Bistånd- & Hälso o sjukvårdsenhet oktober 2007

Transkript

1 Bistånd- & Hälso o sjukvårdsenhet oktober 2007 Kartlagd process: Slusshantering

2

3 Nulägeskarta SSK RÖS BISTÅND REHAB TOTALT SLUSS HELHETEN 9 tim tim tim 25 9 tim tim sek 1 tim 30-4 tim sek 2 tim 9-3 tim tim 7-25 tim sek 1 tim tim 37 RFB 52% RFB 83% RFB 74% RFB 51% RFB 95 tim sek tim sek 5 tim tim 22

4 Orsaksanalys Identifierat slöseri/spill Orsak Förbättring, idé/lösning Omarbete (oläsligt id) Dålig plastbricka, dålig kvalitet fr. sjukhus. Ta fram checklista för frågor vid samtal. Överarbete (anteckningar) Saknar gemensam standard, gemensam Ta fram gemensam standard för samtal. rutin. Överarbete, överproduktion (dubbel Rutin för kopiering är ej uppdaterad. Se över behovet, ta fram rutin. kopiering, dubbel bokföring) Omarbete (komplettera ofullständigt material) Kommunen godtar fel- ofullständigt ifylld blankett. Ta reda på om det går att returnera ofullständig sluss. Överproduktion, lager (egna anteckningar), rörelse (leta information) Kommunen godtar fel- ofullständigt ifylld blankett. Ta reda på om det går att returnera ofullständig sluss. Väntan (på deltagare till mötet) Yttre påverkan. Väntan (kopiering under mötet) Syfte och mötesinnehåll ej tillräckligt Ta fram mötesordning. tydligt. Omarbete (oläsligt fax) Dåligt tryck, fax i många led. Maila i större utsträckning. Väntan (Svårt få tag på biståndsbedömare) Överarbete (ringa före fax) MAS-instruktion Ta reda på vilka regler som ska gälla. Väntan (datakrångel) Citrix, Sesam Väntan (telefon) Enhetschefer, sjuksköterskor ej nåbara. Mail. Överproduktion (papperskopior) Behovet är ej utrett. Reda ut vilket behovet är. Överproduktion (fax) Behovet är ej utrett. Reda ut vilket behovet är. Överproduktion (papperskopior) Ofullständigt ifylld blankett. Ta fram checklista för samtal med sjukhus. Onödiga transporter (papper fr. mötet) Olika ansvarsområden. Ta fram tydlig ansvarsfördelning. Överarbete (onödig kontroll, kopior) Otydlig ansvarsfördelning. Ta fram tydlig ansvarsfördelning. Överarbete (för mycket information) Ofullständigt ifylld blankett. Checklista vid samtal, ev retur. Väntan (telefon) SSK ej nåbar. Mail Rörelse (leta info i Webmail) Omarbete Ej fungerande rutin för kallelese till VPL. Ta fram gemensam rutin. Omarbete Oklart gränssnitt. Lager (fax) Överarbete, väntan (skriftlig rapport) Bristande rutin på enheter, att läsa. Ta fram rutin.

5 Framtidskartan SSK RÖS BISTÅND REHAB TOTALT SLUSS HELHETEN 9t 35-12t t 20 6t 48 20s-8t 3 20s 1t 15-2t s t 38 20s 0-110t 58 20s RFB 64% RFB 87% RFB 99% RFB 63% RFB 67t 31 30s- 179t 57 30s 2t t 47

6 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Per vecka 100t 47 30s- 512t 4 10s 70t 6-305t 44 30s 70t 6-305t 44 30s Rätt från början RFB% Totalt sluss 51% 63% 63% Processtid Per vecka 95t 35 30s- 210t 42 10s 67t 31 30s-179t 57 30s 67t 31 30s-179t 57 30s Väntetid Per vecka 5t t 22 2t t 47 2t t 47 Övriga mätetal

7 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Det förekommer mycket dubbelarbete i processen. Något som ej är rätt i början av processen, kan få stora konsekvenser i ett senare skede. Förbättringsområden Sluss mottagning: Checklista för sluss-samtal, gemensam rutin Slussmöte: Ta fram en tydlig mötesordning. Ta fram rutin för gränskontroll av slussar. SSK distrikt: Minska andelen muntlig information till förmån för skriftlig. Bistånd: Ta fram rutin för att ersätta vissa fax med mail. Rehab: Med hjälp av färre ofullständiga fax, undviks mycket merarbete.

8 Lärdomar Man fick en helhetsbild. Man ser hur beroende vi är av varandra och vi är många inblandade. Vi har mycket kunskap i huvudet vilket gör att vi jobbar på olika sätt. Det finns mycket kvar att jobba med. En miss i början av processen ger stora problem längre fram. Tydligt med kartan. Vi gör ju dubbelt dubbelarbete. Tid till förbättring ger tid till förbättring.

9 Återblick förbättringsplan "Slusshantering" Bistånd-, Hälso- & Sjukvårdsenheten Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Det förekommer mycket dubbelarbete i processen. x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet skat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Sluss-mottagning Ta fram gemensam rutin, checklista Omarbete, för sluss-mottagning. överarbete x Minislussmöte Ta fram kriterier för sluss-möte tillsammans med PV. Väntan x Ta fram rutin för gränssnittsbedömning. Väntan x SSK distrikt Öka och förbättra skriftlig rapport. Ta reda på ställen där rapportering fungerar bra, sprida. Omarbete, överarbete x x Omarbete, överarbete x x Bistånd Ta fram skriftlig rutin för kopiering av fax. Över produktion x Ersätt fax 1,3 & 4 med mail. Väntan x Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av Har tydlig förbättring skett? Ja Nej område Interna brister i kommunikation. x x Tidskrävande x x Otydlig ansvarsfördelning. x Behöver leta efter information. x Teamkänslan är inte tillräckligt god. x x

10 Lärdomar efter dag 90 Man har blivit mer vaksam på helheten Det är inte alltid så lätt att få fram sitt budskap till överordnade Man har sett behov för kompletterande aktiviteter under resans gång Att kartlägga öppnar ögonen Misstag kan få stora konsekvenser för andra aktörer i processen som man aldrig tidigare har insett Samarbetsklimatet har blivit bättre Det är viktigt att ifrågasätta vad man faktiskt gör