Medicinska sekreterare VC Husie

Transkript

1 Medicinska sekreterare VC Husie Vi hinner inte med att skriva journaler Vad kan vi göra för att få mer skrivtid? Vi valde att fokusera på vit tid (vit tid innebär att vi sitter på våra platser och gör våra vita arbetsuppgifter)

2 Våra vita arbetsuppgifter är: EN VIT DAG Journal skrivning Avboka patienter Arkivera Personlig post & meddelanden Scanning Bevaka patienter Möte Andra arb uppg: IT, förråd, system, schema, fakturor, mm Andra admin uppgifter Telefontid Skriva protokoll Boka patienter

3 Mål Att skriva alla diktat inom 48 timmar. Klart 31 december Delmål är att skriva alla diktat inom en vecka. Klart 30 oktober Ytterligare ett mål tillkom att bli av med VIP-telefonen.

4 Hur gick vi till väga? Vi kollade upp vad som är ingår i vit tid. Vi gjorde ett flödesschema: Vad är vit tid? Vilka störningsmoment finns under vit tid? Sedan gjorde vi en liten undersökning om vit dag och störningsmoment.

5 Uppskattning av vit tid För att kunna värdera en undersökning bad vi först alla medicinska sekreterare att uppskatta en vit dag. Det ser ut som följer.

6 Vad gör vi under vit tid? Uppskattad tid för olika arbetsuppgifter under en vit dag Journalskrivning Arkivera Personlig post Scanning Boka patienter Avboka patienter Bevaka patienter Möte Andra arbetsuppgifter Störningar Telefontid Uppskattad tid för olika arbetsuppgifter under en vit dag Journalskrivning Arkivera Personlig post Scanning Boka patienter Avboka patienter Bevaka patienter Möte Andra arbetsuppgifter Störningar Telefontid

7 Vad gör vi under vit tid? Uppskattad tid för olika arbetsuppgifter under en vit dag Journalskrivning Arkivera Personlig post Scanning Boka patienter Avboka patienter Bevaka patienter Möte Andra arbetsuppgifter Störningar Telefontid Uppskattad tid för olika arbetsuppgifter under en vit dag Journalskrivning Arkivera Personlig post Scanning Boka patienter Avboka patienter Bevaka patienter Möte Andra arbetsuppgifter Störningar Telefontid

8 Vad gör vi under vit tid? Uppskattad tid för olika arbetsuppgifter under en vit dag Uppskattad tid för olika arbetsuppgifter under en vit dag Journalskrivning Arkivera Personlig post Scanning Boka patienter Avboka patienter Bevaka patienter Möte Andra arbetsuppgifter Störningar Telefontid Journalskrivning Arkivera Personlig post Scanning Boka patienter Avboka patienter Bevaka patienter Möte Andra arbetsuppgifter Störningar Telefontid

9 VILKA STÖRNINGSMOMENT FINNS UNDER VIT TID?

10 Sitta i receptionen eller vara akut sekr vid semester, VAB, sjukdom, kurs eller ubildning. Telefonsamtal Ingen arbetsplats Leta arbetsplats Rätta till arbetsplats Leta efter kollegor Ringa kollegor Leta material Hitta svar Avboka patienter Frågor från andra Datorstrul Rätta till andra yrkesgruppers fel & misstag, t ex schemaändringar & felbokningar Hitta felet Hitta en lösning Ber om hjälp Stör skrivande kollegor Tar tid att hjälpa Kan bli paniklösningar Frågor rakt ut Ringa och felanmäla Förklara felet Paniklösningar Social samvaro Göra andra sekreterares arbetsuppgifter såsom akut sekr eller receptionistens när man är vit. Svara på frågor Fylla på material Leta efter försvunna dokument Spola tillbaka Tappar tråden Tappar lusten APT-möte, sekr möte, samverkan, ledningsgruppsmöte, fackligt uppdrag Förnyelse/ förändringar

11 MÄTAD VIT TID Journalskrivning Scanning Telefontid Boka pat Avboka pat Bevaka pat Möte Arkivering Personlig post Andra arbetsuppgifter Störning Annat Journalskrivning Scanning Telefontid Boka pat Avboka pat Bevaka pat Möte Arkivering Personlig post Andra arbetsuppgifter Störning Annat

12 Mätad vit tid Journalskrivning Scanning Telefontid Boka pat Avboka pat Bevaka pat Möte Arkivering Personlig post Andra arbetsuppgifter Störning Annat Journalskrivning Scanning Telefontid Boka pat Avboka pat Bevaka pat Möte Arkivering Personlig post Andra arbetsuppgifter St örning Annat

13 Mätade störningar Undersökningsresultat 4 personer Mätade under en vecka men då det var ojämn svarfrekvens så vi tittar på en dag då vi fick flest svar.

14 Frånvaro Datorproblem Arb.plats upptagen Paniklösning Frågor från andra yrke. Telefonsamtal, ej plan. Fixa andras misstag Leta efter kollegor Leta efter dokument Fylla på material Felanmälningar Frågor rakt ut av koll. Förändringar, org. Övriga störningar Övrig adm. Annat

15 Frånvaro Datorproblem Arb.plats upptagen Paniklösning Frågor från andra yrke. Telefonsamtal, ej plan. Fixa andras misstag Leta efter kollegor Leta efter dokument Fylla på material Felanmälningar Frågor rakt ut av koll. Förändringar, org. Övriga störningar Övrig adm. Annat

16 Frånvaro Datorproblem Arb.plats upptagen Paniklösning Frågor från andra yrke. Telefonsamtal, ej plan. Fixa andras misstag Leta efter kollegor Leta efter dokument Fylla på material Felanmälningar Frågor rakt ut av koll. Förändringar, org. Övriga störningar Övrig adm. Annat

17 Frånvaro Datorproblem Arb.plats upptagen Paniklösning Frågor från andra yrke. Telefonsamtal, ej plan. Fixa andras misstag Leta efter kollegor Leta efter dokument Fylla på material Felanmälningar Frågor rakt ut av koll. Förändringar, org. Övriga störningar Övrig adm. Annat

18 Slutsats av mätning Precis som vi upplevde det visade mätningen att blev mkt störda under vit tid. Ngt måste ändras.

19 Åtgärder Vi har gjort en schemaändring som har gett oss mer sammanhängande vit tid. Vi har flyttat akutsekreteraren till ett rum sidan om receptionen. Vi har satt en whiteboard-tavla på akutsekreterardörren.

20 Vi har satt upp en whiteboard-tavla i akutsekreterarrummet med frånvaroinformation. För att minimera passfördelning vill vi bli av med VIP-telefonen och gjorde därför pinnstatistik på denna.

21 Vi har haft extra skrivhjälp för att ta bort vår ryggsäck.

22 Mätningar Statistik VIP-telefon Ssk läk sekr internt till akutsekr internt till personal annat

23 Antal diktat inte utskrivna inom 48 timmar Serie

24 Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete Fördelar: Förtydligar problemet och nuläget. Nackdelar: Brist på tid vilket har medfört att vi inte kunnat göra de saker som vi planerat t.ex. mätningar. Mest givande: Mätningarna som förtydligade problemen. Svårast: Ta sig tid. Få med övrig personal. Lärdomar: Saker tar tid. Viktigt att mäta resultat före och efter eventuella förändringar. Viktigt att alla känner att det är en bra förändring.

25 Framtiden Fortsätta mäta diktat som är äldre än 48 timmar, mäta den vita tiden och kontinuerligt göra olika mätningar för att se hur nuläget är då det kommer att bli förändringar i personalstyrkan i framtiden. Fortsätta arbetet med att rätt person har VIP-telefonen då detta framgick tydligt i mätningen.