Uppföljning, prioritering och genomförande av förslag inom Bredbandsforum

Transkript

1 Datum: Uppföljning, prioritering och genomförande av förslag inom Bredbandsforum Förslag till ny process Målsättningen med detta förslag till process för uppföljning, prioritering och genomförande av förslag inom Bredbandsforum är att: Öka transparensen i uppföljningen av arbetsgruppernas förslag Öka styrgruppens involvering i prioritering och genomförande av arbetsgruppernas förslag Öka möjligheten till att aktivt bidra till förslagens, rekommendationernas och aktiviteternas genomförande Förslaget till ny process består av tre huvuddelar: 1. Möjlighet för styrgruppen att årligen prioritera mellan tidigare lagda förslag samt lyfta och diskutera nya, mer prioriterade, åtgärder. 2. Tydlig rollfördelning mellan Bredbandsforums kansli och Styrgruppen. 3. Indelning i förslag, rekommendationer och ad hoc- aktiviteter. 1. Årlig diskussion inom styrgruppen Det bör vara styrgruppens uppgift att säkerställa att förslagen, rekommendationerna och aktiviteterna som föreslås av Bredbandsforums arbetsgrupper följs upp, prioriteras och genomförs. Kansliet föreslår därför att en årlig genomgång i styrgruppen införs för att diskutera status i lagda förslag, behov av ytterligare insatser och beslut om prioritering mellan kommande åtgärder. Processen att prioritera, föreslå åtgärd och genomföra åtgärder tar tid och resurser varför kansliet föreslår att processen centreras kring ett styrgruppsmöte, förslagsvis i oktober, då historiskt sett färre arbetsgrupper tillsatts och slutredovisats. Bredbandsforum, Box 5398, Stockholm. Telefon: Webbplats: E-post: kontakt@bredbandsforum.se

2 2. Rollfördelning Bredbandsforums kansli Håller en löpande uppföljning av förslag, rekommendationer och aktiviteter som lämnats av Bredbandsforums arbetsgrupper och presenterar en enkel översikt av dessa på Bredbandsforums styrgruppsmöten. Kompletterar vid behov översikten med relevanta förslag och aktiviteter från andra parter än Bredbandsforums arbetsgrupper. Bredbandsforums kansli sammanställer årligen ett detaljerat material som underlag för diskussion inom Bredbandsforums styrgrupp. I det detaljerade materialet ingår att beskriva vilka resurser som finns tillgängliga och vilka förslag, rekommendationer, och aktiviteter som är lågt hängande frukter, d.v.s. möjliga att genomföra med liten insats. Bredbandsforums Styrgrupp Gör årligen, utifrån underlag framtaget av kansliet, en större genomgång av lagda förslag, rekommendationer och ad hoc- aktiviteter. I detta ingår att: o göra en prioritering av förslagen, rekommendationerna och aktiviteterna. o ta fram idéer på nästa steg, hur aktivera förslagen o besluta om vilka åtgärder som bör genomföras och vilken organisation som ansvarar för genomförandet (kansliet eller medlem i styrgruppen) 3. Indelning i förslag, rekommendationer och ad hoc aktiviteter I Bredbandsforums kommande arbetsgrupper ska en tydligare skillnad göras mellan förslag och rekommendationer. Förslag är konkreta åtgärder eller insatser som har en (eller flera) mottagare som åtar sig att ansvara för förslagets genomförande. Rekommendationer är åtgärder som saknar utsedd mottagare alternativt mindre konkreta förslag eller områden som bör bevakas i det fortsatta arbetet. Ad hoc-aktiviteter är mindre insatser, t ex ett seminarium, en workshop eller en mindre studie som genomförs av kansliet mellan eller parallellt med pågående arbetsgrupper. Förslag eller idéer på ad hoc- aktiviteter uppkommer även utanför Bredbandsforums arbetsgrupper, men kan vara lika relevanta för forumets verksamhet, och bör därför övervägas även i kansliets uppföljning av förslag lagda inom forumet. Bredbandsforum 2/6

3 Årscykel för förslagshantering Bredbandsforum 3/6

4 Bakgrund om förslag i Bredbandsforums arbetsgrupper och kansliets uppföljning Arbetsgruppernas förslag Bredbandsforums arbetsgrupper är en central del i forumets verksamhet. Arbetsgrupperna fokuserar på specifika ämnesområden och diskussionerna i gruppen, utifrån deltagarnas olika perspektiv, bidrar till ökad samsyn om nuläge, utmaningar och möjliga lösningar. Ett viktigt resultat från arbetsgrupperna är de förslag till fortsatt arbete som lämnas vid slutredovisning till styrgruppen. Syftet med förslagen är att sätta fokus på områden där det behövs fortsatt arbete och ambitionen är att gå från ord till handling och att ge förslag till konkreta åtgärder som kan genomföras. Tidigare förslagsuppföljningsprocess Syftet med kansliets tidigare förslagsuppföljning har varit att synliggöra utvecklingen för förslagen, diskutera dessa i styrgruppen och uppmärksamma områden där det behövs ytterligare insatser. Inför Bredbandsforums styrgruppsmöten har kansliet sammanställt status och utvecklingen för förslagen baserat på underlag från styrgruppens medlemmar samt kansliets omvärldsbevakning (senaste uppföljningen redovisades i oktober 2016). I sammanställningen har status redovisats i kategorierna genomförda (grön), pågående (gul) och ännu ej påbörjade (röd). I förslagsuppföljningen i mars 2015 infördes en indelning av förslagen i inom sju områden: Regioner och kommuner ansvar, planering och samordning Markåtkomst och statens roll tillträde till mark och användning av befintlig infrastruktur Robusta nät - standardisering och dokumentation m.m. Byanät, stöd och strategi utmaningar för bredband i hela landet Mobilt bredband i hela landet Digitalisering, nytta och efterfrågan på bredband Syftet med uppföljningen har varit att möjliggöra diskussion om utvecklingen inom aktuella områden samt att synliggöra behov av eventuella ytterligare åtgärder eller särskilda insatser för att ta förslagen framåt. Bredbandsforum 4/6

5 Varför behövs ny förslagsprocess? Den senaste större översynen av arbetsgruppernas förslag genomfördes år Sedan dess har förutsättningarna för förslagen förändrats, bland annat genom regeringens nya bredbandsstrategi från december 2016 samt med Nystartsgruppens förslag till inriktning för bredbandsforums fortsatta arbete. Erfarenheten från bredbandsforums tidigare arbetsgrupper är att konkreta förslag med förankrad mottagare genomförs i högre grad, medan bredare förslag utan tydlig mottagare tenderar att vara svårare genomföra och följa upp på ett tydligt och transparent sätt. Statskontoret pekade också på brister i genomförbarheten och uppföljningen av Bredbandsforums förslag i utvärderingen år Kansliet har genomfört förändringar i förslagsuppföljningen sedan statskontorets utvärdering, bland annat genom att förenkla för styrgruppsmedlemmarna att lämna underlag till statusuppdateringen. Kansliet upplever dock att det fortfarande finns behov av och önskemål om ökad tydlighet och transparens i uppföljningen samt större möjlighet för styrgruppens medlemmar att påverka utvecklingen för arbetsgruppernas förslag. Hantering av tidigare arbetsgruppers förslag Sedan starten 2010 har forumets 14 arbetsgrupper lämnat totalt 69 förslag. Vid den senaste uppföljningen till styrgruppen, i oktober 2016, var 40 förlag genomförda, 22 förslag pågående och sju förslag ännu ej påbörjade. På en övergripande nivå är många förslag genomförda inom områdena byanät och bredband på landsbygd, regional strategi och samordning samt utbyggnad av robusta nät. Pågående och ännu ej påbörjade förslag finns främst inom områdena kommunal strategi och samordning, tillträde till mark och statlig infrastruktur samt digitaliseringens nya krav på tillgång, tillgänglighet och kvalitet i infrastrukturen. Kansliet föreslår att pågående och ännu ej påbörjade förslag från bredbandsforums tidigare arbetsgrupper hanteras på följande sätt. 1. Omhändertas i Nystartsgruppens förslag: Majoriteten av de pågående och ännu ej påbörjade förslagen inkluderas i Nystartsgruppens åtgärdsförslag och rekommendationer. Dessa tidigare förslag överförs, slås ihop eller omformuleras i nystartsgruppens förslag och följs upp enligt processen som beskrivs ovan. En första genomgång och prioritering av Nystartsgruppens förslag görs vid styrgruppsmötet i oktober Bredbandsforum 5/6

6 2. Genomförda efter styrgruppsmötet okt 2016: Två förslag har genomförts i och med regeringens bredbandsstrategi från december Ett förslag har genomförts genom inrättandet av regeringens digitaliseringsråd i mars Avskrivs i och med regeringens digitaliseringsstrategi: Tre förslag inom området digitalisering och e-hälsa, som inte bedömts prioriterade i Nystartsgruppens arbete, avskrivs i avvaktan på aktiviteter till följd av regeringens digitaliseringsstrategi. Bredbandsforum 6/6