1 Mötet öppnas Ordförande hälsade välkomna och förklarade mötet öppnat.

Transkript

1 PROTOKOLL (4) Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Pr_styr_ doc Protokoll fört vid möte med styrgruppen för KursInfo Datum: Tid: Plats: Adobe Connect Syfte: Möte med styrgruppen för KursInfo Närvarande Styrgruppen Ulrika Bernlo Högskolan i Borås Ordf. Emma Norrbin Malmö högskola Ers. Jan Winkle Björn Ljunggren Leijonbielke Blekinge tekniska högskola Stefan Hallstedt Högskolan i Halmstad Ers. Brita Lundh Gerd Engström Högskolan i Jönköping Kassie Sundin Högskolan i Skövde Övriga närvarande Högskolan i Skövde Sekreterare Jenny Anderbjörk Högskolan i Borås Ordf förvaltningsgr. Frånvarande Marie Brorsson Linnéuniversitetet 1 Mötet öppnas Ordförande hälsade välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med tillägg av en övrig punkt. 3 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll godkändes och lades till handlingarna. 4 Lägesrapporter a. Förvaltningsgruppens möte Jenny Anderbjörk redogjorde för förvaltningsgruppens möte i Växjö den 31/3-1/4. I huvudsak handlade mötet om hur förvaltningsgruppen ska arbeta i förvaltningen av nya KursInfo, tidplan och upplägg av möten och leveranser samt prioriteringar av önskemål. b. Gränssnittsprojektet - Vad har projektet levererat Projektet har levererat ett installationspaket med tillhörande instruktioner samt en lista över återstående arbete och kända buggar vid leveransen , se bilaga 1. c. Testprojektet Testprojektet för att testa nya KursInfo 1.0 RC1 har pågått sedan den Projektet är bemannat med Johani Karonen samt Bo Gustafsson, båda från Högskolan i Skövde. Arbetet har inriktat sig på att genomföra systematiska utforskande tester samt körning av redan skrivna testfall i de fall detta har funnits. P.g.a. den begränsade tiden för projektet har testprojektet valt att inte lägga tid på att skriva fler testfall. Under april månad hittades och åtgärdades ett antal buggar av både mindre och allvarligare karaktär, men under de senaste veckorna har inga s.k. showstopers (fel som gör att systemet blir oanvändbart eller att funktioiner inte går att köra) hittats och antalet funna buggar har minskat till någon enstaka per vecka. Testarna har inte hunnit med att genomföra några regressionstester för att säkerställa att systemdelar som inte direkt har berörts av rättade fel inte har fått nya buggar p.g.a. gjorda buggrättningar.

2 PROTOKOLL (4) Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Pr_styr_ doc Testprojektet fortsätter sitt arbete med att testa fram till då projektet avslutas. Projektet kommer då att lämna en rapport, men kommer självklart inte att kunna lämna några garantier att det då inte kommer att finnas några buggar kvar i systemet. Det arbete med implementering som har gjorts och görs på lärosätena har också under testperioden hittat och rapporterat in buggar som har verifierats och åtgärdats, men på lärosätena känner man i stort ingen oro för att det skall uppstå några större problem när man går över till skarp drift av systemet. d. Leverans av KursInfo 1.0 RC1-Rcx Efter att projektet levererat KursInfo 1.0 RC1 har ett uppdateringspaket (RC2) levererats med ett antal buggrättningar. Skulle det, före leverans av en skarp version 1.0 i juni, uppstå fler buggar som anses vara showstoppers kommer en ytterligare RC-uppdatering att skickas ut. e. Gamla KursInfo och XML-leveransen Ingen leverans av gamla KursInfo eller XML-leveransen har gjorts sedan föregående möte. Informationen och hanteringen av genomförda och kommande förändringar av XML:en fungerar mycket dåligt från UHR:s sida. Det finns en aviserad förändring gällande hantering av datum för sen anmälan som ska driftsättas och kräver åtgärd i vår XMLleverans. Informationen kring denna som ligger på UHR:s webbplats är felaktig och ny information ska komma framöver. Det är inte acceptabelt att inte få korrekt information i god tid inför dessa förändringar. Det borde finnas en årsplan för kommande förändringar som vi kan få ta del av så att vi kan planera för detta arbete i god tid. Ulrika Bernlo gör en skrivelse till UHR från KursInfo-samarbetet och tar upp problematiken. f. Bemanningsläget Sofia Persson lämnade sin tjänst på Högskolan i Skövde den En rekryteringsprocess startades upp redan i mars, men avbröts i april p.g.a. för få sökande med de kvalifikationer som vi efterfrågade. I samband med att beslut om en ny heltids testtjänst för KursInfo togs vid senaste styrgruppsmötet har en ny rekryteringsprocess startats för båda dessa tjänster. Sista ansökningsdag för dessa är Detta innebär att Högskolan i Skövde sedan Sofia slutade endast har möjlighet att leverera 200 % utvecklingsresurs istället för 300 %. För testfunktionen finns f.n. Johani Karonen på 50 %, som dock är uppbunden till testprojektet tillsammans med Bo Gustavsson på 50 % fram till den Fr.o.m finns Johani för test i KursInfo på 50 % och en förhoppning finns att vi ska kunna få tillgång även till Bo på timmar för att stärka upp testen fram tills en nyanställning är klar. Håkan kommer att diskutera detta med Kassie Sundin. 5 Förvaltning a) Införandeprojekt för nya KursInfo BTH: Inför nya KursInfo i vecka 25. Arbete med införande och inställningar/anpassningar pågår. HJ: Inför nya KursInfo i vecka 37. Driver införandeprojekt för inställningar av behörigheter, roller och andra anpassningar i systemet. Bygger även en ny PDF-generering. Upplever att det fungerar bra. Mah: Inför nya KursInfo vecka 23. Arbete med införandet pågår och man känner ingen oro för övergången. HB: Inför i vecka 40. Arbete med en referensgrupp för att börja göra inställningar påbörjas idag. HS: Inför i vecka 34. Har kommit igång med inställningar och administratörer är inne i systemet. HH: Inför någon gång i november. Känner ingen panik i nuläget. LNU: Inför i vecka 21.

3 PROTOKOLL (4) Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Pr_styr_ doc b. Hantering av vakansen av en systemutvecklare fr.o.m Styrgruppen beslöt att inte göra någon korrigering av den beslutade årsavgiften med anledning av att systemutvecklingsresurserna inte uppgår till 300 % under hela Viss ökad kostnad kommer att finnas för ökade testresurser, vilket delvis kan kompenseras med dessa pengar. Ev. överskott följer med och blir buffert för kommande år. c. Fortsatt förvaltningsarbetemed nya KursInfo - Tidplan och arbetsmodell Vid förvaltningsgruppens möte i Växjö beslutade förvaltningsgruppen att arbeta enligt en agil metod eller en variant av SCRUM. Detta innebär att utveckling kommer att ske i s.k. sprintar på 3 veckor där tidplanen för leveranser är överordnat innehåll. Leverans av uppdateringar ska ske var 13:e vecka (d.v.s. 4 sprintar om 3 veckor i varje leverans). Alla inkomna önskemål prioriteras och bearbetas av förvaltningsgruppen (i en s.k. Backlog) och bryts sedan ner och planeras in i prioritetsordning i de kommande sprintarna (i s.k. Work Items). Inom varje sprint ska det finnas resurser för att hantera krav, utveckling och test så att varje sprint kan lösa önskemålet och producera färdig körbar kod som är möjlig att leverera. Med detta arbetssätt och tidsplanering kommer uppdateringar att släppas vecka 8, 21, 34 och 47 varje år. (se bilaga 2). - Systemförvaltningsplan 2014 Ett förslag till systemförvaltningsplan för 2014 (bilaga 3) är tidigare utskickat och därefter bearbetat av förvaltningsgruppen. En konsekvens av justerad mötesordning för förvaltningsgruppen innebär att en justering av punkt 8 Möten och uppföljning behöver justeras. Styrgruppen tyckte att systemförvaltningsplanen ser bra ut och beslutade att styrgruppen får en vecka på sig att lämna in ytterligare synpunkter. Inkommer inga synpunkter senast fastställs systemförvaltningsplanen. Bilaga 10 Arbetsmodell kommer att fastställas av förvaltningsgruppen vid kommande förvaltningsgruppsmöte. - Omfattning av förvaltningsgruppens arbetsinsats samt förhållande av detta till ordförandeskapet i förvaltningsgruppen. Ett förtydligande kring denna fråga har efterfrågats. Styrgruppen beslöt att arbetsinsatsen i samarbetet för resp. medlem i förvaltningsgruppen ska uppgå till 15 % av heltid (ca 6 timmar/vecka) exkl. lokalt arbete med KursInfo. För den förvaltningsgruppsmedlem som är ordförande i förvaltningsgruppen gäller att det tillkommer ytterligare 15 % (d.v.s. totalt 30 % av heltid) under den period som man innehar ordförandeskapet. Frågan kring hur restid till och från möten med förvaltningsgruppen ska räknas in i tiden för samarbetet diskuterades också. Denna fråga tas upp igen vid nästa styrgruppsmöte. - Tidrapportering av förvaltningsgruppens arbete i samarbetet Frågan angående tidsredovisning har tagits upp för diskussion. Syftet med redovisningen är att få en bild över fördelningen av arbetsinsatserna i ett rättviseperspektiv samt vara underlag för resp. lärosäte i sin planering av resurser för detta arbete. Detta kan visa att enskilda lärosäten lägger såväl för lite som för mycket tid på KursInfo-samarbetet och att någon form av åtgärd för detta behöver göras. Gerd Engström menar att det är självklart att tid som görs inom ramen för ett projekt eller samarbete ska tidsredovisas. En intern diskussion mellan förvaltningsgruppsmedlemmen och styrgruppsmedlemmen på varje lärosäte görs och frågan tas upp vid nästa styrgruppsmöte. d. Datum för upphörande av support gällande nuvarande KursInfo och XML-leverans Styrgruppen beslöt att support och uppdatering av nuvarande KursInfo och dess XMLleverans upphör när samtliga lärosäten har gått över till det nya gränssnittet, dock senast

4 PROTOKOLL (4) Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Pr_styr_ doc 6 Övriga frågor Styrgruppen beslöt att utse Anna Sandberg-Telléus, Högskolan i Borås till ny ersättare för Jenny Anderbjörk i förvaltningsgruppen. Ett initiativ till ett nationellt nätverk med tema utbildningsdatabaser har tagits. Det finns många frågor kring utbildningsdatabaser som kan vara bra att diskutera och byta erfarenheter kring, inte minst inför de kommande stora förändringarna med Ladok 3. Det är önskvärt att alla i förvaltningsgruppen ansluter sig till nätverket för att bevaka och delta i de frågor som kommer upp där. 7 Nästa möte Nästa möte beslutades till kl via Adobe Connect. 8 Mötet avslutas Ordföranden tackade för dagens möte och förklarade det avslutat. Vid protokollet: Justeras:, sekreterare Ulrika Bernlo, ordförande

5 Leveransinformation för KursInfo 1.0 RC Leveransens innehåll Denna leverans av KursInfo innehåller all den funktionalitet som beslutats att version 1.0 ska innehålla. Leveransen innehåller följande: Lathund för installation. Script för att konvertera befintlig databas. Förändringsdokumentation över databasen och de förändringar konverteringen medför. Script för att generera en tom databas som kan fungera som en mall att jämföra med. KursInfo webbapplikation. Exempel och dokumentation till DirService. XML-leverans (tidigare kallad NyA-leveransen). Leveransinformation (detta dokument). De vid leveransen kända brister som systemet har redovisas i bilaga 1. Återstående arbete Då tillräckliga testresurser har saknats i projektet har testning inte kunnat genomföras i den utsträckning som hade varit önskvärd. Därför benämns denna version för RC1 (Release Candidate 1). Styrgruppen har på rekommendation av projektgruppen beslutat att en leverans av det nya gränssnittet ska göras , trots att det fortfarande kvarstår en del testarbete. Styrgruppen har även beslutat att tillsätta ett testprojekt som kommer att få i uppgift att genomföra det resterande testarbetet samt rapportera och hantera de eventuella fel som uppkommer. Först när testprojektet är genomfört och av styrgruppen godkänt, kommer KursInfo att levereras som en skarp release. Därefter kan versioner med ny funktionalitet levereras. Tidigare lokala anpassningar Den levererade versionen av KursInfo innehåller den funktionalitet som nuvarande standardinstallation av KursInfo har med undantag av de förändringar som projektgruppen har beslutat under projektets gång. Det innebär att funktionalitet som enskilt lärosäte har byggt till, om eller bort inte finns med eller kan hanteras i den här leveransen. I det nya systemet kommer inte förändringar i källkoden att vara möjliga att göra. Dock finns en mycket stor flexibilitet när det gäller inställningar av t.ex. rubriker, hjälptexter, flikar, grupper och fält för att göra det möjligt att anpassa det efter lokala behov. De önskemål som uppkommer i fråga om ytterligare inställningsmöjligheter i systemet får hanteras i systemets förvaltning och bli önskemål för kommande utveckling. Önskemål till kommande versioner De under projektets gång inkomna önskemål om ny funktionalitet i systemet har dokumenterats och kommer att överlämnas till förvaltningsgruppen.

6 Bilaga 1 Kända brister Kända buggar: Shift-Tab fungerar inte för att tabba tillbaka efter ett autocomplete-fält. Vid återupprepat försök till backning via browserns back-knapp så kan osparade utbildningsobjekt ställa till det. Tabbordning är i vissa fall inte helt logisk. Fokus vid borttagning av multipler behålls inte. i de multipler där det finns en wysiwyg-editor kan användaren i vissa fall behöva klicka i något annat fält än wysiwyg-fältet för att kunna få fokus och kunna skriva däri. Gäller enbart vid tillägg. Direktlänkning in i editorn fungerar inte i Internet Explorer 10 då utbildningsobjektet har en kod som innehåller svenska tecken (ÅÄÖ). Om användaren åtgärdar en varning måste denna trycka på Uppdatera varningar eller Spara innan denne trycker på nästa varningslänk. Det åtgärdade värdet sparas inte annars.

7 Bilaga 2 Tidplan för sprintar och leveranser av uppdateringar veckor / 1 kvartal Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 V9 V10 V11 V12 V13 Planering /Work Items/Demo/Återblick Planering /Work Items/Demo/Återblick Planering /Work Items/Demo/Återblick Planering /Work Items/Demo/Återblick Paketering Leverans Alternativt läge Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 V9 V10 V11 V12 V13 Återblick/Planering/ buggfixar Planering /Work Items/Demo/Återblick Planering /Work Items/Demo/Återblick Planering /Work Items/Demo/Återblick Buggfixar/Paketering Leverans

8 Bilaga 2 Planering kvartal 2-4, 2014 April 2014 Maj 2014 Juni 2014 Juli 2014 Augusti 2015 September 2015 Oktober 2015 November 2015 December 2015 V14 V15 V16 V17 V18 V19 V20 V21 V22 V23 V24 V25 V26 V27 V28 V29 V30 V31 V32 V33 V34 V35 V36 V37 V38 V39 V40 V41 V42 V43 V44 V45 V46 V47 V48 V49 V50 V51 V52 PREL. SEMESTER Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 P/L Sprint 5 Sprint 6 V14-34 Utvecklingsteamet förfogar över all utvecklingstid för buggrättningar, bugguppdateringar samt stöttar tekniskt vid införanden. Testprojektet levererar sitt resultat och buggar rättas så att vi får en skarp V1.0. Förvaltningsgruppen påbörjar sitt arbete med prioriteringar, bygga backlogg samt skriva krav för sprint 1 och 2. Utser kravansvarig till första sprintarna. V35-47 Första paket med 4 sprintar utvecklas och levereras i vecka 47 Förvaltningsruppen fortsätter med uppdatering av backlogg samt kravspecar för de högst prioriterade kraven i backloggen Utser kravansvarig till nästkommande sprintar. V48-52 Andra paket med sprint 5 samt delar av sprint 6 börjar utvecklas. Förvaltningsruppen fortsätter med uppdatering av backlogg samt kravspecar för de högst prioriterade kraven i backloggen Mötestillfällen Förvaltningsgruppen 31/3-1/4 Förvaltningsgruppsmöte (fysiskt), arbetsmodell, tidplan, mm Vecka 24 Förvaltningsgruppsmöte (fysiskt), prioritering av backlog mm Vecka 34 Förvaltningsgruppsmöte (fysiskt), sprintplanering Vecka 47 Förvaltningsgruppsmöte (fysiskt), sprintåterblick och sprintplanering Veckovis Avstämningsmöte & underhåll av backlog (Adobe Connect), 30 min Sprintteam Regelbundna sprintmöten fr.o.m. vecka 35

9 Sprint och release-planering Bilaga Juli 2014 Augusti 2014 September V27 V28 V29 V30 V31 V32 V33 V34 V35 V36 V37 V38 V39 PREL. SEMESTER Sprint 1 Sprint 2 Oktober 2014 November 2014 December 2014 V40 V41 V42 V43 V44 V45 V46 V47 V48 V49 V50 V51 V52 Sprint 3 Sprint 4 Pack & lev. Sprint 1 Sprint Januari 2015 Februari 2015 mars 2015 V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 V9 V10 V11 V12 V3 Sprint 3 Sprint 4 Pack & lev. Sprint 1 Sprint 2 April 2015 Maj 2015 Juni 2015 V14 V15 V16 V17 V18 V19 V20 V21 V22 V23 V24 V25 V26 Sprint 3 Sprint 4 Pack & lev. Sprint 1 Sprint 2 Juli 2015 Augusti 2015 September 2015 V27 V28 V29 V30 V31 V32 V33 V34 V35 V36 V37 V38 V39 PREL. SEMESTER Pack & lev. Sprint 1 Sprint 2 Oktober 2015 November 2015 December 2015 V40 V41 V42 V43 V44 V45 V46 V47 V48 V49 V50 V51 V52 Sprint 3 Sprint 4 Pack & lev. Sprint 1 Sprint 2 Leverans av ny version sker fredagar i vecka 8, 21, 34 & 47.

10 Systemförvaltningsplan 2014 KursInfo Samarbetet kring KursInfo

11 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID Beslut och ikraftträdande Härmed fastställs systemförvaltningsplan för KursInfos gemensamma förvaltning inom KursInfosamarbetet Planen gäller från Borås den Skövde den Ulrika Bernlo Ordförande, styrgruppen Uppdragsledare Borås den Jenny Anderbjörk Ordförande, förvaltningsgruppen Utgåvehistorik Utgåva Datum Kommentar P Systemförvaltningsplanen upprättas Systemförvaltningsplanen fastställs av styrgruppen Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Förvaltningsorganisation för KursInfo (Dnr HS 2010/452-19) 1.0, Arbetsmodell vid förvaltning av KursInfo P1.0,

12 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID Innehåll Beslut och ikraftträdande... 2 Utgåvehistorik... 2 Innehåll Systembeskrivning Syfte Mål och effekter Samverkan med andra system och processer Roller i förvaltningen av KursInfo Systemägare Systemförvaltare Systemutvecklare Testare Styrning och ledning Styrgrupp Förvaltningsgrupp Organisationsschema Aktivitetsplan Leveransplan Aktiviteter Delaktivitet Delaktivitet Delaktivitet Delaktivitet Möten och uppföljning Förslag på fortsatt utveckling Arbetsmodell... 9

13 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN Systembeskrivning KursInfo är ett system för att hantera utbildningsrelaterad information. KursInfo används idag av sju lärosäten som också samarbetar kring vidareutveckling av systemet. Den huvudsakliga utvecklingen görs vid Högskolan i Skövde. I KursInfo hanteras all administration av kurser, kurstillfällen, program, programtillfällen samt kurspaket med tillhörande kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor. Kurser som erbjuds, kommer att erbjudas, eller har erbjudits vid lärosätet finns i systemet. Ett kurs- och programtillfälle avser ett visst antagnings- och/eller registreringstillfälle för en tidsangiven period för en kurs. 2. Syfte Systemets syfte är att förse samarbetets lärosäten med administrativs stöd för att hantera utbildningsrelaterad information före, under och efter att utbildningstillfället sker/har skett. Systemet ska utvecklas så att de lärosäten som är medlemmar i samarbetet får så stor nytta som möjligt av systemet med beaktande av tillgängliga resurser och de direktiv som styrgruppen ger. 3. Mål KursInfo-samarbetet har som mål 2014 att Lyfta produkten från Release Candidate till en skarp version Alla lärosäten ska ha implementerat nya KursInfo Börja arbeta med förvaltning enligt överenskommen arbetsmodell 4. Samverkan med andra system och processer KursInfo samverkar med andra system både på ett lokalt och nationellt plan. På varje lärosäte förser KursInfo andra kringsystem med information. Exempel på detta är t.ex. utbildningssidor och generering av kurs- och utbildningsplaner. Dessa kringsystem ingår dock inte i samarbetet kring KursInfo. På det nationella planet förser KursInfo UHR och andra intressenter (SUSA-navet) med utbildningsinformation via en XML-generering enligt EMIL-standarden. Dessa uppgifter hämtas sedan till NyA, Antagning.se, m.fl. 5. Roller i förvaltningen av KursInfo 5.1 Systemägare Varje lärosäte har en systemägaren för sin lokala installation av KursInfo. Systemägarens ansvar regleras av lokala beslut kring systemförvaltning av KursInfo på det egna lärosätet. Systemägaren eller den denne utser ingår i samarbetets styrgrupp.

14 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID 5.2 Systemförvaltare Varje lärosäte har en systemförvaltare för sin lokala installation av KursInfo. Systemförvaltarens ansvar regleras av lokala beslut kring systemförvaltningen av KursInfo på det egna lärosätet. Systemförvaltarens ansvar gentemot samarbetet är: att ingå i samarbetets förvaltningsgrupp, att rapportera fel i det gemensamma systemet till samarbetets support-funktion, att ge support till användarna inom det egna lärosätet, att ta emot lokala förbättringsförslag och önskemål gällande KursInfo, att bevaka interna och externa tekniska förändringar som påverkar KursInfo, dess tjänster och verksamhetsprocesser och informera förvaltningsgruppen så att utvecklingsprojekt kan initieras, att delta i arbetet med att skriva krav för och prioritera nya funktioner samt medverka i arbetet med att realisera dessa att testa och godkänna leveranser av nya funktioner och versioner, att inrätta och ansvara för en referensgrupp av användare på det egna lärosätet, att utbilda användare vid det egna lärosätet. Resursbehov i samarbetet 2014: se förvaltningsgrupp nedan. 5.3 Systemutvecklare Utvecklar systemet utifrån styrgruppens direktiv och förvaltningsgruppens beställningar. Resursbehov 2014: 300 % 5.4 Testare Inom samarbetet ska det finnas en testorganisation enligt beslutad teststrategi för testarbete. Testarnas uppgift är att utföra test på nyutveckling och revidering i systemet. Resursbehov 2014: 150 % 6. Styrning och ledning För ingående beskrivning av KursInfos förvaltningsorganisation, se beslutad förvaltningsorganisation för KursInfo, bilaga Styrgrupp Styrgruppen består av lärosätenas systemägare eller den denne utser att företräda lärosätet. Styrgruppens uppgift är att ta övergripande beslut i ekonomiska frågor, förvaltning samt större justeringar eller utvecklingsprojekt i KursInfo. Styrgruppen leds av en ordförande som utses inom gruppen för ett år åt gången och ska skifta mellan lärosätena. Styrgruppen beslutar om den årliga systemförvaltningsplanen och fördelning av kostnader mellan lärosätena. Förvaltningsgruppen rapporterar till styrgruppen om status på beslutade justeringar och utvecklingsåtgärder. Förvaltningsgruppens ordförande samt uppdragsledaren är föredragande i styrgruppen. Gruppen sammanträder normalt 2 gånger per termin (oftare vid behov).

15 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID Beräknad tidsåtgång 2014: ca 72 timmar 6.2 Förvaltningsgrupp Förvaltningsgruppen arbetar operativt med att utveckla KursInfo i enlighet med syfte och mål för KursInfo samt enligt de direktiv som styrgruppen ger. Förvaltningsgruppen består av en systemförvaltare från varje lärosäte samt uppdragsledaren och ledas av en ordförande som utses av styrgruppen för ett år åt gången. Ordförandeskapet ska följa samma lärosäte som ordförandeskapet i styrgruppen. Till gruppen kan efter behov utvecklings- och/eller testkompetenser adjungeras in att delta i gruppens arbete. Gruppen arbetar med att: identifiera, sammanställa och prioritera ändringar och utvecklingsbehov för styrgruppen verkställa de beslutade aktiviteterna i systemförvaltningsplanen tillsammans med berörda användare ta fram detaljerade kravspecifikationer till systemutvecklarna för ändringar i funktioner och utveckling av nya funktioner utifrån beslutad systemförvaltningsplan Gruppen träffas normalt en och en halv timma varje vecka för avstämning, diskussion och beslut om utvecklingsfrågor samt ca 8 timmar var 6:e 7:e vecka. Därutöver arbetar förvaltningsgruppens medlemmar med förvaltningsuppgifter. Beräknad tidsåtgång 2014: 15 % av heltid per lärosäte (exkl. det lokala arbetet på lärosätet) 6.3 Organisationsschema Styrgrupp Uppdragsledare/ samordnare Förvaltningsgrupp Lokala referensgrupper Utvecklingsteam inkl. testare 7. Aktivitetsplan 2014 Fram till ska utveckling och leverans av det nya gränssnittet ske. Efter leveransen av version 1.0 RC1 kommer införande och förvaltning av systemet enligt inkomna önskemål att ta vid. Dock kommer ingen nyutveckling av funktionalitet att ske före vecka 35 för att ge utvecklingsteamet utrymme till att ta hand om buggar från testprojektet och ev. problem som uppstår i samband med införande av systemet vid lärosätena samt vara behjälpliga i denna process.

16 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID Utvecklingsteamet behöver även viss tid för att genomföra refaktorisering 1 av utvecklad kod samt tid att införa nytt utvecklingsstöd (Team Foundation Server 2013) med tillhörande processtöd. Förvaltningsgruppen kommer att påbörja arbetet med att besluta kring arbetsmodell och prioritering av inkomna önskemål för kommande versioner. 7.1 Leveransplan Under kvartal 1-3 släpps inga nya versioner av KursInfo utan endast uppdateringar med buggfixar. I vecka 35 påbörjas arbetet med det första sprintpaketet om fyra sprintar. Första versionsuppdatering av KursInfo planeras att komma i vecka 47 och därefter kommer versionssläpp att ske kvartalsvis fredag vecka 8, 21, 34 samt 47 årligen. 7.2 Aktiviteter Delaktivitet 1 Aktivitet: Testprojekt för test av KursInfo 1.0 RC Effektmål: Lokalisera och åtgärda huvuddelen av kvarvarande buggar i version 1.0 RC Tidsåtgång: 2 månader Mål: Klart Delaktivitet 2 Aktivitet: Ta fram och besluta om en ny arbetsmodell för förvaltning av KursInfo. Effektmål: Få en effektiv och fungerande förvaltning 2 av KursInfo med fokus på verksamhetsnytta med en lika och rimlig arbetsinsats från alla medlemmar i samarbetet. Tidsåtgång: 10 veckor Mål: Beslut taget senast vecka Delaktivitet 3 Aktivitet: Införa nya KursInfo på samtliga lärosäten inom samarbetet. Effektmål: Fasa ut det gamla KursInfo och endast ha en version av systemet att förvalta. Tidsåtgång: 9 månader Mål: Infört på alla lärosäten senast Refaktorisering eller omstrukturering av kod (engelska: refactoring) är en teknik för att stegvis förbättra kvaliteten på programkod. Syftet är att möblera om koden för att få den enklare och därmed mer lättläst, lättare att underhålla och lättare att vidareutveckla. En viktig detalj med omstruktureringen är att funktionaliteten utåt sett ska vara identisk efteråt, det vill säga beteendet på koden ska inte ha ändrats. (Källa: Wikipedia) 2 Förvaltning är fasen där systemet är i drift och där pågående småjusteringar och småförbättringar genomförs med hjälp av återkoppling från verksamheten eller ändrade förutsättningar i de processer som systemet stödjer. Förändringar i systemet resulterar i systemuppdateringar. Här kan även beslut om avveckling av systemet tas.

17 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID Delaktivitet 4 Aktivitet Sprint 2014:1-4 Effektmål: Utveckla funktionalitet i produkten för att bättre stödja medlemmarnas behov. Tidsåtgång: 13 veckor Mål: Leverans vecka Delaktivitet 5 Aktivitet: Sprint 2014:5-6. Effektmål: Utveckla funktionalitet i produkten för att bättre stödja medlemmarnas behov. Tidsåtgång: 6 veckor Mål: Sprint 2014:6 klar vecka 1, Möten och uppföljning Möte Frekvens Sammankallande Deltagare Kommentarer Styrgruppsmöten 4 ggr/år Styrgruppens ordförande Styrgrupp, förvaltningsgruppens ordförande samt uppdragsledare Årlig revidering av systemförvaltnings-planen, årskostnader samt revidering av aktiviteter och beslut om nya aktiviteter. Avstämningsmöte 1 gång/vecka (30 min) Förvaltningsgruppens ordförande Förvaltningsgrupp, uppdragsledare, utvecklingsteam samt testare. Veckovis avstämningsmöte för att lämna information, dela ut arbetsuppgifter samt följa upp arbetet. Förvaltningsgruppsmöten 1 gång/vecka (1 tim) samt 1 gång var 6:e 7:e vecka (lunch till lunch) Förvaltningsgruppens ordförande Förvaltningsgrupp och uppdragsledare. Övriga kan adjungeras vid behov. Följa upp sprintarbetet. Behandla inkomna önskemål om förändringar, prioriteringar, besluta kring kravspecifikationer, diskutera problem och lösningar, etc. Sprint-möte Regelbundet Uppdragsledaren Sprintteamet Avstämning av arbetet och planering av kommande vecka. Första dagen i varje sprint Sprintplaneringsmöte Förvaltningsgruppens ordförande Förvaltningsgruppens ordförande och Sprintteamet Planering av sprint.

18 SYSTEMFÖRVALTNINGSPLAN (14) Revideringsdatum Utfärdat av Dokument ID 9. Förslag på fortsatt utveckling Önskemål för vidare utveckling tas in och prioriteras löpande av förvaltningsgruppen. 10. Arbetsmodell Enligt bilaga 2.