Effektivare vårdadministration ett förbättringsprogram

Transkript

1 Effektivare vårdadministration ett förbättringsprogram April 2014 Skapa mer tid med patienterna, genom att minska vårdpersonalens administrativa uppgifter Skånevård Kryh Utvecklingscentrum

2 Bakgrund Ökade krav på dokumentation och administrativa uppgifter upplevs som ett växande problem av både vårdpersonal och ledningsfunktioner inom hälso- och sjukvården. Skånevård Kryh Region Skåne, har ett uttalat mål att minska vårdpersonalens administrativa uppgifter (tidsåtgång). Det genomförda förbättringsprogrammet i samarbete med Utvecklingscentrum Region Skåne, ska ses som ett steg mot att omsätta dessa ambitioner i konkret handling. Syfte Syftet med programmet är stödja Skånevård Kryhs mål, att skapa mer tid med patienterna, genom att minska vårdpersonalens administrativa uppgifter. Programupplägg Programupplägget har Genombrottsmetoden som grund och bygger på tanken att systematiskt testa (PGSA-hjulet) många små förändringar. Varje test utvärderas och utökas om det fallit väl ut. Innan testerna prövas har förbättringsteamen arbetat med tre frågor. Programtiden är begränsad och består av ett antal Lärandeseminarier med mellanliggande arbetsperioder. Under programmets fem seminarier träffas tvärprofessionella team för att få förbättringskunskap, utbyta erfarenheter, ta del av goda exempel och få handledning om verktyg och metoder. De mellanliggande arbetsperioderna används för att kartlägga förbättringsområden, testa förändringar och sprida arbetet till fler medarbetare i den egna verksamheten. Läs mer om förbättring/förnyelse via:

3 Översikt av valda förbättringsområden Nedanstående sammanställning är en beskrivning av de förbättringsområden som deltagande team valt att arbetat med under programtiden. En mer detaljerad beskrivning av respektive teams arbete kan nås via:

4 Skånevård Kryh Utvecklingscentrum

5 Effektivare vårdadministration Kvinnokliniken

6 Detta är vår verklighet Kvinnoklinikens vid CSK upptagningsområde inbegriper nordöstra Skåne. Uppdraget och verksamheten syftar till att befrämja en god hälsa inom området gynekologi och graviditetet/förlossning. Verksamheten omfattar gynekologisk mottagning och slutenvård inklusive operationer samt förlossning- och BB-vård. Det totala antalet anställda är cirka 190 personer fördelat på läkare, barnmorskor, sjuksköterskor, undersköterskor, medicinska sekreterare och kuratorer.

7 Syfte Minska administrativa arbetsuppgifter för vårdpersonal på kvinnokliniken Bakgrund/problem varför deltar vi i projektet: Ständigt ökande administrativa uppgifter som läggs på vårdpersonal, både läkare, ssk och usk. T ex mycket uppgifter som ska registreras i många olika system: Gyn op register HR-fönster Kundrad INCA-register SVPL, SVPL-IT Intygsmodul E-recept

8 Problembeskrivning Ständigt ökande administrativa uppgifter som läggs på vårdpersonal, både läkare, ssk och usk. T ex mycket uppgifter som ska registreras i många olika system: Gyn op register HR-fönster Kundrad INCA-register SVPL, SVPL-IT Intygsmodul E-recept

9 Forts. problembeskrivning Många olika system/program som används i vården är nya/uppgraderade och ej synkroniserade med varandra. Därmed har mycket tid behövt läggas på utbildning för all personal. MedSpeech: dagligen stora problem i nuvarande version (uppgradering är på gång). Melior: sedan Skånegemensamma journalen kom går det åt mycket tid till att navigera runt, gå in i gammal journal via SIEview. Varningar följer inte med därför är det nödvändigt att gå in i båda journalerna på alla patienter.

10 Forts. problembeskrivning Obstetrix: ny version som man ska lära sig. Måste stänga programmet och logga in på nytt för att se gamla journaler. MVC är dold information och man måste bereda sig åtkomst genom ett antal knapptryckningar Orbit: Helt ny version som ska användas fr. o. m maj Läkarna måste där själva registrera sina operationsanmälningar. Får INTE överlåtas. HR-fönster: Tungrott, fungerar dåligt, inte ens supporten klarar problemen.

11 Forts. problembeskrivning VGI: Massor av tid läggs på att försöka hitta de saker man är van vid att hitta direkt på Forum. Tungrott, väldigt mycket navigering. Att hitta t ex PM kan ta minuter när man inte är van. Massor av klick och inloggning gång på gång när man använder G-konto. Pull-print: Inget annat än problem sedan det startade. Massor av tid läggs dagligen på att hitta utskrifter som försvinner. Förbrukningsartiklar kommer ej, vissa skrivare har stått stilla i veckor.

12 Genomförda kartläggningar Fiskbensdiagram Uppmuntrat alla medarbetare till att skriva ner onödiga arbetsuppgifter: på förtryckt blankett som lagts vid varje arbetsplats muntlig information på APT via mejl som skickats till alla medarbetare

13

14 Mål vad vill vi åstadkomma? Minska antalet administrativa arbetsuppgifter för vårdpersonal. Så mycket administrativa uppgifter som över huvud taget är möjligt ska läggas över på administrativ personal. Eftersom vi är ålagda att utföra vårt uppdrag (inte minska produktionen), att hålla budget, att vidmakthålla tillgängligheten är det ett måste! Se över den administrativa personalens arbetsuppgifter för att försöka effektivisera och därigenom frigöra tid som gör det möjligt att ta över arbetsuppgifter från vårdpersonalen.

15 Förändringar som prövats Bevakningskorgen i Melior Dokumentation i HR-fönster Förändringar av rutiner vid inskrivning av patienter som skall opereras (avd 051) Hantering av PAD-svar svarshantering enl speciell mall i Melior

16 Resultat Bevakningskorgen Melior: enkäter utlämnade med frågeställning uppskattad arbetstid före och efter förändring, fördelar och nackdelar och om förändringen ska införas permanent. 4 av 5 berörda läkare har svarat på enkäten, alla positivt inställda och vill permanenta förändringen. Bättre tillgänglighet, kan hanteras var som helst när man får en stund över. 5 av 5 barnmorskor på gyn mott har svarat på enkäten alla positivt inställda och vill permanenta förändringen.

17 Gemensamt för båda kategorierna är att man inte har sett några speciella nackdelar. Svårt att uppskatta tidsvinsten men eftersom säkerheten i systemet överväger är det av mindre vikt. Svar från 4 sjuksköterskor på avd 51/52 har inkommit, 1 negativ till förändringen, övriga har ej använt den i någon större utsträckning men är positiva.

18 Förändringar av rutiner vid inskrivning av patienter som skall opereras (avd 051): 9 enkäter har inkommit från vårdpersonal; alla positiva till att införa förändingen permanent, endast 2 har nämnt någon nackdel, i båda fallen att det kan vara svårt vissa dagar att gå ifrån slussen. Fördelarna uppges i samtliga fall vara att personal har frigjorts, både sjuksköterskor och undersköterskor som nu kan använda sin tid till redan inneliggande patienter. Dessutom behöver patienten träffa färre antal personer vid inskrivningen.

19 Dokumentation i HR-fönster gällande läkarnas jourlistor. Test pågår, chefsstöden registrerar. Utvärdering kommer att ske med enkät. Hantering av PAD-svar svarshantering enl speciell mall i Melior. Test pågår.

20 Ytterligare resultat under projektets gång är att vi direkt har kunnat genomföra ett antal förändringar utifrån de förslag som inkommit: Sekreterare skriver numera ut läkarintyg och skickar till patienten. Registreringar i PASiS, viss diagnossättning och infektionsregistrering i Obstetrix utförs av sekreterare BB/Förlossning. Önskemål från läkarna om assistens/service på Specialistmödravården har utmynnat i att det nu finns schemalagd undersköterska 2 dagar/vecka.

21 Hur går vi vidare? Fortsatt grupparbete Arbeta vidare med de förbättringsområden som ej hunnit påbörjas Informera och förankra hos alla medarbetare

22 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Håkan Stale, Överläkare Maria Bjärtorp Nilsson, Enhetschef Karin Svensén, Enhetschef Monica Sjöberg Lindén, Medicinsk sekreterare Sigrid Könick, Barnmorska Irene Kjellsson, Sjuksköterska Christin Thorsén, Undersköterska Jennie Borgström, Barnmorska

23 Administrativa projektet Diverse förbättringsarbeten Öronmottagningen, Kryh

24 Detta är vår verklighet Öronmottagningen är en enhet där läkare, vårdpersonal och sekreterare jobbar i nära samarbete. Det finns även logopeder, audionomer och käkkirurgisk verksamhet inom kliniken. Vi har såväl tidsbokad som akut verksamhet på dagtid hade vi läkarbesök på våra mottagningar. (Exkl akutbesök, op). Verksamhetschef, Serge Padoan. Om möjligt: Infoga bild

25 Syfte Minska vårdpersonalens administrativa uppgifter för att frigöra tid till patientnära arbete. Minska dubbeldokumentationen. Förenkla vissa administrativa rutiner. Rätt person ska göra rätt saker. Hitta tidstjuvar.

26 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Diagnoslapp stjäl mycket tid. Systermottagning saknas. Saknas snabb hjälp vid halvakuta administrativa problem. CPAP-ssk hinner inte med att boka tider pga stort remissinflöde. Återbesökstider till op patienter saknas. Onödigt besök hos dr efter kontroll hos audionom för våra rörbarn.

27 Genomförda kartläggningar Skriftlig inventering inom de olika yrkeskategorierna över vilka administrativa problem som fanns, som försvårade det dagliga arbetet. Samtlig personal fick sätta upp post-it lappar med synpunkter/problem. En sammanställning och prioritering av ovanstående gjordes.

28 Mål vad vill vi åstadkomma? Lätt genomförbar åtgärd som underlättar för många i verksamheten. Mål som inte riskerar patientsäkerheten. Mål som är en start på en fortlöpande process.

29 Förändringar som prövats Borttagande av diagnoslapp. Effektiviserad tidsbokning. Skapat direktkontakt med sekreterare. (Röd sekr) Införande av systermottagning 2 gånger per vecka. Rörbarn går hem direkt efter audiogram om detta är normalt.

30 Resultat Inget mätbart att redovisa men vi kan konstatera: Tidsvinst för samtliga personalkategorier. Vinst för patienterna. Frigjort läkartider genom systermottagning. Bättre flöde för patienten.

31 Hur går vi vidare? Arbetar vidare i de nya rutinerna och ska ha utvärdering av genomförda åtgärder. Arbetar vidare med ej åtgärdade förslag inom respektive yrkeskategori.

32 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Cecilia Biörklund, läkare Annika Persson, ssk Lisa Pettersson, sekr

33 Effektivare vårdadministration VAS Verksamheten Arbetsterapi och Sjukgymnastik

34 Detta är vår verklighet 56 Anställda Arbetsterapeuter, sjukgymnaster, undersköterskor och sekreterare. Erbjuder kvalificerad behandling och träning för patienter inom sluten, dagvård och öppen vård. Servar hela CSK öppenvårdsbesök 2013 Är en enhet under verksamhetsområde specialiserad närsjukvård

35 Syfte Att skapa mer tid för patienterna, genom att minska vårdpersonalens administrativa uppgifter.

36 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Dubbeldokumentation mellan arbetsterapeut och sjukgymnast. Direktdokumentation Införa Medspeech Effektivisera användandet av SVPL-it

37 Genomförda kartläggningar Journalgranskning Tidsmätning direktdokumentation jämfört med dokumentation i efterhand Tidsmätning journalföring innan övergång till Medspeech.

38 Mål och mått vad vill vi åstadkomma? Ingen dubbeldokumentation mellan arbetsterapeut och sjukgymnast Minskad dokumentationstid med 5 minuter/ journal, genom direktdokumentation i dator. Minska journalföringstid via diktering med Medspeech med 2 minuter/ journal.

39 Förändringar som prövats Direktdokumentation vid nybesök av patienter på dagrehab.

40 Resultat Ingen dubbeldokumentation av betydelse hittades.

41 Resultat Direktdokumentation direkt i efterhand deltagare 1 deltagare 2 deltagare 3 deltagare 4 deltagare 5

42 Hur går vi vidare? Ytterligare journalgranskning. Router i gymnastiksal för direktdokumentation vid träning. Införande av Medspeech Kartläggning och effektivisering av användandet av SVPL-it

43 Reflektioner Att arbeta med Genombrott / Förändringsprogram Valt att koncentrera oss på små områden, vilket har förenklat när vi har stött på problem p.g.a. pensionsavgångar, sjukdom och omorganisation. Vi har då kunnat fortsätta vårt arbete ändå. Få sekreterare (1 tjänst), mycket administrativt arbete ligger hos arbetsterapeuter och sjukgymnaster sedan lång tid tillbaka. Gått från egen verksamhet till enhet inom specialiserad närsjukvård. Svårt att engagera kollegor p.g.a. fokus på stor omorganisation och övriga förändringar som t.ex. meliormallar

44 Sammanfattning Dubbeldokumentation. Direktdokumentation. Medspeech. SVPL-it. Planerar fortsätta arbetet i gruppen.

45 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Berit Persson Receptionen Carolina Larsson Sjukgymnast Christine Friberg Medicinsk sekreterare Eva Johnson Arbetsterapeut Maria Persson Arbetsterapeut

46 Infektionskliniken Effektiviserad och förbättrad Hepatitmottagning Minskad dubbeldokumentation i meliorjournal avd 152

47 Infektionskliniken Kryh Akutverksamhet CSK Konsultuppdrag Avdelning 152 Mottagningsverksamhet 6 Sekreterare 12 Läkare 43 Ssk & Usk 2 EC 1 VC

48 Infektionskliniken Kryh Infektionsmottagningen 1416 st Läkarmott. besök 242 heptatit B 250 hepatit C Avdelning vårdplatser, enkelrum 1357 vårdtillfällen 5,8 dgr vårdtid 7861 vårddagar

49 Syfte Hepatitmottagning Identifiera ineffektiva administrativa moment samt ge förslag på och genomföra möjliga förbättringar. Bakgrund Vår största patientgrupp Kronisk sjukdom Nationella riktlinjer, kvalitetsregister (inf care hepatit)

50 Administration kring hepatit B och C besök Brev pat j-ant uteblir J-ant prov1 Provsvar CSK J-ant prov2 Provsvar 2 Malm ö brevsvar Telefon besked Pat bokar telefontid J-ant Pat kallas Kommer mott Mottbesök läk Provt ssk Besked us/prover Nästa besök Bevakas uppföljn Brev/sms pat Hepatit C register? Mott.ant Remiss Diagnosr PASIS Konsult Us Uteblir... tolk J-ant Leverbiopsi endosk Fibrosca n J-ant

51 Problembeskrivning /förbättringsområden Journalanteckningar efter mottagningsbesöket Journalstudie över en månad maj 2013, visade att varje mottagningsbesök i snitt genererar 2 extra journalanteckningar I några fall finns inte dokumenterat om patienterna fått besked på provsvar eller inte Uteblivna besök Tolk.. Provsvar tillgängliga redan innan läkarbesök!

52 Mål vad vill vi åstadkomma? Minskad dokumentation, färre j-ant kopplat till ett mottagningstillfälle Snabbare svar. Besked till patienten redan vid mottagningsbesök. Möjlighet till bättre dialog mellan patient/läkare (tolk!). Delaktighet. Börja registrera i kvalitetsregister (skapa förutsättningar för att sekreterare kan fylla i uppgifter) Minska risk för att patienter uteblir (påminnelse )

53 Förändringar som prövats Ny provtagningsrutin, prover klara inför läkarbesök. I testfas 2 läkare. Checklista/ordinationskort Hepatit B och hepatit C mottagningsbesök.

54 Ordinationsverktyg Hjälpreda Kvalitetsregister Övervakning Tolkbehov Bättre, snabbare och säkrare omhändertagande

55 Resultat & hur går vi vidare? Utvidgat test, alla läkare på kliniken Fortsatt förankring Utvärdering och mätning slutet av maj Revidering av besökskortet Uppföljande patientenkät? Övervakning (röntgenundersökningar) Registrering i kvalitetsregister

56 Syfte avd 152 Att minska dubbeldokumentationen Skapa riktlinjer för vem som ska skriva vad/var

57 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Mycket dubbeldokumentation i inskrivings- samt omvårdnadsantecking Oklart vem som skall dokumentera vad och var

58 Genomförda kartläggningar Kartläggning av administrationen kring ett vårdtillfälle Journalgranskning, med inriktning på dubbeldokumentation

59 Administration kring ett vårdtillfälle avd 152 Pascal Medicinsk Epikris E-recept Veckoant. SVPL-IT Comporto Inskrivning Rtg/konsult Inkommande pat. Konsulter Dagant. vb På avd 152 Remisser Rtg/konsult Utskrivning Utskrivningsmeddelande Odlings- & Provtremisser SVPL-IT Allmänna patientuppgift Riskbedömning Omvårdnadsanteckning SVPL-IT In- &Utfarter Utskrivningsplanering US/beh. SVPL-IT MEWS Omvårdnadsepikris Inskrivning Mätvärden Sårjournal In -& Utfarter Behandlingsmeddelande US/beh. Utskrivningsplanering Utskrivningsplanering

60 Mål vad vill vi åstadkomma? Minskad administrativ tid Ökad patienttid Mer lättlästa journaler

61 Förändringar som prövats Informerat muntligt på avdelningsmöten Utformat en checklista som lagts vid varje expedition

62 Resultat Granskning av sammanlagt 60 journaler

63 Hur går vi vidare? Gjort checklistan mindre och mer översiktlig. En laminerad liten lathund Fortsatt information till kollegor och studenter

64 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Birgitta Nilsson, Med.sekr. Cicci Rundqvist, Usk. Josefin Frisk, Läk. Karin Sandin, Ssk. Sofie Nilsson, Ssk.

65 Elektiva elkonverteringar avdelning 113/114 Medicinkliniken Kardiologsektionen, plan 11 CSK

66 Detta är vår verklighet CSK:s kardiologavdelningar är: HIA med 6 vårdplatser där patienter vårdas i det akuta skedet av sin hjärtsjukdom. På eftervårdsavdelningarna 113/114 med 26 vårdplatser utreds och behandlas patienter med hjärtsjukdomar. Här bedrivs den postoperativa vården efter genomförd kranskärlskirurgi eller klaffkirurg. Här utförs även elektiva elkonverteringar av patienter med förmaksflimmer. På avdelningarna arbetar läkare, sjuksköterskor, undersköterskor, sekreterare, sjukgymnaster och kurator.

67 RAM planerar in patient Ta fram inskannat dokument Komplettera VPL med tidigare journal Patienten tidigare elkonverterad Närarkivet Gammal Narkosjournal i papper VPL kommer till avdelningen Flödesschema elektiva elkonverteringar centralarkivet Förbereda patienten: Sätta dropp, koppla upp på övervakning, sätta PVK, ev raka patienten, dra upp läkemedel, beställa mat osv. När narkos kommer kl 11. Leta reda på avd.läkare Skicka checklista till RAM Ringa AKmottagningen Utskrivningssamtal Städa och bädda efter patienten Elektiv elkonvertering Förbereda papper, idband osv. Patienten kommer till avdelningen Patienten går till RTG, göra iordning behandlingsrummet Sövning, deffning, efterkontroller ca 1 h. Ta nytt EKG Patienten skrivs ut Under tiden täcka upp på avdelningen Dokumentera i melior SSK skriva in upplysningar Hur påverkar det avdelningen, oss själva och hur är patientens upplevelse? Ankomstsamtal Puls sinus RTG pulm Ringa Narkos Ingen remiss skriven Ingen elkonvertering Svikt på RTG Sekr. skriva en ny, leta reda på avd. Läkare. osv. Ca Pat ska ha mat, dricka. Koppla bort övervakning, dropp, pvk, städa osv. Skriver in och ut patienten i Pasis. Sorterar papper och skickar relevanta papper till skanningen. Skriver epikris, ordnar med kopior, AKremiss och återbesök.

68 Syfte Effektivisera processen kring handhavandet av de elektiva elkonverteringarna. Minska vårdpersonalens administrativa uppgifter.

69 Genomförda kartläggningar Fiskbensdiagram användes där personalen fick sätta upp post-it-lappar för att belysa problem/tidstjuvar vid elektiva elkonverteringar. Olika färger på lapparna användes beroende på vilken yrkeskategori man tillhörde Lapparna sammaställdes och kategoriserades under respektive yrkeskategori

70 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Sjuksköterskor Narkosläkaren önskar journal på tidigare narkostillfällen, tar tid att hitta. Har patienten rätt indikation? Elkonverterad tidigare? Finns det någon plan för patienten? Om patienten inte gjort det innan behöver de ofta mycket information, vilket tar tid. Hur mycket information ger flimmermottagningen? Ibland behöver inte lungröntgen göras utan vissa läkare nöjer sig med att lyssna på lungorna, vilken rutin ska vi fortsätta med?

71 Finns ingen lungröntgenremiss skriven. Alla prover ej tagna ibland enbart PK, var brister informationen? 5:e-sköterskan har ingen tidigare erfarenhet eller kunskap om elkonvertering, får då omstrukturera vilket gör att den sköterska som känner patientgruppen får ta elkonverteringen, bristande kontinuitet. Elkonvertering tar 1 personal under hela förmiddagen. Sköterskan tar EKG direkt efter konvertering, ej beställa av klin fys. Måste patienten vara fastande från midnatt?

72 Ingen plats för patienten om vi har överbeläggning. Avbrott i ronden vid Narkos är försenade. Känner ej patienten. Undersköterska Ingen plats för patienten 5:e-sköterskan upptagen med elkonverteringspatienten.

73 Sekreterare Ibland saknas lungröntgenremiss inför elkonvertering, får då skriva en akut. Ibland läggs onödig tid på att leta gammal narkosjournal som ej är inskannad. Läkare Oklart in i det sista när elkonverteringen blir av. Behöver ej ta prover samma dag som patienten ska elkonverteras. Räcker med att lyssna på patientens lungor. Tidstjuv.

74 Mål vad vill vi åstadkomma? Tydliga rutiner som ligger till grund för ett enhetligt arbetssätt och en effektiv process kring de elektiva elkonverteringarna. Genom detta arbetssätt kunna minska den administrativa biten.

75 Förändringar som prövats Vi har inte provat att göra några förändringar i vårt arbete då det under projekttidens gång har skett omorganisationer både lokalt och regionalt. Det har nu tagits ett beslut att flimmermottagningen ska flytta från nuvarande plan 12 till medicinmottagningen plan 2. Detta gör att vi inte vet hur framtiden kommer att se ut för flimmermottagningen och hur man tänker arbeta med de elektiva elkonverteringarna därifrån.

76 Resultat / Hur går vi vidare? Vi hoppas och tror att positiva resultat kommer att uppnås när flimmermottagningen utarbetat förändrade rutiner kring de elektiva elkonverteringarna.

77 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Sandra Nilsson, medicinsk sekreterare Kerstin Klinteberg, undersköterska Helena Ekberg, sjuksköterska Ola Nordin-Ericson, sjuksköterska (slutat ) Per-Olof Svanquist, kardiolog (bidragit med medicinsk kunskap, ej deltagit aktivt)

78 Rökavvänjning avdelning HIA/113/114 Medicinkliniken Kardiologsektionen, plan 11 CSK

79 Detta är vår verklighet CSK:s kardiologavdelningar är: HIA med 6 vårdplatser där patienter vårdas i det akuta skedet av sin hjärtsjukdom. På eftervårdsavdelningarna 113/114 med 26 vårdplatser utreds och behandlas patienter med hjärtsjukdomar. Här bedrivs den postoperativa vården efter genomförd kranskärlskirurgi eller klaffkirurg. Här utförs även elektiva elkonverteringar av patienter med förmaksflimmer. På avdelningarna arbetar läkare, sjuksköterskor, undersköterskor, sekreterare, sjukgymnaster och kurator.

80 Syfte Öka antalet remisser för rökavvänjning till Hälsoenheten på patienter som vårdas på HIA/113/114 som är rökare.

81 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Vi hade tidigare en rökterapeut som regelbundet besökte medicinavdelningarna och fångade upp patienter som rökte och erbjöd dem hjälp till rökstopp. Efter att rökterapeuten gick i pension försvann denna service. Vid kontroll uppmärksammades det att antalet remisser från kardiologavdelningarna minskat betydligt.

82 Genomförda kartläggningar Ingen remiss Ändra i checklista vid inskrivning Lägg till uppsatt för remiss Utbilda personal till att själv skicka remiss Icke rökare Dokumentera i Journal Tar hjälp av sekr. att skicka remiss Inlagd patient som röker Ankomstsamtal Rökare Önskar hjälp med rökavvänjning Skriva remiss Skickad remiss till Hälsoenheten Behov av nikotinplåster Fullföljer ej processen Ingen remiss skrivs Ej hjälp med rökavvänjning Preventions samtal Rökning orsak till sjukdom Fortsätta motivera under hela vårdtiden Prata om tobaksprevention Ingen ersättning SSK skickar remiss Sämre hälsa

83 Genomförda kartläggningar Under december 2013, januari och februari 2014 räknades antalet rökande patienter på kardiologavdelningarna. Detta har sedan jämförts med antalet inkomna remisser från kardiologavdelningarna till Hälsoenheten angående rökavvänjning.

84 Mål vad vill vi åstadkomma? Öka antalet remisser för rökavvänjning. Skicka lika många remisser som antal rökare (100 %). Genom ett smidigt sätt få vårdpersonal att hitta, motivera och informera patienter om att rökavvänjning finns att få. Genom att erbjuda rökavvänjning till patienter som vill sluta röka hoppas vi att rökningen minskar och patienterna väljer ett sundare levnadssätt. Påverka Målrelaterad ersättning. (Infarktpatienter som slutat röka efter 12 månader).

85 Förändringar som prövats Vi har visat vårdpersonal var och hur remissen skrivs i Melior. Alternativet för vårdpersonalen är att underrätta sekreterare genom att vårdpersonalen sätter en streckkodsetikett med patient-id på ett särskilt block varefter sekreteraren ombesörjer att remissen till Hälsoenheten skickas.

86 Resultat

87 Hur går vi vidare? Hålla personalen påmind om att fortsätta skicka remisser för rökavvänjning till Hälsoenheten enligt nu gällande rutiner. Sekreteraren mäter kontinuerligt antalet remisser som skickats i förhållande till antalet inneliggande patienter som röker.

88 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Sandra Nilsson, medicinsk sekreterare Kerstin Klinteberg, undersköterska Helena Ekberg, sjuksköterska Ola Nordin-Ericson, sjuksköterska (slutat ) Per-Olof Svanquist, kardiolog (bidragit med medicinsk kunskap, ej deltagit aktivt)

89 Effektivare vårdadministration VO Anestesi/OP/IVA, Division Kirurgi, Skånevård Kryh

90 Detta är vår verklighet Verksamhetsområde (VO) Anestesi/Operation/IVA bedriver verksamhet vid Centralsjukhuset i Kristianstad, Sjukhuset i Hässleholm och Lasarettet i Ystad. Härtill har vi underenheter; Postop, Dagop, Smärtmott och Sterilcentral. Totalt arbetar 533 medarbetare inom verksamhetsområdet.

91 Syfte Skapa mer patienttid för vårdpersonalen genom att minska deras administrativa arbetsuppgifter. Inventera förenkla rutiner hos sekreterarna, för att skapa utrymme att avlasta vårdpersonalen på CSK.

92 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Vårdpersonalen upplever att de lägger för mycket tid på administrativa uppgifter. Vi har mätt vad man önskar avlastning med och vad man uppfattar som de största tidstjuvarna och resultatet blev:

93 45 40 Genomförda kartläggningar 40 Administrativa önskemål från enheterna på Anestesikliniken att få avlastning med

94 Genomförda kartläggningar "Tidstjuvlista". En markering för varje problem. Beräkningar gjorda under vecka 45 och HR Melior PASIVA PASIS Orbit Annat program Telefoni Skrivare Tekniska problem dator Övrigt

95 Mål vad vill vi åstadkomma? Friställa tid för vårdpersonal genom att minska administrativa tidstjuvar. Öka personalens nöjdhet. Vi vill skapa mer tid för patienterna. Utveckla sekreterarrollen.

96 Förändringar som prövats Arbetsuppgifter flyttade från ssk/usk till med sekr IVA MIG Patient- och närståendeinformation

97 MIG INFO

98 Resultat Det vi såg direkt efter vi hade inventerat vad vårdpersonalen behövde hjälp med var att vi kunde plocka bort SOFA och NEMS-registreringarna som gjordes på IVA. Ur dessa registreringar plockades det aldrig ut någon statistik. Personal som innan matade in MIG-statistik la i snitt 5 min/reg och med sekr gör detta på 1 min/reg. Att kopiera ny databas inför nytt år tog innan 2 timmar och för med sekr tar detta min. All MIG-reg görs nu av med sekr. Att uppdatera patient- och närståendeinfo lägger idag med sekr ungefär 30 min/månad. All uppdatering av patient- och personalinfo görs nu av med sekr.

99 Intern

100 Hur går vi vidare? Vi kommer att utveckla vår interna funktion med fler arbetsuppgifter. Vi kommer att fortsätta titta över administrativa arbetsuppgifter som vårdpersonalen gör. Nu när taligenkänning sätts i drift inom snar framtid, är det ännu viktigare att hitta arbetsuppgifter så att med sekr/chefsstöd får leva kvar.

101 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Sofie Nilsson, Med sekr och projektledare Ann Tillgren, EC för sekr och chefssekr Asta Tumosiene, läkare Margit Ekdahl, chefsstöd Helen Berthelson, EC IVA Yvonne Olsson, narkossköterska

102 Tid Kirurgmottagningen & kirurgavdelningen

103 Detta är vår verklighet Stor verksamhet. Många specialiteter inom en klinik. Onkologisk behandlingsenhet Bröstcentrum Urologen ÖGI Nedre kolorektal Endoskopi Kärl Avdelning samt Om möjligt: Infoga bild

104 Syfte Dikteringsstudie Spara tid för läkare och sekreterare Kortare utskrifttid Bättre diktat Feedback till läkare.

105 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Läkarna önskar feedback. Sekreterarna önskar fullständiga, korrekta diktat med god kvalitet. Kortare utskrifttider. Mindre lapphantering. Hitta tid. Flöde vid cancerutredning efter punktion Patientsäkerhet Remisshantering

106 Genomförda kartläggningar

107 Mål vad vill vi åstadkomma? Förbättrad diktatskvalitet. Kortare utskriftstider.

108 Hur går vi vidare? Dikteringsmall Meliorskola 1 gång per termin för berörda Dikteringsfeedback till läkare vid onsdagsmöte Enskild feedback vid önskemål Uppföljning av dikteringsstudie Förändra med.lapp eller rutin Fortsätta med tvärgruppsmöten Schemaläggning från läkare till sekreterare

109 På gång Flöde vid utredning av cancer där punktion av tumören behövs. Problem: Om pat behöver mer än en punktion, kan det gå väldigt många veckor innan man får diagnos.

110 Våra tankar Fler schemalagda möten Yllan Fel tidpunkt? Kryh Regionen administrativt till läkare? Deltagare?

111 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Lena Axelsson, ssk onkologisk behandlingsenhet Lise-Lott Hallberg, usk urologmottagningen Rebecca Stenhoff, ST läkare kirurgmottagningen Mikaela Giljarås, medicinsk sekreterare kirurgmottagningen Annika Björkqvist, ssk kirurgavdelningen

112 Effektivare vårdadministration genom förändrade rutiner för schemaläggning och mottagningsbesök VO Barn och ungdom Skånevård Kryh

113 Detta var vår verklighet Ssk-schema Bokningsschema Justering x flera Stor tidsåtgång Låg nöjdhet Patientuppgifter Otillräckligt dokumentation av telefon och adressuppgifter Bristfällig planering inför mottagningsbesök

114 Syfte Ssk-schema Frigöra patienttid för vårdpersonal i slutenvården Få ett bra schema Patientuppgifter Optimera mottagningsbesöket Slippa leta efter adress och telefonuppgifter. Spara tid!

115 Problembeskrivning/ Förbättringsområden Ssk-schema Stor tidsåtgång och bristande nöjdhet Komplext schema, många positioner som ska bemannas Patientuppgifter Inaktuella telefon- och adressuppgifter Svårt att hålla tiden för besöket

116 Genomförda kartläggningar Ssk-schema Enkät, basmätning nov-dec med frågor om uppskattad tidsåtgång och nöjdhet. Förnyad enkätundersökning i februari efter ändrad schemaläggning

117 Genomförda kartläggningar Patientuppgifter Mätning av tidsåtgång och frekvens för att leta efter rätt uppgifter på patient tillgängliga telefontider antal samtal angående oklar planering kring patient antal patienter som inte hittar rätt på plan 4 antal läkarbesök som började på utsatt tid Beror på väldigt många saker!

118 Mål vad vill vi åstadkomma? Ssk-schema Ökad nöjdhet med schemat Frigöra tid för vårdpersonal Patientuppgifter Bra kvalitet på mottagningsbesöket Starta mottagningsbesöket på utsatt tid Kunna hålla planerad mottagningstid Kunna nå patienter effektivt

119 Mått hur vet vi att en förändring är en förbättring? Ssk-schema Mäta tidsåtgång för schemaläggning Mäta nöjdhet med lagt schema Patientuppgifter Mätning av tidsåtgång och frekvens för att leta efter rätt uppgifter på patient som mäts kontinuerligt Mäta andelen ifyllda mottagningsformulär

120 Förändringar som prövats Ssk-schema Verksamhetsbeslut att ändra schemaläggningsmodell kom under kartläggningsperioden Kartläggningsresultaten har därför inte legat till grund för förändring Patientuppgifter Mottagningsformulär med basala uppgifter - Kontaktuppgifter - Hälsouppgifter

121 Resultat Ssk-schema Minskad tidsåtgång Tidsbesparing: 30,5 timmar

122 Ökad nöjdhet - för ssk Neo: andelen som oftast är nöjda har ökat med 24% - för ssk 043: andelen som oftast är nöjda har ökat med 11 %

123 Resultat Patientuppgifter Utarbetat mottagningsformulär Positiv känsla med strukturen Om helt ifylld så har familjen tänkt igenom besöket innan de träffar läkaren

124 Hur går vi vidare? Ssk-schema Fortsätta med nya schemamodellen Ny mätning i maj Patientuppgifter Invänta mätning/utvärdering av mottagningsformuläret och fortlöpande utveckla/anpassa detta Önskemål/diskussion om framtida receptionistfunktion på plan 4 Se över möjligheten att anpassa besökstider till olika patientgrupper Fortsatt probleminventering

125 Tack för att ni lyssnade! Förbättringsteamet på barn- & ungdomskliniken Karin Kristensson Jens Larsson Birgitta Nehlin Marie Olsson Ingela Ståhlberg Almroth Lena Tibell Marie Winqvist

126 Effektivare arbete med rond diktat och omvårdnadsepikris Ortopediska Kliniken avdelning CSK

127 Detta är vår verklighet Ortopedisk vårdavdelning Upptagningsområde Kryh Pre- och postoperativ vård av patienter med frakturer i extremiteter Amputationspatienter Smärtpatienter med ortopediska åkommor Den största patientgruppen är höftfrakturer och för dessa finns en särskild vårdprocess

128 Syfte Minska vårdpersonalens administrativa arbetsuppgifter 1) På sikt korta ner rondarbetets administrativa del Minska dubbeldokumentationen kring ronden 2) Öka kvalitén på omvårdnadsepikriserna: kvalitativ patientjournal Minimera tiden sjuksköterskan lägger på omvårdnadsepikriser

129 Problembeskrivning/ Förbättringsområden 1) Dubbeldokumentation kring ronden: flera av närvarande personalkategorier skriver mer eller mindre samma saker i respektive anteckning efter ronden. Dokumentationen kring ronden upplevs ta lång tid. 2) Omvårdnadsepikriserna: Bristfällig grammatik. För lite/för mycket text: svårläst. Stavningsfel. Omvårdnadsepikriser tar idag mycket av sjuksköterskans tid.

130 Genomförda kartläggningar Journalgranskning Mätningar hur lång tid sjuksköterskan lägger på varje omvårdnadsepikris.

131 Mål vad vill vi åstadkomma? 1) Tydligare dokumentation kring rond. Kortare rond. Minskad dubbeldokumentation kring rond. 2) Bättre kvalité på omvårdnadsepikriser vad gäller grammatik, stavning och innehåll. Mindre tid lagd på omvårdnadsepikriser: mer till för sjuksköterskan hos patienten

132 Mått hur vet vi att en förändring är en förbättring? Journalgranskning Mätning i tid före och efter införandet

133 Förändringar som prövats Rond diktat från läkare under sittronden. Ingen vidare rond dokumentation: istället kan med fördel daganteckningar, omvårdnads status eller omvårdnadsanteckning skrivas (SVPL it fylles i av läkare under ronden)

134 Hur går vi vidare? Fortsätter med diktaten. Nya mätningar i tid. Enkäter över upplevd stress/ upplevd tidsbesparing. Fortsatta möten / nya projekt?

135 Reflektioner Att arbeta med Genombrott / Förändringsprogram Svårast: få med sig berörda arbetskamrater i projektet: att entusiasmera Viktigast: stöd från berörda chefer (tid och engagemang) Fördel: EN vårdenhet, inte flera eller hel klinik som skall enas om gemensamma projekt/mål Roligast: Gott samarbete Gemenskap i gruppen Känns att vi kommer uppnå något som gynnar många, både personal och patienter En del oväntad positiv respons

136 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Emma Svensson, undersköterska Annica Olofsson, medicinsk sekreterare Arne Berntsson, sjukgymnast Raymond Accaoui, läkare Malin Danielsson, sjuksköterska

137 Förbättring av glaukomverksamheten Ögonkliniken Centralsjukhuset Kristianstad

138 Detta är vår verklighet På ögonkliniken Kristianstad är vi ungefär 50 anställda verksamhetschef är Åsa Olofsson. Vi arbetar i team och där alla yrkesgrupper ingår. Team 1 Barnverksamhet. Ansvarar för skelningar och övriga rörelserubbningar i ögat. Jourverksamhet. Team 2 - Ansvarar för glaukom, konjunktiva, kornea, tårapparaten, linsen och yttre sjukdomar. Team 3 - Ansvarar för sjukdomar i glaskroppen, näthinnan och åderhinnan. Team 4 - Ansvarar för förundersökningar inför kataraktoperation och samtliga operativa ingrepp. Vårdval katarakt våren Vårdval övrig ögonsjukvård

139 Syfte Minska den administrativa tiden.

140 Problembeskrivning Egen bedömning Ger patienten besked Dokumenterar i Melior + besökslista Sekr diagnosreg och bevakar Sekr kallar enl bevakning Svarsinfo given Till läk postfack Läk läser journalen Läkare gör bedömning Läkare dikterar Sekr skriver, diagnosreg och bev Sekr kallar Läggs i läk postfack Läk läser journalen Läk gör bedömning Dikterar brev till pat Sekr skriver bedöm + brev till pat Sekr diagnosreg och bev Brev läggs till läkare Läk signerar brev Läggs till team sekr Läggs i utgående post Brev skickas till pat

141 Förbättring SSK egen bedömning Ger patienten besked Ssk dokumenterar i Melior Sekr diagnosreg och bevakar Sekr kallar enl bevakning Ssk egen bedömning Kosultläk för direkt bedömn Pat får besked Ssk dokumenterar i Melior Sekr diagnosreg och bevakar Sekr kallar enl bevakning

142 Genomförda kartläggningar En läkare har fört pinnstatistik över antal bedömningar av papperspatienter plus tidsåtgång fördes pinnstatistik över sjuksköterskebedömningar av glaukompatienter.

143 Mål vad vill vi åstadkomma? Minskad dubbeldokumentation Patienten får besked direkt Minska antalet papperspatienter Använda ögonsjuksköterskans kunskap bättre.

144 Förändringar som prövats Konsultläkare till sjuksköterskemottagning (glaukom). T2-ssk har egna glaukommottagningar. Reviderat remisser och blanketter på mottagningsrummen. Blankett för påfyllning av t ex instrument och läkemedel på mottagningsrummen.

145 Resultat 52 Augusti September Oktober November (sem 1 v) December 20 Januari 10 Februari 0 Augusti September Oktober November (sem 1 v) December Januari Februari Röda staplar visar antalet papperspatienter per månad. Tidsåtgång per papperspatient 10 min. Gråa staplar visar antalet konsultläkarpatienter per månad. Tidsåtgång per patient vid konsultmottagning 5 min.

146 Resultat Grått fält = läkarbedömning Rött fält = sköterskebedömning 15% 37% 63% 85% Mätning med totalt 338 besök där alla Ssk arbetade med Ös mott Mätning med totalt 163 besök där endast Team 2 Ssk arbetat med Ös mott

147 Hur går vi vidare? Urskilja glaukompatienter i bevakningslistan för att få rena glaukommottagningar. Bättre följsamhet av klinikens vårdprogram och rutiner. Utöka antalet konsultmottagningar. Tid för att genomföra påtänkta projekt t ex gemensamt schema ssk+läk, förbättrad diktering, sekreterarna bokar alla besök och utnyttja tekniken rätt för effektivare arbete m fl. Sjuksköterskor dikterar sina journaler.

148 Tack för att ni lyssnade Förbättringsteamet Susanne Nilsson, enhetschef Helena Meerits, ögonsjuksköterska Margareta Sköld, leg läkare Britt-Marie Svensson, undersköterska Emelie Eklind, medicinsk sekreterare