Dokumentationsgrupper HSL SSK och Rehab

Transkript

1 er HSL SSK och Rehab

2 Dokumentnamn: er HSL Berörd verksamhet: Välfärd ÄO, FN Upprättad av: Godkänd av: Giltigt från: MAS MAS Riktlinjer för dokumentationsgrupper inom HSL Det här dokumentet är tänkt att ge en grund och ett stöd i dokumentationsgruppernas arbete. Dokumentet förklarar organisationen och tankarna kring dokumentationsgrupperna. Ansvar och uppdrag MAS Var och en som arbetar inom hälso- och sjukvården ansvarar för att den givna vården planeras, och dokumenteras. MAS bevakar de lagar och förordningar som styr hur HSL-dokumentation skall genomföras och upprättar övergripande rutiner och riktlinjer för hur HSL-dokumentationen skall se ut. MAS har beslutanderätt för hur dokumentation skall genomföras. MAS ansvarar för att informera dokumentationsgrupperna vid förändringar i de övergripande riktlinjerna och rutinerna. Chef Cheferna inom HSL ansvarar för att ta del av och följa upp det arbete som görs i dokumentationsgrupperna. Cheferna ansvarar för att skapa förutsättningar för att dokumentationsgrupperna skall kunna genomföra sitt arbete på ett bra sätt. erna ernas syfte är att ansvara för och utveckla dokumentationen inom HSL. erna skall hålla sig informerade om de rutiner och riktlinjer som tas fram av MAS. erna arbetar med de mer praktiska rutinerna kring hur dokumentationen skall ske utifrån de riktlinjer som MAS tar fram. erna tar fram förslag på hur förbättringar kan göras och förankrar detta hos chef och MAS. en hjälper till att utbilda verksamheten i HSL dokumentation. Till sin hjälp har dokumentationsgrupperna IT-ombuden. Organisation Organisationsbilden för ansvar kan ritas enligt nedan. Övergripande ansvar ligger på MAS, respektive chef ansvarar för sin dokumentationsgrupp. Tillsammans ansvarar MAS, chefer och dokumentationsgrupp för övrig HSL-personal. Sida 2 av 6

3 MAS Chef Rehab Chef Sköterskor Rehab Sköterskor All HSL-personal både inom SSK och Rehab samt USK i de fall de jobbar på delegation Mötesstruktur Kapitlet kommer att beskriva ett antal olika mötesforum och ge grundläggande riktlinjer för vad mötena syftar till. Övergripande avstämningsmöten Syftet med mötet är att skapa en samsyn mellan de olika parter som berörs av dokumentationen. Det är viktigt att handläggare (SSK, Rehab) träffar utförare (USK) för att förståelse mellan de olika parternas uppdrag skall uppstå. Det är viktigt att systemförvaltarna deltar och lyssnar till diskussionerna i verksamheten för att få en god grundförståelse för problem och önskemål som finns. 2 gånger per år skall övergripande avstämningsmöten genomföras. Ordförande och sammankallande till dessa möten är MAS. På dessa möten skall följande funktioner närvara kan inte utsedd person närvara bör representant för denne närvara på mötet: MAS ytterst ansvarig för HSL-dokumentation Chef Rehab Ansvarig Rehab Chef SSK Ansvarig sköterskorna Chef Äldreomsorg Ansvarig USK Ansvarig Rehab Ansvarig för gruppens arbete Ansvarig sköterskornas Ansvarig för gruppens arbete Systemförvaltare Kunskap om verksamhetssystemet MAS ansvarar för att vi följer lagar och förordningar. Cheferna ansvarar för att resurser och förutsättningar finns. erna ansvarar för att det är praktiskt möjligt att genomföra. Sida 3 av 6

4 Systemförvaltarnas främsta uppgift är att svara för vad som är tekniskt möjligt i verksamhetssystemen. På avstämningsmötena skall följande punkter tas upp: Uppföljning av tidigare beslut Information från respektive funktion o Vad händer i lagar och förordningar MAS o Vad händer inom Rehab Chef Rehab o Vad händer inom SSK Chef sköterskor o Vad händer i stort inom Äldreomsorgen Chef Äldreomsorgen o Vad jobbar Rehab dokumentationsgrupp med - Ansvarig Rehab o Vad jobbar sköterskornas dokumentationsgrupp med - Ansvarig sköterskornas o Vad händer med verksamhetssystemen - Systemförvaltare Övergripande beslut för framtida arbete Förslag till mötesmall, Bilaga 1. S.6 Möte Chef och Syftet med att chef och dokumentationsgrupp träffas är att den som är ansvarig skall ha en god bild över vad dokumentationsgruppen arbetar med. Möten mellan chef och dokumentationsgrupp kan ske mellan chef och gruppansvarig eller så kan chef bjudas in till ett vanligt möte som dokumentationsgruppen har. Det är viktigt att mötesanteckningar alltid förs vid dessa möten. Skall beslut fattas skall mötesprotokoll föras. I protokollet skall det tydligt framgå vilket/vilka beslut som är fattats. Möte en Syftet med dokumentationsgruppens möten är att anpassa, utvärdera och förbättra rutinerna kring HSL-dokumentationen. När förändringar och uppdateringar sker i de övergripande riktlinjerna som utformas av MAS meddelas detta till dokumentationsgrupperna. Det är sedan dokumentationsgruppernas ansvar att tillsammans med chef implementera förändringar i verksamheten när detta är nödvändigt. erna kan bjuda in MAS, ÄO-chef, systemförvaltare med flera för att bolla olika problem och tankar för att hitta så bra lösningar som möjligt. Återkoppling och förankring av förändrade rutiner skall ske både hos MAS och chef. Större förändringar bör förankras på de Övergripande avstämningsmötena. Information Information är alltid ett gemensamt ansvar. När dokumentationsgruppen vill nå ut med ett budskap i verksamheten skall linjen i första hand användas. Som komplement har vi IT-ombuden Sida 4 av 6

5 i verksamheten. Lättaste sättet att nå ut till alla IT-ombud är via systemförvaltarna. Ett snabbt sätt att nå ut till många användare är att använda kommunityn. För att få nyheter publicerade kan man vända sig till systemförvaltarna. Rutiner och lathundar ska i första hand skapas av dokumentationsgruppen. Systemförvaltarna är behjälpliga med att utforma designen, publicera rutiner och lathundar på kommunityn samt att informera IT-ombuden om att nya rutiner finns tillgängliga. Ordförklaring MAS Medicinskt ansvarig sjuksköterska SSK Sjuksköterskor/Distriktssköterskor Rehab Arbetsterapeuter/Sjukgymnaster USK Undersköterskor ÄO Äldreomsorgen Dokumentnamn Förvaringsplats Ansvar Arkiveringstid/gallring Styrdokument för HSL hälso- och sjukvård HSL Sida 5 av 6

6 Bilaga 1 <Datum> Mötesagenda Övergripande avstämningsmöte HSL dokumentation Kallade: <Namn på de som kallats till mötet> Anmält frånvaro: <Namn på de mötesdeltagare som anmält frånvaro> Mötesformalia 1. Val av sekreterare 2. Genomgång av föregående mötes protokoll Informationspunkter 3. Information från MAS Rehab SSK Rehab SSK Verksamhetssystemen 4. Övriga informationspunkter <Finns ytterligare information att delge anmäls dessa punkter här> Beslutspunkter 5. <Anmälda beslutspunkter bör vara av övergripande karaktär> Arbetspunkter 6. <Om gruppen tillsammans behöver utföra ett arbete, ex skriva riktlinje> Tidigare beslutspunkter <Logg på viktiga beslut som är fattande. Beslutets karaktär bör vara styrande för framtiden för att tas med här. Påminnelse om vad som gäller. Ange datum för när beslutet fattades och kort dess innebörd.> Sida 6 av 6