Rätt tillgänglighet. Slutrapport. - Förändringsarbete vid Psykiatrin i Nynäshamn

Transkript

1 Rätt tillgänglighet Slutrapport - Förändringsarbete vid Psykiatrin i Nynäshamn Teamets medlemmar: Göran Eliasson Telefon: 8-66 mail: goran.eliasson@sll.se Ulla Österberg Telefon: mail: ulla.osterberg@sll.se Gertrud Sjövall Telefon: 8- mail: gertrud.sjovall@sll.se

2 Sammanfattning Vi hade en föreställning om att våra väntetider ibland var långa. Vi beslöt därför att titta närmare på vår tillgänglighet. Det visade sig att till ett bedömningssamtal är väntetiden en vecka, akuta bedömningar görs samma dag. Målet var att inom dagar få tid till behandlare. Väntetiden för ett bedömningssamtal hos läkare är uppemot en månad Under våra mätningar så upptäckte vi även andra problem. Vi fann att antalet patienter som uteblev eller lämnade sent återbud var mycket högt hos alla behandlare utom läkarna. Vi såg också att det var långa väntetider på att få journaler utskrivna. Ett antal förändringsidéer har diskuterats och provats. Bl. a. har en recepttelefon öppnats för att avlasta läkarna en del rutinarbete i samband med att patienter önska förnya recept. Fördelningen av nyanmälda patienter vid enheten har förändrats så att nu endast personer deltar i arbetet i motsats till tidigare då samtliga ca behandlare deltog i en fördelningskonferens. Trots stort motstånd mot tidsödande mätningar i början av projektet har ett antal förändringar gjorts och ett förändringsarbete påbörjats. Områdesbeskrivning Nynäshamn är en kommun med ca. invånare. År fanns i Nynäshamn 3 personer i åldrarna -6 år. Drygt personer var över 6 år. Psykiatriska mottagning i Nynäshamn är indelad i jourteam, allmänpsykiatriskt team, resursteam och Unga Vuxna mottagning. Bemanningen är fördelad på 2 specialistläkare och behandlare bestående av sjuksköterskor, kuratorer, mentalskötare, psykologer och arbetsterapeut. Under registrerades 3892 besök vid psykiatrin i Nynäshamn. Antalet registrerade patienter var 2 stycken. Problembeskrivning

3 Vi hade en föreställning om att vi hade långa väntetider samt att vi inte alltid var tillgängliga på rätt sätt. Vi misstänkte att vi inte alltid använde våra resurser och vår bemanning på bästa sätt. Syfte och mål Målet med vårt förändringsarbete var att alla patienter skulle få en tid inom en vecka för bedömning och tid till en behandlare inom dagar. Efter hand som vi konstaterade att vår tillgänglighet var förhållande vis hög började vi titta på hur tillgängligheten såg ut inom olika delar av mottagningen. Då den grupp som hade sämst tillgänglighet visade sig vara läkarna tittade vi närmare på olika idéer att förbättra tillgängligheten för denna grupp. Mätningar Vi har under hela perioden mätt T3 tiderna hos all behandlingspersonal. Antal bokningsbara tider hos varje behandlare under en 2-veckorsperiod Antal patienter som uteblir eller lämnar återbud till behandlare Faktisk tid för journalskrivning för sekreterarna möjlighet att skriva journaler utan att bli avbrutna Tidsåtgång för varje läkarsekreterare att leta efter journaler åt behandlarna Förändringar Antalet bokningsbara tider varierade mycket mellan olika behandlingsteam. Vi upptäckte också att antalet uteblivna patienter var mycket högt hos alla behandlare utom läkargruppen. Nästan % av patienterna uteblev eller lämnade återbud till sina behandlare under mät perioden. Man har vid mottagningen inte haft som rutin att skicka räkning för uteblivna besök/sena återbud. Förändringen som infördes blev att debitera samtliga uteblivna/sena återbud enligt för SLL gällande regler. Antalet patienter som söker sin läkare för att få recept förnyat är mycket högt För att effektivisera tiden för läkarna, har en speciell recepttelefon öppnats. Telefonen är öppen mellan kl.8: - 9:, övrig tid telefonsvarare som avlyssnas av jourteamets personal morgon och kväll. Journaler plockas fram och receptblanketter förbereds åt läkarna. Vi har förändrat våra fördelningskonferenser bl. a för att frigöra fler bokningsbara tider och därmed öka vår tillgänglighet ytterligare. Utgångsläget var att samtliga behandlare och läkare deltog i fördelningskonferensen. Detta innebar att ca personer deltog i fördelningsarbetet en timma/vecka. En grupp bestående av medicinsk chef, en psykolog, en kurator, en sjuksköterska och en mentalskötare där samtliga team är representerade utsågs att sköta fördelningen av patienter inom enheten. På detta sätt frigörs varje vecka fler bokningsbara tider. Resultat Vi har nått målet gällande T3 tiderna som är mycket bra för vissa grupper. Läkargruppens T3 arbetar vi vidare på. Bättre kontroll över antalet uteblivna besök har uppnåtts under året. Bättre rutiner för att säkra att patienterna får betala vid uteblivet besök har genomförts. Antalet uteblivna besök har därmed minskat och vi registrerar nu fler uteblivna besök än tidigare.

4 Recepttelefonen har efter vissa inkörningsproblem kommit att fungera mycket bra och ger stor avlastning till läkarna. Läkarna har fått mer tid till att träffa patienter i stället för att lägga tid på att söka journaler. T3för denna grupp varierar trots detta väldigt mycket över tid. Förändringen av fördelning av patienter inom enheten frigör varje vecka resurser motsvarande minst patienttimmar vilket ger ca 6- timmar per månad för att träffa patienter. Median Läkare Median Resurs Teamet

5 Median Behandlare Median Unga Vuxna

6 Median Läkare Median Resurs Teamet Median Behandlare

7 Median Unga Vuxna Hur går vi vidare? T3 mätningarna kommer att fortsätta i framtiden. Ytterligare en läkare börjar arbeta vid mottagningen fr. o m juni 6 vilket gör att vi får ny anledning att titta särskilt på T3 för den gruppen. Intresse finns för att titta mer på hur mycket tid som läggs ned på att leta efter journaler och vilka förbättringar som kan göras på det området i väntan på datajournal. Vi fortsätter att förbättra registreringen av uteblivna besök och även återbud. Reflektion Trots stort motstånd mot mätningar som många anser är mycket tidskrävande har vi tagit till oss Genombrottsmetoden. Vi kan nu se fler områden som vi vill titta närmare på i framtiden i mån av tid och kraft.