Värdeflödeskartläggning i Vara Christina Salomonsson & Annette Ringdahl

Transkript

1 Värdeflödeskartläggning i Vara Christina Salomonsson & Annette Ringdahl

2 Vara invånare medarbetare

3 Vi blir färre som ska serva fler Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 våren tillsvidareanställd från hösten 2008 Start i äldreomsorgen men utan slut.

4

5 Axplock av kartlagda flöden Socialförvaltningen: Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Samhällsbyggn. förvaltn. Felanmälansrutiner Arbetsrutiner kostenhet Arbetsrutiner Gatu & Park Ledning & Adm. Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen Bildningsförv. Intern kommunikation Skuldsaneringsprocessen

6 Deltagare 8 ur arbetsgruppen deltar i värdeflödeskartläggningsarbetet 2 handledare Kommundirektör inleder varje karta Resultatenhetschef och Förvaltningschef får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet

7 Värdeflödeskarta Avgränsning

8 Vilket var utgångsläget? Får ofta springa efter saker Skapar irritation Många extra steg Får ofta lämna brukaren mitt i en omvårdnadssituation Fel material inne hos brukaren

9 Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE slöseri

10 Slöserier Varför x 5? Rörelse, Omarbete Leta efter rätt material Ofullständig märkning i blöjförråd Omarbete, Rörelse Leta efter material flera ställen Var sak har inte sin bestämda plats i förråden Omarbete, Rörelse Ofta gå och hämta. Saknar rutin för påfyllning samt oklart vilka mängder som ska fyllas på Lager Gammalt material i förråden Rutin för hantering av överblivet material saknas Väntan Förrådsleveransen blir stående Ej arbetsfördelat uppgiften

11 Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE slöseri Framtida läge

12 Påfyllning av boendes förråd Kvänumsgården NULÄGE RFB: 1,3 % FRAMTIDA LÄGE RFB: 94 %

13 Vad behövde vi göra? Skapa rutin för påfyllning Skapa ordning & reda i förråden Skapa ordning & reda i sköljarna Strukturera upp i tvättstugorna Visualisering med foton och tydlig märkning

14 Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri

15 Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Väldigt mycket tid läggs på att gå och hämta material. x Ingen rutin finns på påfyllning av förråd, ständiga brandkårsutryckningar. x Förbättringsområden Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter Hos boende slöseri Ja Nej område + - Bestämma artiklar, mängd och plats som ska vara på rummen. Rörelse, omarbete x Upprätta blöjlista. Rörelse, omarbete x Blöjförrådet 5S i källarförrådet. Rörelse, omarbete,la ger x x Rörelse, omarbete,la 5S i blöjförrådet. ger x Upprätta rutin för överblivna blöjor. Lager x Skärverktyg alltid till hands. Rörelse x Vi behöver inte källarförrådet på samma sätt idag Beställning av varor går fortare idag Tvättstugan skåpen Planera och märka drag och vagn. Rörelse, omarbete x Skapa rutin för draghanteringen. Rörelse, omarbete x 5S garderober. Rörelse x Skölj 5S i sköljen. Rörelse x Rörelse, Märka upp, planera minilager. transport x Hittat yta för städvagnen Övrigt 5S köksgarderober. Rörelse x Upprätta karantänskåp. Lager x Inskaffa funktionell vagn. Rörelse x Kontrollerat regelverk ang. höjd på leverans. Kontakt med köket ang. kvittens. Kontakt med leverantörleveransadress. Transport, rörelse Transport, rörelse Transport, rörelse x x x Nuvarande höjd är godkänd Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Får ofta springa efter saker. Skapar irritation. Många extra steg. Får ofta lämna de boende under en omvårdnadssituation. Fel material hos de boende. Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x x x x

16 Lärdomar Vi tänker i slöserier Att ha aktivitetsansvar ökar engagemanget Vi har fått en större känsla för att kollegor är kunder till varandra Viktigt att våga prova Det är lättare att arbeta med förbättringar när man har tydliga mål Uppföljningsmötena är både piska och morot Vi har effektiviserat det dagliga arbetet vi vinner ju på det Förrådsbeställningen görs på kortare tid tack vare våra förbättringar Vikten av att informera alla; både muntligt och skriftligt Vad viktigt det är att utvärdera de förändringar man gör Lean/förbättringsarbete är nu en stående punkt på APG Allt går att förbättra

17 Diplom efter varje genomförd kartläggning

18 Arbetsklimatundersökning 2008 Om förbättringsarbete i form av Vara Lean (Kvänumsgården) Att arbeta med värdeflödeskartor har varit till stor nytta för min resultatenhet På min resultatenhet arbetar vi aktivt med att vidareutveckla våra förbättrade processer Att arbeta med 5S har varit till stor nytta för min resultatenhet 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Instämmer delvis & instämmer helt

19 Vanliga resultat Frigjord tid Vi arbetar mer förebyggande, planering prioriteras Uppdaterad process som stämmer överens med dagens förutsättningar Ordning & reda Frigjord yta Kvalitetssäkrade processer Visualisering med foton och tydlig märkning

20

21 Medarbetarnas upplevda effekter Irritationsmomenten minskar Stärker gruppgemenskapen Lättare att lämna jobbet på jobbet Gemensamt språk när man pratar om problem, inga syndabockar Ökad förståelse mellan olika professioner Mer tid till brukarna gör att man känner sig mer nöjd vid dagens slut Möjligheten att kunna påverka sin arbetssituation Ansvar och befogenheter att förändra Strävar mot ett gemensamt mål Allas delaktighet Helhetssynen; jag påverkar processen

22 5 S En metod att skapa & upprätthålla ordning på arbetsplatsen Handlar om att skapa en gemensam standard, hålla rent, saker och ting ska vara lätta att hitta

23 5 S S Sortera S Systematisera (strukturera) S Städa S Standardisera S Se till (skapa vana)

24 5 S före och efter

25 5S rond 5S Checklista Arbetsområde: Datum: Utförd av: Värderingar Tycker du att du har fått tillräcklig information om 5S? Vet alla på enheten hur ni ska arbeta med 5S? Få bort det onödiga genom att sortera ut det Sortera nödvändiga. Är allt som vi inte behöver borttaget från området? Är all onödig information borttagen? Är all information som behövs uppdaterad? Förvaras föremål som kan innebära hälsorisk på ett säkert sätt? Systematisera Organisera och märk upp. Rätt sak på rätt plats. Har alla saker som vi behöver egen bestämd förvaringsplats? Har alla saker som vi behöver "rätt" förvaringsplats? Är alla förvaringsplatser uppmärkta? Är den mängd som ska finnas av förrådsmaterial angiven? (Där det är möjligt). Städa i och kring området, plocka iordning i lådor och Städa skåp. Är eventuellt skräp bortplockat? Har alla småsaker vettig förvaring så att jag slipper plocka iordning varje gång? Finns städutrustning tillgänglig i området? Är skyltar och märkning hela och rena? Använd checklistor och standarder för att upprätthålla Standardisera ordning. Finns gemensam standard för hur ordningen i området ska upprätthållas? Finns städschema för området? Går det att hitta material och redskap som behövs i arbetet inom 30 sekunder? Se till Genomför regelbundna kontroller av ordningen. Har 5S-rond blivit utförd senaste månaden? Är checklistor tillgängliga och uppdaterade? Har bristerna i föregående 5S-rond åtgärdats? Ja Nej Problem åtgärdat: datum

26 Läs mer om Vara kommun Kvalitetschef Maria Viidas Projektledare Christina Salomonsson Katarina Olsson Fernandinho Undersköterska Kvänumsgården Annette Ringdahl Föredrag & presentationer