Torsgårdens förskola 6 & 7 feb 2012

Transkript

1 Torsgårdens förskola 6 & 7 feb 2012 Kartlagd process: Arbetsrutiner

2 Avgränsning

3 Nulägeskarta Per dag L/T 61 tim 16 min - 74 tim 49 min P/T 58 tim 46 min - 69 tim 28 min V/T 2 tim 30 min - 5 tim 21 min RFB 0%

4 Orsaksanalys 1 Frukost Slöseri Orsak Förbättringsförslag Överproduktion (för mkt gröt) Rörelse (kolla personal vid sjd) Rörelse, Omarbete (saknar arbetsfördelning för vissa moment) Rörelse (personal dricker kaffe) Mängden gröt bestäms av antal barn Vi saknar system som talar om hur "läget" är på avd. Alla har inte sett behovet Ta fram mått för köket att laga efter Skapa ett system som visar läget Skapa arbetsfördelning, gemensam Hur ser regelverket ut för kaffedrickning? 2 Förmiddag Slöseri Orsak Förbättringsförslag Rörelse (leta efter vantar, galonbyxor mm) Barn har inte med sig. Hänger fel ställe. Info till föräldrar Överproduktion (avboka mat) Rutin saknas Skapa rutin Rörelse (leta porslin) Rörelse(vet inte hur många barn /sittning) Rutin för porslinfördelning från köket falerar Finns inte uppskrivet på ett och samma ställe Se över rutinen för att hitta felkällan Whiteboard Omarbete, Rörelse (blöjschema saknas) Saknar rutin Skapa blöjschema Rörelse (plocka in varor vid maten) Saknar standardiserad beställnngsrutin Se över nuvarande beställningsrutin samt leveranssätt Rörelse (allergibarnens porslin) Har bara saker på egna avd Ha en uppsättning på Göken också Rörelse (bordsdukning) Lager (personal ute) Vet inte vilka barn som inte ska sitta bredvid varandra Saknar plan för de dagar då det oväntat är lite barn Bestämda bord ex Skapa system för att undvika lager av personal

5 Orsaksanalys 3 Lunch 4 Eftermiddag

6 Orsaksanalys 5 Mellanmålet Slöseri Orsak Förbättringsförslag Rörelse(svårt att hinna med ta fram mellanmål) Görs av "någon" Hitta enklare sätt att duka fram och duka bort. Arbetsfördela. Buffé? 6 Övrigt Slöseri Orsak Förbättringsförslag Rörelse, Omarbete (ordning skrivbord) Rörelse, Omarbete (damma mm) Omarbete (individuell planeringstid) Saknar ordning & reda. Gemensamma standards. Ej inplanerade aktiviteter 5S samtliga kontor Saknar plan och arbetsfördelning för flera arbetsuppgifter Helhetslösning behövs. "Ledig tid" hos en avd kan ge hjälp till nästa avd

7 Framtidskartan Per dag L/T 53 tim 4 min - 62 tim 16 min P/T 50 tim 37 min - 58 tim 18 min V/T 2 tim 27 min - 3 tim 58 min% RFB 5%

8 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Rätt från början RFB% 61 tim 16 min - 74 tim 49 min 53 tim 4 min - 62 tim 16 min För tidigt att utläsa resultat Processtid P/T Väntetid V/T Övriga mätetal 58 tim 46 min - 69 tim 28 min 2 tim 30 min - 5 tim 21 min 0% 5% 50 tim 37 min - 58 tim 18 min 2 tim 27 min - 3 tim 58 min

9 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Ansvaret för att flera av dagens arbetsuppgifter blir utförda ligger på någon vilket leder till att det inte i så hög grad blir rätt från början. Förbättringsområden Frukost Lunch Eftermiddag Mellanmål Övrigt Skapa arbetsfördelning. System för att visa läget. Skapa FAQ-förteckning Se över individuell planeringstid helhetslösning Arbetsfördela, buffé 5S kontoret. Plan för plötsligt ledig tid göras

10 Lärdomar Där vi har en tydlig struktur har vi högt Rätt från början Vi gör mycket bra! MEN vi kan bli ännu bättre! Små förbättringar är också värdefulla Många goda idéer att stjäla i vår närhet Viktigt att det är samma i hela huset ENKELT Man behöver ha en plan för ledig tid

11 Återblick förbättringsplan Torsgårdens förskola Dagsrutiner Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Ansvaret för att flera av dagens arbetsuppgifter blir utförda ligger på "någon"vilket leder till att det inte i så hög grad blir rätt från början x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Frukost Vi har ett system som tydligt visar "läget" på varje avd Rörelse x x Vi har en tydlig fördelning av arbetsuppgifterna så alla vet vem som Rörelse, ska göra vad Omarbete x x Regelverk för kaffedrickning är känt av alla Rörelse x Förmiddag Vi har ett förråd av avlagda kläder Rörelse x x Vi anmäler frånvaro till köket enligt Överprodukti rutin on x Vi har ett system för att säkra att varje avd har tillräckligt med porslin Rörelse x Vi har ett system för att synliggöra blöjbyten Omarbete, Rörelse x Varor från köket levereras vid tidpunkt som passar verksamheten Rörelse x Vi använder en förtryckt varubeställningslista Rörelse, Omarbete x Porslin och bestick mm till allergibarna finns på de avdelningar där behovet finns Rörelse x Vi har ett system som gör att vi enkelt ser hur borden ska dukas samt vem som ska sitta vart Rörelse, Omarbete x Vi har ett system för att ta vara på "plötsligt ledig tid" Lager x Lunch Föräldrarna kan själva läsa sig till hur barnet ätit samt hur länge det sovit Rörelse x Eftermiddag Planeringen av individuell tid görs med helhetssyn över alla avd Omarbete x Framplockning o dukning av mellanmål är arbetsfördelad Rörelse x Övrigt Vi har ordning och reda på kontoren med hjälp av 5S Rörelse, Omarbete x x Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av Har tydlig förbättring skett? område Ja Nej Samverkan brister x Känsla av otillräcklighet och stress x Många bra lösningar provats men x Dokumentationen ej i fas x x Inte tydligt hur man "ligger till" x runnit ut i sanden

12 Lärdomar efter Dag 90 Lätt att bli ivrig men det gäller ju att skynda långsamt Vi har gjort det vi planerat utan att det har känts tungt Nu ser vi värdet av att göra förbättringsaktiviteterna Uppföljningen är lite piska men även morot Aktivitetsansvar är ett vinnande koncept Det blir inte alltid som man tänkt sig Trots lite kaos så har vi hittat lösningar Vi känner att alla är engagerade i förbättringsarbetet Vi tänker lean slöseri med tid/hur vi kan göra saker effektivare/tänker efter före Bra med tydlig struktur då blir man effektivare Det känns bra att veta vad man ska göra OCH då vet man också att man gjort det man skulle Tänk vad små förändringar kan få stora effekter Att allt inte blir rätt från början det tar sin lilla tid Viktigt att hålla saker vid liv och fortsätta utveckla Lättare att vara flexibel om man har struktur