Mårten Elfström & Anna Byléhn Verksamhetsutvecklare Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten

Transkript

1 Mårten Elfström & Anna Byléhn Verksamhetsutvecklare Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten

2 17:30 slår i tån i sänggaveln, stor kalabalik utbryter 18:00 Sonen klagar fortfarande på att han har ont i tån Ringer till 1177 och förklarar problemet Värdeskapande tid Total tid på akuten 18:55 tar nummerlapp på akuten 19:05-19:10 triage och upprepning av anamnes 20:17-20:18 Ortoped undersöker tån. Anamnes upprepas 20:40-20:45 Röntgen 26 min 3 h 14 % 22:00-22:10 ortoped tejpar ihop lilltå och ringtå

3 Lean?

4 Traditionellt vs. lean Resurseffektivitet (%) Resurseffektivitet (att fokusera på en enskild resurs) Effektiva öar Maximera resursens värdeadderande tid Det perfekta tillståndet Flödeseffektivitet (att fokusera på en enskild patient) Öken Effektiv ocean Maximera patientens värdemottagande tid Detta är lean? Modig och Åhlström Flödeseffektivitet (%)

5 Värdeflöde Målet är inte att arbeta fortare utan på ett smartare sätt. Processtart Processlut Värde Slöseri Processtart Processlut Samma värde men kortare ledtid

6 Bikupa 1. Har ni exempel inom Landstinget där NI upplever att man arbetar lean? 2. Vad gör de annorlunda? Prata med grannen

7 Leanhuset Ständiga förbättringar Skapa Flöde Få fungerande flöden genom att koppla ihop aktiviteter Kundfokus Prioritering 1. Säkerhet 2. Kvalitet 3. Effektivitet 4. Ekonomi Rätt från mig Reagera direkt vid fel och eliminera orsaken Jämna ut arbetsbelastningen Eliminera slöseri Lita på standarder Synliggöra Ledarskap och Medarbetarskap

8 Exempel från barn- och ungdomskliniken ViN

9 Bakgrund Många remisser som inte fått tid inom 90 dagar hösten 2009 Ledningsgruppen på ledardag i september 2009 med leanintroduktion VEC och MLA tända!! Ledningsgruppen deltar i ledningsgruppsutbildning 2009/2010 Fokusfråga: nybesök på mottagningen Ett av LiÖ s pilotprojekt 2010 Därefter resten av enheterna

10 Förväntningar och riktlinjer från klinikledningen Projektet skall fokusera på Tillgänglighet Hantering av större volymer Förbättrad kvalitet Förbättrad kompetens Arbetsmiljö

11 Nulägesanalyser Kartläggning av patientflöde och mottagningsprocess Väntetider för ny- och återbesök Mätning av volymer Planering och produktion Tidsanalys

12 Nybesöksprocessen 25 aktiviteter 10 väntpunkter Total värdeskapande tid 3h10min Total ledtid d

13 Exempel på problemområden och slöserier som vi hittade vid analys av mottagningsprocessen Allmänt o Oenhetliga remisser o Otydlighet vid remissbedömning o Dubbla eller flerdubbla bokningsunderlag o Ofullständiga uppgifter vid bokning o Telefonnummer saknas, fel adress o Felaktiga kallelser o Fel i bokningsunderlag o Ingen registrering av patienten o Patienten inte förberedd o Ofunktionella arbetsplatser o Många inkommande samtal till mottagningen o Otydliga, långa diktat o Väntetid på journalutskrifter o Journaler, provsvar signeras inte Planering och produktion o Dubbla eller flerdubbla bokningsunderlag o Ojämn fördelning av mottagningstider o Otillräckligt antal bokningsbara tider o Sent avbokade tider används inte o Inga bokningstider p.g.a sen schemaläggning o Fastställt bokningsschema ändras o Ändringar i bokningsschema kommuniceras inte o Inga tillgängliga tider med kort varsel o Kort framförhållning i schemaläggning o Patienten får vänta på läkare,rum, provsvar o Få telefontider till läkare Informationssökning Over servicing Fel Väntetid och ärendehögar Onödiga processer Ansvarsskiften Avbrott och störningar

14 Förbättrad nybesöksprocess Faktisk besöksväntetid för nybesök till läkare i procent v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v10v11v12v13v14v15v16v17v18v19v20v21v22v23v24v25v26v27v28v29v30v31v32v33v34v35v36v37v38v39v40v41v42v43v44v45v46v47v48v49v50v51v % under 30 dgr

15 Tidsanalys för sjuksköterskor Många olika arbetsuppgifter. De stora är provtagning, egen mottagning och telefonkontakt

16 Exempel på problemområden och slöserier som vi hittade vid tidsanalysen o Väntetid pga ofullständiga och osignerade diktat o Systemfel o Fastställda mottagningsschema stämmer inte o Otydliga direktiv gällande remiss för obduktion o Vänta på tolk o Avbrott av frågor o Oplanerad provtagning o Oplanerade kontakter med patienter och Fel anhöriga Informationssökning Onödiga processer Ansvarsskiften Over servicing Avbrott och störningar Väntetid och ärendehögar o Försenade patienter o Patienten uteblir o Hjälpa kollegor (oplanerat) o Diabetespatienter trots att det inte är diabetesdag o Provtagning tar extra lång tid o Avbrott av inkommande telefonsamtal under mottagning o Patienter, läkare och sjuksköterskor ringer fel o Ofullständiga underlag o Patienter som remissbesök utan remiss o Hög belastning

17 1. Förbättringsområde Planering efter behov, TELEFON 2. Definition av problemet/ nuläge som har föranlett Förbättringsbehovet Svårt att komma till tals med någon på barnkliniken Ringer på många ställen? För många telefoner. Oklar tidsåtgång till hantering av telsamtal Rings in på fel telefon. 3. Analys Pågår... Stortantal utgående samtal Inkommande samtal: Ringer på 3 nummer+teleq Mängd svåra anlyserad Tar kring 20% av ssk-arbetstid TeleQ statistik visar att det ær många som inte kommer fram 5. Handlingsplan Schemaöversyn Utöka teleq, System för mina vårdkontakter Kategorisera användningsområden för de olika telefonerna Förslag tilll rutin för: Frekvent analysera behovet av telefontillgång. mhja statistik Omprogrammera teleq 20/9 Avskaffa onödiga nr Under hösten Avbokningstelefon till sekr. Efter processkartläggning/värdeflödesanalys Involverade personer Anna, Elisabet, Maria U, 6. Resultat och effekt vad vi vill uppnå Uppfylla effektmål enl projektplan. Vem? MU,EA AB CA,CS,MU När? V /9 20/9 Effektivisera telefonin. Lättare för de som ringer intern att komma fram. Mindre frågetecken för de som ringer utifrån. Styra recept och bokningar till mina vårdkontakter Ett nummer att ringa för patienter ( Tele Q ) Hur? 7. Uppföljning, slutförda aktiviteter 4. Lösningar Utökad TeleQ. Tonval för att styra samtal, specialistfunktioner, diabetes,allergi.. Telefonssk Minskat antal telefonummer Rutin för frekvent analys av telefonbehovet och därtill hörande resursplanering En intern telefon. Bärbar telefon? Aktiviteter Färdig struktur 5 september Resultat Info till personal 15/9 20/9 programmerar vi om Tele-Q Se även PPP I mobmapp

18 % Telefontillgänglighet Tillgänglighet % =klara av totalt antal samtal Nytt arbetssätt Nytt arbetssätt

19

20

21

22 ...små förbättringar som gör skillnad...

23 Målstyrning och ständiga förbättringar Ett förbättrat arbetssätt med tydlig målfokusering Vi har bättre koll på läget och vi synliggör vad vi gör

24 Kärt barn har många namn

25 Arbetsglädje gubbarna

26 Ledare och följare Foto Bo Orlenius