Produktionsplanering Region Östergötland

Transkript

1 Produktionsplanering Region Östergötland Dagens tema, , Förnamn Efternamn

2 Brister i tillgängligheten

3 Produktionsplanering För att med patienten i ett kundfokus skapa ett bra flöde, få ökad kontroll på vad som bör göras och vad som görs samt synliggöra och skapa en medvetenhet hos medarbetaren vad vi gör och varför.

4 Utmaningar/frågeställningar för verksamheten? Jobba aktivt med väntelistor? Koppling mellan produktion och schema? Att hålla vårdgarantin? Att kunna ge tid direkt? Planera ur ett helhetsperspektiv? Att ha koll på resurserna? Att planera utifrån patientbehov? Att följa upp och redovisa utfall? Att ha bra flyt när patienten kommer? Optimala resursscheman

5 Vad är nyttan? Ger kontroll över verksamhetens inflöden (Behov) Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning o styrning Skapar framförhållning Ger större tydlighet i scheman Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras

6 Regiondirektörens verksamhetsplan 2015 Produktionsplanering enligt LiÖ modellen

7 Produktionsplaneringscykel

8 Produktionsplanering Planering av vad som behöver göras utifrån Uppdrag Behov Med hänsyn till Resurstillgång

9 Detaljeringsgrad/planeringshorisont Detaljeringsgrad Hög Daglig styrning Kortsiktig planering Allokering av av resurser Produktionsplan, kapacitetsplan Långsiktig planering Uppdrag Låg 0-6v 12-20v 1 år 3 år Strategisk planering Planeringshorisont

10 Produktionsplan En långsiktig produktionsplan visar vad vi ska producera (i antal) av olika produkter över en period om minst 12 månader. Planen ska vara nedbruten till veckonivå så variationer på den nivån är med i planeringen Plan 2013 (antal besök) Årsbehov V1 V2 V3 V52 Nybesök Normal Hand

11 Planeringnivå Centrumnivå Sinnescentrum Kliniknivå HPK Klinik Enhetsnivå Mottagning Operation Mottagning

12 Produktionsplanering en del av Lean

13 Produktionsplaneringprocess Region Östergötland

14 Basdata Ta fram/besluta vilka produkter som skall produceras. Definiera vilka resurser och tid som respektive produkt drar

15 Produkten i långsiktig planering Exempel: Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand

16 Produkten i långsiktig planering Nybesök Normal Hand Kartlägg de stora patientflöden som finns inom verksamheten. HPK: Hand, Plastik, Brännskada Primärvård: Tillfällig sjukdom, Kronisk sjukdom, BVC, Primärprevention Endokrinmedicin: Osteoporos, Diabetes, Endokrinologi

17 Produkten i långsiktig planering Nybesök Normal Hand Vad gör vi med patienterna? Nybesök Återbesök Operation Behandling Vårdtillfälle Hembesök Administrativ patientkontakt (Tel. Begreppen ovan kallas produkttyp

18 Produkten i långsiktig planering Nybesök Normal Hand Mer detaljerad valfri specifikation, t ex: Vårdgivare/nivå: Normal, avancerad, Läkare, SSK, Kurator Resursåtgång: Kort, mellan, lång Undergruppering: Spec av patientgrupp (Rökavvänjning, Barn,..) Tidsåtgång: 15 min, 30 min, 60 min.. Anpassas för varje kliniks behov

19 Produkten i långsiktig planering Exempel: Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand Produkttyp + Valfri del + Process/Patientflöde

20 Vad ska planeras? Inte bara produkter Patientkontakt som man inte kan mäta i tid Produkter Övriga aktiviteter Nybesök Normal Hand Admin Forskning Återbesök Normal Hand Jour Rond Operation Normal Hand Brev Remiss Indirekt patientarbete etc etc Definieras i antal som skall Utföras/produceras Definieras som avsatt tid/vecka Övrig administration

21 Produktkatalogen - Vilka resurser krävs? Produkt Vårdtjänst (Cosmic) Resurs Resursåtgång (timmar) Nybesök Normal Hand Ex. Nybesök Normal Hand Läkare 1 SSK 0,5

22 Långsiktig planering Hur många besök behöver olika patientgrupper under ett år Hur ser behov 12 månader framåt och vad ska produceras 12 månader framåt Finns resurser för den valda produktionen Hur skall resurser allokeras/fördelas Hur påverkas budgeten av produktionsplanen

23 Långsiktig planering Arbetsprocess Styrning! Hur ser behovet ut? Antal väntande/kö och prognoser Uppföljning Produktionsplanering Kapacitetsplanering Beslutande möte Produktionsplan & Handlingsplaner Utfall Finns resurser/ kapacitet? Behöver några åtgärder tas?

24 Hur hittar man behovet? Historik Inflöden Produktion Kö Beläggning. Prognos nya uppdrag nya metoder trender händelser i omvärlden

25 Produktionsplan - årsnivå Produkt/Vårdtjänst 2014 Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand

26 Prognos Resurstillgång På årsnivå Vilka resurser kommer vi att ha tillgång till? Förändringar från tidigare? Arbetstid? Förväntad frånvaro?

27 Resurstillgång per anställd Bruttokapacitet Frånvaro Semester Utbildning Sjukdom etc Övriga aktiviteter Admin Forskning Avdelningsarbete Jour Rond Nettokapacitet Remiss etc Produkter Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Operation Normal Hand

28 Prognos resurstillgång Vad är vår resurstillgång är under året Resurs Nettokapacitet (timmar) Läkare DSK 3000 SSK 3800 USK 3600 SUMMA 20400

29 mantimmar Tillgång Behov Från produkter till kapacitetsbehov Produktkatalog Nybesök Normal Hand Produkter 2014 Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Kö (2013)

30 Resursåtgång för att täcka behov Produkt/Aktivitet Nybesök Normal Hand Antal LK (tim) DSK (tim) SSK (tim) DiabSSK (tim) Återbesök Normal Hand Återbesök Kroniker Återbesök BVC Nybesök Primärprevention Administration Möten Telefontid Remissgranskning N/A N/A N/A N/A

31 Har vi kapacitet/resurser så det räcker för behovet? Produkt/Aktivitet Läkare DSK SSK DiabSSK Summa Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Återbesök Kroniker Återbesök BVC Nybesök Primärprevention Administration Möten Telefontid Remissgranskning Summa behov Summa Tillgång Diff

32 Vad gör man om det inte går ihop Påverka Behovet Tillgången Chefen styr med strategiska beslut om t ex: Beviljande av ledigheter Arbetstider Kompetensutveckling Fördelning av individers tid Fördelning av arbetsuppgifter mellan yrkeskategorier Standardisera arbetssätt där det är möjligt Prioritering kurser, konferenser etc Beslut om t ex administrativ tid Rekrytering.

33 Långsiktig planering Arbetsprocess Uppföljning Produktionsplanering Kapacitetsplanering Beslutande möte Produktionsplan & Handlingsplaner

34 Produktionsplan per vecka Plan 2013 (antal besök) Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Återbesök Kroniker Årsbehov V1 V2 V Återbesök BVC

35 mantimmar Långsiktigplanering/vecka Produktkatalog Nybesök Normal Hand Nybesök Normal Hand V1 V2 V Återbesök Normal Hand V1 V2 V3

36 Omsätt lång plan till kort

37 Kortsiktig planering Omfattar: Schemaläggning av aktiviteter/skapa tidböcker Schemaläggning av resurser Matchning tidbok/resursschema Bokning av patienter

38 Kortsiktig planering Produktionsplaner från långsiktigplanering Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand V1 V2 V3 V Planering av aktiviteter Planering av resurser Godkänn schema Resursscheman och Aktivitetsscheman (Schemamallar/Tidbok) Frånvaroschema

39 Veckoschema/kortsiktig produktionsplan för mottagning Hur ska planeringen Måndag Tisdag Onsdag se ut på veckonivå för Torsdag Fredag att matcha behovet? Oplanerat Mottagning Oplanerat Mottagning Planerat Operation Oplanerat Oplanerat Operation Planerat Mottagning Hembesök

40 Produktvariant Vårtjänst Kategori 1 Kategori 2 Produkt Produktvariant Produkttyp + Valfri + Process Delprocess Aktivitet Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Karpaltunnelsyndrom Microkirurgi Avgipsning

41 Bokningsunderlag Delprocess/Produktvariant Aktivitet/Valfritt Process/Patientflöde Produkt

42 Produktion - Daglig styrning I den dagliga verksamheten sker avvikelser t ex personal eller patienter som uteblir. Justeringar och anpassningar måste göras..

43 Uppföljning/Styrning

44 Uppföljning/Styrning Plan 2013 (antal besök) V1 V2 V3 V4 Plan: Nybesök Normal Hand Utfall: Nybesök Normal Hand Avvikelse Nybesök Normal Hand

45 Olika tidshorisont t ex: Dagligen Veckovis Månadsvis Uppföljning på kliniknivå: verksamhetsnära uppföljning Uppföljning ger underlag till förbättringar i planeringen

46 Uppföljning på kliniknivå: Verktyg

47 Olika roller/planeringsperspektiv Uppföljning Basdata Långsiktig planering Kortsiktig planering Produktion Uppdrag Vad, när och hur mycket ska vi producera? Vilka resurser åtgår? Hur planerar vi för att utföra denna planerade produktion? Hur går det för oss och vad får det för konsekvenser? Vilka är våra övergripande riktlinjer? Hur mycket planerar vi att producera och vilka resurser krävs? Vilka resurser finns tillgängliga för produktion? Planeringsverktyg Uppföljningsverktyg Cosmic Verksamhetschef Produktionsplanerare Schemaläggare Bokningsansvarig

48 Konkreta roller och arbetsuppgifter i processen Ägare av klinikens produktionsplan är verksamhetschefen. Roller, rutiner och arbetssätt ska beskrivas och tillsättas. Flera roller kan innehas av en och samma person. Samverkan; det ska finnas en röd tråd genom alla steg i planeringsprocessen Planeringsperioder Remisshantering Väntelistor Bokning av patient Schemaläggning av aktiviteter och personal m.m.

49 Roller Centrumstab/Centrumteam Centrumstaben ansvarar för att stötta kliniker i produktionsplaneringsarbetet. Teamet består av t ex ekonom, verksamhetsutvecklare, logistiker, cosmic förvaltning och HR-konsult. Huvudfokus för staben är metodstöd och ledningsstöd. Verksamhetschef (Klinikledning) Driftledningsansvar, vilket betyder ansvar för planering, uppföljning och styrning i nära samarbete med produktionsplanerare. Samarbetar med centrumteam Mottagare av uppdrag Styrning

50 Roller Produktionsplanerare arbetar på kliniknivå med klinikens långsiktiga planering samt med uppföljning av produktionsvolymer. Samarbetar med centrumteam, ledningsgrupp och klinikens andra planeringsroller. Ta fram produktionsbehov Ta fram produktionsplan Ta fram långsiktledighetsönskemål Uppföljning och styrning av långsiktigplanering Aktivitetsplanerare har till uppgift att lägga aktivitetsscheman(kortsiktig produktionsplan), motsvarande schemamallar i Cosmic, utifrån den långsiktiga produktionsplanen. Arbetar tätt tillsammans med schemaläggare så att planerna blir bra både ur ett aktivitets- och resursperspektiv. Skapa aktivitetsschema utifrån långsiktig produktionsplan

51 Roller Schemaläggare har till uppgift att resursätta aktiviteterna i aktivitetsschemat med hänsyn till gällande regelverk. Resurser avser klinikens personal och vid behov även andra resurser (t ex inhyrd personal, rum och utrustning). Arbetar tätt tillsammans med aktivitetsplanerare så att planerna blir bra både ur ett aktivitets- och resursperspektiv. Resurssätter aktivitetschemat kopplat till arbetstider Inhämtar och stämmer avvikelser såsom semester, sjukfrånvaro, partiell frånvaro mm ATL kontroller, regelverk mm Bokningsansvarig har till uppgift att boka in patienter och hantera väntelistor. Produktionskoordinator har till uppgift att sköta den löpande driften i verksamheten, planera och koordinera dagarna utifrån saker som sker löpande.

52 Införande modell - detalj Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 7 tillfällen 4 tillfällen 6 tillfällen 5 tillfällen 4 tillfällen 2 tillfällen Dagens tema, , Förnamn Efternamn

53 Status balansprojekt 2 piloter 2015, implementering produktionsplanering enligt LiÖ modell inklusive nytt IT stöd (Gat) Färdigutveckling ver 1 nytt IT-stöd (Gat) för långsiktig planering Det finns en Schema-modul i Gat, förstudie gällande användning för LiÖ genomförs under 2015

54 Kontakt