PROGRAMRAPPORT. Bra Mottagning omgång 12, ÖNH-mottagningen Lasarettet Trelleborg. Enhetschef, Anita Ekelund,

Transkript

1 PROGRAMRAPPORT 1(5) Bra Mottagning omgång 12, ÖNH-mottagningen Lasarettet Trelleborg Syfte med deltagandet i förbättringsprogrammet: Ökad tillgänglighet Ökat resursutnyttjande Förbättrad arbetsmiljö Teammedlemmar: Siv Björklund, sjuksköterska Lotta Dahlgren, medicinsk sekreterare Ingrid Roos, överläkare Anita Ekelund, enhetschef medicinska sekreterare Tina Zetterling, mottagningschef Kontaktperson Mottagningschef, Tina Zetterling, christina.zetterling@skane.se Enhetschef, Anita Ekelund, anita.ekelund@skane.se Bakgrund och problem: Verksamheten består av en specialistmottagning inom öron-näsa-halssjukdomar, öppen dagtid måndag fredag. Öronkliniken UMAS svarar för läkarbemanningen i en gemensam/roterande läkarstab. Förutom specialistläkarmottagning utförs polikliniska operationer, rörinsättning i narkos och bronkoskopier. Konsultverksamhet sker mot övriga kliniker och akutmottagning vid lasarettet i Trelleborg. Produktionsmål: 5 läkarbesök inkl. operativa ingrepp 1 sjukvårdande behandling Upptagningsområde Sydväst: 9 invånare Medarbetare Läkare: Sjuksköterskor: Undersköterskor: Medicinsk sekreterare: 8 st (2, tjänster) 2 st (1,7 tjänster) 2 st (1,5 tjänster) 2 st (1,5 tjänster) Förbättringsområden Det allra största området rörde vår tillgänglighet, där samtliga medarbetare upplevde att våra mottagningstider inte räckte till. Många patienter stod på väntelista både för nybesök och återbesök. Framförhållningen i mottagningsschemat var ofta kort delvis beroende på osäkerhet angående bemanningen av den gemensamma läkarstaben. Förändrad verksamhet och bemanning med rutiner/scheman från förr skapade otrivsam arbetsmiljö. Följande förbättringsområden identifierades alltså: Begränsad telefontillgänglighet (läk + ssk) Begränsad besökskapacitet brist på tider, många remisser, många återbesök, Läkarbemanningen ojämn bemanning Schemaläggning skild schemaläggning läkare & övrig vårdpersonal. Rätt kompetens för varje uppgift?

2 Mål och delmål: Vision Erbjuda patienterna tillgänglighet med rätt kompetensnivå, vid rätt tid och på rätt sätt. 2(5) Övergripande mål att nå Erbjuda prioriterade patienter tid inom 14 dgr Erbjuda oprioriterade patienter inom 2 mån Delmål att nå Minska bevakningen till < 2 patienter Optimalt utnyttjande av akuta tider, delvis uppnått 5/3 Bättre arbetsmiljö och jämnare arbetsbelastning delvis uppnått 3/4 27 Mätperiod v , 26 Balansräkning för läkargruppen Visade att vår planerade mottagningskapacitet var tillräcklig och att vi till och med hade 16% överkapacitet. Detta förutsätter dock adekvat läkarbemanning. BALANSRÄKNING Denna balansräkning baseras på: Siffrorna motsvarar en tidsperiod på: 2 minuters tider 2 veckor Extern Efterfrågan Antal pat. Antal tider Intern Efterfrågan Antal pat. Antal tider Akutbesök 5 5, Akutbesök 2 2, Planerat besök 58 58, Planerat besök 31 31, Telefontid, Telefontid 22 22, POL-op, POL-op, Bevakning, Bevakning 6 6, Total 63 63, Total , Balansräkning Andel Antal tider Extern efterfrågan 35% 63, Intern efterfrågan 65% 115, Total efterfrågan 1% 178, Plan. Mottagningskap. 116% 26, Total 16% 28, Antal tider "Ryggsäck" Antal pat. Mottagningskapacitet Planerad Utfall Total antal patienter på väntelista 95 Planerade tider Akuta tider 12 9 Bevakningslista Antal pat. Telefontider 7 7 Total antal patienter på bevakningslista 152 Pol-op Hänvisningar Antal pat. Brist på tillgängliga tider Fel vårdnivå 16 Total Antal tider Merarbete Antal pat. Övrig kapacitet Planerad Utfall Antal Ombokningar under mätperioden 11 Antal Avbokningar under mätperioden Antal uteblivna besök under mätperioden 11 Antal ## under mätperioden BRA MOTTAGNING, Qulturum Landstinget i Jönköpingslän Öron-näs-hals mottagningen Läkarmottagning År 26 Total

3 3(5) T3- mätningar Hösten 26 var T3 omätbar varvid denna inte mättes, mätning pågår from 1 april Antal dagar v. 16 v. 17 v. 18 Håller vi tiderna? Ökad medvetenhet om hur viktigt det är för samtliga yrkeskategorier att hålla tiden. Antalet var inte så enormt stort ch flera fall var också att patienterna var sena varför vi inte prioriterade att jobba vidare med detta just nu. Håller vi tiderna? Antal patienter min 15-3 min > 3 min Kartläggning vid alla telefoner se diagram nedan Det visade sig att de nummer vi önskar inkommande samtal på var de som hade flest inkommande samtal med jämn spridning. Dock planerar vi att ändra system för inkommande samtal för att få ökad tillgänglighet Inkommande samtal v % 1% 6% % 2% 4% 3% Ankn Ankn Ankn Ankn Ankn Ankn % Ankn % Ankn Ankn Läkarbemanning Under perioden Januari till mitten av april 27 var 74 mottagningspass obemannade. Nytt anpassat läkarschema from v. 18 (27-4-3).

4 4(5) Många uteblivna besök? Alla mottagningarna är fullbokade då och avbokningar ersätts direkt. Dee uteblivna besöken innebär outnyttjad kapacitet som vi vill utnyttja bättre. 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1,5 Serie1 Måndag Tisdag onsdag Torsdag Fredag Uteblivna besök Detta område prioriterades inte vidare. Rätt kompetensnivå? - arbetsuppgift som borde utförts av annan kompetensnivå? - i så fall orsak/vem borde utfört den istället? Hur gjordes mätningarna? Balansräkningen genomfördes under 2 veckor enligt mall. Kartläggning vid alla telefoner enligt mall. Läkarbemanningen räknades i efterhand planerad kapacitet och utfall. Håller vi tiderna? mättes under 2 veckor vid varje mottagningsrum. Uteblivna besök? - mättes under 2 veckor vid varje mottagningsrum. Resultat: Se ovan Vi har genomfört följande förändringar: Ändrad telefontid för bättre utnyttjande av akuttiden Senarelagda akuttider för bättre utnyttjande Snävare gränser för ÅB efter diskussion i läkargruppen samt tydliggörande av riktlinjer Tydligare riktlinjer för remissinnehåll till inremiterande läkare Individuellt anpassat mottagningschema för varje läkare på mottagningen 1 extra patient per förmiddagsmottagning - 5/3-31/12, 27 2 rörkontroller på samma tid kl /4-31/12, 27 Succesivt slopad bevakning under våren 27 from 1/6 27 bevakas endast speciella fall Kom ihåg-lapp för tidsbeställning utarbetad. Ändrade rutiner vid uteblivna besök, erbjuds inte automatiskt ny tid Brevmallar att skicka till patienterna vid remiss, uteblivet besök m.m Pågående aktiviteter Genomgång och uppdatering av ryggsäcken Extraåtgärder för att arbeta bort ryggsäcken Kriterier under utarbetning för akutbesöken Flexitid införs 16/5 för både rådgivning och tidsbokning Avbokningstelefon dygnet runt med röstbrevlåda.

5 5(5) Förändringar som testats: Då vi är mitt uppe i förändringsarbetet kan vi ännu inte göra en utvärdering. Det vi kan se är att vi jämfört med 26 producerat fler besök hittills i år. Orsaken till detta kan vara många varför vi inte kan dra några slutsatser ännu. Aktiviteter: Det absolut viktigaste framgångsfaktor tycker vi är att medarbetarna är delaktiga och positiva till förändringsprogrammet. Följande känns också som viktiga delar: Återkommande information, Stående punkt på alla APT Tidsplanering med god framförhållning Heldag för planering med alla medarbetare på mottagningen Studiebesök i Ängelholm Mandat och engagemang av ledningen Tillgång till bra underlag och siffror som är korrekta Sammanfattning kring måluppfyllelse: Detta känns mer som en delrapport än en slutrapport. Vi har kommit en bit på väg men har en lång väg kvar tills vi ser resultatet av de riktigt stora förändringarna. Mycket arbete kvarstår till hösten 27 då vi enligt tidsplanen kommer att börja göra våra uppföljande mätningar. Att ha stöd och mandat från högsta ledning är viktigt. Det har varit svårt att hitta tid och utrymme att arbeta under programmets gång. Likaså finns det ekonomiska begränsningar som hindrar oss att genomföra förändringar. Redan nu tror vi oss se med stigande produktionssiffror att vi ökat tillgängligheten för patienterna. Som medarbetare ger det större arbetsglädje att ta emot nöjda patienter. Själva förbättringsprogrammet har också bidragit till en samhörighet hos medarbetarna runt kommande förändringar. Att arbeta med Bra Mottagning i korthet - Fördelar tydlig kartläggning av vår verksamhet - Nackdelar tidskrävande med små resurser - Mest givande-bättre utnyttjande av befintliga resurser - Svårast att hitta tid för arbetet - Lärdomar - tar tid & kraft, tidsplan nödvändig, alla delaktiga, våga förändra Framtiden: Vi jobbar vidare med att öka vår tillgänglighet genom uppstarten av Flexitid. Vi arbetar med och hoppas på bättre läkartäckning av mottagningspassen. Vi kommer hitta sätt att beta av vår ryggsäck X-tra patient samt extra tid för rörkontroll året ut. Uppföljande mätningar i höst och vår 8 När vi landat kommer vi troligen att jobba vidare med de förbättringsområdena som nu inte prioriterats. Uppföljande planeringsdagar i höst samt planer på studieresa våren 28