PROJEKTPLAN Arbetstidssystem Södergård -1-

Transkript

1 -1- Arbetstidssystem Vara kommun har under två år avsatt extra medel motsvarande tre miljoner kronor per år för att införa extraordinära insatser för hälsan. De extra medlen ska användas utifrån att de: - ska skapa ett bestående värde - är av tillfällig karaktär - ska skapa ett minskat arbetstryck - ska öka friskvårdsaktiviteten hos medarbetarna - ska minska andelen vikariat på sikt. Pengarna kommer att användas till tidig, aktiv rehabilitering, alternativa arbetstidssystem och arbetslagsutveckling. INLEDNING Vara kommun har avsatt en miljon för att under ett år testa nya arbetstidssystem. Val av system föll på en modell som kallats CaPe-modellen och som kortfattat bygger på ett schema där medarbetarna arbetar 3,5 dagar och är lediga 2,5 dagar. Den schemalagda tiden med brukarna utgör i systemet 85% av arbetstiden, resterande tid (15%) används till planering, verksamhetsutveckling och personlig utveckling. Mål Syftet med försöket är att skapa en arbetssituation där medarbetarna mår bra, utvecklas och trivs och en verksamhet med hög kvalitet och effektiv resursnyttjande. Följande mål finns: - Andelen korttidssjukskrivna har minskat i jämförelse med kommunen i sin helhet. För att mäta detta mål kommer sjukskrivningsstatistik att jämföras dels på årsbasis , dels andelen sjukskrivna den 1 september 2003 och Medarbetarna upplever att de under 2004 i högre utsträckning än 2002 kan påverka sin arbetssituation. - Medarbetarna upplever att de under 2004 i högre utsträckning än 2004 deltar i planeringen av verksamheten. - Medarbetarna upplever att de under 2004 har mer ork över till en aktiv fritid än Måluppfyllnad kommer att mätas genom att jämföra arbetsklimatundersökningens resultat 2002 och Verksamhetens effektivitet har ökat. Målet kommer att mätas genom att granska bokslut och verksamhetsberättelser för 2002 och 2004 samt utifrån resultatenhetschefens subjektiva upplevelse.

2 -2- - Högre livskvalitet hos vårdtagarna och nöjdare anhöriga. Målet kommer att mätas genom en brukarundersökning inom äldreomsorgen vilken genomförs i två omgångar; 1 mars 2004 samt mars De anhöriga kommer att tillfrågas särskilt vid två tillfällen; dels inledningsvis och dels i samband med projektet slut. - Öka aktiveringen och utevistelsen för vårdtagarna och på så sätt minska vårdtyngden. Målet följs upp genom löpande beskrivningar av aktiviteter samt genomgång av dessa och egna reflektioner i arbetsgruppen kring vårdtagarnas vårdtyngd, humör och aktivitet. Avgränsning Södergård är den enhet inom äldreomsorgen där ett förändrat arbetstidssystem ska testas. Försöket pågår under perioden Projektet vänder sig till dagpersonal. Förutsättningar - Heltidsmåttet ändras inte. (37 timmar/vecka) - 15% av medarbetarnas tid är inte i direkt vårdarbete med brukare. Den tiden används till gemensamt överenskomna fasta aktiviteter som t.ex arbetsplatsgrupper, medarbetarsamtal, samverkansgrupper, handledning och arbetslagsutveckling. Dessutom används 40 timmar till sjukvikariat per år och heltid. För resterande tid görs individuella överenskommelser mellan resultatenhetschefen och varje enskild medarbetare om hur den ska användas. Här kan det handla om t.ex individuell kompetensutveckling och friskvård. - Ingen medarbetare får delmarkera under projekttiden. Detta innebär att innan projektet startar ska en översyn och inventering av samtliga medarbetares önskemål om tjänstgöringsgrad göras. PROJEKTORGANISATION Projektledare är resultatenhetschefen på Södergård; Christina Salomonsson. Hon ansvarar ytterst för projektets måluppfyllelse, planering och de insatser som krävs för att nå målen. Under projekttiden kommer Christina att ha administrativt stöd motsvarande 40%. Ekonomiskt ansvarig är Utvecklingschef Jan-Erik Persson, för framarbetande av projektplan och sammanställning av projektrapport står Kvalitetschef, Maria Salander. Karolinska institutet är tillfrågade och villiga att utgöra projektstöd och fungera konsultativt vid genomförande och utvärderingsförfarandet. Konsultstöd för processkartläggning kommer att användas. I sitt arbete med införande av alternativt arbetstidssystem på Södergård har projektledaren stöd i socialförvaltningens utvecklare, Gunnar Naumburg och socialchef, Tommy Nyberg samt Svenska kommunalarbetarförbundets fackliga företrädare i Vara kommun.

3 -3- Externt Externt stöd stöd Utvärdering Utvärdering processkartläggning processkartläggning Socialchef Socialchef Utvecklare Resultatenhetschef Södergårds medarbetare Utvecklingschef Kommunal Kommunal Kvalitetschef Kvalitetschef Avstämning av projektet görs löpande med samtliga inblandade parter, dock endast representanter från medarbetarna och kommunal. INSATSER Projektet består av olika delar; arbetstidsförläggning, verksamhetsutveckling och kompetensutveckling. Arbetstidsförläggning Under projekttiden kommer ett nytt system där arbetstiden schemaläggs utifrån CaPe modellen att testas. Systemet innebär att 85 % av arbetstiden schemaläggs i verksamheten och vård- och omsorgsprocessen, 15 % av tiden fördelas på kompetensutveckling och verksamhetsutveckling. Dvs. utveckling av individ, grupp och organisation. Verksamhetsutveckling Tid för arbetslagsutveckling, medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, lönesamtal och samverkansarbete planeras in gemensamt på den 15 % som inte är schemalagt för huvudprocessen. De första tre - fyra månaderna kommer mer tid att användas för att kartlägga arbetet, se över metodval och arbetsfördelningar. Till denna processkartläggning kommer extern konsult att användas. I samband med Södergårds arbetstidsförsök kommer enheten även att testa kommunens internaktiva rapportering av tillbud och skador. Kompetensutveckling Individuella utvecklingsplaner arbetas fram för var och en på Södergård tillsammans med resultatenhetschefen. Utvecklingsplanen kan innehålla delar som kurser, utbildningar, praktik och friskvård. Insatserna kan ske individuellt eller i grupp beroende på dess art. Utvecklingsplanerna följs upp en gång i halvåret.

4 -4- Samtliga medarbetare erbjuds möjligheten att delta i ett personligt hälsoprogram via Kinnekullehälsan. Tid- och aktivitetsplan När Vad Ansvarig Oktober, 2003 Nytt schema framarbetat Christina Salomonsson November, 2003 Arbetsfördelning utifrån det nya schemat klart. Christina Salomonsson & Samtliga medarbetare November, December, 2003 Tider för arbetslagsutveckling, medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, lönesamtal och samverkansarbete schemaläggs för nästa år. Individuella utvecklingssamtal är genomförda och utvecklingsplaner för varje medarbetare är framarbetade. Christina Salomonsson & Samtliga medarbetare Januari, 2004 Nytt schema startar upp. Christina Salomonsson Maj, 2004 Avstämning av utvecklingsplaner Christina Salomonsson Arbetsklimatundersökningen genomförs Maria Salander September, 2004 Resultaten från arbetsklimatundersökningarna är Christina Salomonsson sammanställt och arbetas igenom i arbetsgruppen. Projektets målformuleringar följs upp utifrån Maria Salander resultatet från arbetsklimatundersökningen. Januari, 2005 Projektet utvärderas, målen följs upp och en slutrapport lämnas i februari, 2005 till socialnämnd, personalnämnd och kommunstyrelsen. Maria Salander KOSTNADER Alternativt arbetstidssystem 2, 85 extra tjänster Arbetslagsutveckling Konferens 2 dagar Individuella hälsoprogram 25 personer a 2000 sek Studiebesök Resa SUMMA Kostnader som inte belastar projektbudgeten, utan tas från centrala konton för verksamhets- och kompetensutveckling. Processkartläggning Utvecklingskontot Administrativt stöd Rehabkontot Karolinska institutet Rehabkontot SUMMA

5 -5- Utvärdering Utvärderingen av projektet gäller följande frågeställningar: Har målen i projektplanen uppfyllts? Upplever medarbetare, resultatenhetschef, socialchef, utvecklare och representanter från kommunal att målen uppfyllts tack vare den alternativa arbetstidsförläggningen? Vad har projektet kostat? Utvärderingen görs genom att - jämföra arbetsklimatundersökningen 2002 och 2004, - granska sjukskrivningsstatistik, - granska bokslut och verksamhetsberättelse och genom - samtal med medarbetare, resultatenhetschef, socialchef, utvecklare och representanter från kommunal. - genomgång av de personliga utvecklingsplanerna. - Träffar med anhöriga. - Brukarundersökning mars 2004 denna kommer att följas upp i mars enkät till samtliga medarbetare 2004 utöver arbetsklimatundersökningen. (se bilaga) - Innan slutrapport överlämnas ska samtliga berörda haft möjlighet att under två veckors tid läsa igenom och lämna synpunkter på densamma. Utvärderingen genomförs under januari 2005 och avrapporteras till socialnämnd, personalnämnd och kommunstyrelsen under februari månad. Ansvarig för sammanställningen av utvärderingen är kvalitetschef, Maria Salander. Som stöd i utvärderingsfasen finns representanter från Arbetsmiljömedicin vid Karolinska institutet. Utvärderingens utfall Utfallet av utvärderingen granskas och analyseras för att ligga till grund för beslut om försöket med alternativt arbetstidssystem ska permanentas eller inte. Utgångspunkten för att försöket ska permanentas är att det ska ge positiva effekter på medarbetarnas välbefinnande och vara självgående sett ur ekonomisk synvinkel, utan att extra medel tillskjuts. Beslut om detta fattas av socialchefen.