserna 5 år Bevaras Allmänt Protokoll, MBL Respektive sektion 5 år Bevaras Allmänt Protokoll, samverkansmöten Pärm, exp 5 år Bevaras Allmänt Protokoll, socialnämnden (kopia) Arkiv Allmänt Röstbrevlådemeddelande - av ringa / tillfällig betydelse Handläggare Se anmärkning Gallras efter avlyssning Allmänt Röstbrevlådemeddelande - av vikt Handläggare Se anmärkning Gallras efter utskrift Allmänt Statistiska uppgifter till statlig myndighet Arkiv 2 år Allmänt Statsbidragsansökningar Respektive sektion 5 år Bevaras Allmänt Statsbidragsansökningar, underlag Respektive sektion Allmänt Tillbudsrapporter Se anmärkning Hanteras i samverkan; kopia skickas till rehabsamordnare Allmänt Utredningar, allmänna ärenden Se anmärkning Bevaras Till administrativa avdelningen, diarieförs där. Allmänt sberättelser Se anmärkning Bevaras Till administrativa avdelningen Allmänt splaner Se anmärkning Bevaras Till administrativa avdelningen Behandlings Minnesanteckningar kring klienter Respektive sektion sektioner Behandlings Statistik över rådgivningsverksamheten Respektive sektion Bevaras Underlag gallras när sammanställning är gjord. sektioner Behandlings Utvärderingar, uppföljningar Respektive sektion Bevaras sektioner Behandlings Års- och verksamhetsberättelse Respektive sektion Bevaras sektioner Bistånd Förteckning över barn Respektive sektion Bistånd Förteckning över kontaktpersoner/kontaktfamiljer Respektive sektion 11 av 21

12 Individ- och Familjeomsorg Kommunarkiv Bevaras / Gallras Bistånd Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Till protokollet Se anmärkning Delegationsbeslut. Fem år efter sista anteckning eller när man får besked om att placeringen upphör Boende/beroende Minnesanteckningar kring klienter Respektive sektion Boende/beroende Statistik, rådgivning m.m. Respektive sektion 10 år Se anmärkning Sammanställning bevaras, underlaget gallras när sammanställningen är gjord. Ekonomi Betalda fakturor, kopior 2 år Original fakturaportalen Raindance Ekonomi Bokföringsorder Kontor 10 år Ekonomi Daganteckningar 2 år Ekonomi Direktutbetalningar, verifikationer 10 år Recall Ekonomi Fakturor 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Redovisning förskottskassa Ingår i direktregistrering 10 år Till ekonomienheten Ekonomi Handlingar i fakturaportalen och Raindance Digitalt/server, Raindance Se anmärkning Enligt systemets dokumentation Ekonomi Interna kundfakturor Expeditionen 10 år Digitalt Ekonomi Interna leverantörfakturor Expeditionen 10 år Digitalt Ekonomi Internbudgetverifikationer Expeditionen 2 år Allmänt Inventarieförteckning Adm avd Bevaras Kopia på IFO-avd. Skickas till ekonomienheten Ekonomi Kassaverifikationer 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kontoutdrag pg/bg 2 år Ekonomi Kundfakturajournal 2 år Ekonomi Kundfakturor 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kundfakturor underlag 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Körjournaler, reseräkning 2 år Ekonomi Plusgiro/bankgiro, avstämningslistor Arkiv 2 år Ekonomi Redovisning förskottskassa Avdelningschef 10 år Ekonomi Rekvisitioner schef 2 år Ekonomi Verifikationer (övriga), digitala Hanteras i fakturaportalen, Raindance 10 år Original hos Recall, se dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, ekonomienheten Familjerätt Domar som ej tillhör ärende Sektionen 5 år Familjerätt Handlingar som tillhör ärenden Personakt Se anmärkning Se personakt Familjerätt Underrättelse om nyfött barn Sektionen Familjerätt Adoptionsutredning Sektionen Bevaras Till separat mapp i barnets akt när adoptionen sker Familjerätt Beslut om medgivande till adoption Sektionen Bevaras Till separat mapp i barnets akt när adoptionen sker Fonder Ansökningshandlingar med bilagor Ekonomisektionen 5 år Fonder Sammanställning av ansökningar och beslut Ekonomisektionen 5 år Bevaras Fonder Urkunder Arkiv Bevaras Personal Arbetsplatsträff minnesanteckningar Pärm, verksamhetschef 2 år Bevaras Personal Anhörigregister/personal Uppdateras löpande Personal Anställningsavtal Original till/på arbetsgivarenheten Personal Anställningsbevis, tillsvid/månadsanställd Kopia pärm, kontor/lönekonsult Se anmärkning VC gallrar, original till arbetsgivarenheten Personal Anställningsbevis, tim vikarier Pärm kontor/lönekonsult Bevaras 12 av 21

13 Individ- och Familjeomsorg Kommunarkiv Bevaras / Gallras Personal Ansökan extra utbetalning Pärm kontor/lönekonsult 2 år Personal Ansökningshandlingar ej antagna IT-system, Offentliga jobb 2 år Om ej matris/översikt upprättats Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, kortare än tre IT-system, Offentliga jobb 2 år Till arbetsgivarenheten månader Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, längre än tre IT-system, Offentliga jobb Bevaras Till arbetsgivarenheten månader Personal Arbetsskadeanmälan Kopia pärm verksamhetschef Se anmärkning Skickas till rehabsamordnare på administrativa avdelningen Personal Betyg och tjänstgöringsintyg Akt hos arbetsgivarenheten Bevaras Går via lönekonsult till personalakt Personal Facklig tid, rapporter och sammanställningar Handläggare 2 år Personal Försäkran om tystnadsplikt Pärm socialregistret Bevaras Personal Förtroendevalda, underlag för ersättning Handläggare 2 år Personal Ledighetsansökningar kortare än en månad Pärm kontor/lönekonsult 2 år Personal Ledighetsansökningar längre än en månad Kopia personalakt hos kontor/lönekonsult 2 år Original till arbetsgivarenheten. Personal Läkarintyg Personalakt hos kontor/lönekonsult 2 år Låst skåp. Registreras om sekretess Personal Lönesamtalsdokumentation Personalakt hos verksamhetschef Bevaras Låst skåp Personal Medarbetarsamtalsdokumentation Personalakt hos verksamhetschef Låst skåp Personal Meritförteckning, översikt, tillsatta tjänster Anställande chef 2 år Personal Nyckelkvittenser Pärm kontor 2 år Efter återlämnande Personal Rehabiliteringsutredningar Kopia pärm verksamhetschef kontor Original till rehabsamordnare på administrativa avdelningen Personal Samverkansprotokoll 19 Pärm verksamhetschef kontor 5 år Bevaras Kopia till facklig organisation Personal Sjukersättning Se anmärkning Bevaras Skickas till arbetsgivarenheten och lönekonsult Personal Skyddsrondsprotokoll Pärm verksamhetschef kontor 2 år Personal Tillbudsrapporter Pärm sektionschef Se anmärkning Original till adm avd Personal Timrapporter Pärm kontor/lönekonsult 2 år Personal Tjänstgöringsintyg tillsvidare- och månadsanställda Se anmärkning Bevaras Till arbetsgivarenheten Personal Tjänstgöringsintyg tim anställda Personalakt hos verksamhetschef Bevaras Personal Tjänstgöringsrapporter Handläggare 2 år Personal smöten, anteckningar eller protokoll 5 år Bevaras Personal Övriga handlingar till personalakt Arbetsgivarenheten Se anmärkning Skickas till arbetsgivarenheten och hanteras i enlighet med deras rutiner Sociala kontrakt Besiktningsprotokoll Respektive sektion 2 år Gallras inte om hyresskuld finns Sociala kontrakt Hyreskontrakt, bostäder från socialtjänst Respektive sektion Se anmärkning Gallras 2 år efter det att kontraktet upphört gälla Övrig administration Övrig administration Cockiefiler Användarkatalog Historyfiler/Globalfiler Användarkatalog 13 av 21

14 Äldreomsorg Kategori Kommun arkiv Bevaras / Gallras Administration MBL-protokoll och handlingar 5 år Bevaras Allmänt Anmälan till Länsstyrelsen Kopia pärm enhetschef Se anmärkning Beslutas i arbetsutskottet, originalet till protokollet. Kopian gallras vid inaktualitet. Allmänt Avvikelserapporter HSL inkl fallrapport Databas/enhetschef 5 år Pappersunderlag i pärm hos enhetschef Allmänt Avvikelserapporter SoL/LSS Databas/enhetschef 5 år Pappersunderlag i pärm hos enhetschef Allmänt Brukarenkäter Pärm enhetschef Allmänt Daganteckningar Personakt hos enhetschef Bevaras Låst skåp. Original i omvårdnadspärm Allmänt Egenkontroll Pärm enhetschef kontor 2 år Allmänt Genomförandeplan Personakt hos enhetschef 5 år Kopia till brukare/företrädare och personalgrupp Allmänt Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (Se anmärkning) Handläggare I enlighet med RA-FS 1997:6. T ex Rutinkorrespondens, kursinbjudningar reklam m.m Allmänt Meddelandeblad och cirkulär Databas Allmänt Godkännande för Hemdok Handläggare bistånd Se personakt Finns i Hemdok Allmänt Mätningar omsorgstyngd Databas Skickas till verksamhetsutv ÄO när sammanst. gjorts Allmänt Personakt, brukare Arkivskåp hos enhetschef Se anmärkning Till biståndsenheten efter avslut. Gallras där 5 år efter sista åtgärd enligt särskilda rutiner Allmänt Röstbrevlådemeddelande - av ringa / tillfällig betydelse Mottagare Se anmärkning Gallras efter avlyssning Allmänt Röstbrevlådemeddelande - av vikt Handläggare Se anmärkning Gallras efter utskrift Allmänt Synpunktsutredning Kopia i pärm hos enhetschef 5 år Original skickas till adm avd Allmänt Tillbudsrapporter Original i pärm hos enhetschef Se anmärkning Hanteras i samverkan, kopia sändes till rehabsamordnare på adm avd Allmänt Utredningar, allmänna ärenden Bevaras Till administrativa avdelningen, diarieförs där. Ekonomi Bokföringsorder Närarkiv ( innevarande och föregående år) 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Direktutbetalningar, verifikationer 10 år Recall Ekonomi Fakturor Närarkiv ( innevarande och föregående år) 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Handlingar i fakturaportalen och Raindance Digitalt/server, Raindance Se anmärkning Enligt systemets dokumentation Ekonomi Interna kundfakturor 10 år Digitalt Ekonomi Interna leverantörfakturor 10 år Digitalt Ekonomi Internbudgetverifikationer 2 år Ekonomi Inventarieförteckning Bevaras Kopia på avdelningen Ekonomi Kassaverifikationer 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kontoutdrag pg/bg 2 år Ekonomi Kundfakturajournal 2 år Ekonomi Kundfakturor 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Kundfakturor underlag 10 år Till Recall efter 2 år Ekonomi Körjournaler, reseräkning 2 år Ekonomi Plusgiro/bankgiro, avstämningslistor 2 år Ekonomi Privata medel (brukare) Pärm enhetschef kontor 10 år Enligt rutin Ekonomi Redovisning förskottskassa Adm avd 10 år Hämtas av Recall Ekonomi Rekvisitioner enhetschef 2 år Enligt rutin. 14 av 21

15 Äldreomsorg Kategori Kommun arkiv Bevaras / Gallras Ekonomi Verifikationer (övriga), digitala Hanteras i fakturaportalen, Raindance 10 år Original hos Recall, se dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, ekonomienheten Personal Anhörigregister/personal Uppdateras löpande Personal Anställningsavtal Original till/på arbetsgivarenheten Personal Anställningsbevis, tillsvid/månadsanställd Kopia pärm assistent Se anmärkning Gallras, original till arbetsgivarenheten Personal Anställningsbevis, tim vikarier Pärm assistent 2 år Personal Ansökan extra utbetalning (förskott) Pärm assistent 2 år Personal Ansökan om dispens yngre än 18 år Pärm, enhetschef 2 år. Personal Ansökningshandlingar ej antagna IT-system, Offentliga jobb 2 år Om ej matris/översikt upprättats Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, kortare än tre IT-system, Offentliga jobb 2 år Till arbetsgivarenheten månader Personal Ansökningshandlingar, tjänster, antagna, längre än tre IT-system, Offentliga jobb Bevaras Till arbetsgivarenheten månader Personal Arbetsplatsträff minnesanteckningar Pärm enhetschef 5 år Bevaras Personal Arbetsscheman Databas Personal Arbetsskadeanmälan Kopia pärm enhetschef Se anmärkning Original skickas till rehabsamordnare adm avd Personal Betyg och tjänstgöringsintyg Akt hos arbetsgivarenheten Bevaras Går via lönekonsult till personalakt Personal Delegeringar personal HSL Kopia pärm hos enhetschef, sjuksköterska 3 år Låst skåp Personal Dokumentation om anställd Kopia personalakt hos enhetschef 1 ex till sjuksköterska, 1 till den enskilde, 1 till enhetschef Personal Förhandlingsprotokoll samverkan Pärm enhetschef 5 år Bevaras Kopia till facklig org. och avdchef Personal Intresseanmälan för ändrad tjänstgöring Pärm enhetschef kontor Personal Ledighetsansökningar kortare än en månad Pärm assistent 2 år Personal Ledighetsansökningar längre än en månad Kopia personalakt hos assistent 2 år Original till arbetsgivarenheten. Kopia till anställd Personal Läkarintyg Personalakt hos enhetschef 2 år Kopia till arbetsgivarenheten efter 90 dagar Personal Lönesamtalsdokumentation Personalakt hos enhetschef 2 år Låst skåp Personal Medarbetarsamtalsdokumentation Personalakt hos enhetschef Låst skåp Personal Meritförteckning, översikt, tillsatta tjänster Anställande chef 2 år Om sådan upprättas Personal Nyckelkvittenser Pärm enhetschef kontor Efter återlämnande Personal Rehabiliteringsutredningar Kopia pärm enhetschef kontor Original till rehabsamordnare på administrativa avdelningen Personal Sekretessförsäkran/tystnadsplikt Original hos assistent Bevaras För timanställda förvars blanketten hos enhetschef Personal Sjukersättning, beslut om Arbetsgivarenheten Se anmärkning Skickas till arbetsgivarenheten och lönekonsult Personal Skyddsrondsprotokoll Pärm enhetschef kontor 10 år Personal Tillbudsrapporter Pärm enhetschef Se anmärkning Original till adm avd Personal Tidrapport Löneassistent Se anmärkning Till Administrativa avdelningen efter 1 år Personal Timrapporter 2 år Personal Tjänstgöringsintyg tillsvidare- och månadsanställda Se anmärkning Bevaras Skrivs och bevaras på arbetsgivarenheten. Personal Tjänstgöringsintyg tim anställda Personalakt hos enhetschef Bevaras 15 av 21

16 Äldreomsorg Kategori Kommun arkiv Bevaras / Gallras Personal smöten, anteckningar eller protokoll 5 år Bevaras Personal Övriga handlingar till personalakt Se anmärkning Skickas till arbetsgivarenheten och hanteras i enlighet med deras rutiner Övrig Cookiefiler Användarkatalog administration Övrig administration Historyfiler/Globalfiler användarkatalog 16 av 21

17 Socialregister Rutiner för socialtjänstens personakter. Gäller ej akter som rör placeringsärenden barn, faderskap och föräldraskap, adoption samt flykting- och invandrarverksamhet. Handlingar Bevaras / gallras Aktualisering vid anmälan 5 år / födda 5, 15, 25 Anm av socialbidragstagare för deltagande i Klotet 5 år / födda 5, 15, 25 Anmälan från polismyndighet innehållande arbetskopia,förhör,brottsanmälan osv, som ej leder till ärende Anmälan från polismyndighet innehållande arbetskopia,förhör,brottsanmälan osv, 5 år / födda 5, 15, 25 som leder till ärende Anmälan SFI Anställningsavtal Ansökan ekonomiskt bistånd 5 år / födda 5, 15, 25 Arbetsbefrämjande åtgärder, betyg, intyg över genomgågna utbildningar, anställningsbeslut, arbetsintyg och skriftliga omdömen Avslag ansökan ekonomiskt bistånd 5 år / födda 5, 15, 25 Avtal familjehem 5 år / födda 5, 15, 25 Avtal kontaktfamilj 5 år / födda 5, 15, 25 Avtal kontaktpersoner 5 år / födda 5, 15, 25 Avtal om återbetalning av socialbidrag 5 år / födda 5, 15, 25 Begäran om körkortsyttrande från länsstyrelsen 5 år / födda 5, 15, 25 Begäran om yttrande med anledning av verkställighet av dom, från länsstyrelsen 5 år / födda 5, 15, 25 Behandlings och kostnadsförslag tandvård/glasögon Beslut från Försäkringskassan ang bostadsbidrag, sjukersättning, pension Beslut om förordnande övervakare, som ej leder till ärende Beslut om förordnande övervakare, som leder till ärende 5 år / födda 5, 15, 25 Bistånd, ansökningar från enskild om bistånd, med bilagor 5 år / födda 5, 15, 25 Brev ang kostnader skolavgift,behandlingsavgift,avtal mellan kommun och skola. 5 år / födda 5, 15, 25 Brev från skola angående elev, som ej leder till ärende Brev från skola angående elev, som leder till ärende 5 år / födda 5, 15, 25 Brev till klient om tider för besök Diverse brevväxling mellan handläggare och klient, av ringa och/eller tillfällig betydelse Diverse brevväxling mellan handläggare och klient, av vikt för ärende och 5 år / födda 5, 15, 25 handläggning Dom från Länsrätten, överklagat beslut 5 år / födda 5, 15, av 21

18 Socialregister Handlingar Bevaras / gallras Fakturor, kopior, ej bilagor till ansökan om bistånd Kommunens bokföringsunderlag förvaras med övriga verifikationer Flyttanmälan 5 år / födda 5, 15, 25 Framställan till Försäkringskassan Förordnande vårdnad o umgänge, från tingrätten 5 år / födda 5, 15, 25 Förundersökningsprotokoll från polismyndighet, som ej leder till ärende Förundersökningsprotokoll från polismyndighet, som leder till ärende 5 år / födda 5, 15, 25 Hyreskontrakt, kopior (klientens) Hyresvärd, brev ang varning om vräkning Individuell introduktionsplan flyktingmottagningen 5 år / födda 5, 15, 25 Individuella handlingsplaner vid Fami och underskrivna förbindelser att följa planen 5 år / födda 5, 15, 25 Intyg psykiatrin, psykologbedömning 5 år / födda 5, 15, 25 Intyg till CSN vid ansökan om anstånd med betalning av lån Journalanteckningar 5 år / födda 5, 15, 25 Kallelser (till möte med handläggare?) Kammarrätten: Brev med underrättelse om överklagat beslut Kartläggning teckning av nätverket kring barnet Kontobevis från bank Kontoutdrag Kopia på faderskapsbekräftelse 5 år / födda 5, 15, 25 Kopia på uppgifter på begäran lämnade till Frivården 5 år / födda 5, 15, 25 Kopian kan gallras efter tydlig anteckning över vad som lämnats ut. Kopia på uppgifter på begäran lämnade till Kronofogdemyndigheten 5 år / födda 5, 15, 25 Kopian kan gallras efter tydlig anteckning över vad som lämnats ut. Kopia på uppgifter på begäran lämnade till Överförmyndaren 5 år / födda 5, 15, 25 Kopian kan gallras efter tydlig anteckning över vad som lämnats ut. Kopia på utredning från annan kommun Kopia på överklagan till Länsrätt ang avslag ekonomiskt bistånd 5 år / födda 5, 15, 25 Kopior pass o körkort Kopior: Bevis om permanent uppehållstillstånd från Invandrarverket 5 år / födda 5, 15, 25 Kronofogdemyndigheten / Intrum Justitia: meddelande om uppsägning av lägenhet eller avstängning av el, utmätning, skuldspecifikation Kuvert Kuvert återsänt adressat okänd Kvitton, kvittenser på köpta varor, kopior Original som utgör bokföringsunderlag för kommunen förvaras med övriga verifikationer 18 av 21

19 Socialregister Handlingar Bevaras / gallras Körkortsyttrande 5 år / födda 5, 15, 25 Läkarintyg, ej faderskap/föräldraskap Lönespecifikationer Moderskapsintyg om barnafödsel från kvinnokliniken 5 år / födda 5, 15, 25 Mottagningsbevis / inlämningskvitton (rek) Normberäkningar (en för varje mån), se anm. Senaste beräkningen bevaras, 5 år / födda 5, 15, 25 Närvarorapporter Protokoll från tingsrätten Protokollsutdrag beviljat bistånd SoU. Finns i originalprotokollet, hänvisning i journal Remiss från länsstyrelsen 5 år / födda 5, 15, 25 Skriftlig begäran från annan kommun att ta del av utredning (med skriftligt 5 år / födda 5, 15, 25 godkännande av klient) Skriftligt samtycke från klient att handläggaren har rätt att begära in uppgifter från 5 år / födda 5, 15, 25 andra myndigheter Tandvårdsspecifikationer Taxeringsbesked från skattemyndigheten Teckningar som barnen gjort, ej placeringsärende Teckningar som barnen gjort, placeringärende Underlag för anvisning av kommunplats från Invandrarverket 5 år / födda 5, 15, 25 Utdrag från bilregistret Utredningar 5 år / födda 5, 15, 25 se anmärkning Inkomna utredningar för kännedom kan gallras om de ej är av vikt för ärendet. Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj 5 år / födda 5, 15, 25 Utredningssamtal mellan kommun o skola 5 år / födda 5, 15, 25 Vårdnad o umgänge utredning från tingsrätten 5 år / födda 5, 15, 25 Vårdnad o umgänge, beslut från tingsrätten 5 år / födda 5, 15, 25 Vårdplaner 5 år / födda 5, 15, 25 Vårdplaner från Familjecentrum 5 år / födda 5, 15, 25 Vårdplaner från Klara 5 år / födda 5, 15, 25 Yttrande till åklagarmyndighet 5 år / födda 5, 15, 25 Ärendeblad A och B 5 år / födda 5, 15, 25 Övervakningsmeddelande från Kriminalvården, som ej leder till ärende 19 av 21

20 HSL Handlingar Akupunktur journal Anmälan till myndigheter/vårdgivare Anvisning sjukvårdande behandling Arbetsorder hjälpmedelsservice Avvikelserapporter HSL Bilder/fotografier av sår mm. Bostadsanpassning Åtgärdsförslag Bostadsanpassningar ansökning Brev till/från/ang. patientens vård och behandling Diabetes kontrollista Dödsbevis/Dödsorsaksintyg Epikris externa Förskrivning av läkemedel Habiliteringsplaner Hjälpmedelsordinationer Hälsodeklarationer Individuella vårdplaner Intyg interna och externa Journalutdrag externa Kontrollistor Mat/vätskeintag/vändning/temp./blodtryck Kontrollistor Medicinska behandlingar Kopior från externa aktörer Laboratorielistor interna/externa Läkemedel Ansvarsövertagande Läkemedel Apodoskort Läkemedel Delningsunderlag Läkemedel - Kontrollista Läkemedelslista från sjukhus Magna Cura Journal ART/SJG/SSK Medgivande för informationsöverföring Medicinsk Epikris intern/extern Medicinsk tekniska produkter dokumentation/register Mätvärden i Magna Cura Narkotikajournaler för den enskilde Narkotikajournaler förrådsadministration Omvårdnads Anamnes Omvårdnads Epikris Omvårdnads Planer Omvårdnads Status Ordinationsblankett till HMC Ortopedteknisk dokumentation Pacemakeravlägsnande Rapportblad Hemdok Rehabiliteringsplan Rehabordination Remisser Remissvar externa Samordnad Vårdplanering från sjukhus (SVP) Signaturförtydligande legitimerad personal Smittskydd delgiven dokumentation Sondmatningsschema Hantering Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter journalföring Gallras efter journalföring Gallras efter 3 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 3 år Gallras efter 10 år 20 av 21