möte Datum: Plats: Falkenberg ordförandee Närvarande:

Transkript

1 MINNESANTECKNINGAR Minnesanteckningar möte med förvaltningsgruppen för Kursinfo Datum: Plats: Falkenberg Närvarande: Håkan Tropp Ingrid Hjärtqvist Niklas Lindelöf Kjelll Sjökvist Jonas Gustafsson Jenny Welanderr Leif Lagebrand Linda Olausson Stefan Hallstedtt Roger Eriksson Jaana Karlsson Magnus Palm Monica Johansson Karl Hermansson Mats Berg Jakob Henriksson Blekinge tekniska högskolaa Blekinge tekniska högskolaa Högskolan i Borås Högskolan i Halmstad Högskolan i Halmstad Högskolan i Jönköping Högskolan i Jönköping Linnéuniversitetet Linnéuniversitetet Malmö högskola Malmö högskola ordförandee 1. Mötet öppnas Håkan Tropp hälsade alla välkomna och förklarade mötett öppnat. 2. Val av sekreterare för mötet Roger Eriksson valdes till sekreterare för mötet. 3. Godkännande av dagordning Önskemål framkom om vissa tydliggöranden av protokollet från styrgruppens möte den 10 september s 2010 angående de uppdrag som styrgruppen där gett förvaltningsgruppen, och att komplettera dagordningen. Mötet beslutade att behandla och kompletteraa respektive punkt allteftersom de dyker upp i dagordninge en. Propå om aktuell remiss relaterad till t LADOKK 3 tas upp under Övriga frågor.

2 4. Föregående mötes protokoll (bilaga 1 & 2) Håkan Tropp föredrog delar av styrgruppens protokoll från den 10 september Synpunkter på förvaltningsgruppens protokolll från 8 juni 2010: De punkter p somm ska bevakas och som läggs i slutet av förvaltningsgruppens mötesprotokoll bör ha både ansvarigaa och uppföljningsdatum. En fråga om var omvärldsbevakningen ligger i samarbetet dök upp (bevakning mot VHS etc). Det finns med en skrivning i det nya organisationsförslaget från styrgruppen attt ordförandena i styr- resp förvaltningsgruppen ska ansvara för den uppgiften. Det behövs ett bättre dokumentationsstöd för r kravhantering. Kravbeskrivningar behöver intee vara komplicerade men ett kravdokument i sig kann vara allt från ett par rader beskrivande text tilll många sidor. Förslag och beslutsunderlag till styrgruppen måste tas fram. En gemensam arbetsyta på webben är en enkel form av lösning. Mötett beslutade att Håkan Tropp ska ta fram ett förslag och redovisa det vid nästa möte (4). 5. Styrgruppens förslag till ny förvaltningsorganisation En beskrivning av styrgruppens synpunkter påå arbetsgruppens förslagg till ny förvaltningsorganisation föredrogs. Exempelvis att det endast bör finnas SA-chefer i styrgruppen, administratörer i förvaltingsgruppen tillsammans med adjungerade tekniker/utvecklare. Ordförande i förvaltningsgruppen och ordförande i styrgruppen föreslås rulla mellan lärosätena ettt år i taget och då vara från samma lärosäte. En samordnare föreslås på 30% för samarbetet som även fungerar som protokollförare i båda grupper. Arbetsgruppen kommer att omarbeta sitt ursprungliga förslag efter detta så att styrgruppen sedan kan fatta beslut. Förvaltningsgruppen tycker att Kursinfos fortsatta utveckling ska styras i första hand av de som arbetar med processerna på lärosätena. Men tekniker behöver vara delaktiga för attt diskussioner och idéframställningar ska bli mer flexibla och för att synpunkter på lösningars komplexitet ska s kunna bedömas preliminärt. Adjungeringen ger utrymme för detta, men räcker det? Organisationen kan trots allt komma att i huvudsak behålla sin nuvarande utformning. Summeringen av diskussionen i förvaltningsgruppenn blev att engagemanget bör höjas i samarbetet,, att vi måste bli bättre på det vi håller på med och hålla oss bättre informerade inom samarbetet, med förbättrad kommunikation. Vilka rollerr finns och vilka uppdrag ingår, vem gör vad och hur stort är arbetet egentligen? Vilken konsekvenss får det att Kursinfo är relativt sett billigt i förhållande till exempelvis LADOK/NyA? Det är ett extremt verksamhetskritiskt system, men uppfattas kanske inte alltid på p det sättet. Det är viktigt att tydliggöra Kursinfos betydelse som system. För fram argument på hemmaplan så å att synpunkter kommer in i styrgruppen (till exempel angående tekniker i förvaltningsgruppen, ja j eller nej). 6. Lägesrapport gamla KursInfo Intet nytt.

3 7. Kravspecifikationer för utveckling i gamlaa KursInfo Konsekvenser av införandet av avgifter för utländska studenter (Jennyy Welander) ) (bilaga 3). Utskickad till förvaltingsgruppen, och synpunkter har återkommit. Krav på uppgiftslämnande gäller från och med antagningen till hösten 2011, vilket kommer att ske manuellt första gången. g Första hubblingen (dvs export direkt från Kursinfo via XML) kommer att kunna göras i version 11 av a NyA, planerad till februari Stödet måste alltså fort in i Kursinfo (vilket också beslutats av styrgruppen), senast 1 nov Två fält är nödvändiga för NyA: ett fält för avgiften för hela utbildningen, ett fältt för första inbetalningen avseende den första terminen. Behövs andra fält, till exempel sista betalningsdatum eller något annat? Informationen kommer av VHS att tas emot via event-filerna i XML-exporten, vilket tillsammans med förväntat differentierade priser på olika tillfällen på en och samma utbildning (distans, hel/halvfart etc) innebär att informationen bör läggas på kurs- istället för under Tidsrelaterad information. Önskemål uttrycktes om att kunna lägga informationen även på kurs respektive programnivå, då under respektive programtillfä ällena. En justering av fältens placering föreslogs: under rubriken Antagningsplatser Områdestillhörighet/Utbildningsområde. Vi vet idag väldigt lite om hur reglerna runt avgifterna kommer att utformas, naturligtvis blirr det även skillnader mellan hur olika lärosäten hanterar detta. Kommer till exempel ämnesområde varaa kopplat tight till prissättning eller inte? Jenny Welander justerar förslaget efter e mötets synpunkter och skickarr det på remiss på torsdag - snabbt återsvar krävs (7). 8. Granskningsgruppens arbete gällande nya gränssnittet Stefan Hallstedt föredrog de funderingar granskningsgruppen kommit fram till, bland annat förslaget attt tillsätta en aktiv och drivande projektgrupp. Granskningsgruppen harr arbetat framm fyra mer detaljerade dokument rörande specifika synpunkter på det nya gränssnittet, och menar m att den dokumentationen kommer att gagna den kommandee projektgruppen. Det kommer ävenn att behövas referensgrupper med olika typer av användare. Viktigt att fortsättningsvis jobba strukturerat med tidsbegränsade delprojekt som har tydligt innehåll och klara tidsramar. Ingenn har tagit övergripande ansvar för att verkligen testa det nya gränssnittett på ett strukturerat sättt och komma med synpunkter. Från kravspecarbetet och framåt har vi inte riktigt jobbat tillsammanss i samarbetet. Det nya gränssnittett är ju i grunden en ansiktslyftning av ett system som samtidigt kompletteras med viss tilläggsfunktionalitet. Det saknas trots det till visss del formella kravframställningar och tydliga specifikationer, vilket kan försvaras med rationalitet och knappaa resurser i form av ekonomi och tid. Ett plus med m det är att det går lite snabbare att utveckla. Mötet diskuterade här också allmänt konsekvenserna av projektdirekt tivet och behovet av en projektplan.

4 Projektgrupp och projektledare förvaltningsgruppens förslag: Förvaltningsgruppen lämnar följande förslag till tänkbara personer för bemanning av projektet. Projektledare på 50% %: Hannes Göbel, chef för InnovationLab på Högskolan i Borås. Bra på kommunikation och att lyssna. Linda Olausson tar en första kontakt med honom. Bör om allt faller på plats delta i styrgruppsmötet i Skövde den 7/10. Projektgrupp fyra projektdeltagare på 10%: Magnus Palm, Jakob Henriksson, Jenny Welander, Stefan Hallstedt. Testgrupp: Cecilia Barne, Jaana Karlsson, Linda Olausson. Referensgrupp: Skövde och Jönköping kan bidra med olika användargrupper Intensiv projektuppstart för att snabbt kommaa igång kan innebära resursproblem. Tydliga svårigheter att få loss sammanhängande arbetstid för de föreslagna projektdeltagarna, kräver k uttalatt stöd och arbetstidsanpassning från chefer på hemmaplan. 10% är troligen för liten l resurstilldelning, framförallt behöver vi skapa utrymme för merr tid i uppstartsfasen av projektet. Det D kan behövas extra medel för att kunna skjuta till resurser, kanske även bryta utt mindre projektdelar till andra utvecklare. Projektledaren bör slutligen bestämma bemanningen i projektgruppen. 9. Testorganisation och testverktygg för nya KursInfoo (Jaana Karlsson) (bilaga 4) Jaana Karlsson föredrog om testprocesser. Vadd är test? Flera tidskrävande faser: planering, förberedelser, genomförande och uppföljning. Varför? Hittaa fel, undvika förbättringsförsämringar. Budget påverkas ofta mer i ett senare skede om det sparas in på resurser för test i början av utvecklinsarbetet. Ju tidigare i utvecklingsprocessen (kravspec, design, test, produktion, drift) ett fel upptäcks, juu billigare ärr det att åtgärda. Testförfarandet höjer kvaliteten i produkten och utförs på flera olika nivåer - komponenttest, integrationstest (av utvecklarna), systemtest (testgruppen), acceptanstest (verifierar leveransen/installationen - lärosätena själva), regressionstest (testa fixar och uppdateringar för annan påverkan, förbättringsförsämringstest), ad hoc test (att testa ostrukturerat). Det krävs kunskap, insikter och strukturerat arbete med begrepp, definitioner, testmetodik och testfilosofi. Heltäckande tester (attt verkligen testa varje eventualitet eller möjligt utfall) u tar MYCKET tid och är i praktiken orealistiska. Men det krävs trots allt resurser för både strukturerade ochh ad hoc tester för att upptäcka fel och förbättringsmöjligheter så tidigt som möjligt. Förvaltningsgruppen är överens om att nästa steg är att välja och faktiskt börja använda ett ändamålsenligt test- och kommunikationsverktyg. Förslag på ett sådant verktyg och resulterande r kostnad finns framtaget i ett underlag. Kostnadsläget i det föreslagna systemet är 290 kr per licens och månad och behovet finns i dagsläget för 8-10 användare. ~5000 kr på årsbasis för varje lärosäte.

5 Utvecklarna från Skövde gav uttryck för att det vore klart positivt med möjlighet t till tydligare feedback och bättre kommunikationn i utvecklingsprocessen.. Mötet föreslår att styrgruppen ska godkänna förslaget. 10. Övriga frågor Ladok 3 För kännedom. Utredning om lokala teknikmiljöer med remiss och sista svarsdagg 15 september. Endast två lärosäten i landet har svarat hittills. Utvecklingsbehov gamlaa Kursinfo Beslut är tidigare taget i samband med arbetet t med det nya gränssnittet att bara utveckla det gamla Kursinfo för att möta nya måstekrav från högre ort. I ljuset av nuvarande situation kan begreppet måstekrav behöva utredas. I Malmö ser man gärna att det sker mer annan utveckling också. Saker som påverkarr kurs- och utbildningsplaner kan exempelvis vara vettigt att klassa som måstekrav. Lärandemål på delkurser är viktigt för Malmö, med direkt påverkan på kursplanerna. Att kunna automatgenerera anmälningskoder exempelvis är inte lika viktigt. Kan resurser i Skövde omfördelas till t utveckling i det gamla gränssnittet med tanke på att utvecklingen i det nya har stoppats? I Skövde sker nu dokumentation och arbete med bakomliggande kod till ny i det bakomliggande systemet. Gränssnittet däremot rörs inte för tillfället. Viss utveckling i bakomliggande kod som utvecklas för det gamla gränssnittet kan direkt appliceras på det nya n och därmed ge oförändrad påverkan på resursfördelning. Hur sköter vi prioriteringen, vilken arbetsgångg ska gälla? Kursinfo är både en gemensam teknisk lösning och gemensam juridisk lösning och utveckling börr också ske gemensamt. Tvingande nationella beslut ger ettt självklart måstekrav för vidareutveckling i det gamla gränssnittet, menn andra tvingande beslut kan ligga på lärosätesnivå, till exempel nämndsbeslut. Den egenutveckling som sker på lärosätena bör komma alla lärosäten i samarbetet till gagn. Det är i och för sig en push för utveckling i det nya gränssnittet att inte utveckla det gamla. Stöd för fortsatt utveckling i gamlaa Kursinfo kan motiveras på olika sätt. Beräknad utvecklingstid och hur många lärosäten som berörs. Autonomiutredningen kan framledes påverka utvecklingsbehovet också. Till styrgruppen - vi vill ha ett beslut i frågan. Källkod till det nya systemet Önskemål om tillgång till källkoden både under utvecklingstiden ochh i framtida produktion.. Möjlighet till egna anpassningar av funktionalitet efter lärosätets rutiner. Önskvärt är att standardisera kompletteringar av funktionalitet och tillägg i Kursinfo så att den kompilerade applikationen inte behöver påverkas lokalt.

6 Utveckling som sker lokalt bör samlas i Skövde för test och implementation i denn centrala källkoden för att komma allaa till del. Beslut finns redan att källkoden ska göras fritt tillgänglig i samarbetet. Styrgruppsbeslut måste fattas om när och på vilket sätt s källkoden ska lämnas ut. Kontroll av anmälningskoder Hantering/ /rutin för val av anmälningskoder samt kontrolll i Kursinfo av felaktig användning (samma kod på kurstillfälle och programtillfälle till exempel). Eliminera möjligheten till t dubbletter av anmälningskoder på programtillfälle. Beslut Mötet beslutar att de önskemål som här framförts avseende lärandemål på delkurser samt kontroll av anmälningskoder på programtillfälle löses genom utveckling av gamlaa Kursinfo och levereras med den uppdatering som avser hantering av avgifter för utländska studenter. Skövde S har försetts med underlag för att genomföra dessa kompletteringar beräknad utvecklingstid är acceptabel. 11. Nästa möte 2 timmarsmöte Adobe Connect, tisdagen den 12:e oktober Mötet avslutas Håkan avslutar mötet. Punkter som ska bevakas i detta protokoll: 4. Nästa förvaltningsgruppsmöte redovisar r Håkan Tropp förslag till gemensam g arbetsyta. 7. Jenny justerar förslaget om avgifter för utländska studenter enligt mötets m diskussion, skickar på remisss på torsdag 16 sept - snabbt återsvar 17 september. Jenny skickar det till t Håkan Tropp. 8. Bemanning av projekt förslag på projektledare och deltagare. Underlag till styrgruppen. 9. Frågan om test- och kommunikationsverktyg lyfts till styrgruppen för beslut. 10. Utveckling av stöd i gamla Kursinfo för lärandemål på delkurser samt s kontroll av anmälningskoder på programtillfälle i samband med uppdateringen som avser hantering av avgifterr för utländska studenter. Bilagan Införandeprocess. Hur ska vi organisera ett införandeprojekt? Lyft till styrgruppen. s. Lokala anpassningar. Varje lärosätee sammanställer i enkel beskrivande form de lokala anpassningar som gjorts så attt de kan presenteras till nästa förvaltningsgruppsmöte. Testgruppen. Vad förväntas av denna grupp, i projektfasen och därefter? Lyft till styrgruppen.

7 Från föregående protokoll: 4. Hantering av huvudområden och examina. (Riktlinjer krävs från nämnderna på hemmaplan. Koppla samman huvudområden och examen. En helt ny modul. Kan examina hanteras på ett mer effektivt sätt?) 7. Dokumentationsstöd för kravhantering Sammansättning av kravgrupp (22/6) Systemstöd för kravhanteringsprocessen (22/6) Aktivering av gränssnittsgruppen? Vänstermenyns rubriker (22/6) Test av nya gränssnittet, testorganisation 8. Fält för studieavgifter 9. Överföring av antagningstal Lärandemål på delkursnivå Vid pennan: Roger Eriksson