Protokoll fört vid förvaltningsgruppsmöte/projektmöte för KursInfo

Transkript

1 PROTOKOLL (11) Protokoll fört vid förvaltningsgruppsmöte/projektmöte för KursInfo Närvarande: Enligt bifogad deltagarlista (bilaga 1) 1. Mötet öppnas Ordföranden Ingrid Hjärtqvist hälsade alla välkomna till detta utökade förvaltningsgrupps- och projektmöte. Mötet inleddes med en presentation av deltagarna. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes utan ändringar. 3. Föregående mötes protokoll Protokoll från styr- och förvaltningsgruppsmötet gicks igenom och lades till handlingarna. Protokoll från förvaltningsgruppsmöte gicgs igenom. Databasdokumentationen är uppdaterad och finns på KursInfo-webben. Jaana Karlsson tog upp frågan ang. hur KursInfo fungerar för lärarutbildningarna vilket diskuterades på mötet i november. Stödet för lärarutbildningarna behöver bli bättre i nya KursInfo. Frågan behöver bevakas och utredas. Om det skall göras inom projektets ramar eller lämas till kommande utveckling behöver diskuteras och beslutas. 4. Lägesrapporter och diskussion Leveransen av gamla KursInfo i mars Niklas Lindelöf redogjorde för den senast levererade uppdateringen till gamla KursInfo. Det konstaterades att studieavgifterna inte uppdateras till NyA efter att tillfället är kopplat. Däremot bör det komma in i Studera.nu. Ändringa får göras manuellt i NyA. Niklas undersöker detta under dagen. Möjlighet att kunna välja vilken mall som skall gälla för kurs- och utbildningsplaner finns nu. Vill man inte använda denna funktion kan den döljas. Nya områdesbehörigheter (6a, 6b & 6c) är nu tillagt. Fält för att hantera T31 är implementerat. Stefan Hallsted kan svara på hur denna skall användas om man är intresserad av detta. Uppgiftet till anmälningshäfte är omarbetad och heter nu uppgifter om kurstillfälle. Projektrapport, gränssnittsprojektet Ingrid Hjärtqvist inledde med att göra en historisk tillbakablick över hur arbetet med att skapa ett nytt gränssnitt har sett ut från 2008 fram till idag (bilaga 2). Ingrid påpekade att det nu är viktigt att komma i mål och få ut ett nytt gränssnitt och att vi fokuserar på det uppdrag som styrgruppen har lämnat samt skjuta nya krav och önskemål till efter projektet. Projektledare Hannes Göbel gick igenom hur upplägget av resten av denna punkt såg ut. Dels görs en visning av det nya gränssnittet samt därefter workshopar för att samla in synpunkter och skapa en samsyn på hur arbetet skall gå vidare.

2 PROTOKOLL (11) Hannes gick igenom gruppens uppdrag och mål samt hur den agila arbetsmetoden är tänkt att fungera. Projektet kommer att använda regelverk från KANBAN där det finns tre regler: 1: Work In Progress 2: Ledtid 3: Visualisering Projektet arbetar med användarberättelser av typen som en... vill jag göra... för att uppnå....som komplement till detta tas användningsfall fram som ligger till grund för en prototyp i html. Den framtagna prototypen kompletterad med en textuell beskrivning över hur funktionerna skall fungera för varje enskild modul skall utgöra underlag för utvecklarna. Fövlatningsruppen beslöt efter diskussion att tillgängligheten för nya KursInfo inte behöver anpassas för alla typer av användare utan ha en rimlig nivå då det är ett internt system och vi har god överblick över användarna och deras miljöer. Resurserna för projektet diskuterades. Det har visat sig att det är svårt att få till så att hela projektgruppen kan arbeta onsdagar och att arbetet går för långsamt framåt. Det är önskvärt att projketgruppen får möjlighet att prioritera projektarbetet så att onsdagar kan vikas för detta arbete. Förvaltningsgruppen föreslår att ersättning till projekt- och testgruppen skall ske per nedlagd timme istället för en fast procentsats. Marcus Blomberg gick igenom prototypen till det nya gränssnittet. Deltagarna delades in i fyra grupper och genomförde en workshop där grupperna gick igenom prototypen med utgångspunkt på: 1. Övergripande gränssnitt 2. Startsidan 3. Sökning 4. Kurser + kurstillfällen Uppgiften var att ta fram svagheter/styrkor/förslag till förändringar. Efter workshopen redovisade grupperna sina synpunkter och förslag och enades om vad som behövde justeras i prototypen. Samtliga förändringar dokumenterades av Marcus Blomberg som justerar prototypen inför projektgruppens möte i nästa vecka. Gruppen delade upp sig i en grupp med tekniker/utvecklare och en grupp med projektdeltagare/förvaltningsgrupp. Utvecklargruppen diskuterade hur och när utvecklingsarbetet kan på börjas och hur leverans av s.k. sprintar kommer att ske. Projektgruppen diskuterade ett antal användningsfall för att reda ut en del oklarheter och få en samsyn på dessa.

3 PROTOKOLL (11) Resultatet av detta utökade projekt- och förvaltningsgruppsmöte upplevdes mycket positivt och det konstaterades att det känns bra att alla är delaktiga i arbetet. 5. Övriga frågor Studieavgifterna för svenska kurser uppdateras inte till NyA i dagsläget. Efter undersökning visade det sig att avgifterna går till Studera.nu, men går inte vidare till NyA. Utredning av problemet görs. Förvaltningsgruppen har via Kjell Sjökvist önskat en vidareutveckling av LPW-tjänster T31 till Ladok-konsortiet (JIRA: LPWSD-797). En fråga från utvecklaren på Ladokkonsortiet om vilka fält som vi önskar uppdatera via T31 har nu kommit. Förvaltningsgruppen beslutade att samtliga fält som kan läggas in via tjänsten också skall kunna ändras via T31. Ingrid och Kjell reder ut frågan och återkopplar till Ladokkonsortiet. Mats Berg har lämnat in två funderingar på utvecklingsbehov. Det ena rör hantering av anmälningstillfällen som skall hamna på samma fysiska tillfälle och det andra handlar om att det saknas fält för anmälningsinformation för att hantera anmälningsomgångar i KursInfo. Gruppen får Mats dokument (bilaga 3) för att fundera på om detta är ett behov som är intressant att jobba vidare på och skriva kravspecifikation för. 6. Nästa möte Den hät typen av av arbetsmöten upplevs mycket värdefulla och i detta skede är det viktigt och effektivt att träffas fysiskt. Det konstaterades att det har varit mycket värdefullt att ha med tekniker och utvecklare på den här typen av möten och det finns ett behov för dels projektgruppen att träffas fysiskt en heldag inom kort och dels ett utökat projektmöte med projektgruppen, förvaltningsgruppen, utvecklare och tekniker. Den här typen av möten kräver en längre tid en de timmar som blir kvar när man reser för dagen och en finansiering av detta behöver tas upp med styrgruppen. Inget nytt mötesdatum för förvaltnings- eller projektgruppen bestämdes utan frågan tas upp efter styrgruppens nästa möte. 7. Mötet avslutas Ordförande tackade för ett bra möte och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras, sekreterare Ingrid Hjärtqvist, ordförande

4 PROTOKOLL (11) Deltagarlista KursInfo förvaltningsgruppsmöte/projektmöte Bilaga 1 Ingrid Hjärtqvist Niklas Lindelöf Kjell Sjökvist Jonas Gustafsson Monica Johansson Cecilia Barne Karl Hermansson Linda Olausson Hannes Göbel Marcus Blomberg Jenny Welander Jakob Henriksson Mats Berg Tomas Persson Jaana Karlsson Magnus Palm Anders Svensson Högskolan i Skövde Högskolan i Skövde Högskolan i Skövde Högskolan i Skövde Högskolan i Skövde Linnéuniversitetet Linnéuniversitetet Linnéuniversitetet Högskolan i Borås Högskolan i Borås Högskolan i Borås Blekinge Tekniska Högskola Malmö högskola Malmö högskola Malmö högskola Högskolan i Jönköping Högskolan i Jönköping Högskolan i Jönköping

5 PROTOKOLL (11) Bilaga 2 Nytt gränssnitt KursInfo Historisk tillbakablick November 2006 December 2007 Våren 2008 Krav till styrgruppen om förändring av gränssnittet. Utvecklingsplan skrivs. Möte i Skövde om ett nytt gränssnittsprojekt. 3 experter från HS får i uppdrag att utreda och analysera. Personalförändringar och tidsbrist inget händer April 2008 Juli 2008 Ny utredare utses. SOGETI anlitas. Önskemål samlas in. Workshops genomförs. Enkäter skickas ut och sammanställs. Sogeti presenterar en grafisk design och en pappersprototyp. 19 augusti 2008 Gränssnittsgruppen träffas i Växjö. Går igenom kravlistan och gör prioriteringar. Augusti 2008 Mars 2009 En första prototyp finns för test Prototyp visas och testas på förvaltningsgruppmöte. Synpunkter tas in. Maj 2009 En fungerande version beräknas vara klar i januari Hösten 2009 Våren 2010 Hösten 2010 Alla uppmanas att testa. Diskussion om sammanslagning av rubriker mm. Mycket arbete med Bolognaanpassning och LTH flyttar leveransdatum till oktober Ny demo släpps. Brister framkommer. Utvecklingen stoppas tills vidare och en granskningsgrupp tillsätts för att identifiera brister och fel. Granskningsgruppen redovisar vad de kommit fram till och man beslutar att tillsätta ett projekt, ta fram tidsplan, projektdirektiv mm 7 oktober 2010 Projektledare och projektgrupp tillsätts Januari 2011 Projektet igång. Slutdatum 15 augusti.

6 PROTOKOLL (11) Bilaga 3 Angående tillfällen och anmälningstillfällen Vi har ett behov av att kunna på ett stabilt sätt kunna identifiera unika utbildningsinstanser oberoende av antalet antagningstillfällen. De senaste åren har antalet anmälningsomgångar ökat och vi ser även hur det för en instans (student på plats i tid och rum) av en utbildning förekommer flera olika riktade anmälningsomgångar. Den hårt knutna relationen mellan en instans av en utbildning och en enda anmälningskod blir ett bekymmer i en värld med multipla antagningar. Denna typ av problematik har vi sedan tidigare delvis sett i hanteringen av programkurstillfällen i relation till frikurstillfällen/andra programkurstillfällen och kanske även uppdragstillfällen. I kursinfo identifieras i dagsläget ett kurstillfälle (KT) av sin anmälningskod+termin och ett programtillfälle (PT) av en särskild tillfälleskod. Till ett PT är knutet en anmälningskod. Jag skulle vilja se en lösning i vilken man låter KT respektive PT få betydelsen av UTBILDNINGSTILLFÄLLE [väldefinierad i tid och rum och att en ny tabellstruktur med anmälningsrelaterad information AT (anmalningstillfalle) införs. Till varje KT eller PT ges då en möjlighet att knyta ett eller flera anmälningstillfällen. Grunden för vad som överförs till NyA blir då i fallande ordning AT KT/PT K/P så att eventfilen innehåller anmälningsinformation från AT och viss information från KT/PT medan infofilen kommer att innehålla information från KT/PT och Kurs/Program. Kopplingar mellan KT och PT sker precis som idag och utgör en grund för sättet på vilket utbildningarna bedrivs med tydliga och enkla möjligheter för hantering av kursförteckningar och samordning med schemaläggningssystem, lärplattformar mm. I samband med införandet av AT vore det även önskvärt med en tabell över anmälningsomgångar AO som administeras inom ramarna för Kadmin. Innehållet i denna tabell skall vara standardinformation som hör till AT.

7 PROTOKOLL (11) anmalningsomgang - AO - hypotes AnmOmgKod char(10) Nyckel (ex ) AnmOmgStartDatum datum AnmOmgSlutDatum datum AnmOmgNamnSv varchar(100) AnmOmgNamnEn varchar(100) AnmOmgBeskrivningSv varchar(255) AnmOmgBeskrivningEn varchar(255) AnmOmgValBar char(1) anmalningstillfalle - AT-hypotes (möjligen PTanmalningstillfalle och KTanmalningstillfalle) ATAnmkod char(8) Nyckel (jfr dagens kod) PtKod (alt. Se PT rep KT Koppling till PT respektive KT KtAnmKod+KtTermin) ATAnmOmgKod char(10) Koppling till AO ATStatusStdx char(4) ATInstallt char(1) ATDeletat char(1) ATOvrigtSv varchar(400) AtOvrigtEn varchar(400) Underlag och vidare funderingar Vi bör se över innehållet i kurstillfalle och programtillfalle så att rent antagningsrelaterad information (som inte har med tid och plats för undervisning) övergår till att hanteras i ovanstående tabeller. Viktigt är att information som hör till Inventeringsunderlag kurstillfalle KtAnmKod KtTermin KtKursKod KtRevisionsNr KtAntalPlatserKvar KtTyp KtUtbytesStudenter KtFokusStudenter KtVisaKatalog KtVisaEnKatalog KtVisaWeb KtVisaNeverlost KtVisaStuderaNu KtVisaSvenskaInstitutet KtVisaNatuniversitetet KtFyllUppPlatser

8 PROTOKOLL (11) KtBudgeteratAntalPlatser KtLastBudgeteratAntalPlatser KtAntalAntagningsPlatser KtAntalAntagPlatserAndraUrval KtInstallt KtErsattMedTillFalle KtBeskrivningsTyp KtBeskrivningsKommentarSv KtBeskrivningsKommentarEn KtUppdragsGivare KtDiarieNr KtFortsattning KtFortRegKod KtFortRegTermin KtMeddelande KtAnmarkningSv KtAnmarkningEn KtUrvalsBeskrivningSv KtUrvalsBeskrivningEn KtFortursBeskrivningSv KtFortursBeskrivningEn KtUrvalsPrincip KtUrvalsModell KtMeritVarderingsModell KtAnmalningsModell KtOmgang KtFinansieringsTyp KtSkapadDatum KtSkapadAvUID KtAndradDatum KtAndradAvUID KtBetyg KtHogskoleprov KtHogskolepoang KtStartvecka KtStartDatum KtSlutvecka KtSlutDatum KtStarttid KtSal KtLasperiod KtTakt KtPoangDennaTermin KtFortsatterTermin KtKurstid KtKursdag KtSistaAnsokningsDatum KtOrt KtRegion KtLand KtUtbildningsForm KtInlagd KtRedigeringslas KtUppmarksammaStdX KtUppmarksammaInst KtUppmarksammaInternationella KtUppmarksammaBiblioteket

9 PROTOKOLL (11) KtUppmarksammaInfo KtUppmarksammaEkonomi KtStatusStdX KtStatusInst KtStatusInternationella KtStatusBiblioteket KtStatusInfo KtStatusEkonomi KtEndastSomDelAvKurspaket KtDeletad KtFlytande KtGenomstrommning KtVikt KtSpecialvikt KtAntalOblSammankomster KtAntalFrivSammankomster KtSido KtNyhet KtMalGruppSv KtMalGruppEn KtKurstidBeskrivningSv KtKurstidBeskrivningEn KtPlatserFinnsKvar KtVisaEnWeb KtGenomforandeForm KtGenomforandeSv KtGenomforandeEn KtSvenskaKravGrundBehorighet KtAntalAnmaldaInstallandeBrytpunkt KtTillatEfterantagning KtAntalAntagPlatserEfterantagning KtTillatEfterantagningTillDatum KtStudieAvgiftTotalt KtStudieAvgiftForstaTerminen KtT31 Inventeringsunderlag programtillfalle PtKod PtPrKod PtPrRevisionsNr PtInKod PtStarttermin PtNeverlostKod PtVisaINeverlost PtVisaWeb PtVisaKatalog PtVisaStuderaNu PtVisaSvenskaInstitutet PtVisaNatuniversitetet PtBetyg PtHogskoleprov PtHogskolepoang PtUrvalsprincip PtUrvalsBeskrivningSv

10 PROTOKOLL (11) PtUrvalsBeskrivningEn PtUrvalsModell PtMeritVarderingsModell PtAnmalningsModell PtBudgeteratAntalPlatser PtAntalAntagningsPlatser PtAntalAntagPlatserAndraUrval PtLastAntalAntagningsPlatser PtFinansieringsTyp PtUtbildningsForm PtUppdragsGivare PtDiarieNr PtInstallt PtInstalltKommentarSv PtInstalltKommentarEn PtAnmarkningSv PtAnmarkningEn PtMeddelande PtStartvecka PtStartDatum PtSlutvecka PtSlutDatum PtOrt PtRegion PtLand PtAnmKodLadok PtAnmKodVHS PtSistaAnsokningsDatum PtSkapadDatum PtSkapadAvUID PtAndradDatum PtAndradAvUID PtRedigeringslas PtUppmarksammaStdX PtUppmarksammaInst PtUppmarksammaInternationella PtUppmarksammaInfo PtUppmarksammaEkonomi PtUppmarksammaBiblioteket PtStatusStdX PtStatusInst PtStatusInternationella PtStatusInfo PtStatusEkonomi PtStatusBiblioteket PtAntagUtbomrForValbarKurs PtDeletad PtLinFart PtKursTid PtStdxAnteckning PtAntalOblSammankomster PtAntalFrivSammankomster PtNyhet PtPlatserFinnsKvar PtVisaEnWeb PtProgramDag PtPopularBeskrivningSv

11 PROTOKOLL (11) PtPopularBeskrivningEn PtVisaVHSKatalog PtAntalPlatserVHSKatalog PtAntalPlatserVHSKatalogForklaringSv PtTillatEfterantagning PtAntalAntagPlatserEfterantagning PtTillatEfterantagningTillDatum PtStudieAvgiftTotalt PtStudieAvgiftForstaTerminen