Effektivare administration i Region Skåne

Transkript

1 6 maj 2014 Ansvarig: Johan Cosmo Effektivare administration i Region Skåne SLUTRAPPORT 1

2 1 Projektarbete... sid Bakgrund 1.2 Frågeställning 1.3 Metod 1.4 Projektgrupp 2 Resultat av analysen... sid Minska dubbeldokumentation 2.2 Arbetsuppgifter som sekreterare kan ta över från vårdpersonal 2.3 Administrativa arbetsuppgifter som vi kan sluta göra/förenkla 3 Sammanfattning sid 7 4 Referenser 2

3 1 Projektarbete 1.1 BAKGRUND Inom sjukvården har utvecklingen medfört att vårdpersonalen idag ägnar en allt större del av sin arbetstid till administration vilken medför att de lägger mindre av sin tid på att utföra det de är utbildade för. Många nya administrativa uppgifter har införts med ambitionen att öka patientsäkerheten och verksamhetsuppföljningen, men medarbetare i vården påtalar att detta har lett till det omvända. Många påtalar också att vi ibland arbetar ineffektivt med våra administrativa uppgifter. Flera vårdgivare inför IT-automatiserad journalskrivning, vilket medför att medicinska sekreterare behöver lägga mindre tid på journalarbete och kan ta över andra administrativa arbetsuppgifter. Regiondirektör Jonas Rastad gav undertecknad i uppdrag att starta detta projekt och att den 6 maj 2014 ge svar på nedan frågor. 1.2 FRÅGESTÄLLNING Presentera förslag på åtgärder som kan hjälpa till att lösa följande; Ge förslag på hur vi kan minska dubbeldokumentationen i våra journalsystem. Ge förslag på arbetsuppgifter som medicinska sekreterare kan ta över från vårdpersonal med bevarad eller förbättrad kvalité. Ge förslag på administrativa arbetsuppgifter som vi kan sluta göra utan att försämra kvalité eller patientsäkerhet. 1.3 METOD En regionövergripande tvärprofessionell projektgrupp bildas. Det finns mycket skrivet kring effektiv administration och en del av våra slutsatser baseras på vad andra har kommit fram till. (ref 5-8) På sjukhuset i Kristianstad har man med hjälp av Utvecklingscentrum i Region Skåne genomfört ett program Effektivare vårdadministration sedan hösten 2013 med slutrapport april 2014 (Ref 1). Projektgruppen har följt detta arbete. Vi förde en diskussion med Carina Zetterberg på Socialstyrelsen om vi kan lätta på signeringskraven.(ref 2) 3

4 Vi ställde två frågor till alla verksamhetschefer i Region Skåne, se brev (Ref 3) och fick in svar från 60 st. (Ref 4). Frågorna var; 1. Vilka är de tre bästa åtgärderna ni i er verksamhet har genomfört för att lösa våra tre frågeställningar? 2. Vilka ser ni som de tre största administrativa tidstjuvarna för vårdutbildad personal inom er verksamhet? Våren 2014 startas en Förenklingskommission i Region Skåne. Vi har haft dialog med denna kommission och tagit del av deras arbete. Vi har deltagit på ett regionalt samverkansmöte och förbundet Vision har besvarat de tre frågeställningarna. Vi ingår som ett delprojet i det stora Regionala projektet kring Verksamhetsnära servicetjänster under ledning av Karin Christensson. 1.4 PROJEKTGRUPP Kryh Johan Cosmo (förvaltningsstabschef) Birgitta Nehlin (administrativ enhetschef) RS SUS Kaarina Ivakko (affärsutvecklare) Magnus Eneroth (verksamhetschef) Anette Johansson (medicinsk sekreterare) Sund Fredrik Lindahl (verksamhetsutvecklare) 4

5 2 Resultat av analysen 2.1 MINSKA DUBBELDOKUMENTATION Det sker en omfattande dubbeldokumentation inom hälso- och sjukvård i Region Skåne. På Centralsjukhuset i Kristianstad gjordes 2011 en rapport (ref 5) som bekräftar detta samt ger förslag på åtgärder för att minska dubbeldokumentationen. Flera verksamhetschefer i Skåne har också visat på förändringar som man har genomfört för att minska dubbeldokumentationen (ref 4). Vårt förslag är att Region Skåne gör följande 2014; Förvaltningschefer; Ger alla chefer ett uppdrag att se till att dubbeldokumentation minskar inom sina respektive verksamheter/enheter till ex genom att införa tydliga dokumentationsriktlinjer, att all personal som dokumenterar i journaler utbildas och att avvikelser följs upp. Inför att omvårdnads- och medicinskepikris förs samman till en anteckning. Inför att det som beslutas vid tvärprofessionella ronder dokumenteras av endast en i teamet och inte som nu av många. Gärna att sekreterare är med vid rond och dokumenterar allt som beslutas. Regiondirektören ger uppdrag till regionala arbetsgrupper som får i uppgift att; Inför en IT baserad modul för konsultremisser i Melior/PMO. Förbättra befintlig patientöversikt i Melior, där viktig administrativ- och medicinsk information skall dokumenteras, så att detta inte behöver repeteras i varje anteckning. Påskynda arbetet med att skapa en gemensam journal för all hälso-och sjukvård i Region Skåne. 2.2 ARBETSUPPGIFTER SOM SEKRETERARE KAN TA ÖVER FRÅN VÅRDPERSONAL På de ställen där administrationen fungerar bäst har man infört teamsekreterare där en eller fler sekreterare servar ett team eller en avdelning. De har då fått en personkännedom och gör ett bättre arbete. Förbättringsarbetet som utfördes i Kristianstad, med hjälp av Utvecklingscentrum i Region Skåne, har lyckats bra med att genomföra förflyttningar av arbetsuppgifter. (ref 1) Några förflyttningar av arbetsuppgifter till sekreterare som vi anser bör genomföras; Schemaläggningen av alla personalkategorier. Bokning av patienter till operationer och mottagningar. DRG/KVÅ kodning och registrering åt alla personalkategorier. Beställning av patienttransporter, telefonkontakt med , mm. 5

6 Registrera i olika IT system så som HR-fönster, Kvalitetsregister, Orbit 5, Med control/avic, mm Utskrift av diktat från andra personalkategorier än läkare. Identifiera vårdplatser till patienter som skall läggas in från akutmottagningar. Säkerställa att allt är klart inför och efter besök/operation vad gäller remisser, undersökningar, tolk, mm Administrativa uppgifter i samband med forskning, utredningar, förbättringsarbeten, ST arbeten mm. Ta ut och sammanställa information för verksamhetsuppföljning. 2.3 ADMINISTRATIVA ARBETSUPPGIFTER SOM VI KAN SLUTA GÖRA/FÖRENKLA Administration i IT system tar mycket onödig tid. Några system som anses extra tidskrävande är HR fönster och SVPL-IT. Vi föreslår att två regionala arbetsgrupper bildas som får i uppdrag att förenkla nuvarande rutiner och funktioner i HR fönster samt SVPL-IT. Signering av journalanteckningar tar mycket tid för läkare. Man pekar på att detta är en onödig arbetsuppgift. Lena Lundgren, regeringens utredare av rätten att komma åt patientinformation, har föreslagit att vi i svensk sjukvård skall slopa signeringskravet. I våra samtal med Socialstyrelsen framkommer att denna möjlighet redan finns. Vi föreslår att en arbetsgrupp får i uppdrag att lägga fram förslag på Regionövergripande signeringsrutiner. Minska mängden mail är ett önskemål som ofta förs fram. Vi föreslår att en arbetsgrupp får i uppdrag att lägga fram ett förslag på regler kring hur vi skall bete oss kring mail i Region Skåne. Mycket onödig administration går åt till KVÅ/DGR registrering. Framför allt vid BESA besök anses det extra onödigt. Ge DRG nätverket i uppdrag att ta fram riktlinjer för vilka koder vi skall använda samt minska antalet DRG/KVÅ koder i dessa riktlinjer. Många svarar att administrationen kunde vara enklare och mindre om vi hade standardiserade och automatiserade journal-, sjukskrivnings- och operationsmallar mm. Ortopedklinikerna i Skåne har kommit långt kring detta med IT systemet Ortreg. Vi föreslår, som en första åtgärd, att Medicinsk Service förvaltningen får i uppgift att se till så att Ortreg fungerar mot det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5. Vi föreslår att man sedan får i uppdrag att arbeta mot standardiserade och automatiserade journal-, sjukskrivnings- och operationsmallar i samtliga system. 6

7 3 Sammanfattning Vårdpersonal har en omfattande administrativ börda som till viss del går att ta bort, förenkla eller överföra till medicinska sekreterare. Införandet av röststyrd diktering kommer att frigöra arbetstid för medicinska sekreterare. Det finns nu en unik möjlighet att på enhets- och verksamhetsnivå minska de administrativa arbetsuppgifterna för vårdpersonal. Vår analys visar att olika förvaltningar, verksamheter och enheter i Region Skåne har olika problem och förutsättningar för att genomföra administrativa förändringar. Vi föreslår att; Ett uppdrag ges till förvaltningarna att bilda lokala arbetsgrupper på verksamhetseller enhetsnivå, som har som uppgift att minska dubbeldokumentation och förbereda eller genomföra överflyttning av administrativa arbetsuppgifter till medicinska sekreterare. Utvecklingscentrum får i uppdrag att hösten 2014 starta liknande program som det som genomfördes i Kristianstad, för att stödja verksamheterna i detta arbete. Det största administrativa problemet är dysfunktionella IT system som ger onödiga administrativa arbetsuppgifter. Under 2.3 ovan ger vi förslag på flera åtgärder som vi anser bör initieras. Allra viktigast anser vi att följande tre punkter är; 1. Att Region Skåne under kommande år prioriterar att konsolidera och förbättra befintliga IT system. 2. Att processen vid införande av nya IT system förbättras, så att verksamhetens behov bättre tillgodoses. 3. Att införa en personlig inloggning till alla IT system, så kallad single sign on. 4 Referenser 1) Effektivare vårdadministration (2014), Fredrik Lindahl, Utvecklingscentrum, Region Skåne 2) Signeringskrav - sammanfattning av regelverk och rekommendationer (2014), Magnus Eneroth, SUS Malmö 3) Frågeformulär till Verksamhetscheferna i Region Skåne (2014), Johan Cosmo, Skånevård Kryh 4) Verksamhetschefernas svar på frågor kring administration i Region Skåne (2014), Anette Johansson, SUS Malmö 5) Dubbeldokumentation på CSK (2011), Elna Kruse, Centralsjukhuset i Kristianstad 6) Administration ortopediska kliniken SUS Malmö(2012), Anette Johansson, SUS Malmö 7) Medicinska dokumentationen i läkarsekreterarens yrkesvärd (2006), Inga Nilsson, Enheten för medicinsk historia, Med Fakulteten, Lunds universitet 8) Morgondagens Medicinska Sekreterare (2013), Isabel Nedavaska, Enheten för kompetensförsörjning, Skånes Universitets Sjukvård 7

8 8