Protokoll fört vid möte med förvaltningsgruppen för KursInfo

Transkript

1 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (3) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_forv_ doc Protokoll fört vid möte med förvaltningsgruppen för KursInfo Datum: Plats: Scandic Hotell Hallandia, Halmstad Syfte: Möte med förvaltnings- och projektgruppen för KursInfo Närvarande Ledamöter i förv.gr. Jakob Henriksson Malmö högskola Jaana Karlsson Högskolan i Jönköping Ingrid Hjärtqvist Högskolan i Skövde Ordförande Stefan Hallstedt Högskolan i Halmstad Jenny Welander Blekinge tekniska högskola Monica Johansson Linnéuniversitetet Övriga Cecilia Barne Linnéuniversitetet Håkan Tropp Högskolan i Skövde Sekreterare Niklas Lindelöf Högskolan i Skövde Jonas Gustafsson Högskolan i Skövde Kjell Sjökvist Högskolan i Skövde Andreas Lans Högskolan i Skövde Hannes Göbel Högskolan i Borås (endast den 14/9) Erik Skoglund Högskolan i Borås (endast den 14/9) 1 Mötet öppnas Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes utan tillägg. 3 Föregående mötesprotokoll Utestående punkter från föregående möte tas upp under dagens möte. Protokollet lades till handlingarna. 4 Rapport från styrgruppsmötet Eva Pettersson från företaget Convertus förevisade kursplaneöversättaren. Håkan Tropp och Hannes Göbel rapporterade projektläget. Håkan Tropp har utsetts till projektledare för projektet söm förlängs i första hand fram till årsskiftet. Projektledaren har fått mandat att ta de beslut som han anser behövs för att driva projektet vidare inom ramen för projektdirektivet. Styrgruppen skall få en löpande veckorapport om läget via e-post. En diskussion kring hur vi skall använda oss av referensgrupperna fördes. Det är viktigt att referensgrupperna får vara delaktiga och att vi ser till att det sker ett bra förankringsarbete. 5 Lägesrapport gamla KursInfo Inget levererat sedan föregående möte. 6 Aktuella ärenden a) Kriterier/Förutsättningar för nya medlemmar i samarbetet, Förvaltningsgruppen godkände textförslaget med strykning av texten men bör beräknas till ca 10-40% av en heltidstjänst angående teknikers arbetsinsats, bilaga 1. Förslaget skickas till styrgruppen för fastställande.

2 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (3) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_forv_ doc b) Nytt fält för examensnivå till studera.nu Tillägget beslutades levereras vid nästa leverans. c) Defaultvärden för platser kvar och sen anmälan till studera.nu? Det finns för närvarande ingen möjlighet att sätta fältet tomt. Defaultvärdet blir satt till JA. Problemet går att lösa genom att inte dölja fälten och aktivt sätta fältet till JA eller NEJ. Alternativt kan tekniker sätta detta direkt i databasen. d) Nytt fält för fritext till studera.nu En diskussion kring hantering av ev. nytt fält för fritextord till Studera.nu fördes. Förvaltningsgruppen beslöt att utveckla funktionen enligt Linda Olaussons förslag (bilaga 2) och att lägga till ett nytt fält för fritextord på svenska och ett på engelska. Kontroll skall göras att det endast går att mata in 15 ord. Cecilia Barne kontrollerar hur VHS hanterar särskriva ord på engelska och återkommer snarast. Levereras vid nästa leveranstillfälle. e) Lista på kurser (fastställda eller ej). Hur ska det fungera? Förvaltningsgruppen beslöt att det läggs in en informationstext i gamla KursInfo som förtydligar vad sökresultatet avser. Jakob skriver en informationstext och skickar till förvaltningsgruppen. Levereras vid nästa leveranstillfälle. f) Nya fält för antagningsomgång och kursomgång Förvaltningsgruppen beslöt att önskemålet läggs till önskelistan till nya gränssnittet version 2. Mats Berg får i uppdrag att precisera vinsterna och lämna ett förslag på hur den första delen av förslaget i underlaget (bilaga 3) skall implementeras i det nya gränssnittet. g) Nytt sätt att hantera fortsättningstillfällen Förvaltningsgruppen ansåg att förslaget är bra och skickar det till gränssnittsprojektet för att ta med vid kravspecandet av kurstillfälleseditorn. Niklas Lindelöf, Stefan Hallstedt och Jenny Welander får i uppdrag att skriva en kravspec för detta. h) Jämför utbildning (Populärbeskrivning) Fältet heter PtPopularBeskrivningSV och ligger på programtillfället. Problem med att det inte fungerar beror på en bugg som nu är fixad. Buggfix skickas ut under veckan. i) Ny tagg i XML-leveransen för att dölja utländska kurstillfällen på den svenska webben för antagning. Förvaltningsgruppen beslöt att ändra i xml-leveransen så att kurser märkta med SI döljs på den svenska sidan. Levereras vid nästa leveranstillfälle. Nästa leverans av gamla KursInfo beslutades till Testperioden är fram till då en skarp leverans sker om ändringar finns. 7 Ledamöter och ersättare i förvaltningsgruppen Lärosäte Ordinarie Ersättare Högskolan i Skövde Ingrid Hjärtqvist Karin Eldholm Linnéuniversitetet Cecilia Barne Monica Johansson Blekinge Tekniska Jenny Welander Karolina Tuvesson Malmö högskola Jakob Henriksson (ej fastställt) Högskolan i Halmstad Stefan Hallstedt Martina Johansson Högskolan i Borås (ej fastställt) (ej fastställt) Högskolan i Jönköping Jaana Karlsson Magnus Palm

3 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (3) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_forv_ doc 8 Nya gränssnittet a) Lägesrapport, gränssnittsprojektet Håkan Tropp redogjorde för Hannes Göbels projektrapport till styrelsen. De som deltagit i projektet fick redogöra för sin syn på arbetet och varför det dragit ut på tiden. Utvecklarna fick också lämna sina synpunkter. b) Kravspecdiskussion (Vad har vi gjort och varför, Hur har det gått? Vad är levererat? Vad återstår?) Håkan Tropp förklarade hur Kanban-processen fungerar. Den visar var i processen de olika så kallade sprintarna befinner sig. Det finns totalt cirka 60 sprintar varar ett 30-tal är under arbete. Tre är under utveckling, fyra är i demo/test-läge och endast en är slutförd. Flera ärenden har gått tillbaka efter att ha blivit underkända i utvecklingsskedet eller i test. Mer resurser behövs i kravspecarbetet för att projektet ska komma snabbare framåt. c) Genomgång av senaste version/demo av gränssnittet, frågor & svar Jonas Gustafsson demonstrerade den senaste testversionen av gränssnittet. (test.kursinfo.his.se:83/) Det diskuterades hur hjälptexterna ska hanteras. d) Erfarenheter från projektet hittills - Arbetsprocessen framöver & tidsplan Hannes Göbel och Erik Skoglund från Borås anlände till mötet. Erik ersätter Linda Olausson i testgruppen. Hannes redogjorde för sina synpunkter på projektet. Av tidsskäl måste han avgå som projektledare och Håkan Tropp tar över ansvaret. Hannes finns kvar som resurs via mail och telefon om frågor uppstår. Håkan gjorde en sammanfattning av vad som har varit bra i projektet och vad som har varit mindre bra samt vad som kan förbättras/förändras. Det är önskvärt är att samtliga lärosäte har någon person som deltar i kravarbetet. Referensgruppen behöver också involveras. e) Grupparbete Man diskuterade gruppvis hur man ska gå vidare, vad kan förbättras eller förändras. Hur ska arbetet dokumenteras och kommuniceras. Synpunkterna från grupparbetet redovisas och diskuteras på projektgruppens nästa fysiska möte i Alvesta den 28 september. 9 Övriga frågor Inga övriga frågor fanns. 10 Nästa möte Nästa möte med förvaltningsgruppen beslutades till via Adobe Connect. 11 Mötet avslutas Ordföranden tackade för mötet och förklarade det avslutat. Vid protokollet: Justeras: Håkan Tropp, sekreterare Ingrid Hjärtqvist, ordförande

4 (Förslag) (Rev. 1) Information om KursInfo samt förutsättningar för deltagande i samarbetet 1 Allmänt om KursInfo KursInfo är ett system för administration av kurs och programrelaterade uppgifter. Förvaltning och utveckling av systemet drivs som ett samarbete och bekostas ömsesidigt och solidariskt av deltagande lärosäten. Samarbetet leds av en styrgrupp bestående av en representant (normalt studieadministrativ chef, motsv) från respektive lärosäte. Styrgruppen har det övergripande ansvaret för samarbetet och beslutar t ex om budget, utvecklingsinsatser, kostnadsfördelning och om ytterligare lärosäten ska medges tillträde till samarbetet. Styrgruppen leds av en ordförande som väljs inom gruppen för ett år. För samordning av KursInfosystemets utvecklingsarbete finns en förvaltningsgrupp. Förvaltnings gruppen består av en representant med god användarkompetens (av KursInfo, Ladok och NyA) från varje lärosäte. Gruppens uppgift är att samla in, utreda, prioritera samt beställa utveckling inom ramen för de beslut som styrgruppen fattar. Ordförande i förvaltningsgruppen utses av styrgruppen för en period om ett år. Uppdragen som ordförande i styrgruppen respektive förvaltningsgruppen omfattar 10% vardera. Av praktiska skäl ska de båda gruppernas ordförande komma från samma lärosäte. Båda grupperna sammanträder ca 4 5 gånger/år fysiskt eller via webbkonferens varav förvaltningsgruppens fysiska möten vanligen är över två dagar. För styr och förvaltningsgruppernas operativa arbete finns en uppdragsledare med uppgift att koordinera arbetet inom och mellan grupperna samt såväl inom samarbetet som externt vara kontaktperson för KursInfo. Uppdraget motsvarar 30% av en heltid. Ett utvecklingsteam, med anställning vid Högskolan i Skövde men bekostat av samarbetet, ansvarar för att de utvecklingsuppdrag som beslutas av styrgruppen och/eller förvaltningsgruppen blir genomförda. Utvecklingsuppdrag kan även i mån av resurstillgång läggas ut på andra lärosäten inom samarbetet. En särskild testgrupp bestående av en testledare och två testare bistår förvaltningsgruppen med test av nyutvecklade och ändrade systemdelar. Testuppdragen omfattar 20% resp 10%. Uppdragen som ordförande, uppdragsledare och testare fullgörs inom ramen för arbetstagarens ordinarie befattning och till ordinarie lön. Full kostnadstäckning, motsvarande uppdragets omfattning, utgår till berörda lärosäten från KursInfosamarbetets gemensamma budget. På varje lärosäte ska även finnas en tekniker som har kompetens att installera, drifta och konfigurera lärosätets egen installation av KursInfo samt delta i diskussioner och utredningar av IT teknisk karaktär. Teknikerns arbetsinsats kan variera över tid och mellan olika lärosäten. Teknikerns arbetsinsats bekostas av respektive lärosäte. Utöver ovanstående bör lärosätet ha en egen referensgrupp av KursInfoanvändare som samlar in och rapporterar behov och önskemål till lärosätets representant i förvaltningsgruppen.

5 2 Förutsättningar för deltagande i KursInfosamarbetet Det är viktigt att nytt lärosäte som önskar ingå i KursInfosamarbetet är införstått med att lärosätet inte köper en färdig produkt utan att det snarare handlar om att tillsammans med övriga deltagande lärosäten gemensamt och solidariskt förvalta och vidareutveckla ett system. För inträde i samarbetet ska lärosätet vara berett att samt acceptera den förvaltningsorganisation som styrgruppen beslutat, acceptera styrgruppens beslut om kostnadsfördelning, utse en representant i styrgruppen samt ersättare, utse en representant i förvaltningsgruppen samt ersättare, ställa upp som ordförande i styrgruppen enligt fastställd ordning, ställa upp som ordförande i förvaltningsgruppen enligt fastställd ordning, utse en lokal tekniker, bilda en lokal referensgrupp, i mån av resurser/behov ställa upp med testkompetens i testgruppen ha en teknisk miljö för KursInfo enligt bilaga, avsätta erforderlig tid och resurser för installation och anpassning av systemet på det egna lärosätet. Beslut om deltagande i samarbetet fattas av styrgruppen för KursInfo. 3 Ikraftträdande Detta dokument är fastställt av styrgruppen för KursInfo 2011 xx xx och gäller fr o m 2011 xxxx.

6 Bilaga Systemkrav Nya KursInfo Plattform: Microsoft Windows Server 2003 eller senare. Databashanterare: MS SQL server 2008.NET framework: 4.0 Webbserver: Microsoft IIS 6 eller senare (med SSL) Systemet är utvecklat i ASP.NET och viss del java skript. Systemet kan köras på en och samma maskin eller uppdelat med databas på en maskin och själva systemet på en annan. All administration av Kursinfo sker i webbgränssnitt. På Högskolan i Skövde körs databasen på en databasserver som delas med andra system. Administrationsgränssnittet (KursInfo) körs på en maskin (med SSL) som delas av flera system, medan utbildningssidorna körs på en annan webbserver som delas av andra system. Maskinvaran är standardservrar från HP/Dell. Prestandamässigt finns inga problem med denna lösning hos oss.

7 Bilaga 2 Behovsanalys tillägg av fritextord till studera.nu i KursInfo Datum Högskola Högskolan i Borås Uppgiftslämnare Linda Olausson Behovet Vi bör titta på om vi skall använda den nya taggens som kom i höstas istället för den fritextbeskrivning som vi skickar idag. VHS rekommenderat att vi byter till den nya taggen med hänvisning till att de sökord som läggs in igenom den ger bättre sökresultat och högre relevans i sökmotorn än den fritextbeskrivning vi skickar idag. Den nya taggen heter: educationevent/extensioninfo/nya:textualdescription/ nya:textualdescriptionphrase. Fritextorden ligger till grund för fritextsökningen i sökandewebbens sökfunktion. Attributet xml:lang anger vilket språk orden gäller, och man bör ange ord för både svenska och engelska. Man får ange högst 15 ord per språk. VHS skriver enligt nedan att sökfunktionen fungerar på följande sätt: När användaren på Hitta utbildning på studera.nu fyller i ett sökord i fritextfältet under SÖK visas en resultatlista med utbildningar. Dessa utbildningar sorteras efter relevans. Relevans innebär att utbildningarna kommer olika högt på resultatlistan beroende på hur väl dess data matchar sökordet. Sökfunktionen går igenom utbildningens data från punkt 1 till 9 nedan, och jämför hur väl de matchar med det inmatade sökordet: 1. Anmälningskod (vikt 17) 2. Kurskod (vikt 14) 3. Utbildningens namn benämning på kurs/kurspaket/program (vikt: 13.1) 4. Fritextord (vikt 11) 5. Kod för lärosäte (vikt 9) 6. Ämne/examen (vikt 7) 7. Studieort (vikt 5) 8. Namn på lärosäte (vikt 3) 9. Fritextbeskrivning från fritextsida (vikt 1) Till exempel, om sökordet matchar Anmälningskod (vikt 17) kommer utbildningen högt upp, men om sökordet matchar från Fritextbeskrivning från fritextsidan (vikt 1) kommer det långt ner. 4. Fritextord Högskolan har möjlighet att välja upp till 15 fritextord som beskriver utbildningen. Om användaren skriver in ett ord som matchar ett av fritextorden får han/hon träff på utbildningen. Det bästa är att ange få men träffsäkra fritextord. Ju färre fritextord, desto högre kommer utbildningen i resultatlistan om fritextordet matchar det användaren skrivit in. Med fler fritextord blir det oftare träff på utbildningen, men den kommer

8 Bilaga 2 längre ned i resultatlistan. Påverkar XML filer, inmatningsgränssnittet XML exempel för Fritextord: EducationEvent <extensioninfo> <nya:textualdescriptionphrase xml:lang="sv">matematik Kemi Fysik</nya:textualDescriptionPhrase> <nya:textualdescriptionphrase xml:lang="en">math Chemistry Physics</nya:textualDescriptionPhrase> </nya:textualdescription> </extensioninfo> Konsekvenserna är Eventuell lösning till problemet/behovet är att vi får/kan Alternativa lösningar Systemanvändarna/i ntressenterna Användarnas förväntningar Det viktigaste systemet måste klara av Systemet måste kunna integreras med Övrigt Inmatningsfält för 15 svenska ord och 15 engelska ord. Fältet/fälten skall placeras på Program/Kurs under rubriken Söktermer Studera.nu. Användaren skall inte kunna mata in fler än 15 på respektive språk. För mer information kring fritextsökningen, se VHS dokumentet 1.pdf

9 Ang. nya fält för antagningsomgångar i KursInfo Bilaga 3 I KursInfo hanterar vi kurstilfällen. Ett kurstillfälle innefattar såväl antagningsinformation (datum för senaste anmälan, urval, etc) som information rörande kurstillfällets genomförande (startdatum, slutdatum, ort, etc). De senare åren har vi börjat hantera allt fler anmälningsomgångar och ibland leder detta till att vi har flera anmälningstillfällen till vad som i praktiken är endast ett genomfört kurstillfälle. När vi nu inte särskiljer anmälningsinformationen från genomförandeinformationen får vi en del bekymmer när vi försöker rationalisera hanteringen i kringsystem (schemasystem, lärplattformar mm). Det kan exempelvis vara omöjligt att undvika att vi skickar två olika tillfällen till schemaläggarna trots att det endast är ett tillfälle som skall schemaläggas. Såvitt jag vet - och här får gärna ladokexpertisen vara behjälplig - har vi denna typ av bekymmer även i nuvarande ladok. Det är givetvis angeläget med en samordning mot ladok då det är ur ladok vi får reda på vilken student som hör till ett visst genomförande av en kurs ****----- Ovanstående kan ju räcka för diskussionen. Oss emellan kanske kan det vara vettigt med någon slags hantering av tillfällen som "hör ihop" eller ett särskiljande av "antagning" från "genomförande" så att ett "genomförandetillfälle" kan ha flera "antagningstillfällen". Det senare skulle kanske kunna vara bra även för hanteringen av parallelläsning frikurs-programkurs. Nåväl, detta får välan diskussionen visa. mvh Mats