Rapport. Processutvecklingsprogram Infertilitetsutredning - från vårdbegäran till behandling

Transkript

1 SIQ Rapport Processutvecklingsprogram Infertilitetsutredning - från vårdbegäran till behandling Processledare: Ann Thurin Kjellberg, Centrumöverläkare ann.thurin@vgregion.se Bitr. Processledare Ann-Louise Gejervall Forsknings och utvecklings/utbildningsbarnmorska ann-louise.gejervall@vgregion.se Reproduktionsmedicin Sahlgrenska Universitetssjukhuset

2 Process: Infertilitetsutredning- från vårdbegäran till behandling Arbetsställe: Reproduktionsmedicin, Sahlgrenska Universitetssjukhuset Översikt av processen. Detaljerad beskrivning av olika steg i processen bifogas i bilaga 1. Utreda Remiss gon. stim. Par som söker själva Remiss för utredning Utreda - egen-remiss Utreda - läkar-remiss Undersökningsresultat Par för samtal Läkare Sammanfattande samtal Barnmorska Beslut om behandling med clomifencitrat Remiss assisterad befruktning Remiss till operation Beslut om avslut Beslut om avvaktande Generated by Buisness Modeler, Xdin AB

3 Processledare Ann Thurin Kjellberg, Centrumöverläkare Bitr. Processledare Ann-Louise Gejervall, Forsknings och utvecklings/utbildningsbarnmorska Processteam Anna-Karin Thölin, Kanslist Monika Myhrman, Barnmorska Rose-Marie Gustafsson, Barnmorska Ytterligare medarbetare som medverkat i processkartläggningen Jane Thorburn, Överläkare Lena Lindahl, Barnmorska Jane Carlsson, Läkarsekreterare Marianne Hjelm, Biomedicinsk analytiker Sofie Asteberg, Undersköterska

4 Processens definition 1. Vilka varor/tjänster levereras? Bedömda remisser, kallelse till nybesök för infertilitetsutredning och beslut om fortsatt behandling 2. Vem är kunden? a) Patienter med egen vårdbegäran som uppfyller inklusionskriterierna för infertilitetsutredning på Reproduktionsmedicin, Sahlgrenska Universitetssjukhuet. b) Remittenter från gynekologiska mottagningar, primärvården och privatpraktiserande läkare huvudsakligen från VG region. 3. Vad behövs för att vi skall kunna leverera varan/tjänsten? Uppdrag, budget, patienter, personal, lokaler, utrustning och stödtjänster 4. Vem förser oss med det som behövs? Politiska beställarnämnder och sjukhusledning med beslut som verkställs inom verksamhetsområdet och linjeorganisationen för enheten. 5. Vad är vår värdeförädling/syftet med processen? Att bedöma och utreda infertila par inom ramen för den nationella vårdgarantin.

5 Från krav (de viktigaste) till processmått/-mål Kundkrav Processmått Nuläge Mål Kontinuitet Patiententtillfredsställelse (sjukhusövergripande enkät, 18 månaders intervall) 45 % av patienterna anger att de träffat olika läkare Minska andelen patienter som upplever att de träffar för många läkare. Förbättrat läkarschema, team läkare/barnmorsk or Tillgänglighet (egen vårdbegäran) Mäta inkommande samtal februari -08 (tid, antal, selektering) All egen vårdbegäran sker huvudsakligen till barnmorska under telefontid Forts. per telefon Egenremiss på enhetens externa hemsida Tydlighet samma budskap till patient vid rätt tid och av rätt person Instruktioner för läkare och barnmorskor Arbete pågår Skall finnas i augusti 2008

6 Interna krav Systematiserat processkartläggning Olika system för Standardiserade kallelsesystem egenvårdbegäran administrativa och läkarremiss rutiner Schemalagd åtgång timmar/vecka Ingen avsatt tid, Tid inlagt i remissbedömning sker efter arbetstid läkarschemat Standardremiss Inventera intresse hos Finns ej Införande under VGregion läkare i regionen hösten 2008 Registrering Andel par som utreds för Sker endast för Skall ske för infertilitet och remitteras par som remitteras samtliga kategorier vidare för assisterad av läkare av vårdbegäran vid befruktning infertilitetsutredning Externa krav Uppfylla Alla patienter som ej får uppfylls Fortsätta hålla vårdgarantin tid inom ramen för vårdgarantin vårdgarantin Kvalitessäkrad Arbete pågår med Certifierad enhet verksamhet enligt att bygga upp ett 2009 EU-direktiv kvalitetssäkrat ledningssystem

7 Analys av Strul /Problem/Risker: Strul /Problem/Risk Konsekvens 1 person som öppnar posten Sårbart Okänt antal remisser Svårt planera verksamheten Ofullständig formell remiss Försening pga att ex namn, personnummer saknas Egen vårdbegäran registreras ej Ofullständig redovisning av antal vårdsökande Tidsåtgång fylla i remiss/telefon Slöseri med tid Ofullständig medicinsk remiss Försening, mer administration, medicinska konsekvenser Remissbedömning ej schemalagd Försening, risk att vårdgarantin ej uppfylls Svårbegripligt brev om anvisningar Risk att anvisningar ej följs och tid kan inför läkarbesök till patienten ej bokas för ett första besök Olika system och olika typer av Ostrukturerat, ej logiskt, sårbart system planeringslistor för samma typ av uppbyggt på att en speciell person vårdbegäran handlägger ärendet Bristande kontinuitet Oklar tidsaxel avseende struktur och antal läkarbesök i samband med infertilitetsutredning HSS-kö pga läkarbrist Internremittering Otryggt, ineffektivt, otillfredsställande Ineffektivt, brist på systematik och enkelhet - patienter handläggs ej standardiserat Långa väntetider, kan ej avsluta utredning inom rimlig tid Omständigt

8 Vad har vi testat Brainstorming Risk/strulananlys Införda förbättringar från All vårdbegäran (egenremiss/läkarremiss) administreras på samma sätt oavsett hur den har inkommit. Samtliga remisser registreras (egenremiss/läkarremiss) och journal läggs upp på samtliga patienter av kanslist/läkarsekreterare. Arbetsbeskrivningar för kanslist och läkarsekreterare framtagna. Egenremiss, för patient, klar för att läggas ut på enhetens externa hemsida tillsammans med kriterier för infertilitetsutredning. Barnmorska på telefonrådgivning hänvisar patient att fylla i egenremiss på hemsidan alternativt skickas sådan hem till patienten. Endast remisser med fullständiga personuppgifter och adress på paret accepteras, information har gått ut via brev till remittenter internt och externt. Kötid till HSSundersökningar borta vilket har skett genom bättre utnyttjande av specialistläkare. Övriga aktiviteter Processkartläggningar grundbulten för att få en överblick och för att hitta potentiella förbättringsmöjligheter i processkedjan. Diskussion och information till övrig personal i storgrupp och på APT för barnmorskor/undersköterskor. Gått igenom befintlig statistik avseende vårdbegäran och tillgänglighet för att få en inblick i att balans råder, dvs den nationella vårdgarantin uppfylls.

9 Möte med remittenter i VG region för att inventera behov av standardremiss och anvisningar vid remittering till infertilitetsutredning. Utformande av standardremiss för infertilitetsutredning i VG region pågår. På förslag ligger att uppdatera skriften Ofrivillig barnlöshet (2002) främst riktad som en handbok i ämnet till personal som arbetar inom gynekologi och reproduktionsmedicin. Våra erfarenheter (av processutvecklingsarbetet) Tidskrävande (många möten, förbereda/genomföra mätningar, informera berörda personer, enas om en gemensam strategi) Grad av samsyn avgörande för processarbetes framskridande och för hur förslag till förändring i verksamheten mottages Vad har vi lärt oss Hur det är att leda förändringsarbete Utökad kunskap om verksamheten Insikt i varandras arbete Fått reella verktyg och angreppssätt som kan appliceras i processarbete Vokabulär som används i arbete med verksamhetsutveckling Vad har varit svårt Att få alla delaktiga och positiva till förändring Olika syn på i vilken omfattning och på vilket sätt förändring behövs