Effektivare vårdadministration Kvinnokliniken

Transkript

1 Effektivare vårdadministration Kvinnokliniken

2 Detta är vår verklighet Kvinnoklinikens vid CSK upptagningsområde inbegriper nordöstra Skåne. Uppdraget och verksamheten syftar till att befrämja en god hälsa inom området Gynekologi och graviditetet/förlossning. Verksamheten omfattar gynekologisk mottagning och slutenvård inklusive operationer samt förlossning- och BB-vård. Det totala antalet anställda är cirka 190 personer fördelat på läkare, barnmorskor, sjuksköterskor, undersköterskor, medicinska sekreterare och kuratorer.

3 Syfte Minska administrativa arbetsuppgifter för vårdpersonal på kvinnokliniken Bakgrund/problem varför deltar vi i projektet: Ständigt ökande administrativa uppgifter som läggs på vårdpersonal, både läkare, ssk och usk. T ex mycket uppgifter som ska registreras i många olika system: Gyn op register HR-fönster Kundrad INCA-register SVPL, SVPL-IT Intygsmodul E-recept

4 Problembeskrivning Ständigt ökande administrativa uppgifter som läggs på vårdpersonal, både läkare, ssk och usk. T ex mycket uppgifter som ska registreras i många olika system: Gyn op register HR-fönster Kundrad INCA-register SVPL, SVPL-IT Intygsmodul E-recept

5 Forts. problembeskrivning Många olika system/program som används i vården är nya/uppgraderade och ej synkroniserade med varandra. Därmed har mycket tid behövt läggas på utbildning för all personal. MedSpeech: dagligen stora problem i nuvarande version (uppgradering är på gång). Melior: sedan Skånegemensamma journalen kom går det åt mycket tid till att navigera runt, gå in i gammal journal via SIEview. Varningar följer inte med därför är det nödvändigt att gå in i båda journalerna på alla patienter.

6 Forts. problembeskrivning Obstetrix: ny version som man ska lära sig. Måste stänga programmet och logga in på nytt för att se gamla journaler. MVC är dold information och man måste bereda sig åtkomst genom ett antal knapptryckningar Orbit: Helt ny version som ska användas fr. o. m maj Läkarna måste där själva registrera sina operationsanmälningar. Får INTE överlåtas. HR-fönster: Tungrott, fungerar dåligt, inte ens supporten klarar problemen.

7 Forts. problembeskrivning VGI: Massor av tid läggs på att försöka hitta de saker man är van vid att hitta direkt på Forum. Tungrott, väldigt mycket navigering. Att hitta t ex PM kan ta minuter när man inte är van. Massor av klick och inloggning gång på gång när man använder G-konto. Pull-print: Inget annat än problem sedan det startade. Massor av tid läggs dagligen på att hitta utskrifter som försvinner. Förbrukningsartiklar kommer ej, vissa skrivare har stått stilla i veckor.

8 Genomförda kartläggningar Fiskbensdiagram Uppmuntrat alla medarbetare till att skriva ner onödiga arbetsuppgifter: på förtryckt blankett som lagts vid varje arbetsplats muntlig information på APT via mejl som skickats till alla medarbetare

9

10 Mål vad vill vi åstadkomma? Minska antalet administrativa arbetsuppgifter för vårdpersonal. Så mycket administrativa uppgifter som över huvud taget är möjligt ska läggas över på administrativ personal. Eftersom vi är ålagda att utföra vårt uppdrag (inte minska produktionen), att hålla budget, att vidmakthålla tillgängligheten är det ett måste! Se över den administrativa personalens arbetsuppgifter för att försöka effektivisera och därigenom frigöra tid som gör det möjligt att ta över arbetsuppgifter från vårdpersonalen.

11 Förändringar som prövats Bevakningskorgen i Melior Dokumentation i HR-fönster Förändringar av rutiner vid inskrivning av patienter som skall opereras (avd 051) Hantering av PAD-svar svarshantering enl speciell mall i Melior

12 Resultat Bevakningskorgen Melior: enkäter utlämnade med frågeställning uppskattad arbetstid före och efter förändring, fördelar och nackdelar och om förändringen ska införas permanent. 4 av 5 berörda läkare har svarat på enkäten, alla positivt inställda och vill permanenta förändringen. Bättre tillgänglighet, kan hanteras var som helst när man får en stund över. 5 av 5 barnmorskor på gyn mott har svarat på enkäten alla positivt inställda och vill permanenta förändringen.

13 Gemensamt för båda kategorierna är att man inte har sett några speciella nackdelar. Svårt att uppskatta tidsvinsten men eftersom säkerheten i systemet överväger är det av mindre vikt. Svar från 4 sjuksköterskor på avd 51/52 har inkommit, 1 negativ till förändringen, övriga har ej använt den i någon större utsträckning men är positiva.

14 Förändringar av rutiner vid inskrivning av patienter som skall opereras (avd 051): 9 enkäter har inkommit från vårdpersonal, alla positiva till att införa förändingen permanent endast 2 har nämnt någon nackdel, i båda fallen att det kan vara svårt vissa dagar att gå ifrån slussen. Fördelarna uppges i samtliga fall vara att personal har frigjorts, både sjuksköterskor och undersköterskor som nu kan använda sin tid till redan inneliggande patienter. Dessutom behöver patienten träffa färre antal personer vid inskrivningen.

15 Dokumentation i HR-fönster gällande läkarnas jourlistor. Test pågår, chefsstöden registrerar. Utvärdering kommer att ske med enkät. Hantering av PAD-svar svarshantering enl speciell mall i Melior. Test pågår.

16 Ytterligare resultat under projektets gång är att vi direkt har kunnat genomföra ett antal förändringar utifrån de förslag som inkommit: Sekreterare skriver numera ut läkarintyg och skickar till patienten. Registreringar i PASiS, viss diagnossättning och infektionsregistrering i Obstetrix utförs av sekreterare BB/Förlossning. Önskemål från läkarna om assistens/service på Specialistmödravården har utmynnat i att det nu finns schemalagd undersköterska 2 dagar/vecka.

17 Hur går vi vidare? Fortsatt grupparbete Arbeta vidare med de förbättringsområden som ej hunnit påbörjas Informera och förankra hos alla medarbetare Idag 2015 har vi fortfarande vårt förbättringsteam kvar och som aktivt jobbar vidare med nya förbättringsområden.

18 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Håkan Stale, Överläkare Maria Bjärtorp Nilsson, Enhetschef Karin Svensén, Enhetschef Monica Sjöberg Lindén, Medicinsk sekreterare Sigrid Könick, Barnmorska Irene Kjellsson, Sjuksköterska Christin Thorsén, Undersköterska Jennie Borgström, Barnmorska