Slutrapport från Bra Mottagning, BM9 - Specialistenheten Öron-Näsa-Hals, Lasarettet i Ystad

Transkript

1 Slutrapport från Bra Mottagning, BM9 - Specialistenheten Öron-Näsa-Hals, Lasarettet i Ystad Gruppmedlemmar Karin Björklund, områdeschef Per Emgård, överläkare, medicinskt ansvarig Elisabet Timberg, cheflogoped Monica Lauterbach-Olsson, sektionsledare Annette Johansson, medicinsk sekreterare Syfte - Förbättra tillgängligheten och minska väntetiderna för patienterna i öppenvården. - Förbättra arbetsmiljön genom jämnare arbetsbelastning. - Förbättra förutsättningarna/finna tider att kunna genomföra möten. Bakgrund Den 27/ gick det ut ett mail till alla chefer på lasarettet i Ystad från sjukhuschefen med en inbjudan till Bra Mottagning i Skåne. Sjukhuschefen uttryckte i mailet att han ville stötta arbetet med att se över helheten på våra mottagningar och hoppades kunna anmäla flera enheter till Bra Mottagning. Jag tog kontakt med chefsekreterare Yvonne Ahlgren på öronnäs- och halskliniken, Ängelholms sjukhus då jag visste att de gått med i projektet något år tidigare. Efter den kontakten, som var väldigt positiv, tog jag upp frågan i öronklinikens ledningsgrupp och beslutade därefter att anmäla vår klinik till projektet. Vi valde att anmäla oss till Bra Mottagning 9 med kursstart i mars Mål - Våra patienter ska få tid till mottagningen inom tre veckor fr o m Vi ska inte ha några patienter i telefonkö fr o m Vi ska kontinuerligt uppdatera och förbättra befintlig skriftlig patientinformation. Mätningar - T3 läkare - Inventering av väntelista och bevakningslista - Kartläggning genom balansräknaren - Kartläggning av akuttider i schemat kontra registrerade akutbesök - Kartläggning av telefonsamtal till sköterska Hur gjordes mätningarna? T3 mätes via PASiS varje tisdag morgon. Väntelista och bevakningslista räknas utifrån PASiS varje tisdag morgon. Siffrorna till balansräknaren fick vi genom pinnstatistik som fördes av sköterskor och sekreterare i tvåveckorsperiod x 2. Akuttiderna räknades utifrån schemalagda tider i PASiS kontra pinnstatistik för akutbesöken. Telefonsamtalen till sköterska räknades genom pinnstatistik. C:\Documents and Settings\108771\Lokala inställningar\temporary Internet Files\OLK65F\ystad_bm9_oron.doc

2 Resultatet av mätningarna T3 till läkare visar under våren en kontinuerlig ökning p g a tillfällig underbemanning på läkarsidan. Från vecka 28 och framåt ser man en kontinuerlig minskning av T3 p g a resurstillskott på läkarsidan i kombination med extra insatta kvällsmottagningar. 2 Samtidigt som T3 har minskat har även antalet patienter på väntelistan minskat kraftigt genom ovannämnda tillskott av resurser. Balansräknaren har visat att vid full bemanning på läkartjänster så är vår mottagningsverksamhet i balans. Mätningen av akutbesöken har visat att det egentliga behovet av akuttider är färre än det antal akuttider som finns reserverade i schemat. Problemet är att befintliga akuttider oftast är bokade långt i förväg. Mätningen av telefonsamtalen till mottagningen har visat att samtalen är flest kl 9-11 och därefter kl Klockan och kl är samtalen relativt få. Endast ungefär 1/3 av patienterna ringer för direkt rådgivning. Största delen av samtalen rör sig om om- och avbokningar av tider. Förändringar som testats Vi mäter nu regelbundet varje vecka T3 som även finns tillgängligt för medarbetarna på intranätet. Uppdateras en gång i månaden på nätet. Syfte: Ger bättre överblick över tillgängligheten. Lättare att bedöma om åtgärder behöver vidtas för att skapa ytterligare tider Införde vi ett speciellt telefonnummer till våra CPAP-sköterskor för CPAP-behandlade patienter. - Syfte: Minska trycket på tidsbeställningen och direkt sortera dessa samtal till rätt vårdgivare. Tidsbesparing Skapat Bakuttider i schemat och samtidigt minskat Akuttiderna. - Syfte: Mätningar har visat att behovet av bakuttider (tid inom 14 dagar) är större än rena akuttider. Tanken är att det nu skall vara bättre tillgång till akuttiderna. Dessa får endast bokas senast 24 timmar i förväg. Aktiviteter - Lärandeseminarium mars 2006, maj 2006, sep 2006, 7 dec 2006, 24/ Vid seminarierna deltar gruppmedlemmarna ovan och rapport sker sedan vid nästföljande klinikmöte Höstkonferens i Skillinge. - Syfte: få all personal delaktig, insatt och positiv till projektet. Vid vår sedvanliga kick-off inför hösten planerades in arbete, delvis i grupp, med Bra Mottagning. Jag berättade anledningen till att vi anmält oss till projektet (70% av de som gått igenom programmet har klart förbättrat tillgängligheten och medarbetarnas arbetsmiljö). Berättade också att vi i projektgruppen tror att det finns mycket att vinna genom projektet samt att den grundläggande idén är att ta bort bevakningslistor och ge patienten större ansvar.

3 Personalen delades in i grupper och fick i uppdrag att läsa igenom slutrapporterna från de öronkliniker som redan varit med i projektet (Halmstad, Länssjukhuset Ryhov, Jönköping, Blekingesjukhuset, Södra Älvsborgs Sjukhus, Borås, MAS samt Ängelholms sjukhus). Grupperna fick frågan Finns det något i slutrapporterna som är applicerbart på vår klinik nu eller framåt? och fick redovisa detta muntligt och skriftligt. Därefter fick grupperna ge förslag på de åtgärder de ansåg vara realiserbara redan under hösten 2005 med ev föroch nackdelar. Vid redovisningen framkom det att tidigare projektgrupper haft negativa effekter av att påbörja förändringar före lärandeseminarie 1. Jag beslöt därför att vi avvaktade med vidare åtgärder tills lärandeseminarium 1 varit Internat på Sundsgårdens folkhögskola, Råå. - Syfte: Mer ingående beskriva projektet samt ta emot studiebesök från öronkliniken Ängelholm. Vi bjöd in vår handledare Fredrik som berättade om projektet. Från öronkliniken Ängelholm kom överl Christina Norström, bitr avd chef Eva Dahl samt chefssekreterare Yvonne Ahlgren och berättade om deras medverkan i projektet. Våra hittills genomförda mätningar redovisades. Personalen delades sedan in i grupper där man fick arbeta med frågeställningar på följande 4 teman; dagjourlinje, telefonmottagning, möten/utbildning samt Orbit (vårt operationsplaneringssystem). Det blev en mycket givande dag Internat på Sundsgårdens folkhögskola, Råå. - Syfte: Komma vidare i projektet, ha alla med på båten. Studiebesök på öronkliniken i Ängelholm, där vi denna gång träffas kategorivis. Vi inledde med en kort titt i backspegeln. Vad har hänt? Alla fick egen tid för genomläsning av material. Sedan hade vi gemensam genomgång av utförda mätningar. Vi beskrev problemen kring mätningarna och resultatet av dem. Teamet redovisade ett förslag på nytt schema som ska börja testas i januari 2007 med utgångspunkt från gruppernas tidigare arbete med hänsyn tagen till resultat från genomförda mätningar. Personalen indelades i grupper och fick arbeta vidare med teamets förslag. Grupperna fick sedan redovisa positiva resp negativa effekter av förslaget eller komma med förslag på nya mätningar eller nya idéer fortfarande. Kvällsmottagningar. - Syfte: Arbeta bort ryggsäcken. Från den 16 februari och framåt har vi sammanlagt haft 47 kvällsmottagningspass med cirka 12 pat/mottagning. En del av kvällarna har vi haft dubbla mottagningar. Den senast inplanerade kvällsmottagningen är 27 november. Ryggsäcken har minskats väsentligt, dock krävs det fortsatta kvällsmottagningar till våren 2007 p g a resursbrist på läkarsidan. 3 Sammanfattning kring måluppfyllelse Då målet är satt att vara nått finns det i dagsläget inget att rapportera kring detta. Kommentarer So far so good!

4 4 Framtiden Datum Åtgärd Nya telefonin införes Slutar bevaka. Skuggbevakar: Dementa Pat med särskild problematik Växelvisa ca-kontroller Dr avgör vilka pat som ska skuggbevakas (= vanlig bevakning som idag, utan pat vetskap) enligt ovan Från och med nu ligger schemat alltid bokningsbart i PASiS 5 veckor framåt. Varje fredag släpps en ny vecka för bokning. I starten bokar ingen in från bevaknings- och väntelistor utan Monicas medverkan dec(?) 2007-jan (?) Diktetten införes. Detta gör det möjligt för sköterskorna som bokar att lyssna av diktat som ännu inte skrivits ut. Flexitid införs. Efter helgerna när de flesta sköterskor är tillbaks i tjänst införs Flexitid så snart vi lärt oss systemet. Telefoniansvarig kontr utbildningsbehovets omfattning för flexitid. Till en början endast sköterskor involverade Nytt bokningssystem och ny schemaläggning i PASiS. Vi övergår från primärvårdsbokningen till Allmänna bokningen i PASiS. Det är nu Britt och Bodil som är ansvariga för schemaläggningen på öronsidan. På logopedmottagn är det Eva som ansvarar för schemaläggningen. KC stöttar henne Brev skickas till de patienter med gamla bevakningar som har planerade besök från den 1/6 och framåt. Pat uppmanas i brevet att ringa cirka 3 veckor före planerat besök och boka tid. (Bevakningar före den 1/6 kallas via brev på samma sätt som idag.) Väntelista kvar: bokar, (typ 7 och 9) - dels för att ha koll på vilka remisspat som inte ringer och - dels för att kunna skicka ut standardbrev med anmodan att ringa och boka tid tre veckor före planerat besök. Remissbekräftelse skickas till både inrem och patient (standardbrevet ej klart ännu).

5 Patienter på väntelista antal vecka Mott OPÖ Audiogram