Processarbete Kapacitets-produktionsstyrning i Jönköpings län

Transkript

1 Processarbete Kapacitets-produktionsstyrning i Jönköpings län Länschef, VC

2 Lite bakgrund Röntgen Höglandet, Jönköping och Värnamo länsklinik sedan 2012* Hela kliniken certifierade enl ISO 9000 jan

3 Ledningsstruktur, drift HT 2014 Strategigrupp Oskar VC Ledningsgrupp Bitr VC Dr Län Jkp 1 Jkp 2 Högl Vmo Mammo Resurs Dr Jkp Dr Högl Dr Vmo, VC

4 Patient Behov FAKTA/MPG Metodutveckling, matris Ledningsgrupp/ Strategigrupp Var C C C C RoS RRR MRT CT US Konv rtg Vad? Muskuloskelettal Rtg Neuro Rtg Gastrointestinal Rtg Urogenital Rtg Thorax/hjärta Kärl/intervent Rtg Bröst Rtg Barn Rtg ÖNH/Odont Rtg P P P P P P P P P

5 Processer röntgen

6 Processgrupper =förbättringsteam Tvärprofessionella, länsövergripande grupper Syfte, uppdrag: Definiera, följa upp och förbättra sin (del-)process God kvalitet - högt värde för kund/patient) Ordning och reda, standardisera rätt varje gång Länsgemensamma rutiner/metoder

7 Länsmodalitetsgrupp, och lokala grupper Lokal kund Ev annan expert Lokal chef C PL coach (O-chef) Länsprocessgrupp Lokal processgrupp Värnamo Verksamhetsutvecklare Lokala medarbetare

8 Arbetssätt Definiera processen Sätta mål, mäta Regelbundna avstämningsmöten med återrapportering och planering Mellanliggande arbete hemmavid: PDSA, tester i liten skala, mätningar etc Förankring, synpunkter från medarbetare, kund

9 Representation från hela länet, alla berörda professioner Tid avsatt Allas engagemang Kommunikation Vad gör vi och varför? Förankring Mäta och visa mätningar Värdet skapas lokalt, en länsövergripande rutin löser inget Olika kulturer, vi/dom ge och ta mjuka faktorer Träffas fysiskt, lära kännas Virtuella möten (Video, Telefon/Bridgit) Förbättringskunskap, projektkunskap Våga ge och ta ansvar Kundfokus Framgångsfaktorer, utmaningar

10 KPS Jobbat med väntetider i alla år Hyfsat grepp 90% inom 2 veckor sedan 2012/ 2-4(6) veckors väntetid Mammo/MR av och till problem Initialt stort fokus på produktionsplanering Kapacitetsstyrning sista året (Myrna Palmgren) Detta är ingen quick fix! Långsiktigt, enträget fokus krävs

11 Behov, produktion och kapacitet Efterfrågan Patienter Remisser Placeringsschema Personal Produktion Bokade tider Labb

12 KPS, hårda och mjuka faktorer Statistik produktion/kapacitet Personalen med på tåget, arbetsmiljö mm Rör inte mitt schema!

13 KPS tre centrala frågor: 1. Hur mycket behöver vi göra? 2. Hur många behöver vi vara? 3. Hur många är vi?

14 1. Produktionsplan 2. Resursplan 3. Bemanningsplan Tre planeringsverktyg:

15 1 Hur mycket behöver vi göra? Statistik från föregående period ger en god uppfattning om behovet. Antal remisser/patienter. Behovet oftast ökande, vilket man får ta höjd för i sin planering/prognos Liksom förstås om man har köer, ryggsäck Kunddialoger!

16 Behov Värnamo

17 1 Hur mycket behöver vi göra? forts Hur många labb behövs? Är det lagom, behövs fler eller kan vi kan köra på färre/stänga? Många labb kan kännas flexibelt och bra, men det kan bli jobbigare att bemanna Division av totala årsbehovet (per labb) med antal veckor ger behovet per vecka

18 Produktionsplan Värnamo

19 2 Hur många ssk behöver vi vara? Produktionsplanen översätts från patienter till timmar via tidsåtgången för varje patient (=aktivitet) Bokningstid: Hur lång tid tar det att göra en CT buk, eller röntga en lunga? Sen bryter man ned bokningarna och timmarna per labb och dag, et voila:

20 Resursplan ssk Värnamo (labb 4 CR/MR) /Myrna P

21 2 Hur många läkare behöver vi vara? Granskningstid: Hur lång tid det tar att granska/diktera en MR hjärna, eller utföra en coronarangiografi? I genomsnitt. Övrigt arbete: Ronder, ordination, processgrupp/ förbättringsarbete, handledning av studenter, möten etc Oplanerad sjukdom, VAB är också bra att ta höjd för

22 Resursplan läkare Värnamo (CR/MR mm) /Myrna P

23 3 Hur många är vi? För att få samma enhet på behov, produktionsplan och kapacitet behöver man räkna ut hur många årstimmar man har för resp kategori. Av årets 52 veckor drar man bort: Lätthelgdagarna (2,5 v) Semesterveckor (ex 6) Ev kompveckor (ex 6) Utbildning (ex 2) 52-16,5 = 35,5 veckor a 40h=1420 timmar/år

24 Kompetensmatris, tjänstgöringsgrad

25 Kompetensmatris, tjänstgöringsgrad

26 Bemanningsplan radiologer Värnamo /Myrna P

27 Sen är det bara att lägga schemat! Först långsiktigt, sedan veckoschema

28 Planering på tre nivåer Län, område, sektion Län, område, sektion Län, område, sektion

29 Uppföljning på områdesnivå, ex

30 Uppföljning på sektionsnivå ToK ex

31 Klinik (=län), område, sektion Plan Uppföljning Analys Uppföljning på tre nivåer Ev förändring/justering A S P G A S P G Ny plan osv A S P G

32 patienter /vecka min/pat h/vecka MR kamera ,5

33 patienter /vecka min/pat h/vecka MR kamera min ger 1,5 h

34 patienter /vecka min/pat h/vecka MR kamera ,5-4 min ger 6 h

35 Framgångsfaktorer Tillförlitlig, lättförståelig statistik, diagram! Engagemang Cheferna med på banan! Medarbetare Kunskap, möjlighet att påverka ToK-ansvariga (uppföljning på labb/sektionsnivå) Modalitetsgrupper (tidsåtgång/aktivitet) Schemagrupper optimala scheman Bokningspersonal, läkargrupp m fl Underlag för förbättringsarbete!

36 Tack! 036/