Kapacitets- och produktionsstyrning, KPS

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kapacitets- och produktionsstyrning, KPS"

Anna Åström
för 7 år sedan
Visningar:

1 Kapacitets- och produktionsstyrning, KPS Lärandelab 5 Vilka är vi? Ingeborg Franzén, Utvecklingschef, Värnamo sjukvårdsområde, Landstinget i Jönköpings län Maria Malmström, Logistiker Qulturum, Landstinget i Jönköpings län Marianne Johansson, Vårdenhetschef, Kirurgkliniken, Värnamo sjukhus, Landstinget i Jönköpings län Oskar Löfgren, Verksamhetschef, Röntgen, Medicinsk diagnostik, Landstinget i Jönköpings län 1

2 Eftermiddagens erbjudande Inledning om kapacitets- och produktionsstyrning i Jönköpings län Exempel från kirurgmottagningen i Värnamo med gruppdiskussion/interaktion Fika Exempel från Medicinsk Diagnostik med gruppdiskussion/interaktion Sammanfattning och frågor Presentation i rummet Vem är jag och var jobbar jag? 2

3 Bakgrund 2012 Utveckling av Lägesportalen 2013 Driftsättning av Lägesportalen Uppdrag från Hälso- och sjukvårdsledningen Uppdrag och syfte Implementera gemensam struktur och arbetssätt för KPS i hela länet där behovet är styrande. Ge tydlighet och struktur i planeringsarbetet Möjlighet att bryta ner strategiska mål till operativa mål Öka transparens och samordning mellan yrkesgrupper och verksamheter Bättre arbetsmiljö med klarare uttalade förväntningar Resursoptimering Patienterna får rätt vård i rätt tid 3

4 Organisation Hälso- och sjukvårdsledningen: Beställare Kapacitetsgruppen: Programgrupp Processgrupp: Processledning Förvaltningsteam: Stöttar klinikerna lokalt i utförande (ex. ekonom/controller, verksamhetsutvecklare, personalkonsult, IT) Klinikens planeringsteam: Utförare av aktiviteter (ex. planerare, schemaläggare, operations-koordinator, bokningsansvarig, ) 4

5 Tidplan 5

6 Inget avslut ständigt pågående process Tillgänglighet Framförhållning Bättre arbetsmiljö Kvalitet och Säkerhet Kapacitets- och produktionsstyrning Resurshushållning Möta behovet 6

7 Ordlista KPS Produktion Produktionsplan Resursplan Kapacitets- och produktionsstyrning Genomförd verksamhet Plan för vad som ska produceras, hur mycket och när Plan där resurserna fördelas för att genomföra produktionsplanen Behovsanalysen är en kvalificerad gissning. Produktionsplanen är en avsiktsförklaring. Källa: Myrna Palmgren / 7

8 Jämnare produktion Källa: Myrna Palmgren Källa: Myrna Palmgren 8

9 Förutsättningar för KPS Tydliga ansvarsförhållanden Ett gemensamt IT-stöd (som utvecklar samverkan) ex. mallar och rapporter Information och kommunikation (skapa förståelse och rätt attityder) Behovsanalys, Produktionsplanering, Resursplanering och Bemanningsplanering Ledningens tydlighet, engagemang, och uthållighet 9

10 Vad tror ni skulle kunna vara de tre viktigaste förutsättningarna för kapacitets- och produktionsstyrning? Purpose vilket är syftet, målet, uppdraget? Patient/kund vilka är patienter/kundgrupperna och deras unika behov? Professions vilka är kompetenserna för att möta patienternas/kundernas behov som leder till att vi når målen? Processes vilka är verksamhetens processer - hur ser processen ut för att nå målen för patient/kund? Pattern hur ser våra mönster/strukturer ut? Värderingar, kultur, organisation, arbetssätt Resultat/data 10

11 Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Mottagningskategori 1 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 2 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 3 Nybesök Återbesök Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys 11

12 Lägesportalen Webb-applikation för elektiv mottagningsverksamhet som används för att få en överblick av vårdbegäran, väntande, planering, utfall produktion, utebliven produktion, vårdåtagande och diktat. Nås av alla genom intranätet All data, exkl. planerad mottagning, hämtas från Cosmic och ger därför direkt feedback på hur bokningsunderlag fyllts i. Uppdateras dagligen Stöd för planering av mottagningar 12

13 Behovsanalys 2013 Historik Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Tot Besök Tot Nybesök Tot Återbesök Tot Läkarbesök Tot Sjukvårdande behandling Köpt vård Väntade Förändringar 0 0 Mottagningskategori Nybesök Återbesök Mottagningskategori Nybesök Återbesök Mottagningskategori Nybesök Återbesök Antal accepterade remisser Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug % förändring Total 32 0,00% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Snittvärde 0 Väntande >30 dagar Mottagningskategori Nybesök Återbesök Mottagningskategori Nybesök Återbesök Mottagningskategori Nybesök Återbesök Uträknat per yrkesgrupp: /År /Vecka Läkarbesök Nybesök Återbesök Sjukvårdande behandling Nybesök Återbesök Uträknat per besökstyp: Antal nybesök Antal återbesök /År /Vecka Uträknat års och veckobehov Hist. % Rem. "Ryggs." Köpt v. V.F <<--- Mottagningskategori , Nybesök 12 1, Återbesök 654 1, Mottagningskategori , Nybesök Återbesök ,00 1, Mottagningskategori , Nybesök 316 1, Återbesök 257 1, Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys Steg 3, Definiera resursåtgång Läkare Läkare Läkare Barnmorska Barnmorska Undersköterska Rum Rum kompetens X kompetens Y kompetens Z kompetens X kompetens Y kompetens X utrustning X utrustning Y Mottagningskategori 1 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 2 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 3 Nybesök Återbesök

14 Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys Steg 3, Definiera resursåtgång Steg 4, Simulera produktionsplan baserat på behovet Simulera produktionsplan Antal mottagningar/vecka Behovsanalys Summa Summa per vecka årsbehov prod.plan v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v10 v11 v12 v13 v14 Mottagningskategori 1 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 2 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 3 Nybesök Återbesök Antal minuter/vecka v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v10 v11 v12 v13 v14 Läkare kompetens X Läkare kompetens Y Läkare kompetens Z Barnmorska kompetens X Rum utrustning Y

15 Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys Steg 3, Definiera resursåtgång Steg 4, Simulera produktionsplan baserat på behovet Steg 5, Identifiera om kapaciteten matchar behovet och ta fram handlingsplan 15

16 Kirurgmottagningen i Värnamo Fika 16

17 Medicinsk Diagnostik Sammanfattning Hur vi arbetar med KPS Förutsättningar för KPS Engagemang från ledningen Information tydlighet, alla måste förstå Överenskommelser & ansvarsområden Metodgång Utdata tillgänglig och kvalitetssäkrad Ständigt pågående Tidskrävande & komplext 17

18 Några styrningsprinciper som skapar värde Tydliggöra behovet Respektera överenskommelser Arbeta med ständiga förbättringar Förstå & utgå från helhet och sammanhang information/mötesplatser Utjämna Visa resultat och agera Engagerad ledning (attityder & kultur) Standardisera arbetssätt 18

19 Nästa steg Stötta klinikerna i det fortsatta arbetet och involvera fler kliniker Sprida kunskap och kompetens Säkerställa tillgång till kvalitetssäkrad data Utvärdera och justera 19

Relevanta dokument

Processarbete Kapacitets-produktionsstyrning i Jönköpings län

Processarbete Kapacitets-produktionsstyrning i Jönköpings län Länschef, VC 140910 Lite bakgrund Röntgen Höglandet, Jönköping och Värnamo länsklinik sedan 2012* Hela kliniken certifierade enl ISO 9000 jan