Så här arbetar vi i Vara Katarina Olsson-Fernandinho

Transkript

1 Så här arbetar vi i Vara Katarina Olsson-Fernandinho

2 Vara invånare medarbetare

3 Arbetslagsutveckling 2001 Verksamhetsutveckling Prag Det vinnande laget i en föränderlig värld

4 Utvärderingar Brukarundersökningar vartannat år Äldreomsorg Barnomsorg Grundskola Gymnasieskola Baden Biblioteken Fritidsgårdarna Plan- och miljöområdet Handikappomsorg Konserthuset Medborgarenkäter vart 4:e år Arbetsklimatundersökning vartannat år

5 Vi blir färre som ska serva fler Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 våren tillsvidareanställd från hösten 2008 Start i äldreomsorgen men utan slut.

6 Några verktyg & metoder Värdeflödeskarta PDCA Spagettidiagram Leanspel 5S Visualisering Lärande organisation Läs vår verksamhet

7 Vara Lean

8 Axplock av kartlagda flöden Socialförvaltningen: Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Dagverksamhet Samhällsbyggn. förvaltn. Felanmälansrutiner Arbetsrutiner kostenhet Arbetsrutiner Gatu & Park Ledning & Adm. Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen Vara Bostäder AB Ut-/inflyttning, hyresgästbyte

9 Värdeflödeskarta Avgränsning Arbetsgrupp på max 8 personer Lean-handledare Resultatenhetschef

10 Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE slöseri Framtida läge

11 Såhär kan det se ut Hälso- & sjukvårdsenheten: Inskrivning i HSL

12 Hur vi dokumenterar Rapport Lean Kärven Datum 27 februari 1 mars, 2007 Fokus Städning av boendes rum & allmänna utrymmen Deltagare Processägare Jeanette Nilsson Leanhandledare Inga-Lill Ohlsson, Stefan Brolin, Camilla Börjesson, Diana Käll, Jeanette Nilsson, Ingrid Ohlsson Katarina Olsson-Fernandinho & Anna-Sofia Johansson AKTIVITETSÖVERSIKT Handlingsplan för: Städning, boendes rum & allmänna utrymmen Månad Dag 30 Mars Dag 60 April Dag 90 Maj Vecka nr Ansvarig 1) Område 1 Planering Utarbeta rutin för att påminna varandra om nycklar. Stefan 8 Tillverka skylt för påminnelse om nycklar, sätta upp. Stefan 8 Sätta upp krokar att hänga nycklarna på (kontoret). Stefan 30 Ta reda på om vi kan sätta upp krokar för nycklar. Stefan 8 Inköp av ny tavla, eller flytta tavla från kontor till tvättstuga. Jeanette 8 Tavlan sätts upp. Jeanette 22 Inköp och val av almanacka. Jeanette 22 Tillverka & sätt upp påminnelseskylt för nyckeln (vid utgången). 27 2) Område 2 Städvagn Diskutera med servicepersonal om hur mycket material som finns i huset. Camilla 27 Bestämma vad som behöver kompletteras. Camilla 28 Ta fram tydlig lathund över vad som ska finnas på vagnen. Camilla 28 Ta reda på möjlighet till inköp av ny städvagn. Diana 8 Ta kontakt med Lena Synnergren, planera städutbildning. Diana 26 Ta reda på vilka funktioner vi behöver ha på vår vagn. Diana 8 Genomföra 5S i städutrymmet i tvättstugan. Inga-Lill 27 Planera med övrig personal i huset ang. gemensamma förråd. Inga-Lill 27 Bjud in Gun för diskussion av våra förslag+vid APT när Lena S. kommer. Ingrid 15 Arbeta fram ett förslag på gemensamma förråd. Ingrid 27 Flytta förråd, genomföra 5S. Ingrid 28 3) Område 3 Hämta & ställa tillbaka material. Skaffa information ang. rätt städsätt från Lena S. Camilla 26 Bestämma städrutin. Camilla 27 Skriftlig instruktion för städning. Camilla 28 Anpassa utrustning efter nytt städsätt. Camilla 27 Markera rätt dos för rengöringsmedel. 27 4) Område 4 Planera var & hur material ska förvaras, behöver förrådet flyttas? 27

13 Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri

14 Återblick förbättringsplan Rondellen " Arbetsrutiner " Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Stor mängd slöseri orsakas av otydlig arbets-/ ansvarsfördelning. x Återblickhar slöserierna minskat? Förbättringsområden Identifierat Har slöseriet minskat? Arbetsfördelning slöseri Ja Nej Förslag på arbetsfördelning av "turerna" tas fram och läggs in på schemat. Rörelse, lager, överarbete, väntan x Kopiering av papper ingår i Väntan "kontorsgöromål". x Dokumentation 5S genomförs på hylla där pärmar för dokumentation förvaras. Förvaring 5S genomförs i alla förrådsutrymmen. Komplettera & märk upp förvaringsutrymmen på boendes toalett. Upprätta skriftlig rutin för påfyllning endast 1 gång/vecka. Rörelse, omarbete Rörelse, överarbete, omarbete, lager Rörelse, omarbete, överarbete. x x x Överarbete, omarbete. x x Framtida förb. område x Tvättstuga Upprätta arbetsbeskrivning/gemensam rutin för tvätt. Rörelse, omarbete, lager, transport x Inköp av vagn för utdelning av ren tvätt. Rörelse Rumsmarkering som underlättar direkt Omarbete sortering av ren tvätt. x x Städ Upprätta arbetsbeskrivning/ gemensam rutin för städ. Tydlig checklista för städ på städvagnen. Rörelse, omarbete Rörelse, överarbete Rensa, strukturera & märk upp städvagn Rörelse, och hyllor för förvaring av städmaterial. väntan x x x Matrutin Upprätta schemalagd rutin för brickdelning. Ta fram signalsystem för att säkra att inga brickor glöms. Upprätta rutin för delning och servering av mat. Rörelse, väntan x x Rörelse, transport x x Lager x Larm Ta fram ett signalsystem som underlättar att man vet var kollegan är vid larm. Testa förslag med särskild ringtur. Rörelse, väntan, överarbete x x Rörelse, väntan x

15 Slöseri, allt utöver ett minimum Omarbete, ingen gemensam standard, otydlig ansvarsfördelning Överarbete, ingen gemensam standard, kundbehov? Rörelse, ostrukturerad förvaring, förändrade förutsättningar Väntan, otydlig ansvarsfördelning, otydliga rutiner Lager, material som inte behövs, för stor mängd (även personal) Outnyttjad kreativitet, saknar tydlig struktur

16 Allt går att förbättra! Enkelt & tydligt, tydliga gemensamma rutiner visualiserade där arbetet utförs, mallar & lathundar Visualisering, uppmärkta utrymmen, foton & olika färger Rätt från mig, lätt att upptäcka då något är fel 5S Daglig styrning, planeringstavlor

17 Visualisering på arbetsplatsen

18 5 S före och efter

19 Planeringstavlor

20 Ett väldigt vanligt utgångsläge Vi lägger mycket tid på att släcka bränder Vi gör på olika sätt vilket kan skapa irritation Vägen till det goda slutresultatet är ofta både lång och krokig Utrymmet för det oförutsedda är litet eller obefintligt Vi bygger in extra kontroller för att vi ska vara säkra på att allt är som det ska

21 Vanliga resultat Frigjord tid Vi arbetar mer förebyggande, planering prioriteras Uppdaterad process som stämmer överens med dagens förutsättningar Ordning & reda Frigjord yta Kvalitetssäkrade processer Visualisering med foton och tydlig märkning

22 Medarbetarnas upplevda effekter Irritationsmomenten minskar Stärker gruppgemenskapen Lättare att lämna jobbet på jobbet Gemensamt språk när man pratar om problem, inga syndabockar Mer tid till brukarna gör att man känner sig mer nöjd vid dagens slut Möjligheten att kunna påverka sin arbetssituation Ansvar och befogenheter att förändra Strävar mot ett gemensamt mål Allas delaktighet Helhetssynen; jag påverkar processen

23 Ytterligare effekter Ökad förståelse mellan olika professioner Förrådsbeställningar görs på kortare tid med större precision Lugnare miljö vid måltider: mer mat går åt, gästerna stannar längre Känslan för den interna kunden har ökat

24 Diplom efter varje genomförd kartläggning

25 Lärdomar Vi tänker i slöserier Att ha aktivitetsansvar ökar engagemanget Vi har fått en större känsla för att kollegor är kunder till varandra Viktigt att våga prova Det är lättare att arbeta med förbättringar när man har tydliga mål Uppföljningsmötena är både piska och morot Vi har effektiviserat det dagliga arbetet vi vinner ju på det Förrådsbeställningen görs på kortare tid tack vare våra förbättringar Vikten av att informera alla; både muntligt och skriftligt Vad viktigt det är att utvärdera de förändringar man gör Lean/förbättringsarbete är nu en stående punkt på APG Allt går att förbättra

26 Arbetsklimatundersökning 2008 Om förbättringsarbete i form av Vara Lean (Kvänumsgården) Att arbeta med värdeflödeskartor har varit till stor nytta för min resultatenhet På min resultatenhet arbetar vi aktivt med att vidareutveckla våra förbättrade processer 90% 100% Att arbeta med 5S har varit till stor nytta för min resultatenhet 91% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Instämmer delvis & instämmer helt

27 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Nuläge Verkligt resultat Rätt Från Början % 2007

28 Antal genomförda kartläggningar Antal genomförda kartläggningar per förvaltning Ledning & administration 1 Samhällsbyggnadsförvaltning 4 Bildningsförvaltningen 2 Socialförvaltningen 34 Flera förvaltningar

29 Metodutveckling Läs vår verksamhet Verktyg för snabb genomgång av hur lean en verksamhet är

30 Några vanliga frågor vi får och svar på dem

31 Inför ni det bästa i alla verksamheter sedan? Vi arbetar inte med Best Practice Arbetssättet att hantera och förbättra är viktigt att träna sig i. Risk att få passivitet då förbättringar upplevs komma uppifrån Vi tror på nyfikna och engagerade medarbetare Katalog med goda idéer Studiebesök Kontinuerligt lärande

32 Klockar ni medarbetarna? Vi jobbar inte med att mäta några faktiska tider eller rätt från början. Medarbetarna uppskattar själva alla mätetal som används. Poängen är inte själva åtgången av tid - utan förändringen och diskussionen.

33 Hur mycket pengar tjänar ni på detta? Vi räknar inte i form av pengar när vi gör förbättringarna. Upplevelsen bland brukare och medarbetare är viktigare. Lärandet kring metoder är det som ger oss fördelar (även ekonomiska) i framtiden.

34 Vad kostar det? I det ursprungliga sättet är en värdeflödeskarta ganska dyr: o 8 medarbetare o 3 dagar + 3 x 4 timmar Det nya sättet (karta på egen hand) ger ökad möjlighet till utveckling i vardagen. Vi har ett politiskt mål om att alla medarbetare ska använda 5 % av sin arbetstid till utveckling.

35 Läs mer om Vara kommun Kvalitetschef Maria Viidas Projektledare Christina Salomonsson Katarina Olsson Fernandinho Föredrag & presentationer