1 Mötet öppnas Ordförande hälsade välkomna och förklarade mötet öppnat.

Transkript

1 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc Protokoll fört vid möte med styrgruppen för KursInfo Datum: Tid: Plats: Högskolan i Jönköping Syfte: Möte med styrgruppen för KursInfo Närvarande Styrgruppen Gerd Engström Högskolan i Jönköping ordf. Jan Winkle Malmö högskola Tomas Johansson Blekinge tekniska högskola Ulrika Bernlo Högskolan i Borås Kassie Sundin Högskolan i Skövde Brita Lundh Högskolan i Halmstad Övriga närvarande Håkan Tropp Högskolan i Skövde Sekreterare Magnus Blom Högskolan i Jönköping Ej närvarande Marie Brorsson Linnéuniversitetet 1 Mötet öppnas Ordförande hälsade välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med tillägg av fem punkter under övriga frågor. 3 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll lades till handlingarna utan kommentarer. 4 Lägesrapporter a-b) Gränssnittsprojektet avstämning av aktuellt läge Håkan Tropp redogjorde för utvecklingsläget i gränssnittsprojektet (bilaga 1). Projektgruppen har haft ett projektmöte i Jönköping och gått igenom hela Programeditorn. Det beslutades om några smärre förändringar som gjordes innan Programeditorn släpptes till referensgruppen medan några förändringar fick vänta till senare version. Programeditorn har varit på remiss hos referensgruppen som lämnat synpunkter och förslag till förändringar i denna. Referensgruppens synpunkter har gåtts igenom av projektgruppen och kategoriserats i kategorierna åtgärdas till version 1, åtgärdas ev. i senare versioner och åtgärdas ej. Utgångspunkten i bedömningen är att nyutveckling får vänta till kommande versioner medan buggar och missade saker skall åtgärdas innan första leverans. Punkterna med åtgärder för kommande versioner samlas i en egen lista för senare behandling av förvaltningsgruppen. Vid mötet i Jönköping gicks även kravspecarna för Kurstillfälleseditorn igenom och utvecklingen av denna är i skrivande klar till drygt 50 %. Projektgruppen kommer att ha ett nytt projektmöte för att gå igenom hela Kurstillfälleseditorn samt kravspecarna för Programtillfälleseditorn Projektgruppen kommer även att ha ett fysiskt heldagsmöte i Alvesta för att påbörja arbetet med roller och rättigheter i nya KursInfo. Utvecklingsarbetet med Programtillfälleseditorn kommer att starta och pågå till med avbrott för semestrar. I nuvarande plan kommer alla delar i systemet att vara klara runt årsskiftet, men leverans av delsystem kommer att kunna påbörjas redan före sommaren så att alla lärosäten kan börja arbeta med lokala inställningar och anpassningar/utveckling av egna kringsystem (t.ex. webbsidor, kursoch utbildningsplaner, schemasystem, etc.). I grunden är det samma databas som i nuvarande

2 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc KursInfo, men några förändringar och många tillägg har gjorts i databasen, vilket innebär att det är nödvändigt att verifiera så att kringtjänster fungerar med nya KursInfo. Arbetet i projektgruppen går framåt, men tiden för projektdeltagarna att arbeta med projektet har inte riktigt funnits under första kvartalet 2013 (se tidredovisning, bilaga 2). Enligt uppdraget skall upp till 15 % av deltagarnas tjänst finnas för projektet, men insatsen har bara varit mellan 1-5 % under denna period. För projektgruppen går det åt två dagar varannan månad för gruppens fysiska projektmöten och ca 1 timme varje vecka för avstämningsmöten via Adobe Connect. Detta blir ca 12 timmar/månad av totalt 24 timmars projekttid (motsvarande 15 %). Detta innebär att det bör finnas utrymme för ytterligare en halv dag per vecka att ägna åt projektarbetet. Projektgruppen har diskuterat om det kan vara en god idé att bestämma en projektarbetstid/dag per vecka som alla arbetar med projektet för att tiden skall finnas avsatt. Styrgruppen beslutar att projektgruppen skall enas om en halv projektdag och boka av denna för projektarbete i de veckor som det inte ligger fysiska projektmöten. c) Lokala anpassningar av gränssnittet samt ändringar/tillägg i databasen Alla lärosäten har fått i uppgift att skicka in en rapport över vilka skillnader som finns i lärosätets lokala databas jämfört med den standarddatabas som skickats ut. Syftet med detta är att kartlägga vilka skillnader som finns och få en överblick över dessa. För att konverteringen av den gamla databasen till den nya skall fungera får det inte finnas några förändringar i de tabeller, fält och relationer som utgör grundsystemet för KursInfo. De lärosäten som har skapat egna tabeller och fält vid sidan om KursInfo kommer att kunna ha dessa kvar, men relationerna (kopplingarna) mellan dessa och KursInfos övriga tabeller kan inte finnas kvar vid konverteringen. Däremot blir det inte möjligt att bygga till eget gränssnitt i nya KursInfo för dessa fält. De lärosäten som ännu inte skickat in en rapport över jämförelsen är: HH, HB och HJ. Även en förteckning över vilka lokala anpassningar som lärosätet har gjort i koden för KursInfo har begärts in från alla lärosäten. Med dessa rapporter skall vi kunna skapa en bild över det totala behovet av extra fält och förändrad/utökad funktionalitet som lärosätena har behov av. Visar det sig att behoven är i stort samma för samtliga kan vi överväga att utveckla dessa redan i första versionen, men om det är mycket skilda behov behöver vi hitta en mer generell lösning med t.ex. ett antal extra fält i varje systemdel som man kan plocka fram, placera och sätta benämning på lite mer fritt. När detta skall göras i tid får sedan avgöras av förvaltningsgruppen. De lärosäten som ännu inte har skickat in dokumentation över sina ev. lokala anpassningar av koden är: MAH, BTH och HH. d) Visning och genomgång av färdiga systemdelar Håkan Tropp genomförde en visning av de systemdelar som är klara i Nya KursInfogränssnittet och styrgruppen fick möjlighet att ställa frågor på dessa. e) Gamla KursInfo och XML-leveransen En leverans med ett uppdateringspaket för gamla KursInfo samt XML-leveransen kommer att göras i början av juni. De krav och önskemål som kommer att finnas med i leveransen finns i bilaga 3. Arbete med kravspecar för några krav pågår f.n, men när dessa är klara kommer samtliga kravspecar att skickas ut på remiss till förvaltningsgruppen innan utveckling av dessa kommer att påbörjas. Inrapporterade buggar kommer att levereras separat om de anses vara så akuta att de inte kan vänta till denna uppdatering är klar. 5 Förvaltning a) Gränssnittsprojektets fortsatta arbete, tidsplan och resurser Gränssnittsprojektet var planerat att pågå under första halvåret 2013, men p.g.a. att arbetet beräknas pågå även under andra halvan av 2013 behöver projektet förlängas året ut.

3 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc Styrgruppen beslutaratt projektet skall fortsätta året ut med samma personella resurser som under första halvåret. Beräkning av extrakostnaden för detta skall tas fram och skickas ut till styrgruppen så snart som möjligt. b) Införandeprojekt för nya KursInfo Ett antal aktiviteter inför införandet av nya KursInfo behöver göras både gemensamt och lokalt. De punkter som förvaltningsgruppen har lokaliserat är: Dokumentera och informera projektetgruppen om lokala behov och anpassningar (egna lokala anpassningar i kod ej möjligt) Göra en översyn av roller och rättigheter - Bestämma rättigheter för alla roller i alla fält och för varje status på lärosätet Utveckla/anpassa lärosätesspecifika funktioner för autentisering, namnuppslag, etc. Utreda lokal miljö och ev. förändringar för integrationer med andra system Göra en lokal installation av databas och system Göra lokala inställningar och konfigurationer av KursInfo Göra en lokal testplan för nya leveranser Se över och anpassa lokala hjälptexter Utbildning av användare Tidplan för införande De två första punkterna i listan är påbörjade. Listan utgör en första inventering av aktiviteter och kommer troligen att utökas framöver. c) Källkod till nya KursInfo Styrgruppen diskuterade huruvida beslutet från 2010 angående att källkoden för nya KursInfo skall lämnas ut vid varje uppdatering var rimligt eller inte. Utvecklingsteamet ifrågasätter behovet av detta och det merarbete som det innebär vid leveransen. Samarbetets målsättning är att alla sju lärosäten skall ha samma system och samma kod och att det inte skall göras några lokala anpassningar och omkompilering av levererat system för att tillgodose funktionalitet som ännu inte finns i det gemensamma systemet. Det finns möjlighet att med hjälp av programvara dekompilera den levererade koden för att se denna samt hur villkor och funktioner är byggda utan att ha tillgång till källkoden. Detta alternativ anser utvecklingsteamet vara fullt tillräckligt. Styrgruppen ansåg sig inte ha tillräckligt med underlag för att fatta beslut i frågan och fick i uppgift att ta med frågan till sina tekniker för att reda ut vilket behov som finns och syftet med detta. Dokument från högskolorna skickas till Håkan Tropp med beskrivning om behovet att få källkod istället för att använd den dekompilerade koden. Vid nästa styrgruppsmöte tas beslut i denna fråga. 6 Övriga frågor a) Användarträff för KursInfoanvändare Kassie Sundin föreslog att genomföra en användarträff för KursInfos användare. Syftet med träffen är att användare ute på lärosätena skall få en möjlighet att träffa varandra, bygga nätverk samt dela med sig av sina erfarenheter kring användandet av KursInfo, arbetsprocesser, etc. Vid detta tillfälle får vi även möjlighet att presentera nya KursInfo, tankar om framtidet, mm. Tanken är att detta skall vara ett årligen återkommande arrangemang där värdskapet för mötet alternerar mellan lärosätena. Förslaget mottogs positivt och HS fick i uppdrag att ta fram kostnad och andra praktiska detaljer kring detta. Förslagsvis genomförs denna första träff i Skövde från lunch till lunch, prel Kassie Sundin och Håkan Tropp undersöker och återkommer i frågan.

4 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc b) Ny ersättare för Högskolan i Borås i förvaltningsgruppen Styrgruppen beslöt att Anna Björkdahl är ersättare för HB i förvaltningsgruppen. c) Intyg för uppdrag inom KursInfosamarbetet Jan Winkle föreslog att det skall utfärdas intyg för de uppdrag som man haft inom KursInfosamarbetet och att styrgruppens ordförande undertecknar dessa för de som lämnar sina uppdrag. Detta innebär att nytillträdd styrgruppsordförande undertecknar intyg för föregående års ordföranden. Styrgruppen biföll förslaget. Håkan Tropp och Gerd Engström ser till att det utfärdas intyg för föregående års ordföranden. d) Bättre strukturerade beslutspunkter i dagordningen för styrgruppens möten Tomas Johansson önskade bättre uppdelning av dagordningens punkter i diskussionspunkter och beslutspunkter. Tomas önskade också att beslutsunderlag för beslutspunkterna tas fram före mötet. Ordförande och sekreterare tar till sig av önskemålet och ser till att detta blir bättre framöver. e) Fråga om K-Admin samt roller och rättigheter i nya KursInfo Monica Johansson har skickat med frågor om vad som händer med K-Admin samt hur det går med roller och rättigheter i nya KursInfo. Kort om detta kan sägas att det kommer att utvecklas ett admin-gränssnitt även till nya KursInfo som kommer att ligga som en egen flik i gränssnittet för de som har behörighet till detta. Den första versionen kommer endast att innehålla det som man som administratör kommer att behöva ändra med en kontinuitet på varje termin eller oftare och övriga inställningar kommer man att få göra direkt i databasen. I kommande version kommer inställningar motsvarande gamla K-Admin samt nytillkomna inställningar att utvecklas, detta för att kunna leverera det nya gränssnittet så snart som möjligt. När det gäller roller och rättigheter har arbetet med detta precis påbörjats och en genomgång av samtliga roller och rättigheter för samtliga fält och statusar samt underlag för att lägga in dessa i databasen skall göras. Detta är ett stort och omfattande arbete som projektgruppen kommer att arbeta med under en period framöver. Projektgruppen kommer att leverera en standarduppsättning av roller och rättigheter som sedan varje lärosäte kan göra ändringar och tillägg i. Håkan Tropp fick i uppdrag att kontakta Monica Johansson för att ev. lämna ytterligare förtydliganden på dessa frågor. Projektgruppens semestertider sommaren 2013 redovisades, bilaga 4. 7 Nästa möte Nästa möte är beslutat till kl via Adobe Connect. 8 Mötet avslutas Ordföranden tackade för dagens möte och förklarade det avslutat. Vid protokollet: Justeras: Håkan Tropp, sekreterare Gerd Engström, ordförande

5 KursInfo ID Task Task Name Duration Start Finish Predecessors c 24 '13 Jan 07 '13 Jan 21 '13 Feb 04 '13 Feb 18 '13 Mar 04 '13 Mar 1 Mode F T S W S T M F T S W S T M F T S W S T M 1 Kurseditorn 43 days Tue Fri Utveckling av kurseditorn 32 days Tue Wed Kurseditorn till projektgruppen 0 days Fri Fri Projektmöte i Jönköping 2 days Tue Wed Kurseditorn till referensgruppen 0 days Wed Wed Kommentarer från referensgruppen 0 days Fri Fri Programeditorn 57 days Thu Fri Utveckling av programeditorn 43 days Thu Mon Programeditorn till projektgruppen 0 days Fri Fri Projektmöte i Jönköping 2 days Mon Tue Programeditorn till referensgruppen 0 days Mon Mon FS+4 days 12 Kommentarer från referensgruppen 0 days Fri Fri FS+14 days 13 Kurstillfälleseditorn 48 days Tue Thu Utveckling av kurstillfälleseditorn 37 days Tue Mon Kurstillfälleseditorn till projektgruppen 0 days Wed Wed FS 5 days 16 Projektmöte Kurstillfälleseditorn 2 days Mon Tue Kurstillfälleseditorn till referensgruppen 0 days Mon Mon FS+4 days 18 Kommentarer från referensgruppen 0 days Thu Thu FS+8 days 19 Programtillfälleseditorn 51 days Tue Tue Utveckling av programtillfälleseditorn 40 days Tue Mon Programtillfälleseditorn till projektgruppen 0 days Thu Thu FS 5 days 22 Projektmöte Programtillfälleseditorn 2 days Tue Wed FS 5 days 23 Programtillfälleseditorn till referensgruppen 0 days Tue Tue FS+4 days 24 Kommentarer från referensgruppen 0 days Tue Tue FS+14 days 25 Admingränssnitt 30 days Tue Mon Utveckling av admingränssnitt 30 days Tue Mon Admin till projektgruppen 0 days Thu Thu FS 5 days 28 Projektmöte Admingränssnitt 2 days Tue Wed FS 5 days 29 Kurspaketeditorn 45 days Tue Mon Utveckling av kurspaket 30 days Tue Mon Kurspaketeditorn till projektgruppen 0 days Thu Thu FS 5 days 32 Projektmöte Kurspaket 2 days Tue Wed FS 5 days 33 Kurspaket till referensgruppen 0 days Tue Tue FS+4 days 34 Kommentarer från referensgruppen 0 days Mon Mon FS+14 days 35 Omtag sökgränssnitten 2 wks 36 Litteraturlistan 2 wks 37 Databas arbete 1 wk 38 Lokal autentisering 1 wk 39 Roller och rättigheter 2 days 40 Sätta upp testmiljöer för varje lärosäte 1 wk 41 Startsidan 1 wk 42 Anpassning av XML för nya KursInfo 1 wk Gränssnittsprojektet Task Project Summary Inactive Milestone Manual Summary Rollup Deadline Project: Tidplan Nytt_gränssnitt.m Date: Fri Split Milestone External Tasks External Milestone Inactive Summary Manual Task Manual Summary Start only Progress Summary Inactive Task Duration only Finish only Page 1

6 KursInfo Gränssnittsprojektet ar 18 '13 Apr 01 '13 Apr 15 '13 Apr 29 '13 May 13 '13 May 27 '13 Jun 10 '13 Jun 24 '13 Jul 08 '13 Jul 22 '13 Aug 05 '13 Aug 19 F T S W S T M F T S W S T M F T S W S T M F T S W S T M F T S W S T M F T S W Task Project Summary Inactive Milestone Manual Summary Rollup Deadline Project: Tidplan Nytt_gränssnitt.m Date: Fri Split Milestone External Tasks External Milestone Inactive Summary Manual Task Manual Summary Start only Progress Summary Inactive Task Duration only Finish only Page 2

7 KursInfo Gränssnittsprojektet 9 '13 Sep 02 '13 Sep 16 '13 Sep 30 '13 Oct 14 '13 Oct 28 '13 Nov 11 '13 Nov 25 '13 Dec 09 '13 Dec 23 '14 Jan 06 '14 Jan 20 S T M F T S W S T M F T S W S T M F T S W S T M F T S W S T M F T S W S T M F Task Project Summary Inactive Milestone Manual Summary Rollup Deadline Project: Tidplan Nytt_gränssnitt.m Date: Fri Split Milestone External Tasks External Milestone Inactive Summary Manual Task Manual Summary Start only Progress Summary Inactive Task Duration only Finish only Page 3

8 Redovisning av projekttimmar och kostnader för gränssnittsprojektet 1 januari 31 mars 2013 Sa tim julidec 2013 Sa tim julidec tim/vecka % av heltid Månadslön (2012) Ersättning Inkl. lkp Att fakturera HS Totalt inkl. påslag Anm Namn Lärosäte Funktion Emma Norrbin Malmö högskola Projektgrupp 30,50 2,35 5,9% Håkan Tropp Högskolan i Skövde Projektledare 104,00 8,00 20,0% Jakob Henriksson Malmö högskola Projektgrupp 21,00 1,62 4,0% Jenny Anderbjörk Högskolan i Borås Projekgrupp 26,00 2,00 5,0% Jenny Welander Blekinge tekniska högskola Projektgrupp 38,00 5,00 0,38 1,0% Även jul dec 2013 Karin Eldholm Högskolan i Skövde Projektgrupp 0,00 0,00 0,0% Föräldraledig Magnus Blom Högskolan i Jönköping Projektgrupp 26,50 2,04 5,1% Stefan Hallstedt Högskolan i Halmstad Projektgrupp 0,00 0,00 0,0% *) Budgeterat för sex månaders projekt Budget jan jun*) Budget period Redovisning av testtimmar och kostnader för test i gränssnittsprojektet 1 januari 31 mars 2013 Namn Lärosäte Funktion Sa timmar Tot. juli dec tim/vecka % av heltid Månadslön (2012) Ersättning Inkl. lkp Att fakturera HS Totalt inkl. påslag Anm. Cecilia Barne Linnéuniversitetet Testare 66,00 5,08 12,7% Erik Skoglund Högskolan i Borås Testare 105,50 8,12 20,3% Budget helår Budget period

9 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida Innehåll i uppdateringspaket maj (1) Revideringsdatum Fastställt datum Innehåll i uppdateringspaket till gamla KursInfo/XML-leverans för leverans i juni 2013 Krav ID Lärosäte System Kravspecifikation Prio Tidsuppskattning Mah Ga KI Visa områdesbehörigheter enligt avd A 1 2 tim Mah XML Villkor för credits-taggen vid program med 0 2 tim inriktning Buggfix levereras separat! BTH XML Kurspaket - obligatoriska sammankomster 1 1 tim HH XML RecommendedPriorKnowledge - kurs 1 2 tim HH XML RecommendedPriorKnowledge - program 1 2 tim HH XML CourseRound 1 2 tim HH XML Tuitionfee 1 2 tim HS Ga KI/ databas Hämtar borttagna revisioner - Bugg 0 2 tim Paketera, skriva leveransinformation samt leverera uppdatering Summa tid 2 tim 15 tim = spec. ej klar Prioritet Beskrivning 0 Felrättningar 1 Systemet skall leverera till NyA och Antagning.se 2 Produktion av kataloger och webbsidor 3 Kurs- och utbildningsplaner 4 Vidareutveckling Ändringshistorik Utgåva Datum Av Kommentar Godkännare 1.0

10 KursInfo Sommarsemester 2013 Juni Juli Augusti v. 24 v. 25 v. 26 v. 27 v. 28 v. 29 v. 30 v. 31 v. 32 v. 33 v. 34 v NAMN M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S Mikael Åhgren Sofia Persson Kjell Sjökvist Håkan Tropp Emma Norrbin Jakob Henriksson Jenny Welander Jenny Anderbjörk Magnus Blom Stefan Hallstedt Cecilia Barne Erik Skoglund v. 24 v. 25 v. 26 v. 27 v. 28 v. 29 v. 30 v. 31 v. 32 v. 33 v. 34 v M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S M TI O TO F L S Juni Juli Augusti Semester Preliminär semester