Processrapport från program i processutveckling Område för SärSkilda specialiteter (OSS) Gynekologi och Reproduktionsmedicin

Transkript

1 SIQ Processrapport från program i utveckling 2006 Område för SärSkilda specialiteter (OSS) Gynekologi och Reproduktionsmedicin Sahlgrenska Universitetssjukhuset Processledare: Lena Otterlind, Vårdenhetsöverläkare Avd 67 Sahlgrenska Universitetssjukhuset E-post: lena.otterlind@vgregion.se CVU Rapportserie 2006:2 Bitr. Processledare Inger Stigh, T f FoUU-sjuksköterska Avd 67 Sahlgrenska Universitetssjukhuset E-post: inger.stigh@vgregion.se

2 Process: Prolapsplastik vid Sahlgrenska och Östra Område Gynekologi och Reproduktionsmedicin Remiss in 1. Remisshantering 2. Besök på mott.. Registrering på väntelista Läkare, ssk, sekr. Läkare, ssk, sekr., usk Koordinator VL-blankett 4. Brev till remittent och pat. ang. väntetid 5. Pat. kallas Pat. kommer till sjukhuset 6. Registrering i PAX och Melior Koodinator Koordinator Samordnare, ssk 7. Info. mobilisering och andning 8. Ankomstsamtal 9. Provtagning + EKG 10. Samtal och undersökning Sjukgymnast Ssk Usk, ssk Läkare 11. Dokumentation i Melior och Gyn. op. 12. Lunch 1. Röntgen 14. Narkosbedömning Läkare, ssk, sekr. Usk Vaktmästare Narkosläkare 15. Ev. extra undersökningar Konsulter Pat. åker hem 16. Pat. får sängplats 17. Descutandusch Usk 18. Preop. antibiotika Ssk Usk, ssk 19. Dropp 20. Genomgång av checklista, IDmärkning 21. Pat. körs i säng till op. 22. Operation Ssk Ssk Usk, ssk 2. Pat. hämtas till avd. 24. Dokumentation 25. Omvårdnad med bl a smärtlindring och nutrition 26. Rond Ssk, usk Läkare, ssk Ssk, usk Läkare, ssk 27. Utskrivning Läkare, ssk 28. Läkemedelsordination och -hantering Läkare, ssk Pat. åker hem Processledare: Lena Otterlind Bitr. ledare: Inger Stigh Processteam: Anna Axelsson (barnmorska) Eva Dahlgren (läkare) Monica Hallberg (undersköterska) Marie Helin-Kristoffersson (bm) Möyfrid Kjöllesdal (läk.) Kerstin Landgren (koordinator) Jan Leman (läk.) Margareta Malmström (usk) 2

3 Processens definition (Se även bilaga): 1. Vilka tjänster levereras? Undersökning, provtagning, omvårdnad, information, dokument, operationsförberedd patient och opererad patient 2. Vem är kunden? Sjukhusledning, beställarnämnd, remittent, patient och operationsavdelning. Vad behövs för att vi skall kunna leverera tjänsten? Beställning av rätt antal operationer, patient med definierad prolaps, kompetent personal, lämpliga lokaler, utrustning, bokningssystem, journalsystem, kvalitetsregister, konsult- och provsvar, läkemedel och fungerande operationsverksamhet 4. Vem förser oss med det som behövs? Sjukhusledning, beställarnämnd, primärvård, öppenvårdsgynekologer, fastighetsägare, linjeorganisationen, avdelningspersonal, Westma, medicinklinik, narkosläkare, laboratoriemedicin och radiologi 5. Vad är vår värdeförädling/syftet med en? Operera rätt patient med rätt operation och med bästa möjliga resultat inom ramen för vårdgarantin

4 Från krav (de viktigaste) till mått/-mål: Kundkrav Processmått Nuläge Mål Uppfylla vårdgarantin till mottagning ( mån) Uppfylla vårdgarantin till operation ( mån) Information innan % mån 100% % ,5% 100% % % Saknas 90% sjukhusvistelsen (fråga 5) God omvårdnad under % Saknas 90% sjukhusvistelsen (fråga 1) Information under % Saknas 90% sjukhusvistelsen (fråga 15) Delaktighet/inflytande på % Saknas 90% vård och behandling (fråga 16) Interna krav Kort vårdtid Antal vårddagar Komplikationsbedömning % Saknas Lindriga <10% av läkare efter 8 veckor Allvarliga <1% Antibiotikabeh. UVI 8 vk % Saknas <5% postop. Postop. resultat efter 7-12 % Saknas 90% svarat mån. Förbättrad eller Mycket förbättrad Externa krav Utföra antalet beställda % 2006: % operationer 2007: % 4

5 Analys av Strul /Problem/Risker (Akt nr gäller den kompletta kartan): Process: Sahlgrenska Akt.nr Strul /Problem/Risk Konsekvens Prio 1 Remiss direkt i dr. låda Stämplas ej. Kan bli liggande. 1 Onödig station för prolapsremisser. Rörigt remissflöde då M.K. ev. tar remisser även här. Fördröjning. Remisser kan försvinna eller blir inte enhetligt bedömda. Studiepat. försvinner. 1 4 Dåligt info. underlag. Svårt veta vilken op. och vem som bör operera. 2 5 Remiss går förbi M. Kjöllesdal. Dåligt med pat. till studien. 7 VL lovas vid annat besök. Kan bli fel pat. och fel operatör. Intagningssedel går direkt till koordinator. 8 Finns ingen koncensus vilka pat. som skall opereras samt hur och med vad (t ex prolift). Saknas viktiga uppgifter på intagningsedel (Op. metod, -tid). Sjuka pat. ej remitterade till VC el cardiolog. Svårt/omöjligt för koordinatorn att planera. Risk för strykning vid inskrivningen. 12 Långa väntetider. Strulet är nu nästan borta p g a extrabeställningar. Inget sjukhus i V. Götaland tar emot våra pat. direkt från oss. Pat. kan själv kontakta Vårdslussen. 17 Läkarschemat färdigt sent. Svårt och tidskrävande att planera op. tider. Förlängd väntetid. 18 Alla läkare opererar inte prolaps. Förlängd väntetid. Läkarschemat Pat. är lovad specifik operatör. måste vara färdigt. Tidskrävande 2 Ojämn belastning. Det kan vara en dr som i princip skall skriva in huvuddelen. 24 Pat. reg. i kassan innan hon kommer till avd Pat. kommer inte? Vem ringer koordinatorn? 1 Inte alltid operatören som skriver in 1 Propp om inskr. dr har mottagning eller op. Detta gäller f a torsdagar. 1-2 Pat. stryks. Vem ringer koordinatorn och när? 2 Torsdagar ofta/ibland att operatören inte skriver in bokningsförfarande. För stor arbetstyngd. Kan bli för lite för dr under utbildning eller tidig specialist. Fördröjning av pat. ankomst till avd. Ineffektivt för pat. och kassapersonal. Luckor på op. programmet Pat. kan få olika besked om op.- metod. Pat. får vänta, diktatet blir inte utskrivet till narkosbedömningen. Luckor på op. programmet. Oklar information till pat Orange lapp skrivs ej Fel uppdukning på op. Inskr.p. 5

6 4 Nya anteckningar kan ha tillkommit sedan papperskopian drogs ut kan missas. Säkerhetsfråga. Viktig information 2 5 EKG-apparat är ej tillgänglig EKG ej taget då pat. skall (delas med 68:an) narkosbedömmas. Längre väntetid för pat. 8 Tid för rtg pulm kl Stör inskrivningsen. Pat. ej 1. tillgänglig då dr skall skriva in. Pat. med smörgåsar hinner inte äta lunch. Försenar istället narkosbedömningen. 8 Rtg pulm saknar indikation. Onödig kostnad och arbetstid. 9 Provsvar ej klara till narkosbedömningen. provsvaren. Irritation från narkos, som vill se 40 Svårt förutse vilka undersökningar Extra provtagningar, konsultremisser narkos vill ha skall skrivas av gyn. läkare 41 Orange blankett går inte vidare in Fel uppdukat. till op. 41 Orange lapp läses inte inför op. Fel uppdukat. Fel narkos. Inskr.p. 4 Narkosläkarna skriver inte Risk för strykning då remissen remisser till begärda kommer för sent och us inte kan undersökningar göras samma dag. Svar kommer fel. 4 Svårt med medicinkonsulter. Pat. bör hittas tidigare. Med.-jouren får kallas till avd. fast det inte är akut. Gäller även Östra. 72 Postop. hemgångsinfo. av bm/ssk hinns inte med. Pat. har frågor efter hemkomst och behöver ringa. Process: Östra Akt.nr Strul /Problem/Risk Konsekvens Prio 2 Remiss ibland ej stämplade Remiss åter till sekr. Tidsfördröjning 2 Svårt bedömma remissen- dåligt info. underlag. Vet ej säkert vilken op. och vilken operatör. Remiss åter inremitterande. Risk för strykning. 2 Remiss hamnar i annans postlåda Fördröjning 6 VL lovas vid annat besök. Intagningssedel går direkt till koordinator. Kan bli fel pat. och fel operatör. 6 Intagningssedeln följer med journalen till arkivet 7 Saknas koncensus om op.- indikation och -metod. Dåligt underlag till koordinator. Pat. blir ej registrerad på VL. Fördröjd operation. Pat. måste själv efterforska op. tid. Svårt för koordinatorn att planera. Risk för strykning. 8 PAX olika baser på Ö och SS Syns inte om pat. sökt på det andra sjukhuset. Skrivs dubbla intagnings-sedlar (en pat. kallades till Ö och hon var redan opererad på SS). Onödigt arbete. 6

7 8 Underlaget på remiss och intagningssedel dåligt 11 Läkarschemat alltför kort framförhållning. Först görs bemanningsschemat av gynekologer och därefter jourschemat av obstetriker 17 Ingen bestämd person tar hand om pat. när hon kommer till avdelningen 17 Flera olika personalkategorier drar i samma pat. Svårt och tidskrävande arbete för koordinator att boka rätt. Risk för strykning av op. Svårt och tidskrävande för koordinator att planera. Preop. inskr. planeras på mott. 17 Brist på samtalsrum 2 nya rum planeras 21 Narkosläkarna skriver inte remisser till begärda undersökningar Risk för strykning då remissen blir skriven för sent. Krävs akutkons. fast det inte är akut. 22 Genom avdelningens rytm (5,5 dygnsvård) är det omöjligt med vissa pat. kategorier på måndagar. 28 Vissa gånger många samtal om samma patient Extra noggrannhet krävs i planeringen 0 Papperskopior borde ej behövas Säkerhetsfråga. Viktig information kan missas Är åtgärdat 1 Information om patienten saknas när samtalet skall ske. 1 Brist på samtalsrum 8 PAD-remisser och dikteringsblad falerar ofta Är åtgärdat 7

8 Så här ska vi gå vidare: 1. Sahlgrenska har genomfört kartläggning av inskrivningsen Strul nr 25 4 kommer att åtgärdas med hjälp av detta arbete. 2. Införa kvalitetsregister för prolaps i april 2007 varifrån mått kommer att tas.. Kontakt har tagits med den läkare, som är ansvarig för kvalitetsregistret, för att få med frågor att användas till måtten. 4. Deltar automatiskt i den SU-gemensamma patientenkäten, Sett med patientens ögon. Denna skickas hem till 150 patienter, som vårdats dec mars 2007 och ur den enkäten tas 4 mått. 5. Arbeta fram krav på remittent. 6. Förbättra informationen till koordinator på vänteliste-blanketten. 7. Presentera Prolapsen vid Kvalitetsveckan 6-8 mars Ta del av 1:s kartläggning av hysterectomier. 9. Redovisa en på avd 67, Gyn. mott. och Östra. 10. Fortsätta att visa andel pat. som fått op. tid inom vårdgarantin enligt det nya diagrammet. Detta innebär att koordinatorns statistik med antal väntande räknas om till procent. Våra erfarenheter: 1. Det hade sparat mycket tid och arbete om det i inbjudan stått att VISIOprogrammet rekommenderas för dokumentation av kartan. Ingen hjälp fanns att få från ledning eller IT-enhet. 2. Inbjudan borde ha kommit med längre framförhållning eftersom arbetet med kartan skulle göras innan programmet startade.. Det hade underlättat arbetet om vi själva deltagit i kartläggningen. 4. Instruktionerna för dokumentationen av kartan stämde inte med den skola som kartan hade gjorts i. 5. Behövs mer information från CVU till berörda enheter för att ledarna skall få optimala förutsättningar. 6. Behövs mer kontakt med kursledningen mellan utbildningstillfällena. 8

9 7. Önskvärt med tydligare instruktion/information om vad hemläxan innebar. Ev. börja dagen med hemläxan istället. 8. Lugnt under vårterminen men hetsigt under hösten. Om man kommer bättre förberedd till 1:a kurstillfället, t. ex har VISIO i sin dator i förväg, så kan man komprimera början av kursen så man får mer tid på slutet. 9. Behövs längre framförhållning och tydligare uppdrag av ledningen och inte bara den generella uppdragshandlingen: Processledare skall tillsammans med bitr. ledare utse en grupp - en tvärprofessionell grupp, representativ för en och de olika vårdenheter som deltar i vården. Gruppen för kartläggningen utsågs av ledningen utan att det var närmare definierat vad en skulle innefatta. Nu saknades t ex sekreterare och representativa personer från vårdenheter, som berördes i en, vilket genererade mycket extraarbete. 10. Svårt och tungrott att driva två parallella er, en på Sahlgrenska och en på Östra. 11. Positivt var att förståelsen för varandra ökade genom diskussionerna på våra lokala möten. 12. Processen blev nu mycket lång och komplicerad i och med att kartan var gjord från remissens ankomst tills patienten åkte hem efter operationen. I fortsättningen bör man kanske dela upp en så lång i flera tydliga deler med adekvata team. 1. Som ledare är vi ändå nöjda med resultatet idag eftersom det ger en helhetsbild, som förhoppningsvis kommer till användning även inom andra diagnosgrupper inom verksamheten. Processen får ses som ett gediget grundarbete där vi ändå lyckats lösa en del strul på vägen, även om ett stort arbete återstår innan alla röda prickar är borta. 14. Programmet har varit mycket lärorikt och intressant men tidskrävande 15. Som ledare ställer vi oss nu frågan: När slutar vårt ansvar för denna? 16. Kanske vår kunskap borde användas till nya er men vem tar då över ansvaret för att lösa de strul som återstår? 9