Kapacitets- och produktionsstyrning Resultat & utmaningar

Transkript

1 Kapacitets- och produktionsstyrning Resultat & utmaningar Maria Walton Kristina Engvall Per Nodbrant Onkologkliniken

2 En typisk arbetsdag på onkologen ca 130 medarbetare och mycket, mycket mer.

3 Onkologkliniken Behandlar många olika cancerdiagnoser i såväl kurativt som återfallsförebyggande eller tumörbromsande/palliativt skede Snabb utveckling av behandlingar Besök och behandlingar ökar med i snitt 5 % per år Vid diagnos och för behandlingsbeslut är multidisciplinära konferenser varje vecka för varje diagnos centralt Palliativ behandling kan pågå i decennier kronisk sjukdom

4 Tid- och resursbehov för olika team? Ojämn fördelning av kompetens? personaldemografi 4 pensionerade 6 Överläkare 4 Specialistläkare 9 ST-läkare

5 Problemet Tankesätt att en läkare har ansvar för en tumörgrupp (oavsett antal patienter) Upplevelse av ojämn arbetsfördelning Gnabb i läkargruppen om resurser: fördelning av mottagningstider, tillgång till ST-läkare, vem som hade högst belastning

6 Önskemål från golvet om förändring Läkargruppen ville inte bråka med varandra Länge framfört önskan om bättre kännedom om uppdraget som grund för planering Jobbigt med mycket trixande och överbokningar, då majoriteten av våra patienter inte kan vänta

7 Produktionsplanering (start okt- 15)

8 Produktionsplanering Förutsättningar Enbart mottagningsprocessen Fler faktorer påverkar (kontinuitet, ST/spec, fördelning mellan team,..) Produktionsplanering bygger på historiska data vilket ger prognos för framtid För flödeseffektivitet krävs luft i systemet (15 20 %?) Antal läkarbesök interpolerat för åren samt

9 Antal läkarbesök Prognos 2016: besök Antal läkarbesök/månad

10 Påverkansfaktorer Mängden luft Mottagningens längd Fördelning mellan veckor Plan läkarbesök/vecka 2016 "Luft" (%) #veckor hel mott. #veckor halv mott. Tid nybesök (min) Tid återbesök (min) Antal timmar/v hel/halv mott / / / / 84

11 Fördelning mellan team och typ av besök Återbesök Nybesök 200 0

12 Schemapåverkan fr.o.m. vecka Översatt till ungefärligt behov av pass i medinet då ingen koppling finns från cosmic

13 Testade förändringar Nya vårdåtagande i Cosmic för att enklare kunna följa utfall Utarbetat en prioriteringsordning som stöd vid bokning Från personliga schema till teamanpassade schema Tidigare mottagningstider Läkarplacering för att klara både bredd och djup ( en fot i ett stort team och minst en i ett litet ) Smidigare överlämningar mellan ssk och läkare Längden på mottagningstider (både kortat och förlängt) Utrymme för snabba tider Prioriterat mellan ST och specialistbesök Olika bemanning på Multidisciplinär konferens (MDK)

14 Mätningar Kontinuerligt följa utfallet Mätning av enkla och krävande bokningar Medarbetarenkät om hur dagen varit Tidsåtgång för läkarbesök (inkl. administration ) Schemaspärrar inlagda av läkarna själva Tomma tider Medarbetarenkät kring hela KPS-processen (enl. SWOT)

15 Information och kommunikation till medarbetarna Regelbundna, tvärprofessionella arbetsmöten (fortsätter) Dagliga huddle Rapporter på APT Informationsrika terminsbrev från schemaläggare

16 Resultat Retroaktiv uppföljning

17 Resultat Proaktiv uppföljning Differens schemalagt produktionsplan (timmar) v.17 v.18 v.19 v.20 v.21 v.22 Summa Bröst Nb Åb GI Nb Åb Uro Nb Åb Övrigt Nb Åb Strål Nb+Åb Summa

18 Resultat Kommit en bit på väg vad gäller KP mer kvar på S Mindre gnabb då kännedom om behov Arbetsfördelning blir tydligare till exempel hur ST läkare ska bidra Lite mindre trixande för mottagningssköterskor Längre nybesökstid så möjligt att bli klar Vi vet vad vi gör viss tillfredställelse Både ris och ros från medarbetare: mindre stress, behov av ytterligare schemajusteringar, jämnare fördelning mellan individer och team, konstruktiva diskussioner

19 Framgångsfaktorer Önskemål om förändring kom från verksamheten Bra historiska data för säker prognos Högt tempo En otroligt engagerad schemaläggare Tvärprofessionell, lösningsfokuserad arbetsgrupp Förändringsbenägen, patientfokuserad personal Bra kommunikationsvägar och informationsspridning Högt i tak och stöttande ledare

20 Framtid /utmaningar Övergått till klinikprocess vilka är behoven på strålbehandling resp. avdelningen? Bemanningsfråga Närvarande ledarskap behov av mer daglig styrning och uppföljning. Tydliga ramar att förhålla sig till. Kompetensutveckling och bemanningsplanering utifrån verksamhetens behov En fot i stort team + något mindre team för att minska sårbarhet Uthållig uppföljning vara konsekvent

21 Vad tycker patienterna? Studera Nationella Patientenkäten när den blir officiell 15 september